系统设置与期初建账操作指导

一、系统设置与期初建账操作指导

(一)系统管理操作指导

1．启动系统管理

执行【开始】—【程序】—【用友ERP-U8】—【系统服务】—【系统管理】菜单命令，进入用友ERP-U8“系统管理”窗口界面。

2．注册系统管理

以系统管理员Admin的身份执行【系统】—【注册】菜单命令，打开“注册系统管理”窗口。

输入服务器名，没有变动就按机房安装时的默认。

输入操作员:Admin，不区分大小写。

输入密码:此时的密码为空，所以不用输入，注意不要做改密码的操作。单击“确定”按钮，以系统管理员Admin身份进入系统管理，可以进行后面的有关操作。

注意事项:在系统运行期间不要更改计算机系统的日期，若需更改，应退出系统，更改后再重新启动并注册登录。学生上机练习请不要为Admin设置密码，并作为上机纪律进行强调，以免严重影响整个教学。

3．设置角色

练习设置记账员这个角色。要注意只有系统管理员才有权设置角色。

执行【权限】—【角色】菜单命令，进入“角色管理”窗口界面。

单击“增加”按钮，输入角色编号;角色名称为记账员。

单击“增加”按钮后再单击“退出”按钮。在“角色管理”窗口界面中可以观察到新增加的名称为记账员的角色。

说明:角色的设置可为财务分工带来便利，如岗位变动后权限的重新设置。

4．增加操作员

注意:只有系统管理员才有权设置操作员。

执行【权限】—【用户】菜单命令，进入“用户管理”窗口，窗口中显示出系统预设的三位用户——姓名:Demo、System、Ufsoft，口令同他们的姓名，都不区分大小写。

单击“增加”按钮，打开“增加用户”窗口。

录入编号，录入姓名，指定所属角色:账套主管。单击“增加”按钮。

按照同样方法，设置实验资料中的其他操作员。

注意事项:指定了用户(操作员)所属某一角色，则该用户权限就与指定角色的权限建立关联，也就是说，角色有什么权限，用户就有相应的什么权限。当然，该用户还可以在权限设置中另外附加其他权限。通过指定所属角色方式，在权限功能下不能直接观察到具体权限，但实际上，角色有何权限，对应的用户已经具有相应权限。改变角色的权限，跟随的用户权限也随之改变。

5．建立账套

注意:只有系统管理员才有权建立账套。

(1)输入账套信息。执行【账套】—【建立】菜单命令，打开“创建账套——账套信息”对话框窗口。

输入账套号:001，输入账套名称，输入账套路径:按默认路径不变，输入启用会计期，输入会计期间。

确认无误后，单击“下一步”按钮，进入“创建账套——单位信息”窗口。

(2)输入单位信息。按给定资料对号录入或选择。确认无误后单击“下一步”按钮，进入“创建账套——核算类型”窗口。

(3)输入核算类型。按给定资料对号录入或选择。确认无误后单击“下一步”按钮，进入“创建账套——基础信息”窗口。

(4)输入基础信息。按资料要求进行勾选。

单击“完成”按钮，系统弹出“可以创建账套了吗?”的确认对话框，单击“是”按钮，稍候片刻，出现“分类编码方案”对话框窗口。

(5)确定分类编码方案。按所给实验资料规定，修改系统默认值。

单击“确定”按钮，进入“数据精度定义”对话框。

(6)定义数据精度。同意默认(因为同实验资料一致)数据精度，单击“确认”按钮。系统提示账套创建成功，如果现在进行系统启用的设置，就单击“是”按钮，如果以后从“企业门户—控制台—基础信息—基本信息”进行系统启用的设置，则单击“否”按钮。注意本处为单击“是”按钮。

说明:设置分类编码方案和定义数据精度可以在系统管理模块中进行设置，也可以在“企业门户—控制台—基础信息—基本信息”中进行。此时系统管理员无权限进入企业门户，但账套主管可以，如果其他操作员有公共目录设置权限也可以。

