会计信息系统对会计实务工作的影响

第六节　会计信息系统对会计实务工作的影响

在传统手工环境下，会计人员所做的大部分工作是由“前计算机思维”发展而来的，如手工环境下的会计处理流程大概是由几百年前帕乔利记录下来的，至今仍然没有发生根本上的改变。但是自计算机诞生，并伴随着计算机及其网络技术在会计领域的广泛应用，使传统会计经受了前所未有的冲击和影响。下面我们概括分析一下会计信息系统对会计实务工作的一些主要影响。

1．对会计实务未来发展的影响

会计作为一种特定的“商业语言”，在实务中，可以对企业经营活动中关于价值量的创造、转移、变动和分布的信息及其情况进行分析和反映。但是随着IT技术的发展，这种商业语言中的一些核心词汇，如记账凭证、账簿和报表等的作用将可能会逐渐淡化甚至消亡。首先，由于企业信息化的实现，使得会计信息源和信息表示结构将由一元走向多元化，即原来会计工作中需要通过记账凭证形式获取的信息甚至可能会直接来源于各种业务过程。记账凭证作为手工环境下重要实体的作用将逐步淡化直至消亡；其次，由于传统会计报表过于精简且不能及时发布，而且整个会计期间的所有活动被高度概括在会计报表中，如果将会计报表作为信息源进行有关分析，就好比为管中窥豹，只能看到可用信息的一小部分。而从另一方面讲，由于网络和数据库技术的发展和应用，各级管理者和投资者可能无须去等待会计工作者们历尽艰辛所提供的滞后且不全面的账表信息，他们可以随时且实时地通过企业网访问存储于会计信息系统中的共享信息。因此有分析人员预言，一旦资产提供者能实时访问企业的数据库，他们将可能会对年度的会计报表失去兴趣。因此，随着信息化的发展，代替会计证、账、表的将可能是原始信息、加工信息及分析决策信息等之分，而代替传统会计中制作凭证、记账、结账和出报表等工作的将可能是纯计算机意义上信息收集、存储、传递、处理、加工及打印等环节。

2．对传统会计簿记含义的影响

上面我们已经分析了会计“商业语言”中“账簿”可能存在功能淡化甚至消亡的趋势，但那毕竟分析的只是一种潜在的演变趋势。那么在现实中，应如何来看待会计信息系统对账簿含义的冲击呢？

首先，我们应当理解用于传统会计簿记的账簿本质是什么。账簿是会计账户的表现形式，而会计账户是以会计科目为标志开设的，会计科目是经济业务按经济性质进行的科学分类，会计账户是会计科目的内容组织形式。所谓“总账”是用于反映该科目总括性（通常由期初、期末余额和累计发生额指标来反映）信息的账户，而“明细账”则用于反映业务发生明细性（包括发生日期、科目对应关系、发生额、业务性质等指标）信息的账户。

