会计电算化制度的设计原则

第二节　会计电算化制度的设计原则

会计电算化信息系统与手工会计信息系统的基本职能并没有本质的区别，因此规范整个会计工作的会计法律、法规、法令、会计准则和会计制度仍然是制定会计电算化信息系统管理制度的基本依据。会计内部控制体系的基本目的和设计原则对于会计电算化信息系统也仍然适用。由于会计电算化与手工会计比较有其不同的特点，本节针对会计电算化信息系统的特点，分析建立会计电算化信息系统管理制度的依据和建立有关制度的原则。

一、会计电算化系统管理制度设计的基本依据

随着会计电算化工作的深入发展，财政部、国家审计总署相继颁发了一系列关于会计电算化管理工作的有关规定，这些规定是制定企业会计电算化信息系统管理制度的重要依据。

由于会计电算化工作在我国的开展起步较晚，缺乏适合我国国情的成熟的理论指导，因此开展会计电算化工作的单位还应从建立会计内部控制系统的基本原则出发，充分考虑计算机系统的工作特点，制订相应的管理制度。

（一）财政部、国家审计总署有关会计电算化管理的法令、法规和制度

近年来财政部陆续发布了“关于印发《会计电算化管理办法》等规章的通知”（1994年6月30日）、“关于印发《会计电算化工作规范》的通知”（1996年6月10日）。这两个文件及其附件较为详尽地规定了会计电算化信息系统应该具有的管理制度，并明确规定会计电算化信息系统管理制度的主要内容应包括系统操作管理制度、计算机硬件和软件管理制度和会计档案管理制度。同时，由于《会计电算化管理办法》第六条规定“在我国境内销售的商品化会计核算软件必须通过评审”，“商品化核算软件评审工作由省、自治区、直辖市财政厅（局）或财政部组织进行”，这些规定实际上给出了企业选购商品化核算软件的合法性依据。需要指出的是，这些文件还规定了会计核算软件必须具备的基本功能规范。这些功能规范给出了会计核算软件在技术上应该具有的内部控制措施。在实际工作中，制定相应的管理制度使软件中设计的控制措施真正发挥应有的作用，是会计电算化信息系统业务处理正确可靠和安全的基本保证。也正是因为会计电算化信息系统采用了计算机技术控制和组织、制度控制相结合的控制方法，所以会计电算化系统比手工会计系统的内部控制体系更严格，控制的内容更广泛。

我们知道，计算机技术控制是指采用计算机技术由计算机自动进行的控制。如：进入会计信息系统，系统自动查验操作人员输入的密码，以防止无关人员非法进入系统。操作人员无权进行的操作，该功能不在菜单中显示或该菜单项处于“休眠”状态以防止操作人员进行非法操作等。

基本功能规范的要求，实际上也是衡量企业定点开发的会计核算软件是否合法的基本依据。这是因为会计软件的功能是指软件完成会计工作的能力和工作方式，系统的设计目标不完全一样，因此软件的功能也不尽相同。但是，所有的会计电算化软件必须具备财政部颁布的《会计核算软件的基本功能规范》所规定的功能，这是对会计软件最基本的要求。这些要求包括会计业务处理能力的要求和系统控制功能的要求。达不到功能规范要求的软件应该视为难以保证数据处理正确、可靠或存在安全隐患的软件。这种会计软件是无法在实际工作中应用的，因此《会计核算软件的基本功能规范》既是软件开发的基本依据也是设计会计电算化信息系统管理制度的基本依据。

1999年修订的《中华人民共和国会计法》第十三条特别明确规定了“使用电子计算机进行会计核算的，其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，也必须符合统一的会计制度的规定”，从法律的高度对开展会计电算化工作的基本原则做出了明确的规定。中国注册会计师协会2001年7月16日颁布了《独立审计具体准则第20号——计算机信息系统环境下的审计》，朝建立完善的对会计电算化系统进行审计的法规体系迈出了重要的一步，对于开展计算机审计具有重要意义。2001年2月财政部发布了《内部会计控制基本规范（征求意见稿）》，系统地明确了内部会计控制的目标和原则、内部控制的内容、内部控制的方法、内部控制的检查等问题。这是制定企业会计信息系统内部控制的基本依据。这些有关的法律、法令和法规是企业制定会计电算化信息系统管理制度的基本依据。

（二）计算机系统工作的基本特点

技术的飞速发展和客观实际的需要，使我国的会计电算化工作一直处于实践超前于理论的状态，会计电算化工作缺乏成熟的理论体系的指导。因此，目前我国有关会计电算化工作的法令、法规不可避免地带有很多手工会计的痕迹，有些具体问题的规定并不完全适应于会计电算化系统的工作特点。会计核算软件功能规范所规定应具备的功能，也仅仅是对会计软件最基本的必备要求。对于会计软件应保留足够的审计线索，以使审计人员能跟踪审计线索顺利完成审计工作，软件应有足够的操作简便性和容错性功能等，以及对于保证系统数据正确、可靠和安全的重要性要求并没有给出明确的规定。另外一些商品化软件公司出于种种原因，在提供给用户的软件中也可能或明或暗地留有诸如“反记账”或“反结账”等虽然可以方便用户使用但却不合法的功能。

