第四节 对账和结账
为了总结某一会计期间(月份、季度、半年度、年度)的经济活动情况,考核经营成果,必须使各种账簿的记录保持完整和正确,以便据以编制会计报表。为此,必须定期进行对账和结账工作。
一、对账
对账就是对账簿记录进行的核对工作。为了保证账簿记录的完整和正确,如实地反映和监督经济活动,为编制会计报表提供真实可靠的数据资料,必须做好对账工作。各单位应当定期(每年至少一次)对会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或者个人等进行相互核对。
对账工作一般应从以下几个方面进行:
(一)账证核对
账证核对是指会计账簿记录与记账凭证及其所附的原始凭证进行核对,核对时间、凭证字号、内容、余额是否一致,记账方向是否相同。这种核对除在日常制证、记账过程中进行以外,每月终了,如果发现账账不符时,尚须溯本追源,进行账簿与会计凭证的检查核对,以确保账证相符。
(二)账账核对
账账核对,是指各种账簿之间有关数字的核对,主要内容包括:
1.总分类账各账户本期借方发生额合计数与贷方发生额合计数,期末借方余额合计数与贷方余额合计数应核对相符;
2.总分类账各账户余额与其所属明细分类账各账户余额合计数应核对相符;
3.现金日记账和银行存款日记账余额与库存现金和银行存款总分类账余额应核对相符;
4.会计部门有关财产物资的明细分类账余额应该同财产物资保管或使用部门的登记簿所记录内容,按月或定期相互核对,保证相符。
(三)账实核对
账实核对,是指各种财产物资的账面余额与实存数额相核对,具体内容包括:
1.现金日记账余额应每日与现金实际库存数额核对相符;
2.银行存款日记账账面余额与开户银行银行对账单相核对,每月至少核对一次;
3.各种财产物资明细分类账账面余额与财产物资实存数核对相符;
4.各种应收、应付款明细分类账账面余额与有关债务、债权单位或者个人的账目核对相符。
在实际工作中的账实核对一般是通过财产清查进行的,有关内容将在第八章详细说明。
二、结账
各单位应当按照规定定期结账。结账,是指在把一定时期(月份、季度、半年度、年度)内所发生的经济业务全部登记入账的基础上,将各种账簿结算出本期发生额和期末余额,以便进一步编制会计报表。月度、季度和半年度结账称为会计结算,年度结账称为会计决算。另外,企业因撤销、合并而办理账务交接时,也需要办理结账。
(一)结账工作的内容
结账工作主要包括以下内容:
1.结账前,必须将本期内所发生的经济业务全部登记入账。既不能提前登账,也不能将本期发生的业务延至下期登账。
2.按照权责发生制原则调整和结转有关账项,合理确定本期的收入和费用。期末账项调整主要包括以下内容:
(1)本期已经发生且符合收入确认条件,但尚未收到款项而未入账的产品销售收入或劳务收入,即应计收入。这类事项的调整方法是,将确认为本期的收入记入“主营业务收入”账户的贷方,同时,将尚未收到的款项记入“应收账款”账户的借方。
(2)已经收取款项,但尚未提供产品或劳务因而未确认入账的产品销售收入或劳务收入,如预收款项。这类事项的调整方法是,应按照本期实现的产品销售收入贷记“主营业务收入”账户,同时,调整以前预收款项时形成的负债,借记“预收账款”账户。
(3)本期发生因款项尚未支付因而未登记入账的费用,即应计费用,如应计借款利息等。这类事项的调整方法是,将确认为本期的费用记入“财务费用”等账户的借方,同时,将尚未支付(以后支付)的款项记入“应付利息”等账户的贷方。
(4)已经支出,但应由本期和以后各期负担的费用,即预付费用,如预付房屋租金等。这类事项的调整方法是,根据本期和以后各期受益的程度分摊确认本期的费用,借记有关费用账户,贷记“长期待摊费用”等账户。
(5)除上述内容外,还有计提资产折旧、计提坏账准备等其他一些账项。
此外,本期内的转账业务应编成记账凭证记入有关会计账簿,如本期已完工入库产品的实际成本应结转记入“库存商品”账户,本期实现的收入和发生的费用应结转记入“本年利润”账户,等等。
