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报表系统如何设置

时间:2023-11-22 理论教育 版权反馈
【摘要】:在会计报表系统中,表格式的设置采用一次设置长期有效的工作方式。比如,资产负债表的资产合计应等于负债与所有者权益合计,这种平衡关系就是钩稽关系。如果在资产负债表编制结束后,发现没有满足这种平衡的钩稽关系,即可以肯定该表在编制过程中出现了错误。有些报表处理软件为了处理的方便,在登记外部标识名的同时,计算机自动给这个文件一个名称,这个名称是为计算机处理该文件用,因此称为内部标识名。

4.报表系统如何设置?

答:(1)报表格式设置

①非直观的报表格式设置方式。采用非直观的报表格式设置方式,在屏幕上看不到成形的表样,只能通过对话方式,由使用者将报表标题、栏目等报表结构要素输入计算机,并保存在数据库文件中。使用者在设置报表格式的过程中,看到的是报表的各个部分,当报表的行、列、文字的大小、字体等不符合要求时,不能直接在显示的报表结构上进行改动,必须回到对话框来改变报表结构和格式。完整的报表格式往往要到公式定义或是报表编制时才能看到。

②直观的报表格式设置方式。在直观的报表格式设置方式下,采用整表设置模式,具有“所见即所得”的特性。其基本设计思想是划定范围,在这个范围中由用户自由地设计自己需要的报表格式。设计表样主要包括设置报表的表格、输入报表的表间项目及定义项目的显示风格、定义单元属性。通过设置报表表样可以确定整张报表的大小和外观。

报表表样设置的具体内容一般包括:设置报表尺寸、单元属性和风格定义、组合单元定义、输入表间项目等。

A.报表尺寸定义。报表尺寸定义的目的是确定报表的行数和列数,其单位是表行和表栏。报表尺寸确定了,报表占用的范围也就确定了。在定义时应注意表栏目的宽度应以能够放下本栏最大数字为原则,否则将出现数字溢出的情况。

B.单元属性和风格定义。单元属性主要指的是单元内容的性质如数字、字符还是表样。单元风格是指单元内容的字体、字号、字形、对齐方式、颜色图案等设置。设置单元属性和风格会使设计的报表更符合阅读习惯,更加美观清晰。定义单元属性和风格可以首先确定区域,定义时对整个区域进行定义以简化操作。

C.组合单元定义。有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下,所以为了实现这些内容的输入和显示,需要定义组合单元。在整表设置方式中,在设定的范围内所有的处理都是以单元为基本处理单位。在会计报表系统中,表格式的设置采用一次设置长期有效的工作方式。因此如果表头、表尾中有日期等相对变动的量出现,则应在相应位置设置报表关键字。一般报表系统都提供了这样的关键字。这样在编制报表时,报表编制日期自动显示为当前输入日期。

D.输入表间项目。报表表间项目指报表的文字内容,主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。

(2)报表公式设置

报表系统中的公式分为运算公式和审核公式。

①报表运算公式的设置。报表运算公式是在编制报表时,确定表单元的数据来源的公式,主要作用是,在报表生成的过程中,通过设定的运算公式,系统从根据公式描述的数据库文件中提取到指定的数据,进行表达式指定的运算,将运算结果放入表单元中。

确定运算公式时,主要考虑以下几个方面:

A.确定表单元的数据来源及取数所要满足的条件。

a.从账务系统取数,这是报表系统数据的主要来源;

b.从其他核算系统取数,如工资、固定资产、成本、销售等系统的数据;

c.从报表系统自身取数,可以从其他报表取数,也可以从同一报表的不同表页或同一表页的不同单元取数;

d.从系统外部取数,包括直接通过键盘录入、从软盘读入或通过网络传输;

e.从其他会计软件取数等。

取数所要满足的条件一般包括:借方发生额、贷方发生额、期初(末)借方余额、期初(末)贷方余额、累计发生额(包括借方累计、贷方累计)、前期数等。

B.运算公式的构成。

a.运算公式由以下基本部分构成;