(7)系统启用。单击“是”按钮后，进入“系统启用”对话窗口。

勾选“GL(总账)”前的方框，弹出日历对话框，单击“确定”按钮，再单击“是”按钮，进行再次确认。

6．设置操作员(包括角色和用户)权限

设置操作员权限也称为财务分工。账套主管自动拥有该账套的所有权限，在建立账套时已经指定账套主管。出纳角色已经在系统中内置相应权限，在设置出纳这个操作员用户时也已经指定其所属角色为出纳，因此出纳操作员已经具备出纳权限。这两个操作员已经符合实验所要求赋予的权限，此处就不需要再设置。

这里还需给制单员、审核员和记账员三个操作员进行赋权。赋权工作可以由Admin完成，也可以由账套主管来完成。下面练习账套主管给这三位操作员赋权。

以账套主管的身份注册进入系统管理。

(1)通过给记账员这个角色赋权给记账操作员赋权的操作。在前面设置记账操作员这个用户时，已经将其所属角色定义为记账员，因此，在这里只需要给记账员这个角色赋权即可达到给记账操作员赋权的目的。

执行【权限】主菜单下【权限】子菜单命令，打开“操作员权限”对话框。选择记账员，单击“修改”按钮。在“增加和调整权限——［角色:1105］”对话框中，打开“(GL)总账”下的“(GL02)凭证”项，在“(GL0205)查询凭证”、“(GL0206)打印凭证”、“(GL020700)科目汇总”、“(GL0208)记账”和“(GL0209)恢复记账前状态”前勾选，接着在“总账”下的“(GL06)期末”和“(GL99)账表”前勾选。

确认无误后，单击“确定”按钮和“刷新”按钮，记账员这个角色所具有的以上权限将自动传递给记账操作员。

注意:用这种方式给记账操作员赋权时，记账的权限在权限窗口中无直接显示。

(2)不通过角色这个环节，直接给制单操作员和审核操作员赋权的操作。

在“操作员权限”对话框中，选择制单操作员，单击“修改”按钮。在“增加和调整权限——［用户:202］”对话框中，勾选“(GL)总账”下“(GL01)设置”，以及“(GL02)凭证”中的“(GL0200)凭证处理”、“(GL0205)查询凭证”、“(GL0206)打印凭证”、“(GL020700)科目汇总”、“(GL0212)摘要汇总表”、“(GL0211)常用凭证”、“(GL0213)凭证复制”项，还要勾选“(GL06)期末”选项中的“(GL15)转账设置”、“(GL1500)转账生成”，最后确定即可。

用同样方法按实验资料要求给审核操作员赋予相应权限。

7．备份和删除账套数据

在D盘(或其他位置)上新建文件夹，取名为ZT001_BAK，将用来存放001账套的备份文件。

以系统管理员的身份注册进入系统管理，执行【账套】—【输出】命令，打开“账套输出”对话框，选择需要输出的账套，若要删除该账套，则还需勾选“删除当前输出账套”。

单击“确认”按钮，出现“压缩进程，请等待”提示，完成后进入“选择备份目标”窗口。

单击下拉列表框，选择需要将账套数据输出的驱动器及所在文件夹，单击“确认”按钮，完成备份。

注意:只有系统管理员Admin才有权进行账套数据的备份和删除。

8．恢复(引入)账套数据

注意:只有系统管理员Admin才有权进行账套数据的恢复(引入)。

以系统管理员的身份注册进入系统管理。

执行【账套】—【引入】命令，打开“引入账套数据”对话框，选择需要引入的账套路径(假如事先备份的数据在“D:\ZT001_BAK”文件夹中存放)。

选择备份账套文件UfErpAct.Lst。

单击“打开”按钮，系统提示“重新指定账套路径吗?”，单击“否”按钮。出现“恢复进程”和“账套引入”提示，最后提示“账套［001］引入成功!”。单击“确定”按钮。

9．修改账套数据

注意:只有账套主管才有权修改账套，不过对账套的修改也是有限的。

以账套主管的身份注册进入系统管理。

执行【账套】—【修改】命令，打开“修改账套”对话框，可以修改的信息高亮显示，不可修改的信息以灰色显示。

修改完成后，单击“完成”按钮，系统提示“确认修改账套了吗?”，单击“是”按钮，接着进入“分类编码方案”和“数据精度定义”修改，最后，系统提示账套修改成功，单击“确定”按钮即可。

10．查询上机日志

注意:只有系统管理员才有权对上机日志进行管理。

以系统管理员的身份注册进入系统管理，执行【视图】—【上机日志】命令。在“上机日志”管理窗口可以对上机所记载信息进行屏幕查看、备份输出、打印输出，以及进行过滤、删除、排序等操作。

11．进行其他操作尝试

设置备份计划，进行年度账的备份、删除和恢复，建立新年度账，结转上年数据，清空年度数据，清除单据锁定和清除异常任务等。

系统管理应注意下列事项:

(1)当账套启用以后，想要在要求的日期进入系统，却出现无法进入的状态，这是什么原因造成的，如何进行更正?