3.计算、登记本期发生额和期末余额。在本期全部经济业务登记入账的基础上结算现金日记账、银行存款日记账、总分类账和明细分类账各账户的本期发生额和期末余额,并结转下期。
(二)结账的方法
结账工作通常分月结、季结、半年结和年结四种。结账的时间应该在会计期末进行,即以公历每月最后一个工作日终了作为结账时间。在会计实务中一般采用划线结账的方法进行结账,结账的标志是划线。月结时通栏划单红线,年结时通栏划双红线。具体方法如下。
(1)现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账,每月结账时在最后一笔经济业务记录下划一条通栏单红线,表示本月记录到此为止。在这条线下面一行的摘要栏注明“本月合计”字样,在借贷两方结出本月发生额合计,最后在下面再划一条通栏单红线,以和下月的发生额相区别。
(2)不需要结计月度发生额的账户,如各项应收应付款项,每次记账以后都要随时结出余额,每月最后一笔余额即为月末余额。结账时,在最后一笔经济业务记录下划一条通栏单红线,其意思是“本月记录到此为止”,并和下月的发生额相区别。
(3)需要结计本年累计发生额的某些明细账户,如主营业务收入、主营业务成本明细账等,每月结账时先在最后一笔记录下面划一条通栏单红线,同样表示“本月记录到此为止”,并在红线下面一行的摘要栏注明“本月合计”字样,结出本月发生额。同时,在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额,在摘要栏注明“本年累计”字样,在累计数下面再划一条通栏单红线,以便与下月发生额相区别。年末累计数应为全年的累计数,此时须在累计数下面划通栏双红线,以便与各月份的累计数相区别,同时表示年末封账。
(4)总账账户一般不需要结计本月发生额,只需结出月末余额即可。年末时为了对账,需在最后一笔记录的下一行的摘要栏内注明“本年合计”字样。发生额栏填写全年合计数,余额栏则不必照搬上一栏的余额。在“本年合计”下面划通栏双红线,同样表示年末封账。
需要结出本月发生额的账户,如果一个月内只有一笔发生额,可以不予结总。
(5)年度终了结账时,有余额的账户要将其余额结转至下年,并在“摘要”栏内注明“结转下年”字样;在下一会计年度新建有关账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额,并在“摘要”栏内注明“上年结转”字样。年度结账不需要编制记账凭证,也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方。因为既然年末是有余额的账户,其余额应当如实地在账户中加以反映,否则容易混淆有余额的账户和没有余额的账户之间的区别。现以“库存现金”账户为例说明结账方法,如表7-22所示。
表7-22 总分类账
续表
三、会计账簿的更换
为了保证账簿资料的连续性,在年度内订本式账簿记满时,应将旧账的借贷方发生额和余额转入新账有关栏内,在旧账摘要栏内注明“转入××账簿第×册”,同时在新账的第一页第一行内注明“从××账簿第×册转来”,便于日后查考。
在年终办理决算后,总分类账、日记账和大部分明细分类账均应更换账簿。只有变动较小的部分明细账(如固定资产明细账)可继续使用,而不必办理新年度更换账簿的手续。各种账簿在年度终了结账时,应在旧账最后一行数额下面的“摘要”栏内注明“结转下年”字样,在新账的第一行摘要栏内注明“上年结转”字样,并在余额栏登记上年结转的余额。新旧账有关账户之间转记余额无须编制记账凭证,但应核对相符。
四、会计账簿的保管
各种账簿同会计凭证及会计报表一样,都是重要的会计档案,必须按照制度统一规定的保存年限妥善保管,不得丢失和任意销毁。保管期满后,按照规定的审批程序报经批准以后再行销毁。
如前所述,会计档案的保管既要做到安全完整,又要保证在需要的时候能从账簿中迅速查到所需要的资料。为此,会计人员必须在年度结束后将各种活页账簿连同“账簿和经管人员一览表”装订成册,加上封面,统一编号,与各种订本式账簿一起归档保管。