b.表单元及坐标,表示表单元在表中的位置;

c.运算符号,包括“+”、“-”、“×”、“/” “=”等。

表达式,将常量、变量、函数用运算符号连接起来。

C.运算公式的设置方式。通用报表系统中运算公式的实现有两种方式:

a.通过键盘直接录入公式:在这种方式下,只需按照公式的格式输入公式,其优点是输入速度快,但要求使用者对系统比较熟悉;

b.系统采取引导输入的方式自动生成公式:在这种方式下,使用者只需按照系统提示,回答系统提出的问题,比如从何处取数、什么会计科目、哪个会计期间、借方还是贷方、发生额还是余额等,系统即可自动生成需要的公式,这种方法对初学者来说,会感到易学、易用,但编辑速度较慢。

D.函数。为简化报表数据来源的定义,通用报表软件一般是将报表编制中比较固定的处理过程做成独立的模块,向用户提供针对性较强的一整套从各种数据库文件中调取数据的函数。前面公式QC(“科目编码”,会计期间,方向,账套号)就是一个取数函数。不同的报表系统函数的具体表示方法不同,但这些函数所提供的功能和使用方法一般是相同的,用户在使用时可查阅有关说明或求助系统的帮助功能。一个报表系统编制报表的能力主要是通过系统提供的取数函数是否丰富来体现的,取数函数越丰富该报表系统编制报表的能力越强。函数架起了报表系统与其他系统、同一报表文件中不同表页之间、不同报表文件之间以及同一报表内部数据传递的桥梁。

②报表审核公式的设置。报表审核公式是报表数据之间关系的检查公式。它主要用于:报表数据来源定义完成后,审核报表的合法性;报表数据生成后,审核报表数据的正确性。

在各类会计报表中,每个数据都有明确的经济含义,并且数据间往往存在着某种对应关系,称为钩稽关系。比如,资产负债表的资产合计应等于负债与所有者权益合计,这种平衡关系就是钩稽关系。如果在资产负债表编制结束后,发现没有满足这种平衡的钩稽关系,即可以肯定该表在编制过程中出现了错误。

在实际工作中,利用钩稽关系对报表进行检查是保证报表正确性的重要手段。为了满足财会人员编制报表时对数据审核功能的要求,通用报表系统提供了数据审核功能,财会人员只需将报表数据之间的钩稽关系用审核公式表示出来,计算机即可按照审核公式定义的钩稽关系自动对报表进行审核。

报表审核公式的设置和报表运算公式的设置方法类似。它们的主要区别在于:审核公式用于对报表数据的钩稽关系进行检验,因此审核公式中允许使用的运算符号除计算公式允许使用的运算符号外还可以使用“>”、“<”、“<>”等逻辑运算符号。

③设置报表公式时应注意的事项。

A.公式中紧接目标单元的运算符号一般应是“=”。

B.表处理系统中若设为取某个科目期末借方余额。而实际余额在贷方,则公式取值为0。

C.通过表示目标单元的行号和列号是指该单元在表中的实际位置,与屏幕提示行的当前行号和列号无关。

(3)报表文件名称登记设置

在计算机中,各种程序和数据一般都是以文件的形式存放的。会计报表系统也不例外,为了存放用户定义的表格式和表公式,系统需要用户在定义报表结构、存盘时在系统中登记文件名,以便在调用定义的内容时作为标识。这个文件名是供用户调用的,所以通常称为文件的外部标识名。有些报表处理软件为了处理的方便,在登记外部标识名的同时,计算机自动给这个文件一个名称,这个名称是为计算机处理该文件用,因此称为内部标识名。

需要注意的是:

①为存放用户定义的表格式和表公式,系统需要用户在定义报表结构、存盘时在系统中登记文件名。

②不同的报表,报表名不能相同。

③报表名与表的标题没有直接的关系,可以是中文,也可以是英文或汉语拼音的缩写。

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