什么是工作表和期间报表如何浏览

7.什么是工作表和期间报表？如何浏览？

答：（1）工作表和期间报表

初学者往往把“工作表”与“各期间的会计报表”混淆。为了搞清这两个重要概念，让我们从归纳手工会计报表的编制原理开始。

①手工会计报表与会计电算化系统报表的对比分析。在手工会计中，会计报表的编制需要三个条件：

A.空白的会计报表表格。

B.掌握会计报表编制方法的人。

C.会计数据。

将这三者进行正确的组合，就能编制出所需的会计报表。而且，每次编制会计报表时，都缺一不可。在这里，空白的会计报表表格是消耗性材料，当做一个工作平台；编制方法是流程、操作；会计数据是数据源。如图3-14所示。

图3-14　手工会计报表编制原理示意

在会计电算化系统中，会计报表的编制只需要两个条件：工作表和会计数据。这两个条件与期间会计报表的编制关系如图3-15。

图3-15　会计电算化系统中的会计报表编制原理示意

对比两个示意图，可知会计电算化系统中的“工作表”代替了手工会计中的“编制方法”和“空白报表”。但这不是简单代替：首先，会计电算化系统中的“工作表”是不消耗的；而手工会计中的“空白报表”是消耗的；其次，会计电算化系统中的“工作表”可以离开制作者（即掌握会计报表编制方法的人）单独运行，而在手工会计中却离不开掌握会计报表编制方法的人。

打个比方，可以把“工作表”比做机器，把“期间会计报表”比做产品。每台机器可以按照需要生产所需数量的产品。

当操作者定义报表时，呈现在屏幕上的是定义报表的窗口，窗口内的区域就是工作表。所以，工作表也可以理解为正在工作的表。工作表中横向和纵向直线交叉，形成网格线。网格线将整个工作表分成行和列的交叉单元格，一个单元格就是一个表元。

网格线不是报表的一部分，只在定义和查询报表时起辅助定位作用，由操作者决定显示或不显示。

横向网格线之间的区域称为行，行从上到下用1～2000之间的数字表示。

纵向网格线之间的区域称为列，列从左至右用A、B、…、Z、AA、AB、…、CV之间的英文字母表示。

表元用列号加行号表示，例如，A1表示第A列、第一行交叉形成的表元，AB100表示第AB列、第100行的表元。

表元是最小的操作单位，可以设置表元四周的边框线，可在表元中填入文字、数字以及运算公式。在编制会计报表时，这些文字和数字将复制到期间会计报表相应的表元中；运算公式的计算结果也将填写到期间会计报表相应的表元中。

按照所设置的打印纸型，屏幕上的工作表可分成若干页，与打印纸对应。工作表的页与页之间用虚线分开，称为分页线。操作者可调整每页表的大小和分页情况，使它适合实际的打印纸。

②工作表中的几个重要概念。

A.当前表元与表元指示框。对于当前操作的工作表元，用一个黑色粗框表示，叫表元指示框，该表元叫当前表元，如图3-16所示。

B.行标、列标与全选按钮。工作表最左边包含行号的灰色方块叫行标；工作表最上边包含列号的灰色方块叫列标。工作表左上角的灰色方块叫全选按钮，如图3-16所示，对整个工作表操作时，将用到全选按钮。

图3-16　工作表中的元素

C.行分界线与列分界线。行标的下边界线叫该行的行分界线；列标的下边界线叫该列的列分界线，如图3-16所示。

D.表元块与当前块。可以选取工作表中相邻表元组成的矩形区域作为操作对象，工作表中的矩形区域叫表元块，几行、几列及整个工作表都是表元块的特殊情况。选取的表元块叫当前块，如图3-17所示，当前块用与背景相反的颜色表示。

E.表元代码与表元块代码。表元的位置用表元代码表示，列号加行号就是表元代码，例如第3列第5行的表元，表元代码是C5。表元块代码用它的左上表元代码加右下表元代码表示，表元代码间用冒号分隔。如图3-17中所示，表元块的代码为B3:E8。