传统会计的簿记是以“账簿”的形式记载在纸介质上的，是固定的。一经记载，其信息格式和内容都不会变化，若要修改也只能是有痕迹的。因此，传统的“账簿”，由于其特点，它同时将“账户”的“记载”和“反映”双重功能集于一体，具有较强的直观性；但在会计信息系统中，所有的会计数据都是存储在磁性介质的数据库文件中的，会计凭证输入后首先存储在记账凭证库文件中，由于计算机计算速度快，所以从记账凭证库文件中检索出某会计账户的所有流量记录，并计算出当前发生额合计以及计算当前余额的时间可以忽略不计，因此会计信息系统中的会计账簿不再承担按会计账户分类存储会计分录数据的功能，而是一种实时的按会计账户格式要求输出的结构化会计信息。“账户”职能通过两个过程来完成：首先它要把相关分类信息以电子数据库的形式（有些可能被同时分散在多个数据库中）记载在磁性介质上，信息在数据库中的存储格式绝不同于传统会计的账簿格式，人是不可以直接识别的，这只是完成了“账户”的记载行为；其次为了满足人们以“账簿”形式进行信息显示查询需要，系统中保存了“账簿格式程序”。当人们需要查询账簿时，系统瞬间由“账簿格式程序”在相关数据库中进行有针对性的检索、查询和信息组织，然后再以“账簿”的格式形式显示出来，从而完成“账户”的反映功能，被输出的账簿可以采用三种表现形式，即屏幕显示输出各类账簿（输出账簿信息后不留下实物形态的账册，称之为软拷贝，一般在查询账簿时用），打印输出各类账簿（称之为硬拷贝，一般用于审计要求保存的账簿），账簿的磁盘文件输出（将会计账簿数据组织成数据文件，可供其他软件系统使用，称之为文件拷贝）。因此从这个意义上说，在手工环境下的账簿是实实在在存在的实物，而在计算机会计信息系统中，只有“账户”（以数据库形式存在）而没有“账簿”，如果一定要用传统“账簿”含义来理解的话，也可以把传统手工账簿与会计信息系统中的账簿理解为是“静”与“动”的关系，传统手工环境下的“账簿”是静的“实物”，而计算机系统中的“账簿”是个瞬间完成的“动态过程”，至于人们常谈的什么“订本式”、“单页”式等并不是二者之间的本质区别。

也正是由于上述原因，在会计信息系统的应用中，我们才会看到，账簿中不仅信息的组织内容可以变，而且账簿的格式也可以变，甚至可以反映出还未“记账”的凭证信息。账簿可以进行“无痕迹修改”，可以进行“反记账”等操作。

3．对记账、结账、对账及会计报表期间概念的影响

会计信息化后，会计账簿不再作为分类存储会计账户数据的载体，而是一种“实时账”，与之相应的记账、结账、对账等概念也发生了变化。在会计信息系统中不需要做总账与明细账平行登记等登账工作，记账的主要功能是对审核通过的记账凭证做上标记，表明该张凭证已入账，不允许再修改或只能留有痕迹的修改。结账的主要功能是检查本期核算工作是否完成，例如输入的凭证是否全部审核入账，会计报表是否编制完成等。结账表示本期会计工作完成，不能再输入本期凭证，做月末结账标志，为下期会计核算工作做准备，如凭证重新编号等。对账的主要功能是与银行和往来账户的账目核对或账目与实物的核对，不需要再做账证、账账、账表核对。

另外，会计信息系统也使会计报表的编制不受时间的约束，或者说会计信息系统可随时提供实时的会计报表信息。会计报表真正成为报表信息使用者能及时使用的会计信息资料。

4．对会计工作组织的影响

会计工作的组织，包括会计人员成分的组成和会计工作机构的组织。由于会计信息系统在信息处理方面，无论是工具、技术、流程，还是理念等方面，都与传统会计有着本质的不同，所以在会计工作的组织方面也有着本质的不同。

首先，在人员组成方面。传统会计中是清一色的会计人员，工作责任由级别决定；而在计算机会计信息系统中，除会计人员外，还需要有计算机软、硬件方面的操作和维护人员，以及系统分析与设计人员等。他们的分工和职责也不同于传统会计情况，而且对知识结构的要求也有很大的变化。

