货币资金业务处理的设计

第二节　货币资金业务处理的设计

货币资金是以货币形态存在的单位随时可以运用的款项。货币资金主要包括库存现金、银行存款、外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款和在途货币资金等。货币资金是流通手段，是单位流动资金中最活跃的部分，收支十分频繁。根据货币资金的特点，货币资金业务的会计处理程序设计，要能正确及时地反映货币资金的增减变动和结存情况，保护货币资金的安全完整，保证有关财经纪律得到严格执行。

一、货币资金业务内部控制要点

货币资金业务内部控制要点，是货币资金业务处理程序应实现的目标。货币资金内部控制要点，一般包括以下内容：

（1）严格遵守《现金管理条例》和《银行结算制度》。

（2）实行钱、账分管的原则。现金、银行存款和其他货币资金应由专职的出纳人员负责保管，出纳人员不得兼做会计记录工作和核对工作。

（3）发生货币资金的收入和支出，应立即入账，不得拖延。应设置现金账和银行存款日记账，由出纳人员进行序时登记，并做到日清月结。收入的现金应及时存入银行。

（4）建立定期和不定期的现金盘点制度。每日要由出纳员进行盘点，编制现金日报，与现金日记账余额核对相符，业务主管人员应不定期对库存现金进行抽查。

（5）定期与开户银行核对银行收支账项，编制“银行存款余额调节表”。核对与编表工作应由第三者承担。

（6）加强各种收、付款凭证的管理。各种收付款凭证要由会计部门统一管理，连续编号；领用空白发票、收据要进行登记；空白支票不得签名盖章，签发支票的印章要分开保管；收支凭证应与原始凭证相符；款项支付后应在付款凭证上盖“付讫”章，以免重复付款；一切付款应经批准，原始凭证要齐全。

二、货币资金业务处理程序设计

货币资金业务主要包括收入业务和支出业务两大类。收入业务，又包括产品销售收入，材料、废旧物资销售和对外提供劳务的收入，预付款项的收回等。支出业务，又包括采购材料物资、发放工资奖金、支付日常费用、预付款项和归还预付款项等支出。对货币资金收支不论采取何种处理方式，均要进行收支凭证设计。在货币资金收入业务处理方面，应进行发票、收据、代垫费用结算清单设计；在货币资金支出业务处理方面，应进行差旅费报销单、医药费报销单、备用金结算清单、支票结算登记簿、应付凭单等设计。