图3-17　表元块与表元块代码

表元、当前表元、表元代码以及表元块、当前块、表元块代码，都是重要概念，务必充分理解。

③工作表与期间报表。区分机器与产品，至关重要。为了彻底弄清两者的关系，让我们一起来做如下的操作：

A.打开“定义报表”窗口单击选中C7表元，右键单击呼出编辑窗口，如图3-18所示，单击“公式引导输入”，连续按四次回车键，单击“完成”按钮完成第一个公式定义。最后单击“报表定义”中的“保存报表”功能，将上述定义保存在硬盘中。单击“编表与审核”中的“试编”功能，窗口中的日期栏和C7表元中立刻增加了“2007年2月28日”和“300”数据。

B.关闭此窗口和“编制信息”窗口。

C.打开“查询报表”窗口。看到的仍然是一张空报表。

D.再次打开“定义报表”窗口。刚才的两个数据（日期和300元现金）没有了。重新单击“编表与审核”中的“试编”功能，两个数据又出现了。

E.单击“编表与审核”中的“保存试编数据”功能。

F.重复操作B和C。此时看到的报表包含有两个数据。

G.再次打开“定义报表”窗口。刚才的两个数据（日期和300元现金）又没了！

对比A、C、D、F、G几次显示结果，体会机器与产品的关系。当然，我们以后还将进行更深入的了解和更细致的操作。

其余功能，自己试着操作。如有问题，可随时单击“帮助”按钮求得帮助。

（2）浏览

下面让我们浏览工作表和期间报表。请注意每项功能的作用、屏幕内容、操作方法等。

①单击“报表定义”中的“定义报表”功能，在选择窗口中选择“B001资产负债表”，单击“确认”，在报表系统主菜单窗口内打开“定义报表”窗口，如图3-18所示。

图3-18　“定义报表”窗口

这是一张资产负债表空表。窗口中的格式与美国微软公司产品Excel的格式非常相像。但是请注意，现在使用的不是Excel软件，而是电子会计报表软件。两者虽然形式相像，但功能上有许多区别。请用鼠标单击A2表元，你会发现“公式”编辑行中显示着“资产负债表”。而窗口中这几个字实际显示在D2和E2两个表元中。这是由会计报表软件中的“跨行居中”功能实现的。同样道理，会计报表软件还能实现“跨列居中”、“居左”、“居右”、“居上”、“居下”以及“垂直居中”和“水平居中”等会计报表编制需要的功能。另外，请用鼠标单击D4表元，你会发现“公式”编辑行中“= DATE（C）”的值在表中的显示超出了D4表元，进入了E4表元，这也是与Excel不同之处。

与Excel不同之处还有很多：例如此时屏幕菜单已经与刚才不一样了，增加了“行列”计15项和“编辑”计16项，不见了“系统管理”等。

最大的区别在于公式定义。大家在使用中应逐步了解会计报表软件的功能，不要被Excel的功能所局限。

②单击“编表与审核”中的“查询报表”功能，在选择窗口中选择“B001资产负债表”，单击“查询”，屏幕弹出“指定月份的报表未编制！继续吗？ ”，回答“是”，在报表系统主菜单窗口内打开“查询报表”窗口，如图3-19所示。

图3-19　查询到的资产负债表

图3-19所示画面与图3-18所示画面是如此的相像，以至于许多初学者把两者混同为一。所以我们在此需给以格外的注意。

首先，仔细观察两个窗口，还是可以找到不同之处：在图3-19所示窗口的左上角是“报表查询”，而在图3-18中是“报表定义”。与整个窗口相比，这两个字似乎“占地”不大，但由于其身处标题位置，这就标明了两者的本质不同。

其次，回想进入画面的操作：图3-19是通过单击“编表与审核”中的“查询报表”功能进入的；而图3-18是通过单击“报表定义”中的“定义报表”功能进入的。进入方式不同，也提示了两者的区别。