本章小结
本章介绍了会计账簿的意义和种类,重点阐述了账簿的设置与登记方法,账簿登记和使用的规则,以及结账和对账等。
重要概念
会计账簿 序时账簿 分类账簿 联合账簿 备查账簿 划线更正法 红字更正法 补充登记法 平行登记 对账 结账
案例分析
(一)在手工会计记账的条件下,账簿是会计数据的储存转换器,也是企业实现内部控制、明确经济责任的重要工具。账簿的运用分为启用、日常登记、错账更正、对账、结账、交接诸环节。要是账簿能够及时、有效地提供有用的会计信息,明确相关经济责任,发挥内部控制制度的效用,就必须加强账簿的运用诸环节。正确填写或登记从账簿封面、扉页到账页的全部内容,及时进行对账、更正错账和结账,在记账人员更换时按相关要求办理相关的财物和账簿交接手续,在盘存相关财物后,填制财物交接清册,并在相关账簿的扉页上详尽记录相关交接内容,履行相关交接手续。
资料:2011年12月7日,羽飞公司的穆空(此前,穆空已于2011年9月1日开始出任了三个月的出纳员工作。当时的财务负责人为袁海,此前的出纳员为谢红。)被调离出纳岗位,接任材料会计工作,新接任出纳工作的是乐娥,前任材料会计为吴嫦。穆空和吴嫦对各自的原工作做了他们认为必要的处理,并办理了交接手续,办理完交接手续后现金日记账和材料明细账的扉页及相关账页资料如下。
现金日记账的扉页:
账簿使用登记表
原材料明细账的扉页:
账簿使用登记表
现金日记账:
现金日记账
案例要求:
指出穆空会计处理的不当之处,并加以纠正。
案例提示:
错误1:穆空是2011年9月1日接任出纳工作的,但在现金日记账的扉页中没有接任出纳工作前的相关记录及接任时的账簿交接记录。
错误2:在原材料明细账的扉页中,吴嫦的接管日前的账簿使用人与接管日不明,穆空交出日期为2011年12月31日不一定正确,2011年12月31日尚未到,2011年12月31日会计主管人员袁海的监交记录不应该有。
错误3:在现金日记账中,2011年9月1日的现金结余数是5 000元,在2011年9月12日报销差旅费时全部支出,从2011年9月1日至9月13日,企业没有从银行提取现金,但穆空2011年9月13日又从企业金库中支取现金4 000元,穆空至少坐支现金4 000元,违反了有关现金管理规定。
(二)利和股份公司所属的宏远工厂生产M产品,构成M产品实体的主要材料为乙材料,其次为甲材料和丙材料。该工厂对原材料采取定向采购策略,其中甲材料自友谊工厂购入,丙材料自捷达工厂购入。本月各种材料只购入一次。该工厂的会计在按照平行登记的原则记账时误记了有关的明细账户,导致了总分类账户与相关明细分类账户记录结果不符的错误,其不符的记录为:
原材料总账余额为72 800元
其中甲材料25 300元
乙材料11 000元
丙材料6 500元
应付账款总账余额为50 200元
其中友谊工厂15 000元
胜利工厂28 700元
捷达工厂6 500元
公司的会计人员在对有关明细账进行检查时,发现下列有助于查找错误的内容:自友谊工厂购入甲材料时即付15 000元,乙材料中现购7 600元,原材料明细账户中只有一个明细账户记错。
案例要求:
请指出记账过程中的错误所在,并予以更正。
案例提示:
根据总分类账户与明细分类账户平行登记原则要点的要求,应检查记入总分类账户的金额是否等于其所属的各个明细分类账户的金额之和。以此为基础再去查找是否存在记错明细账户等方面错误的存在。具体解答如下:
依据平行登记原则的要求,原材料总分类账户的金额应等于其所属的各个明细分类账户的金额之和,可以确定原材料明细账户漏记30 000元,即72 800-(25 300+11 000+6 500)=30 000元。另外,根据题意可以确定丙材料明细账户和捷达工厂明细账户的记录是正确的(否则无法解答)。乙材料是构成A产品实体的主要材料,意味着乙材料的用量最大,当然购入量最多。由于题中已经限定三种原材料中只有一种原材料明细账户记错,理所当然乙材料漏记30 000元。甲材料从友谊工厂购入时即付15 000元,而本月购入乙材料25 300元,所以欠友谊工厂的应付款应为10 300元,即25 300-15 000=10 300元,其明细账户的账面记录为15 000元,多记4 700元,导致胜利工厂明细账户少记4 700元,正确的余额应为33 400元,即28 700+4 700=33 400元。也就是说,将乙材料明细账户的账面余额11 000元改为41 000元,将友谊工厂明细账户的账面余额15 000元改为10 300元,将胜利工厂明细账户的账面余额28 700元改为33 400元。
同步测练
一、单项选择题
1.对于某些在序时账簿和分类账簿中未能记载的经济业务进行补充登记的账簿是( )。
A.序时账簿 B.分类账簿 C.联合账簿 D.备查账簿
2.下列账户的明细账采用的账页适用于三栏式账页的是( )。
A.应付账款 B.原材料 C.管理费用 D.销售费用
3.总分类账簿一般采用( )。
A.活页账 B.数量金额式 C.订本账 D.卡片账
4.收入费用明细账一般适用( )。
A.多栏式明细账 B.三栏式明细账
C.数量金额式明细账 D.平行式明细账
5.财产物资明细账一般适用( )。
A.多栏式明细账 B.三栏式明细账
C.数量金额式明细账 D.平行式明细账
6.一般情况下,不需要根据记账凭证登记的账簿是( )。
A.明细分类账 B.总分类账 C.备查账簿 D.日记账
7.从银行提取现金,登记现金日记账的依据是( )。
A.现金收款凭证 B.现金付款凭证
C.银行存款收款凭证 D.银行存款付款凭证
8.生产成本明细账一般采用( )。
A.三栏式 B.多栏式 C.数量金额式 D.任意格式
9.现金和银行存款日记账根据有关凭证( )。
A.逐日汇总登记 B.定期汇总登记 C.逐日逐笔登记 D.一次汇总登记
10.总账账簿登记的依据和方法是( )。
A.记账凭证逐笔登记 B.汇总记账凭证定期登记
C.取决于采用的账务处理程序 D.科目汇总表定期登记
11.登记明细账的依据( )。
A.一定是记账凭证 B.一定是原始凭证
C.一定是汇总记账凭证 D.是记账凭证和原始凭证
12.会计人员在结账前发现,在根据记账凭证登记入账时误将300元写成3 000元,而记账凭证无误,应采用( )进行更正。
A.补充登记法 B.划线登记法 C.红字更正法 D.刮擦挖补更正法
13.备查账簿是企业( )。
A.必设账簿 B.根据需要设置 C.内部账簿 D.外部账簿
14.对所有权不属于企业的租入固定资产,应在( )中登记。
A.序时账簿 B.总分类账簿 C.明细分类账簿 D.备查账簿
15.下列账簿中可以采用三栏式活页账的是( )。
A.“原材料”总账 B.“应收账款”明细账
C.“现金”日记账 D.“固定资产”明细账
16.记账后发现记账凭证科目正确,但所记金额大于应记金额,可采用的更正方法是( )。
A.划线更正法 B.红字更正法 C.补充登记法 D.平行登记法
17.用来记录某一特定种类经济业务发生情况的序时账簿是( )。
A.普通日记账 B.明细分类账 C.专栏日记账 D.特种日记账
18.“应交税费——应交增值税”明细账应采用的格式是( )。
A.借方多栏式 B.贷方多栏式 C.借方贷方多栏式 D.三栏式
19.总分类账与特种日记账的外表形式应采用( )。
A.活页式 B.卡片式 C.订本式D.任意外表形式
20.企业开出转账支票1 690元购买办公用品,编制记账凭证时,误将金额记为1 960元,并已记账,应采用的更正方法是( )。
A.补充登记270元 B.红字冲销270元
C.在凭证中划线更正 D.把错误凭证撕掉重编
21.期末根据账簿记录计算并结出各账户的本期发生额和期末余额,在会计上称做( )。
A.对账 B.结账 C.调账 D.查账
22.可以作为编制会计报表直接依据的账簿是( )。
A.序时账簿 B.备查账簿 C.分类账簿 D.特种日记账
23.序时账簿按其记录内容的不同可以分为( )。
A.现金日记账和普通日记账 B.普通日记账和日记总账
