会计电算化信息系统的结构

第二节　会计电算化信息系统的结构

一、会计电算化信息系统的物理结构

会计电算化信息系统是一个人机系统，从系统的物理组成分析，它是由硬件设备、软件、人员、规程和数据等要素组成的，下面简要介绍这些组成要素。

(一)硬件设备

硬件设备包括电子计算机、服务器、网络、接口、外设及其他专用设备等。一个企业的业务处理规模、现有设备状况、选用的计算机系统模式等因素是配置硬件设备的主要依据。电算化会计信息系统常见的硬件结构有以下几种。

1.单机结构

整个系统只配置一台或数台相互独立的微机及相应的外设结构，所有数据集中输入、处理、存贮和输出。这种结构适合于业务量小和规模小的企、事业单位。

2.多用户联机结构

整个系统配置一台高档微机或小型机，并配有多个终端。采用分散输入数据、集中处理的方式，数据共享性好，但系统不易扩展，可靠性差。

3.网络结构

计算机网络是指以能够相互共享硬件、软件、数据资料的方式连接起来的，各自具有独立功能的计算机系统的集合。在20世纪90年代中期以前，常用的是微机局域网(LAN)结构，如NOVELL网等。微机局域网一般由网络服务器、工作站、网络接口卡和通信电缆等基本硬件组成。之后，一种新的功能更强的网络结构，即“客户机/服务器(C/S)”结构开始在会计系统中应用。“客户机/服务器”结构是一种分步式计算机结构，它将客户机和服务器两种设备通过局域网紧紧联系在一起形成，具有较高的数据处理、数据管理和系统扩展功能。随着互联网技术的迅速普及，越来越多的会计信息系统将建立在互联网上。

(二)软件

软件分为系统软件和应用软件。系统软件是由机器设计者配置提供的，用来使用和管理计算机的软件，如各种操作系统、数据库管理系统、高级语言、软件开发等软件。应用软件是用户利用计算机以及它所提供的各种系统软件，编制解决各种实际问题的程序。会计应用软件包括商品化会计软件和定点开发专用软件。两种应用软件在正式代替手工记账前都必须经过财政部门的评审确认。

(三)人员

系统人员一般指直接开发、使用、维护计算机系统的人员。这些人员包括系统分析员、程序员、硬件维护员、系统管理员、数据录入员、系统操作员等。

(四)规程

规程指用来管理和控制系统运行的各种规定、制度，如系统操作手册、各种内部管理制度等。

(五)数据

数据(信息)是系统处理的对象和目的。在电算化会计信息系统中，数据平时一般以数据库等文件形式存放在计算机存贮设备中。作为存档会计数据一般要打印输出，包括凭证、账簿、报表等。

二、会计信息系统的基本功能

由于企业性质、行业特点以及会计核算和管理需求的不同，会计信息系统所包含的内容不尽相同，其子系统的划分也不尽相同。

(一)会计信息系统的基本划分

会计信息系统由三大系统组成，即财务系统、购销存系统、管理与决策系统。每个系统又进一步分解为若干子系统。其系统结构如图12－1所示。

1.财务系统

财务系统主要包括总账子系统、工资子系统、固定资产子系统、应收子系统、应付子系统、成本子系统、报表子系统、资金管理子系统等。

(1)总账子系统。总账子系统是以凭证为原始数据，通过凭证输入和处理，完成记账和结账、银行对账、账簿查询及打印输出以及系统服务和数据管理等工作。

(2)工资子系统。工资子系统是以职工个人的原始工资数据为基础，实现职工工资的计算，工资费用的汇总和分配，计算个人所得税，查询、统计和打印各种工资报表等功能。工资子系统实现了对企业人力资源的部分管理。

图12－1　会计信息系统基本结构图

(3)固定资产子系统。固定资产子系统主要是对设备进行管理，即存储和管理固定资产卡片，灵活地进行增加、删除、修改、查询、打印、统计与汇总;进行固定资产的变动核算，输入固定资产增减变动或项目内容变化的原始凭证后，自动登记固定资产明细账，更新固定资产卡片;完成计提折旧和分配，产生“折旧计提及分配明细表”、“固定资产综合指标统计表”等，费用分配转账凭证可自动转入账务处理等子系统;可灵活地查询、统计和打印各种账表。

(4)应收子系统。应收子系统可以完成对各种应收账款的登记、核销工作，动态反映各客户信息及应收账款信息，进行账龄分析和坏账估计，提供详细的客户和产品的统计分析，帮助财会人员有效地管理应收账款。

(5)应付子系统。应付子系统可以完成对各种应付账款的登记、核销以及应付账款的分析、预测工作，及时分析各种流动负债的数额及偿还流动负债所需的资金，提供详细的客户和产品统计分析，帮助财会人员有效地管理应付款项。

(6)成本子系统。成本子系统是根据成本核算的要求，通过用户对成本核算对象的定义，通过对成本核算方法的选择以及对各种费用分配方法的选择，自动对从其他系统传递的数据或用户手工录入的数据进行汇总计算，输出用户需要的成本核算结果或其他统计资料。

随着企业成本管理意识的增强，很多商品化成本子系统还增加了成本分析和成本预测功能，以满足会计核算对产品进行追踪，计算部门的内部利润，与历史数据对比，分析计划成本与实际成本的差异。成本预测功能包括运用移动平均、年度平均增长率对部门总成本和任意产量的产品成本进行预测，满足企业经营决策的需要。