（一）现金作业程序

（1）现金支付时，应先检查凭证是否齐全，核准范围是否合于权限。审核无误后，会计据以编制传票并转交出纳开立支票，再依核决权限呈请签章。

（2）支付后应在凭证上盖“付讫”章，并由领款人在“支出申请单”上签名表示收讫。

（3）所有付款除规定可以付现金外，其余均应以支票付款，所开支票金额应大写，如有不合，查明其缘由。

（4）支票应按编号顺序开付，同时在存根联记录受票人、金额、到期日、支票号码等。若有支票作废应将支票号码剪下贴于支票簿存根上。未开空白支票应有适当的控制。

（5）所有收入款项除留存作营业周转使用者外，均应于当日解存银行。对于当日未及解存银行的款项，也应有适当的控制。

（6）每日结账后，出纳应根据当天现金收支编制“现金及银行存款日报表”，并清点库存现金余额是否与日报表相符。

根据单位不同的经营特点和货币资金收支方式，现将常见的几种货币资金业务处理流程介绍如下。

门市部收现业务处理程序

门市部销售商品、集中收款的业务处理程序如下：

（1）营业员开出一式三联发票，随收取的货款送交收款员；

（2）收款员收款并加盖戳记后，将第三联留下，其余两联退回营业员；

（3）营业员将发票第一联随商品送至顾客，第二联暂存；

（4）每日营业终了，营业员根据第二联编制销售日报一式两份，并将销售日报一份连同第二联送交会计部门进行销售收入核算；

（5）收款员根据第三联和货款编制收款日报一式两份，并将收款日报一份连同第三联、货款交出纳部门；

（6）会计部门将销售日报与出纳部门收取的货款及收款日报核对，视其是否相符。

门市部收现业务处理程序，其关键控制点是开票人和收款人分离，销售日报和收款日报核对。

出纳部门收现业务处理程序

出纳部门零星项目的现金账收入程序如下：

（1）业务部门开出一式两联收款通知，经开出部门负责人审核后交出纳部门；

（2）出纳员根据收款通知收取现金，填写收据一式三联，其中一联给交款人，一联留存，另一联随同收款通知在登记现金日记账后送交会计部门登账；

（3）现金账日记账与会计总账明细账定期核对。

出纳部门收现程序中关键控制点是开票、收款、记账三分离，现金总账与现金日记账分别由会计和出纳登记保管，定期进行出纳与会计有关账、证的核对。

邮售收现业务程序

邮售现金收入业务处理程序如下：

（1）客户要邮购，经邮局汇寄货款；

（2）收发室（或门卫）收到汇款单后，编制汇款清单一式两份，将其一份随同汇单送交出纳部门；

（3）出纳部门提取货款现金，登记现金日记账；

（4）会计部门根据汇款清单通知发货并登记有关账簿；

（5）收单、提取、登账与发货核对。

邮售收现程序中关键控制点是收单与提现分离，提取与记账、发货分离，收单、提取、登账与发货核对。

（二）银行存款作业程序

（1）出纳人员设“银行往来登记簿”，依不同银行账户及营业日分设收入及支出部分，并随时更新。

收入部分内容如下：

①应交换完毕入账的代收票据。

②存入的现金。

③其他账户的转存。

支出部分内容如下：

①当日开出票据。

②领现。

③转存其他账户。

（2）出纳人员于每日结账后将当日收支金额及当日余额填入“现金及银行存款日报表”。

（3）自甲银行转存乙银行，或自乙银行转存甲银行，应办转存手续。

单位采用支票付款结算的业务处理程序是：

（1）业务部门将外单位收款通知或自制付款凭证经本部门审核后，送交会计部门。

（2）会计部门审核后交出纳部门。

（3）出纳部门核对后签发支票并在支票簿上进行登记。

（4）出纳部门和会计部门根据支票回执分别登记银行存款日记账和其他相关账簿。

（5）相关账证核对。

支票签发业务程序的关键控制点是使用、审核、签发、记账四分离，以防止舞弊和支票签发不当。

（三）有价证券作业程序

（1）有价证券系指短期投资性质的有价证券，属长期投资者不在此限。

（2）所有有价证券均应设置有价证券明细账，内容包括取得日期、面值、取得成本、兑付日期等。

（3）账列证券如供作抵押、债务保证或寄托保管等，应在有价证券明细账详列提供数及债务项目，并单独列表。

（4）各项证券投资收入、股利等按期领取及记录。

（5）证券交易保留出售证券成效单、交易税完税凭证及所得税申报材料等，归档备查。

（6）有价证券期末评价依财务会计公报办理，结账日有价证券的市价资料应妥为保管。

（四）库存保证票据作业程序

（1）工程、销售、采购等案件，依合约规定应收保证票据的，由主办单位负责，取得约定票据，连同“收款报告单”交由会计及出纳，按收受有价证券会计处理程序编制传票登账并妥善保管。