C.普通日记账和特种日记账 D.三栏式日记账和多栏式日记账
24.下列各项不能作为登记总账的根据的是( )。
A.记账凭证 B.记账凭证汇总表 C.原始凭证 D.汇总记账凭证
25.总账与明细账之间进行平行登记的原因是总账与明细账的( )。
A.格式相同 B.登记时间相同
C.反映经济业务内容相同 D.提供指标详细程度相同
二、多项选择题
1.任何会计主体都必须设置的账簿有( )。
A.日记账簿 B.备查账簿 C.总分类账簿 D.明细分类账簿
2.年度结束后,对于账簿的保管应该做到( )。
A.装订成册 B.加上封面 C.记账凭证 D.当即销毁
E.归档保管
3.在账簿记录中,红色墨水只能适用( )。
A.错账更正 B.冲账 C.结账划线 D.登账
4.错账更正的方法有( )。
A.红字更正法 B.划线更正法 C.补充登记法 D.挖补法
5.登记银行存款日记账的依据为( )。
A.银行存款收款凭证 B.银行存款付款凭证
C.部分现金收款凭证 D.部分现金付款凭证
6.多栏式明细账的账页格式一般适用于( )进行的明细核算。
A.资产类账户 B.收入类账户 C.费用类账户 D.成本类账户
7.账账核对包括( )。
A.总账借贷方期末余额核对 B.总账借贷方本期发生额核对
C.总账与日记账核对 D.明细账之间核对
8.在下列各项中可采用划线更正法的是( )。
A.在结账前发现记账凭证无误,但登账时金额有笔误
B.结账时计算的期末余额有错误
C.发现记账凭证金额错误并已登记入账
D.发现记账凭证金额错误,原始凭证无误,记账凭证尚未登记入账
9.对账工作一般包括( )。
A.账证核对 B.账实核对 C.账账核对 D.证证核对
10.一般应每年更换的账簿有( )。
A.现金日记账 B.银行存款日记账
C.总分类账簿 D.所有的明细分类账簿
11.账簿按其用途分为( )。
A.订本式账簿 B.序时账簿 C.分类账簿 D.备查账簿
12.账簿按其外表形式分为( )。
A.订本式账簿 B.多栏式账簿 C.卡片式账簿 D.活页式账簿
13.登记会计账簿时,应该做到( )。
A.一律使用蓝黑墨水钢笔书写 B.不得使用铅笔或圆珠笔
C.在某些特定条件下可使用铅笔 D.在规定范围内可以用红色墨水笔
14.明细分类账的登记依据可以是( )。
A.原始凭证 B.汇总原始凭证 C.记账凭证 D.汇总记账凭证
15.结账工作主要内容包括( )。
A.核对有关账目
B.将本期发生的经济业务全部登记入账
C.按权责发生制原则调整和结转有关账项
D.对有关业务核算中出现的差错予以更正
E.计算与记录各账户本期发生额和期末余额
16.在总分类账及其所属的明细分类账中进行平行登记时应注意的要点包括( )。
A.详简程度相同 B.方向一致 C.期间相同 D.金额相等
17.设置和登记账簿的意义是( )。
A.可以为企业的经营管理提供系统、完整的会计信息
B.可以为定期编制会计报表提供数据资料
C.为编制会计分录提供依据
D.考核企业经营成果、加强经济核算、分析经济活动情况的重要依据
E.以上都不对
18.明细账的格式有三栏式、多栏式和数量金额式,相应地各适用于( )。
A.债权债务明细账 B.卡片式明细账
C.收入费用成本类明细账 D.活页式明细账
E.材料物资类明细账
19.总账和明细账之间的登记应该做到( )。
A.登记的原始依据相同 B.登记的方向相同
C.登记的金额相等 D.登记的人员相同
E.登记的期间相同
20.红色墨水可以用来( )。
A.登账 B.冲销账簿记录 C.改错 D.结账划线
三、判断题
1.序时账簿和分类账簿可结合在一本账簿中进行登记。( )
2.会计年度终了时应将活页账装订成册,活页账一般只适用于总分类账。( )
3.总分类账的登记可以根据记账凭证登记,也可以根据科目汇总表或汇总记账凭证总登记。( )
4.日记账是逐笔序时登记的,故月末不必与总账进行核对。( )
5.对于记账过程中的数字错误,若属于个别数码错误,在采用划线更正法时只将错误划去并填上正确数码即可。( )