(7)报表子系统。报表处理子系统主要根据会计核算数据(如账务处理子系统产生的总账及明细账等数据)完成各种会计报表的编制与汇总工作，生成各种内部报表、外部报表及汇总报表，根据报表数据生成各种分析表和分析图表。

随着网络技术的发展，报表子系统能够利用现代网络通信技术为行业型、集团型用户实现远程报表的汇总、数据传输、检索查询和分析处理等功能，既可用于主管单位又可用于基层单位，支持多级单位逐级上报、汇总的应用。

(8)资金管理子系统。随着市场经济的不断发展，资金管理越来越受到企业管理者的重视，为了满足资金管理的需求，目前有些商品化软件提供了资金管理子系统。资金管理子系统实现了工业企业或企业、事业单位等对资金管理的需求;以银行提供的单据、企业内部单据、凭证等为依据，记录资金业务以及其他涉及资金管理方面的业务;处理对内、对外的收款、付款、转账等业务;提供逐笔计算的管理功能，实现每笔资金的管理;提供积数计息管理功能，实现往来存贷资金的管理;提供各种单据的动态查询情况以及各类统计分析报表。

2.购销存系统

对工业企业而言，购销存系统包括采购子系统、存货子系统、销售子系统;对商业企业而言，还包括商业进销存系统。

(1)采购子系统。采购子系统是根据企业采购业务管理和采购成本核算的实际需要制定采购计划，对采购订单、采购到货以及入库状况进行全程管理，为采购部门和财务部门提供准确、及时的信息，辅助管理决策。

很多商品化会计软件将采购子系统和应付子系统合并为一个子系统，即采购与应付子系统，以更好地实现采购与应付业务的无缝链接。

(2)存货核算系统。存货核算系统主要针对企业存货的收发存业务进行核算，掌握存贷的耗用情况，及时、准确地把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上，为企业的成本核算提供基础数据;动态反映存货资金的增减变动，提供存货资金周转和占用的分析，为降低库存、减少资金积压、加速资金周转提供决策依据。

(3)销售子系统。销售子系统是以销售业务为主线，兼顾辅助业务管理，实现销售业务管理与核算一体化。销售子系统一般与存货中的产成品核算相联系，实现对销售收入、销售成本、销售费用、销售税金、销售利润的核算，生成产成品收发结存汇总表等表格，生成产品销售明细账等账簿，自动编制机制凭证供总账子系统使用。

3.管理决策与报告系统

随着会计管理理论的不断发展及其在企业会计实务中的不断应用，人们越来越意识到会计管理的重要性，对会计信息系统提出了更高的要求，要求它不仅能够满足会计核算的需要，还应该满足会计管理的需要，即在经济活动的全过程进行事前预测、事中控制、事后分析，为企业管理和决策提供支持。因此，应将信息技术与管理会计方法有机融合，增加管理决策与报告子系统，不断丰富和完善会计信息系统。

管理决策与报告子系统可以归纳为三个层级的功能：经营监控层、报告与分析层、业绩评价层。

三、会计电算化核算系统的基本功能

(一)建账功能和初始化

目前，会计电算化核算软件具有通用性，适用于多行业各种核算方式。在会计电算化系统初始设置时，要根据会计法规、会计准则、行业会计制度，并结合企业核算的具体要求进行初始化设置。会计电算化核算软件具备下列初始化功能：按照内部控制制度的要求确立操作人员岗位分工，定义总分类会计科目、明细会计科目及科目编号，定义自动转账凭证，选择会计核算方式，输入本期期初数及往来未达账项，会计报表自定义功能，即除对外公布的三大标准会计报表外，企业要根据自身和上级主管部门的管理要求，定义内部管理报表。

(二)会计电算化数据的输入

会计核算软件的会计数据输入可采用键盘手工输入、计算机自动生成和网络传输等形式。会计核算软件具备下列输入记账凭证功能如下：填制会计日期、凭证账号、经济业务内容摘要、会计科目或编号;控制记账凭证编号的连续性，提供输入过程中必要的信息，并对机内未登记会计账簿的凭证有修改功能，对机内未登记账簿的记账凭证有审核功能;对确实需要修改的原始凭证，软件在留有痕迹的前提下提供修改功能。

(三)会计数据处理

会计核算软件具备根据审核通过后的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能，包括登记总分类账、明细分类账，并计算出各会计科目的发生额及余额;自动执行银行对账功能，自动生成银行存款余额调节表，提供会计准则允许使用的多种会计核算方式，以供用户选择，并在更改核算方式时留有相应的记录;将机内数据按照规定的会计期间进行结账，结账前自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账;按照会计准则的规定自动编制会计报表。

(四)会计数据输出

会计核算软件提供对机内数据查询的功能，提供对已输入的记账凭证、原始凭证、会计账簿、会计报表的打印输出功能，并符合国家统一制度规定的格式和内容。

(五)会计数据的安全

会计核算应具有按照初始化功能的设定，防止非指定人员擅自使用的功能和对指定操作人员使用权限控制的功能。会计核算软件对某些不当操作予以提示，以保持系统正常运行。同时，还可对程序文件和程序数据进行必要的加密和采取其他的保护措施等。