其次，在机构组成方面。在手工环境下，为了适应手工会计的处理特点，合理地分摊人工的工作量，一般是以会计业务的不同内容作为会计工作的组织依据的。通常会将会计工作组织机构划分为材料、成本、工资、资金、综合等专业组。对原始的会计数据，按照不同的性质和用途，分别由不同的专业组或岗位来进行转抄与加工。各专业组（工作岗位）之间通过信息资料的传递和交换来建立联系，并相互稽核和牵制，以保证系统的正常运转。由于缺少共享的数据平台，所以在手工环境下，对相同会计数据的低效率转抄和重复加工是不可避免的，由此导致了大量的人为差错。因此，在手工环境下产生了许多带有明显手工处理特征的错误校对方法和人工修改方法，如账账核对法、账证核对法及平衡校验法等等；而在计算机会计信息系统中，原来分散由不同业务组及业务岗位进行的会计核算工作，改由会计信息系统统一集中完成。所以在会计信息系统中，会计工作的组织是以数据的不同形态为基本依据的。一般将会计的组织结构划分为数据（信息）收集组、凭证编码组、数据处理组、信息分析组、系统维护组等。随着被加工会计数据的形态转换，各个专业组行使各自的职能。由于会计信息系统的数据加工过程被建立在统一的一个基础数据平台之上，所以原始数据只需录入一次，就可以实现高度共享。会计信息系统对会计数据的加工过程基本都由计算机自动来完成，人工干预很少，因此只要原始数据录入正确，一般不会发生数据库之间信息不符的情况。所以在计算机会计信息系统中，原来手工环境下的那些带有明显手工特征的很多数据校验方法，都将变得不再重要或没有必要。

5．对内部控制机制的影响

内部控制机制又称为内部牵制机制，它是会计系统安全性、可靠性和正确性的保证机制。

在手工会计系统中，人是系统的主要因素，所以内部控制的出发点都是以人为控制目标展开的。具体措施是：通过凭证的传递流程选择控制点，规定每个工作点应完成的任务，然后进行相互校检与核对以保证数据的正确性。如账证核对法、账账核对法、账实核对法，以及各种签名控制措施等都是这种原理；在计算机会计信息系统中，由于数据处理技术的变化，使得系统的结构和运行机制各个方面都发生了根本性的变化。原来只是以人为控制对象的内部控制机制，需要转化为同时以人和计算机系统为对象进行控制。由此产生了以人为主要控制对象的一般控制和以计算机系统为主要控制目标的应用控制相结合的全面控制机制。具体的措施是：根据计算机会计系统的特点，一方面需要建立起新的、完善的、适合计算机特点的岗位责任制和严格的内部控制制度。另一方面在系统的各个运行环节需要设置有效的密码权限验证机制和数据自动校验机制，以及时发现操作权限及加工数据等方面的真实有效性问题。如对注册进入系统或进入重要的模块时，设置密码验证措施；对输入的凭证设置科目合法性、业务日期合法性以及凭证借贷总平衡自动校验措施；等等用的都是这方面的原理。

6．对会计数据处理流程的影响

数据处理流程反映了数据从产生、传递到处理、审核以及存档的整个过程。

手工数据处理过程为：填制和审核会计凭证→登记账簿→编制会计报表。这一过程被称为会计核算组织程序或账务处理程序。由于各单位经济业务性质、管理方式、规模和业务数量不同，为了适应不同的特点，在手工环境下设计了科目汇总表、汇总记账凭证等不同的会计核算组织程序。这些程序基本的区别是在于登记总账的方法不同。另外在手工环境下，为了提供详略不同的会计信息，设置了总分类账和明细分类账。总分类账和明细分类账采用平行登记的方法记录。由于明细账记录的是逐笔的业务信息，而总分类账中记录的是相应的合计值，所以总分类账中的信息是非独立的。在手工系统中，总分类账之所以有存在的价值，是因为总账对整个账簿体系起着统驭和控制的作用。通过总账与明细账之间的对账，可以发现记账中的问题及时加以纠正。这种通过低效率、重复处理来换取数据处理的正确性和可靠性，是传统会计数据处理流程的一个特点。对于发生的账簿登记错误，手工系统分别采用画线更正、红字更正、补充登记等留有痕迹的修改方法，以便为日后的查证提供方便。