因为账套设置的启用日期与我们需要记账的日期不相符，出现了无法按照记账日期进入系统。这种状态，账套已经启用，没有修改的办法，只能重新建账。

(2)在期初建账时，出现客户没有办法分类的情况，什么原因造成的，如何更正?

客户不能分类，进行辅助核算，主要是因为系统管理—输入基础信息—客户是否分类这个选项没有选定，导致辅助核算系统关闭。可以通过企业门户—控制台—基础信息—基本信息进行修改。

(3)在期初建账时，数据录入时保留的小数点位数过多，什么原因造成，如何更正?

期初余额录入时，数据小数保留过多是因为系统管理—定义数据精度的确定上出现问题，没有选择保留两位数的小数点。可以通过企业门户—控制台—基础信息—基本信息进行修改。

(4)如何解除单据的锁定?

解决办法:系统管理—视图—清除单据锁定—删除工作站的所有锁定—选择相应的单据。

(二)总账系统初始化操作指导

1．启动和注册

(1)启动。单击【开始】菜单，依次指向【程序】—【U8管理软件】—【财务系统】子菜单，最后单击【总账】，进入总账注册界面。

(2)注册。

输入操作员:账套主管。

选择账套:001账套。

选择会计年度，输入操作日期，最后单击“确定”按钮。

2．设置账套参数

单击【设置】菜单下的【选项】，进入“选项”对话框。

单击“凭证”标签页，根据资料的要求进行相应的调整。

单击“账簿”标签页，根据资料的要求进行相应的调整。

单击“会计期间”标签页，确定会计期间(此处只能查看，要修改必须进入“系统管理”)。

单击“其他”标签页，根据资料的要求进行相应的调整。

单击“编辑”按钮，再单击“确定”按钮。

3．设置会计科目

单击【设置】菜单下的【会计科目】，打开“会计科目”窗口。

(1)增加会计科目。单击“增加”按钮，进入“会计科目——新增”对话框。

输入科目编码:100201。输入科目中文名称:人民币。单击“日记账”、“银行账”复选框，其他为默认。

输入完毕，单击“确定”按钮。

单击“增加”按钮。

输入科目编码:100202。输入科目中文名称:美元。选择账页格式:外币金额式。单击“外币核算”复选框，再单击“币种”后的参照按钮，弹出“外币设置”对话框。输入币符:USD。输入币名:美元。单击“确认”按钮。输入“当期日期”的记账汇率:当期汇率，然后单击“退出”回到“会计科目——新增”对话框。单击“日记账”、“银行账”复选框。其他为默认。

输入完毕，单击“确定”按钮。

依次增加“550201工资费用”，“550202办公费用”，“550203折旧费用”，“550204其他费用”，“550301利息”，“550302汇兑损益”，“550303其他”。全部增加完毕，单击“关闭”按钮。

(2)删除会计科目。可以将系统中存在的而企业不需用的科目删除。

单击要删除的科目所在行，再单击“删除”按钮，最后单击“确定”按钮即可。

(3)修改会计科目。

①“现金”科目的修改。单击“现金”科目所在行，再单击“修改”按钮(或直接双击该行)，进入“会计科目——修改”窗口。单击“修改”按钮。单击“日记账”复选框。单击“确定”按钮。

②“银行存款”科目的修改。单击“▲”按钮或先单击“返回”按钮，再单击“银行存款”科目所在行，单击“修改”按钮(或直接双击该行)，进入银行存款科目的修改界面。单击“修改”按钮。分别单击“日记账”、“银行账”复选框。单击“确定”按钮。

③“应收票据”科目的修改。重复单击“▲”按钮或先单击“返回”按钮，再单击“应收票据”科目所在行，单击“修改”按钮(或直接双击该行)，进入应收票据科目的修改界面。单击“修改”按钮。单击辅助核算中的“客户往来”复选框，并选择不受其他系统控制。

