二、账务处理系统的开发目标
在会计信息系统中,会计数据的处理流程、处理方式、内部控制方式及会计组织机构等方面,均与手工处理有很多不同。手工处理方式下的某些做法与环节,在计算机处理方式下可能成为多余,但在手工处理方式下不需要的环节和做法,在计算机方式下有些可能却是必不可少的。因此,不能将手工方式下的会计业务流程原封不动地搬到计算机会计信息系统中来,只有从账务处理系统的目标出发,结合计算机的特点,充分发挥计算机的优势才能突破长期手工处理所形成的定式,设计出适合计算机处理特点,且效率更高、处理流程更合理的系统。在计算机环境下,账务处理系统的开发目标主要包括:
(1)建立起适应计算机核算的账簿文件体系(通常称为“账套”)。这些文件包括如科目代码、期初余额、科目余额及发生额等基本数据库文件和其索引文件;
(2)及时、准确地采集和输入各种凭证,并且检验无误,确保进入账务处理系统数据的正确性和完整性;
(3)能随机输出某个时点任意会计科目的各类余额和发生额,能随机输出某个时期内任意会计科目发生的所有业务;
(4)能随机输出各个期间的各种账表信息;
(5)建立账务系统与其他系统之间的数据接口,实现数据的及时传递和实时共享;
(6)对系统进行数据备份,并为企业内外部审计人员留下必要的审计线索。
除此之外,为充分发挥计算机数据处理优势,增强账务处理系统的核算和辅助管理功能,有些会计软件还在账务处理系统的设计目标中增加了往来、部门、项目、个人往来以及自动转账等方面的核算功能。这些辅助功能的补充,将会更加增强账务处理系统在会计核算与管理中的作用。
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