计算机会计系统的数据处理流程与手工流程有相似之处，但具体的处理环节和内容又有自己的特点。在计算机会计系统中，日常会计数据的处理表现为：

（1）人工采集并进行标准化处理，然后输入到计算机记账凭证库中。需要说明的是，随着计算机网络技术的发展和普及，以及经济业务的规范化，会计信息系统的原始数据采集过程逐步可以实现在业务发生点直接写入计算机中，然后通过计算机网络传输到会计部门，再经会计人员确认后自动生产会计凭证；

（2）经审核后由计算机集中、自动进行记账处理。这里的记账处理，是指由计算机根据各总账、明细账、日记账以及各种备查账的数据要求，从凭证库中进行筛选、分类、计算、汇总等一系列加工处理，然后将加工后的分类数据分别转入到各相应账、表数据准备库中；

（3）当需要查询或输出账、表时，由计算机根据使用者的需要，调用相应的账、表格式程序，并从相关的数据准备库中瞬间检索数据，再依人们熟习的账、表格式输出各种会计信息。当查询或打印结束后，重新恢复为原来的数据库存储格式。

我们可以通过以下的一张简图来概括这一处理过程，如图1-21所示。

图1-21　计算机账务数据处理流程

从上述过程看，在计算机会计信息系统中，类似于手工环境下的证、账、表，在计算机系统中实际上并不存在。证、账、表所需的数据平时都是以数据库文件的形式保存在计算机磁介质上的。当需要查看或打印这些证、账、表时，执行相应的会计信息输出功能，系统按照事先设计好的格式程序自动从相关库文件中进行筛选、分类、计算和汇总，实现取数过程，然后再按照规定的格式以传统证、账、表的形式在计算机屏幕上显示或在打印机上打印出来。

在计算机环境下，除输入以及个别加工处理过程中需要极少必要的人工干预（如凭证审核、手工银行对账等）外，数据的整个处理过程几乎都是由计算机集中自动完成的，所以发生数据错误的几率极少。因此在计算机会计系统中没有必要采用平行登记的方式来进行登账。来源于记账凭证中的数据在记账时不再重复处理，而是直接记录于各分类账（数据准备库）中。分类账也没有必要区分总分类账和明细分类账。从而调整和取消了由于手工操作特点而人为增加的诸多重复环节，使数据处理流程更加简捷、合理。

7．对会计数据存储方式的影响

在手工环境下，信息的载体是由纸张构成的单、证、账、表。纸介质记录的信息转抄困难，这是手工账务工作量大的主要原因。但纸介质记录的内容具有很强的证据性，这一点又是其他介质不具备的优点。

在计算机会计系统中，数据以库文件的形式存放在以磁介质为主的载体上，人们不能直接识读。当需要查看时，要通过专门的计算机程序瞬间检索和组织数据，然后再以人们熟悉的格式显示或打印出来。所以在计算机系统中需要增加专门的信息输出功能。

磁介质记录的信息具有信息量大、复制和删除方便、检索查找迅速等优点，但同时也具有修改删除难以保留痕迹的特点。所以，如何采取措施来明确操作的责任，是开发计算机会计信息系统需要慎重考虑的问题。一般来说，保留痕迹的目的主要就是为了明确责任，如果能够通过其他的计算机方式明确责任，实际上也就相当于留出了所谓的“痕迹”。

8．对会计数据及其采集方式的影响

在手工环境下，为了方便会计人员辨识，大多数会计数据都以中文名称直接表识，很少使用编码。另外由于习惯不同，即使是采用中文名称，对会计数据的命名也有很大的随意性；而在计算机系统中，为了适应计算机的特点，所有数据都必须要进行规范化、编码化。

会计信息系统的原始数据录入工作，目前大部分还需要人工来承担，由于计算机系统的数据处理具有一次录入、多次共享的特点，因此对人工录入的会计数据应设置尽可能完善和有效的校验方式。因为在计算机环境下，有一条重要的定律，即是：“输入的是垃圾，输出必定是垃圾”。当然，随着互联网技术的广泛应用，企业业务和财务将逐渐会变得一体化，人们可以借助先进的数据采集工具（如光电扫描仪、条形码扫描仪等）和计算机网络平台，在完成业务数据采集的同时，也会同步完成大容量原始数据的传输工作，这样不仅可以节省数据的采集时间和成本，而且也会极大地提高数据采集的准确性。实现原始会计数据的电子化采集，是会计信息化未来发展的方向。