④依次修改“应收账款”、“其他应收款”、“原材料”、“库存商品”、“应付票据”、“应付账款”、“应交税金”的下级科目、“利润分配”的下级科目、“生产成本”的下级科目、“主营业务收入”、“主营业务成本”。

⑤全部修改完毕，单击“退出”按钮。

4．指定会计科目

在“会计科目”窗口中，单击【编辑】菜单下的【指定科目】，进入“指定科目”对话框。

单击“现金总账科目”单选按钮，在“待选科目”中选取“1001现金”科目。

再单击“＞”，“1001现金”科目就到“已选科目”，这时该科目被指定为现金总账科目。

单击“银行总账科目”单选按钮，在“待选科目”中选取“1002银行存款”科目，再单击“＞”，“1002银行存款”科目就到“已选科目”，这时该科目被指定为银行总账科目。

5．设置凭证类别

单击【设置】菜单下的【凭证类别】，进入“凭证类别预置”窗口。

单击“收款凭证付款凭证转账凭证”单选框。单击“确定”按钮，进入“凭证类别”对话框。单击“增加”按钮。双击“收款凭证”所在的“限制类型”栏，出现下三角按钮，再单击下三角按钮，选择“借方必有”，双击“限制科目”栏，直接输入或参照输入“1001，100201，100202”。

同样的方法将“付款凭证”的“限制类型”设为“贷方必有”，“限制科目”设为“1001，100201，100202”;将“转账凭证”的“限制类型”设为“凭证必无”，“限制科目”设为“1001，100201，100202”。

单击“退出”按钮。

6．设置结算方式

单击【设置】菜单下的【结算方式】，进入“结算方式”窗口。

单击“增加”按钮。输入结算方式编码及结算方式名称，并选择是否为票据管理的标志。

当输入完成一种结算方式后，单击“保存”按钮，便可保存此种结算方式，并在左边部分的树形结构中显示。

单击“退出”按钮。

7．设置数据权限

(1)设置记账操作员的查账权限。单击【设置】菜单下的“数据权限分配”，打开“权限浏览”界面。确定选择“记录”单选框，“业务对象”为“科目”。在“用户及角色”中，单击选择“记账操作员”。单击“授权”按钮，打开“记录权限设置”对话框。将【制单】复选框中的“√”取消，确定“查账”复选框中有“√”(对查账权限进行设置)。

再单击“＞＞”按钮，将左边的科目全部选到右边“可用框”中。

单击“保存”按钮后，单击右上角的“×”退出。

(2)设置出纳操作员的查账权限。确定选择“记录”单选框，“业务对象”为“科目”。

(2)注册。

输入操作员:账套主管。

选择账套:001账套。

选择会计年度，输入操作日期，最后单击“确定”按钮。

2．设置账套参数

单击【设置】菜单下的【选项】，进入“选项”对话框。

单击“凭证”标签页，根据资料的要求进行相应的调整。

单击“账簿”标签页，根据资料的要求进行相应的调整。

单击“会计期间”标签页，确定会计期间(此处只能查看，要修改必须进入“系统管理”)。

单击“其他”标签页，根据资料的要求进行相应的调整。

单击“编辑”按钮，再单击“确定”按钮。

3．设置会计科目

单击【设置】菜单下的【会计科目】，打开“会计科目”窗口。

(1)增加会计科目。单击“增加”按钮，进入“会计科目——新增”对话框。

输入科目编码:100201。输入科目中文名称:人民币。单击“日记账”、“银行账”复选框，其他为默认。

输入完毕，单击“确定”按钮。

单击“增加”按钮。

输入科目编码:100202。输入科目中文名称:美元。选择账页格式:外币金额式。单击“外币核算”复选框，再单击“币种”后的参照按钮，弹出“外币设置”对话框。输入币符:USD。输入币名:美元。单击“确认”按钮。输入“当期日期”的记账汇率:当期汇率，然后单击“退出”回到“会计科目——新增”对话框。单击“日记账”、“银行账”复选框。其他为默认。

输入完毕，单击“确定”按钮。

依次增加“550201工资费用”，“550202办公费用”，“550203折旧费用”，“550204其他费用”，“550301利息”，“550302汇兑损益”，“550303其他”。全部增加完毕，单击“关闭”按钮。

