如何理解采购与应付款管理系统功能结构说明

8.如何理解采购与应付款管理系统功能结构说明？

答：（1）初始设置

①采购类型。采购类型是由用户根据企业需要自行设定的项目，用户在使用采购管理系统，填制采购入库单等单据时，会涉及采购类型栏目。如果企业需要按采购类型进行统计，也需要建立采购类型项目。

采购类型不分级次，企业可以根据实际需要进行设立。例如：从国外购进，国内购进；从省外购进，从本地购进；从生产厂家购进，从批发企业购进；为生产采购，为委托加工采购，为在建工程采购等。

②发运方式。用户在处理采购业务或销售业务中的运输方式时，应先行在本功能中设定这些运输方式。本功能完成对运输方式的设置和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、修改、删除、查询、打印运输方式。

③供应商档案。建立供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账款管理服务的。在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应付款结算和有关供货单位统计时都会用到供货单位档案，因此必须应先设立供应商档案，以便减少工作差错。在输入单据时，如果单据上的供货单位不在供应商档案中，则必须在此建立该供应商的档案。

④期初余额设置。本设置是第一次启用该系统时对应付往来台账的期初数据进行录入，设置完成后往来台账的期初数应与往来明细账的期初数相同，同时也要将期初暂估入库和期初在途等数据记入采购账中，期初记账后，期初数据不能输入。

⑤其他设置。

A.业务控制。该设置是对入库单编号及发票默认税率的设置。编号有手动编号和系统自动编号两种，税率可根据有关规定设置。

B.公共参数。是对存货是否分类、供应商是否分类、是否启用外币、辅助计量单位、启用会计月份等的设置，可根据需要设置。

C.结算选项。该项是对费用是否分摊到入库成本进行设置，如果是商业企业则不设置该项。

D.应付参数。包括应付款核销方式（单据、产品），预付款核销方式（余额，单据），汇兑损益方式（月末处理），应付确认日期依据（业务日期，单据日期），现金折扣是否显示等。

（2）业务处理

①采购订单。采购订单是购销双方共同签订的、以此确认采购活动的标志，相当于采购合同。采购订单应根据采购申请和供应商档案文件进行填写，当与供货单位签订采购意向协议时，可以将采购协议输入计算机，并打印出来报采购主管审批。它是物资在采购业务中流动的起点，是采购管理系统的核心。包括订单的新增、修改、删除、审核等，经审核后的订单不能修改、删除。采购订单的内容可以直接录入，也可以从购货合同数据复制。

审核订单可以有三种含义，用户可以根据企业需要进行选择一种：采购订单输入计算机后，交由供货单位确认后的订单；如果订单是由专职录入员输入的，由业务员进行数据检查，输入正确的订单；经过采购主管批准了的订单。

②采购入库单。采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。该单据按进出仓库方向划分为：外购入库单、退货单（在计算机实现的数据流程中采用红字外购入库单表示退货单）；按业务类型划分为：普通业务入库单、特殊业务入库单等。采购入库单可以直接录入，也可以由采购订单或采购发票产生。

在实际工作中，用户可根据质检员确认的收货通知单直接在计算机上填制采购入库单（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理），用户采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。

③采购退货。当由于质量不合格、价格不正确等因素，或与采购订单合同的相关条款不相符等原因需要把物料退回供货方时需要处理的业务。采购退货分两种情况，一种情况是还没有入库，经质检部门检验不合格，直接退回给供货方；另一种情况是已经入库的物料的退货，这种情况需要填写退货通知单，提交库管员填写红字外购入库单进行退货处理，并对有关付款与应付单据进行处理。

④采购结算。采购结算是对采购发票进行管理并根据采购发票确认采购成本的过程。财务部门根据采购部门录入的发票、采购订单、出纳填制的收款单、仓库填制的入库单等单据进行核对，对采购成本进行分摊等。采购结算功能主要是进行采购结算，最后生成结算单。

采购发票功能包括采购发票的输入、修改、删除，采购员将输入的采购发票提交材料会计和往来会计，分别进行采购结算和应付账款处理。已经提交材料会计与往来会计的采购发票不能修改和删除。

采购结算也叫采购报账，是根据采购发票和入库单来确认采购成本的过程。在手工业务中，采购员拿着经主管领导审批的采购发票和经仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。在计算机条件下，由于各子系统之间实现数据共享，因此，系统提供“自动采购结算”和“人工辅助采购结算”两种功能来自动确认采购成本。

⑤自动采购结算。自动采购结算模块的功能是将与核对结果完全相符的采购发票自动生成结算表，如果不完全相符，则提示用手工辅助采购结算。

⑥手工辅助采购结算。手工辅助采购结算模块的功能是：对入库单价与发票单价不相符的暂估业务进行结算；对因采购发生的运杂费用进行结算；对采购货物的“溢余短缺”进行结算等。最后，生成采购结算表，确认每种物料的采购成本。

（3）应付款处理

①付款单处理。付款单处理是将已支付款项以付款单的形式录入到应付账款子系统的过程，它是应付业务处理的一项重要内容。包括录入付款单、进行核销处理、形成预付款等。录入付款单是出纳根据采购订单或往来会计的付款通知单进行付款；核销是对于已经付讫的款项在往来台账中做删除处理；预付款是指按购货合同规定预付给供应单位的款项，在处理时可以录入预付单，将该笔款项作为预付款处理。在实际应用中，有两种情况：一种是当预付的货款大于企业已有的欠款金额时，将支付的货款一部分核销应付款，余额作为预付款；另一种是将支付的货款全部作为预付款，以后可以通过预付冲应付冲减该账户。付款单是支付款项（包括货款、预付款、代收款）后填写的付款凭证。退款单是因采购退款而填制的收款单据，本案以红字付款单处理。

②转账处理。转账处理，即业务处理完成后生成相应的记账凭证，并传递到总账子系统的过程，包括立即制单和批量制单两种方式：立即制单是相应的业务处理完成后立即生成凭证；批量制单是所有业务处理完毕后，使用制单功能进行批处理制单。

往来会计根据采购结算单、采购发票、外购入库单填制转账凭证，如果是发票先到就做在途物资，如果是货物先到就暂估入库，待发票到达后，可以根据该入库单和发票做报账结算处理。

对于入库的计价，可采用计划成本与实际成本两种方法，这两种方法的详细说明见库存模块。

（4）账表处理

账表处理模块主要是相关报表的生成与查询，包括采购业务报表与应付核算报表两大类。

①采购业务报表。此类报表包括各种单据列表、采购明细表与采购统计表等。

②应付核算报表。此类报表包括账龄分析表，供应商往来账明细表等。