所谓“反记账”，是指记账凭证已记账，由于种种原因使其返回记账前状态，以便操作人员可以不留痕迹地对记账凭证进行修改的功能。“反结账”是指对已经完成结账操作的月份的账返回到结账前状态，使操作者可以对已结账月份的数据进行修改或调整的功能。由于这些功能使会计的记账、结账等操作失去了应有的保证数据真实、可靠的作用，因此是违反会计制度的功能。除此而外，对于以会计系统为核心的企业管理信息系统、通过网络披露企业的有关会计信息等涉及的有关会计问题，目前还没有明确的规定。因此企业在设计自己的会计工作管理制度时，还应根据会计电算化系统的工作特点和使用的会计软件的实际情况制定相应的控制措施和管理制度。

二、会计电算化信息系统管理制度设计原则

建立健全严密、有效的内部控制制度，必须遵循内部控制的基本原则，对于会计电算化信息系统还应考虑以下四个原则。

（一）合法性原则

对于会计电算化系统来说，合法性要求主要体现在企业使用的软件必须满足会计核算软件功能规范的要求，这是建立会计电算化系统内部控制的基础。需要指出的是，在我国会计电算化工作刚刚起步的阶段，无论开发方和软件的使用方都缺乏经验。因此从1989年我国在商品化财务软件推出的同时，就制定了对商品化财会软件必须由财政部门对软件进行评审的规定。财政部于1994年7月并且颁发了《商品化会计核算软件评审规则》，从政府的角度对商品化会计软件评审做出了明确的规定。这是商品化会计软件合法性、可靠性、准确性、安全性的基本保证，对于会计电算化工作的开展起到了很好的推进作用。但是十几年来实行的结果也凸显由政府主管部门直接进行评审存在一定的弊端。随着财会软件向管理型发展，软件系统功能越来越完善、结构越来越复杂，政府机构进行评审越来越困难，弊端也越来越明显。同时随着会计电算化工作的广泛开展，无论是专业软件公司还是用户也越来越成熟，政府主管部门直接进行评审的必要性也逐渐减小。因此，从2000年以来，财会软件的评审原则上不再由政府主管部门进行。

有鉴于此，对商品化软件的合法性判断应分为两方面来分析。其一是商品化软件公司对开发过程的自我控制，以保证软件功能符合财政部门的要求，并提供必要的供审计使用的接口，以方便用户和审计部门对系统的输出进行审计；如果因为软件本身的问题造成用户的损失，则软件公司应负相应的法律和经济责任。其二是用户在选择商品化财会软件时应对软件的功能进行必要的审查，以检验其是否符合财政部关于会计核算软件基本功能规范的要求。这点对于曾经经过财政部门审批且目前市场占有率较高的知名的财务软件如用友、金蝶、新中大、安易等软件一般不会存在问题，但对软件是否存在诸如“反记账”、“反结账”等非法功能、系统的控制功能是否完备，应进行仔细的检查。对存在的问题或者要求软件公司进行改进，或者制定相应的管理制度进行控制。用户尤其不能出于自身的种种考虑，对软件公司的产品提出设置非法功能的要求。

（二）业务处理程序标准化原则

会计业务的处理具有严格的时序性要求，例如结账前必须首先完成期末业务的摊、提和结转，结转时也有结转顺序的要求。在会计电算化信息系统中，由于有关的功能通过功能菜单的形式提供给用户，由用户根据需要选择使用，软件很难严格控制操作的时序。因此，应该制定出标准化的操作程序及有关的控制点的控制要求，以便对业务处理的过程进行控制。在网络环境下，多台计算机同时对一个会计软件进行各种操作，如果软件并发控制设计不够完善，使用单位又没有建立严格的业务处理程序，则系统往往会出现很多难以预料的错误。

（三）经济性原则

会计电算化系统通常采用计算机程序和组织、制度控制相结合的综合控制方法建立自己的内部控制体系。对于某一关键点具体采用哪一种控制方法可以有多种考虑，在确定具体的使用方法时除了考虑控制的有效性外，还必须考虑采取措施的经济性，真正做到以最小的成本达到最好的效果。

（四）民主性原则

会计制度设计主要是由专业会计人员进行的，但会计制度的执行者不仅仅是会计人员，而且涉及企业的其他有关人员，尤其在会计电算化系统下，许多交易数据输入不再仅限于会计人员来做，可以直接由经办人员输入会计电算化系统。因此，在进行会计电算化系统制度设计工作时，还应当吸收其他有关人员积极参加，要充分调查了解其他有关人员对于制度的意见和要求，采纳他们的合理建议。设计之后，也要接受有关人员的监督。