6.结账就是计算每个账户期末余额的工作。( )
7.在结账前若发现登记的记账凭证科目有错误,必须用划线更正法予以更正。
( )
8.现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。( )
9.对发生的经济业务,总分类账户和其所属的明细分类账户必须在同一会计期间全部登记入账。( )
10.在填制记账凭证时,5 300元误记为3 500元并已登记入账。月终结账前发现错误,在更正时应采用划线更正法。( )
11.结账就是结算、登记每个账户的期末余额工作。( )
12.红色墨水只能在划线、改错和冲账时使用。( )
13.账簿是按照会计科目开设账户、账页,用来序时地、分类地记录和反映重点经济业务的簿籍。( )
14.序时账簿也称日记账,是按照经济业务发生时间的先后顺序,逐日逐笔登记经济业务的账簿。( )
15.分类账簿是指对全部经济业务按照收款业务、付款业务和转账业务进行分类登记的账簿。( )
16.特种日记账是专门用来记录某一特定项目经济业务发生情况的日记账,包括现金日记账、固定资产明细账和银行存款日记账。( )
17.总分类账是按照总分类账户和明细分类账户分类登记的账簿。( )
18.订本式账簿是指在记完账后,把记过账的账页装订成册的账簿。( )
19.平行登记是指经济业务发生后,根据会计凭证,一方面要登记有关的总分类账户,另一方面要登记该总分类账户所属的各有关明细分类账户。( )
20.结账是指按规定把一定时期内所发生的经济业务登记入账,并进行账实核对,以保证账簿资料正确性的会计方法。( )
四、简答题
1.什么是账簿?设置和登记账簿的意义是什么?
2.设置账簿的原则是什么?
3.账簿按用途分为哪几类?简要说明每类账簿的作用。
4.明细分类账有哪几种格式?各自的特点和适用的范围是什么?
5.简述账簿启用的规则和登记规则。
6.试述总账和明细账的关系及其平行登记。
7.错账更正的方法有哪几种?各种方法的特点和适用范围是什么?
8.什么是结账?结账工作包括哪些内容?
9.为什么要进行账项调整?具体内容包括哪些?
10.什么是对账?对账工作包括哪些内容?
五、业务题
(一)练习现金日记账和银行存款日记账的登记
【资料】中信公司20××年8月31日现金日记账和银行存款日记账的余额分别为3 000元和200 000元,9月份发生了下列涉及现金和银行存款的业务:
1.3日,从银行借入一年期借款100 000元存入银行。
2.4日,从银行提取现金5 000元备用。
3.7日,职工李某出差借支差旅费2 000元,以现金支付。
4.8日,将销货款50 000元送存银行。
5.12日,以银行存款支付广告费10 000元。
6.18日,收到职工张某赔款现金700元。
7.25日,以银行存款支付本月水电费80 000元。
8.30日,以银行存款上交税金6 000元。
【要求】1.根据上述业务编制记账凭证。
2.登记现金日记账和银行存款日记账。
(二)练习错账更正方法
【资料】五峰公司对账时发现下列经济业务内容的账簿记录有错误:
1.开出现金支票8 000元,支付企业管理部门日常零星开支。原记账凭证的会计分录为:
借:管理费用 800
贷:库存现金 800
2.签发转账支票1 800元预付本季度办公用房租金。原记账凭证的会计分录为:
借:预提费用 1 800
贷:银行存款 1 800
3.结转本月完工产品成本49 000元。原记账凭证的会计分录为:
借:库存商品 94 000
贷:生产成本 94 000
4.计提本月管理部门固定资产折旧4 100元。原记账凭证的会计分录为:
借:管理费用 1 400
贷:累计折旧 1 400
5.用银行存款支付所欠供货单位货款7 650元,过账时误记为6 750元。
【要求】将上列各项经济业务的错误记录分别以适当的更正错账方法予以更正。
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