计算机会计信息系统的功能结构及其数据传递关系是怎样的

6.计算机会计信息系统的功能结构及其数据传递关系是怎样的？

答：（1）计算机会计信息系统的功能结构

会计信息是企业生产、管理决策中使用最多的信息，在现代企业决策中处于中心和主导地位。会计信息系统是一个组织、处理会计业务并为企业管理者和决策者提供财务信息、定向信息和决策信息的实体，它通过收集、加工、存储、传输和利用会计信息，对经济活动进行反映和控制。会计信息系统是在企业信息系统中占有重要地位的一个子系统。由于会计是以货币的形式反映和监督企业整个生产经营活动过程，因此会计信息系统反映的内容涉及供、产、销每个环节，企业的每个部门及员工。会计信息系统在企业管理信息系统中的重要地位，是由它本身的特点决定的。

会计信息系统从企业的采购、存储、设备管理、人力资源管理、生产加工、销售等生产经营部门中采集有关原始数据，审核无误后据以编制相应的分类文件和记账凭证。系统依据这些原始凭证、分类文件和记账凭证，登记会计账簿。其中银行存款日记账与银行提供的对账单核对，生成银行存款余额调节表（银行对账单文件）；应收账款、应付账款文件与各个供应商和客户核对，并据以结算款项。系统最终的“产品”是财务会计报告，报送给决策者。

在会计信息系统内，各种数据的流程如图1-3所示。

一个计算机会计信息系统的功能通常由其软件所包含的功能模块决定。我国常用的会计核算软件通常包括：账务、报表、工资、固定资产、存货、购销、往来、成本核算等功能模块。其中账务、报表是核心功能模块，如图1-4所示。

（2）计算机会计信息系统中各子系统间的数据传递关系

在计算机会计信息系统各项功能性子系统中，账务处理子系统通常作为中心子系统，集中管理其他各子系统的数据，因此也叫做总账系统。账务处理子系统以记账凭证（包括其他子系统转来的记账凭证）的格式输入数据。其任务是记账、算账、对账、转账、结账等工作，主要输出账务处理系统一级科目的总账平衡表和各级会计科目的明细账、日记账等。

图1-3　企业计算机会计信息系统数据流程示意图

图1-4　计算机会计信息系统功能构成示意图

会计报表子系统是整个系统最主要的输出口，其主要功能是从账务处理系统中提取数据，生成对外会计报表（如资产负债表、利润表、现金流量表等）和对内会计报表（如成本表、部门核算表、产品核算表等）。

工资核算子系统完成工资的计算、工资费用的汇总和分配等工作，生成工资结算单、工资条、工资结算汇总表、票面分解一览表、职工福利费计提分配表、个人所得税计算表等，并可自动编制转账凭证传递给账务处理子系统。

固定资产管理核算子系统实现固定资产的卡片管理、固定资产增减变动核算、折旧的计提与分配等工作，生成固定资产卡片、固定资产统计信息表、固定资产登记簿、固定资产增减变动表、固定资产折旧计提表等，并可自动编制转账凭证传递给账务处理子系统。

存货管理核算子系统有广义和狭义之分。广义的存货管理子系统包括存货的购、销、存等各个经营环节的管理核算；狭义的存货管理子系统则仅包括原材料购进后的存储（生产准备阶段）和完工产成品的存储（销售准备阶段）的管理核算功能，此时需另行建设存货购销管理核算子系统。狭义存货管理子系统应能及时准确地反映存货的入库情况和在按计划成本计价的情况下应能自动计算和分配存货成本差异、生成存货成本差异表及暂估存货明细表等。在按实际成本计价的情况下，应能分别以分批确认法、先进先出法、后进先出法、一次加权平均法和移动加权平均法计算发出存货和结存存货的成本。及时反馈各种积压和短缺存货信息，生成存货明细账和存货库存信息表、积压短缺存货一览表等。能进行材料费用的分配，生成材料费用分配表，并可自动编制转账凭证传递给账务处理子系统。

购销管理核算子系统，也可分成采购管理核算子系统和销售管理核算子系统。包括存货的购进（供应阶段）和存货的销售（价值实现阶段）等阶段的管理核算功能。该子系统应能及时准确地反映原材料（或商品）采购业务过程中发生的各项费用、税金、应付款项等情况和产成品（或商品）销售业务过程中发生的费用、税金和应收款项等情况；生成原材料（或商品）采购明细账、在途原材料（或商品）明细表、产成品（或商品）销售明细账等，并可自动编制转账凭证传递给账务处理子系统。

往来管理核算子系统是一个和购销管理核算子系统紧密相连的子系统。为了明确与购进或销售管理子系统的关系，其自身有时又分成应收账款管理核算子系统和应付账款管理核算子系统。该系统应能实现对采购过程（有时还包括其他相关环节）发生的应付款项和销售过程（有时也包括其他相关环节）发生的应收款项的核算；生成应收账款和应付款项明细账，并能通过账龄分析等技术方法确定各客户的信用等级，按照预先的设定编制应收账款催收一览表。目前世界上较为成熟的计算机会计信息系统中，往来管理子系统是一个与账务处理系统同等重要的核心子系统，管理企业业务中最为复杂的与外部的往来事务。在我国，往来管理核算子系统尚未形成较为稳定成熟的模式；有些商品化会计核算软件将往来管理核算子系统和账务处理子系统做在一起，有些则分开；有些可以自动编制转账凭证传递给账务处理子系统，有些则不行；有些与账务处理子系统的数据有钩稽关系，有些则没有，这都是需要注意的。

各功能模块之间的数据关系如图1-5所示。

成本管理核算子系统实现生产过程中各种费用的归集和分配，及时准确地计算出产品的总成本和单位成本，并可自动编制转账凭证传递给账务处理子系统。由于各个具体企业的产品生产流程各异，费用的归集和分配方法差异很大，因此开发设计广泛适用的通用成本管理核算子系统比较困难。

从数据流程的角度看，上述各子系统大致上可以分成三类：第一类是专为其他子系统提供数据的，如工资子系统、固定资产子系统、存货子系统和往来子系统等；第二类是主要从其他子系统中提取数据作进一步加工处理专门负责输出信息的，以报表子系统最为典型；第三类是既从其他子系统中提取数据，也向其他子系统中输送数据，自己还有独立的数据输入，这以账务处理子系统最为典型。

图1-5　计算机会计信息系统各功能模块之间的数据关系示意图

在上述各子系统中，账务、报表、工资等子系统的通用程度最高，因此最适于选购商品化软件，而成本核算等子系统和其他一些与本单位业务特殊性联系紧密的管理核算软件，则需考虑进行专项开发或在商品化软件的基础上进行二次开发，以满足本单位的需要。