（2）取得票据时，应核对各项法定票据要件是否齐全。

（3）保证责任已解除的，应办理退还。票据退还时，依会计处理程序编制传票退还，领取人应带公司章、负责人章领取。

（4）盘点每月库存保证票据结存数量、金额，并编库存保证票据明细表。

（5）设置库存保证票据登记簿，详细记载，并由签收人及主管盖章。

（五）调节核对作业程序

（1）未到期应收票据，会计依相关资料填入代收簿，与支票保管人核对无误后，由出纳存银行托收。

（2）代收票据。由出纳于支票入账后，在代收簿填上兑现日期，如有逾期未兑票据，应了解原因。退票也应记明。

（3）每月底应依据银行对账单、银行存款余额调节表与账载银行存款余额，编制四栏式银行存款余额调节表。

（4）调节表上调整项目应附凭证，并制作传票。逾一年未兑现支票，应转列保管款。

（六）备用金及一般费用拨付及报销程序

备用金的设立应以零星采购或紧急小额支付为目的，备用金经管人员应设立“备用金登记簿”记录每日拨入、支出、结存金额。备用金的请领及拨算程序如下：

（1）各单位人员拟向备用金经管人员领款时应出具合法原始凭证，填写“备用金请领单”，经依权限核准后，可在规定金额内向备用金经营人员洽领。

（2）备用金的每张请领单金额最高不得超过规定的限额，超过规定限额以上者，一律须依付款程序开立支票付款。

（3）各备用金经管人员应确实审核原始凭证是否合法及有无依权限核准，方能付款。若事后发现有不符规定而付款者，应由备用金保管人员负责追回已付款项。

（4）属杂项购置的物品，备用金经管人员仍应审核需有经主管核准的“请购单”及“验收单”方准予支付。

（5）当经管人员备用金支用达到一定数额时，由备用金经管人员连同“备用金报销清单”及有关凭证后送会计单位报销，会计单位审核无误后编制传票，转送出纳付款拨还备用。

（6）稽核单位随时检查备用金使用情形，有长期不使用及报销者应提报予以撤销设置。

各项费用的报销，应由单位提出申请，经批准后，转会计审核，审核无误后转由出纳付款，其具体处理程序如下：

（1）报销人根据原始凭证填制报销凭证，经本部门负责人审核后，送交会计部门；

（2）经负责报账会计复核后交出纳员付款；

（3）出纳员付款后将报销单送交会计部门登账；

（4）定期进行相关账、证核对。

零星费用报销付现业务程序的关键控制点是申请、批准、复核、付现四分离，防止报销中差错和舞弊。

三、货币资金业务处理控制重点

（一）出纳现金收支作业控制重点

（1）库存现金的控制应采取下列措施：

①指定出纳专负现金出纳、保管、监督责任。

②经管现金出纳的工作人数保持至最少限度。

③经管现金出纳人员应出具保证，并应注意其平日交友及生活状况。

④充分利用银行各项收支付款服务，以减少单位现金的出纳及保管。

⑤库存现金减少至最低限度，并利用金库、保管箱、防盗警铃、红外线等设备妥善保管。

⑥保管现金与记录现金采取人员分工处理。

⑦由经管及记录现金出纳的人员对库存现金作不定期之查点，并与记录核对。

（2）对现金收入的处理，采取下列控制方式：

①指定出纳部门专责收受单位所有现金收入。

②每天收入的现金一律全数解交银行，不得留作当天付款之用。

③所有零星付款一律在零用金内支付，超过零星最高限额的付款一律出具支票。

④收款员专管收受现金，如人员调度许可，不兼管现金记录。

⑤对于每天收受的现金保管及转存银行情形，由稽查部门作不定期抽查。

（3）对现金支出的处理，采取下列控制方式：

①所有大额付款，一律以银行支票支付。

②员工薪资委托银行转账支付，不再核发现金。

③各部门申请开立支票付款，应先检查备齐有关核准文件，经会计部门审核制作传票，出纳部门方得签发支票。

④支票印鉴应由财务部经理与总经理会同签章，方得提款。

⑤小额付款一律自备用金支付，按期检查原始单据办理报支，并按付款总额出具银行支票，兑现归垫补足备用金，恢复原定金额。

⑥采购与核准采购的职责，应与验收及保管存货的职责完全分开；签发支付与编造付款凭证的职责也应完全分开。

（4）现金为流动性最大的资产，一旦移动，最难追踪，对持有者产生立即价值；现金体积小价值大，极易发生损失，故现金的内部控制最为重要。

（5）现金出纳的控制要领在于建立周密完善的制度，并实行职责分工及内部牵制，经常稽核各项作业程序，确保制度及各项程序的规定均能一贯遵行。现金出纳人员的操守行为也宜经常注意，预防发生各种违规行为。

（6）每月底会计整理送存银行“代收票据明细表”与支票保管人送银行交换的支票应相符。

（7）托收票据兑现日应与预估兑现日一致，若差异太多，应查明原因。

（8）依预估托收票据兑现日及账户别编制总额表，以便作现金调度。

（9）稽核单位应定期或不定期核对存入银行款项，须与入账日期相符，并注意支付兑现日期有无在付款日之前者。

（二）对备用金报销控制重点

（1）备用金保管处所应注意安全。

（2）稽核单位应随时派人检查零用金。

（3）注意支出性质或金额，不可超过备用金规定范围。

（4）各项单据应逐笔审核，加盖“付讫”及“日期”戳，以防重复报销。

（5）各项费用的报支，应依核决权限规定，经有权人核准。

（6）注意各项费用报销有无浮滥现象，有无以假收据报销，或一笔支出故意分别开立数张发票者。