9．对会计核算形式和方法的影响

在手工方式下，会计核算形式和方法的使用，并不全是由于会计数据处理本身所要求的。而许多只是为了减少或简化人工的工作量而设置或选择的。如总账开设个数及明细账开设级次的选择，手工账务处理程序的选择（有记账凭证式、日记总账式、汇总记账凭证式、科目汇总表式、多栏日记账式等五种之多）、固定资产折旧方法的选择、存货计价方法的选择等等，无不考虑到了人工工作量大小的问题；而在计算机系统中，由于计算机具有运算速度快和存储容量大的特点，因此无论在时间上（运算速度）还是在空间上（存储量），都解除了人们对会计核算形式和核算方法的使用和选择顾虑。可以说，只要符合国家会计制度规定，就可以围绕会计系统的目标，对手工会计核算的形式和方法进行改造和创新。通过创新，设计出更加合理，更加适合计算机处理特点，效率更高，计算更精确的会计核算形式和核算方法。

10．对会计职能的影响

在手工环境下，由于受许多因素的制约，会计数据的收集和加工严重滞后，对会计信息的利用也大多停留在会计业务的事后反映上，很难谈得上进行事中管理和事前预测。大部分的预测、决策工作需要靠管理者个人的主观判断来进行。

而在计算机会计环境下，随着互联网技术的广泛应用，对互联网环境下各种会计信息的搜集可以实现动态化和实时化。无论是企业外部的数据，还是企业内部的数据，一旦业务发生，都可以及时地传递到计算机财务管理中心，并几乎在同一时间得到加工和处理，及时以各种会计账簿和报表的形式传递到企业的主页上或送到有关管理决策部门。所以在计算机会计信息系统中，会计的事中管理和事前预测职能可以得到充分的发挥和施展。借助计算机系统的强大分析平台，管理人员可以将大量已有的会计管理模型（如最优经济订货批量模型、多元回归分析模型等）在计算机中加以实现，与此同时还可以不断研制新的管理模型，使管理人员从模型分析中迅速获取大量有效的管理方面信息，然后准确、及时地进行会计的预测和决策工作。

11．对企业财务和业务整合的影响

在手工环境下，由于缺少共享的基础数据平台和有效的数据传递渠道，企业的财务与业务部门之间很少有横向的数据联系。即使是有一些必要的联系，也往往是被动、按照手工方式缓慢、低效率地进行，等到数据被传递和加工后，信息的时效性已大打折扣。因此通常是用于反映过去，而很难用于管理现在和预测未来。

在计算机会计信息系统中，基于强大的计算机及其网络平台，企业的财务和业务可以实现全面的协同处理。它具体表现在两个方面：首先是企业财务与企业内部业务的协同。企业内部的业务流程很多，如以购销链为主的物流和以生产管理为主的生产流等等，在这些内部业务流程中，所产生的业务信息可以与资金流管理信息实现有机、实时地协调处理；其次是企业财务与企业外部业务的协同。企业外部的业务包括：销售与催账、询价与采购、银行对账与结算等等。在企业的经营供销链上，每一项业务的发生，所产生的财务信息都可以及时地传递到会计信息系统中得到处理，并能将有效的处理结果迅速反馈到外部业务流程中，从而实现企业财务与外部业务的协同。

会计信息系统理论的产生和发展，是会计学发展史上的一次重大革命。正如前面所言，它对传统会计学的冲击影响是巨大的、全方位的。它的影响目前恐怕只是初步显现，而更深层次的冲击和影响，还有待于我们密切关注！