(2)删除会计科目。可以将系统中存在的而企业不需用的科目删除。

单击要删除的科目所在行，再单击“删除”按钮，最后单击“确定”按钮即可。

(3)修改会计科目。

①“现金”科目的修改。单击“现金”科目所在行，再单击“修改”按钮(或直接双击该行)，进入“会计科目——修改”窗口。单击“修改”按钮。单击“日记账”复选框。单击“确定”按钮。

②“银行存款”科目的修改。单击“▲”按钮或先单击“返回”按钮，再单击“银行存款”科目所在行，单击“修改”按钮(或直接双击该行)，进入银行存款科目的修改界面。单击“修改”按钮。分别单击“日记账”、“银行账”复选框。单击“确定”按钮。

③“应收票据”科目的修改。重复单击“▲”按钮或先单击“返回”按钮，再单击“应收类别;单击“增加”按钮，进入“增加客户档案”对话框;输入客户编码;输入客户简称;输入税号;输入开户银行;输入银行账号;单击“保存”按钮;最后再单击“退出”按钮退出“客户档案”界面。

12．设置供应商档案信息

单击“编码档案”菜单下的“供应商档案”，进入“供应商档案”界面;单击选择左边的供应商类别;再单击“增加”按钮，进入“增加供应商档案”对话框;输入供应商编码;输入供应商简称;输入税号;输入开户银行;输入银行账号;单击“保存”按钮后，再单击“退出”。最后再单击“退出”按钮退出“供应商档案”界面。

13．录入期初余额

单击【设置】菜单下的【期初余额】，打开“期初余额录入”界面。

分别单击科目所在的“期初余额”栏，输入期初余额。

若为辅助核算科目，则双击该科目的“期初余额”栏。

(1)“应收票据”科目。

双击该科目的“期初余额”栏，打开“客户往来期初”对话框;单击“增加”按钮;单击“日期”栏后的参照按钮，打开“日历”，选择输入(或直接输入);双击“凭证栏”，单击“参照”按钮，打开“凭证号参照”;输入选择类别;输入凭证号;单击“确定”按钮，或直接输入;双击“客户”栏，单击“参照”按钮，打开“参照”，双击选择;单击“金额”栏，输入金额;双击“业务员”栏，单击“参照”按钮;打开“参照”，双击选择或直接输入;单击“票号”栏，输入票号;双击“票据日期”栏，直接或参照输入;单击“增加”按钮，以同样的方法输入其他信息，当全部信息输完后单击“退出”。

(2)按以上方法录入“应收账款”科目、“其他应收款”科目、“应付账款”科目的期初余额。

期初余额全部输入完毕，单击“试算”按钮，若试算不平衡，则检查输入有误的地方，直接修改后再试算一次，直到试算平衡为止。

在“期初余额录入”界面，单击“对账”按钮，进入“期初对账”界面。

单击“开始”按钮，当显示对账完毕时，再单击“退出”按钮，退出“期初余额录入”界面。

14．支票登记簿

单击【系统】菜单下的【重新注册】;以出纳的身份重新注册进入总账系统;依次单击【系统菜单】—【出纳】—【支票登记簿】。单击“增加”;在“领用日期”栏输入(或参照输入);双击“领用部门”栏，参照输入(或直接输入);双击“领用人”栏，参照输入(或直接输入);单击“支票号”栏，输入;单击“预计金额”栏，输入;单击“用途”栏，输入:培训学习;单击“保存”按钮后，再单击“退出”按钮。

总账系统初始化应注意下列事项:

(1)在日常账务时，作废补做的凭证由于凭证编号与日期不匹配，造成无法插入，是什么原因造成的，如何修改?

由于在设置总账业务控制参数时，设置凭证是序时系统编号的，那么重做的凭证日期靠前，但是系统编号靠后，导致矛盾出现，没有办法插入。修改时单击【系统菜单】下的【设置】—【选项】，打开选项窗口，在凭证选项栏中解除制单序时控制和系统编号两个选项即可。

(2)期初余额录入时，出现试算不平衡的情况，是什么原因造成的，如何处理?

通常情况下是由于数据录入出现问题，将小数点看成数据分隔符、错位、上下行看差等原因造成，录入期初余额时，一定要认真仔细。