如何对会计报表进行备份与恢复

5.如何对会计报表进行备份与恢复？

答：（1）报表在计算机中的存贮

在报表系统中，每种报表由工作表和期间报表两部分构成。

工作表包含报表的格式和公式，又称为报表结构、报表格式或报表定义。保存工作表的文件称为报表格式文件。

期间报表是在编制时生成的各月报表，又称为编制数据或报表数据。保存期间报表的文件称为报表数据文件。

工作表与期间报表之间的关系是：工作表产生并说明期间报表，某月的期间报表叠加在工作表上，将结构中的公式代换成编制数据，构成当月的报表。

每个账套中有一报表目录，记录本账套中的所有报表登记项，用于管理账套中的所有报表。保存报表目录的文件称为报表目录文件。

每种报表有一数据目录，记录并管理此报表各时期的编制数据。保存数据目录的文件称为数据目录文件。

（2）报表备份

为保证报表数据的安全，我们应该定期进行报表备份。通常每月至少做一次备份。并且作为档案用的备份放在远离计算机的另一个房间，以提高安全系数。

选择“报表管理”菜单中的“报表备份”菜单项，屏幕出现“报表备份”对话框，如图10-23所示。

图10-23　报表备份对话框

“可选报表”列表框中列出了所有当前操作者有权备份的报表。选择了要备份的报表后列在“已选报表”列表框中。“已选报表”列表框下端显示备份所需磁盘空间。在备份日期组框内选定要备份哪几个月的数据。时间范围改变后，所需磁盘空间自动重算。

备份路径框中列出A盘和B盘，选择A盘和B盘，屏幕弹出一消息框，如图10-24所示。此时，如果按“确认”按钮，将自动删除软盘根目录上的所有文件，并显示软盘可用空间；如果按“取消”按钮，可重新选择备份盘。可以直接输入备份路径或者使用“浏览”按钮选择路径。只能选择已有的路径。

图10-24　报表备份—提示插入软盘

由于在用软盘进行报表备份时，系统将首先删除备份软盘上的所有文件。所以建议在按“确认”按钮之前，慎重确认软盘上是否有需要保留的文件。如果有，请按“Cancel”（“取消”按钮，并换其他软盘）。

选择了要备份的报表和软盘后，按“备份”按钮开始备份。备份按“已选报表”列表框中列出的报表顺序进行，选择亮条指到正在备份的报表。如果日期范围不正确，例如起始日期大于终止日期，屏幕将弹出消息框，如图10-25所示，并取消备份。

图10-25　报表备份—时间范围错

备份结束后显示备份结果报告，如图10-26所示。如果指定时间范围内的某些月份的报表尚未编制，备份过程不作提示，备份完成后，用报表查询功能可以查看备份盘上备份了哪些数据。

图10-26　报表备份—备份结果报告

如果非正常操作误删或更改了报表数据，屏幕将显示提示信息，如图10-27所示，确认后继续备份其他月份的数据。按“退出”按钮，则退出备份功能。发生此类情况，应及时补编此月份的数据。

图10-27　报表备份—报表数据不存在

如果某报表的格式文件不存在，则显示消息框，如图10-28所示，系统将不备份此表的任何数据。发生此类错误说明报表已损坏，如果不能使用备份恢复，只能注销此表，重新登记定义。

图10-28　报表备份—报表结构不存在

如果磁盘操作错误，系统将提示消息框。发生此类错误的原因可能是驱动器中未插软盘、驱动器门未关闭、软盘损坏或驱动器物理故障。单击“取消”按钮退出磁盘操作，或调整软盘或驱动器后重试。

（3）报表恢复

当计算机系统出现故障造成硬盘上的文件全部丢失，在处理完故障之后，需将报表系统及其数据文件全部恢复到计算机中，以恢复系统的正常运转。除此以外，当报表数据因意外操作造成丢失、需要查看已删除的历史数据或其他数据时，都需要进行报表恢复。

恢复时，自动用备份软盘上的数据覆盖当前账套中的相同编号的报表数据，即如果硬盘上存在与待恢复的报表编号相同的表，则恢复报表定义时覆盖同编号的报表的表名、附注信息，否则，增加这一报表。

选择“报表管理”菜单中的“报表恢复”菜单项，屏幕出现“报表恢复”对话框，如图10-29所示。

图10-29　报表恢复对话框

从列表中选择A盘和B盘，屏幕弹出一消息框，如图10-30所示，提示将备份盘插入驱动器中。按“确认”按钮，“可选报表”列表框中列出备份盘上所有报表。或者选择某一路径，按Tab键列出该路径中备份的报表。

图10-30　报表恢复—插入备份盘

在“可选报表”列表框中，用鼠标双击要恢复的报表，此表即从“可选报表”列表框中移到“已选报表”列表框。也可用↑、↓键选择要备份的报表，按回车键将报表移到“已选报表”列表框。在“已选报表”列表框中，同样的操作可将报表移回到“可选报表”列表框。

在恢复内容组框中设置恢复内容选项，可以只恢复数据，或只恢复报表定义，或全部恢复。表示恢复；□表示不恢复。

在恢复数据日期范围组框中输入要恢复的数据的范围。

选择了要恢复的报表和软盘后，可以按“恢复”按钮开始恢复。如果日期范围不正确，例如前一日期大于后一日期，屏幕将弹出消息框，并中止恢复。按“退出”按钮，则退出恢复功能。

恢复结束后显示恢复结果报告，如图10-31所示。

图10-31　报表恢复—恢复结果

报表备份盘应是专用盘，备份后妥善保管，以免误操作引起备份数据丢失或破坏。如果误操作破坏了备份数据，恢复过程中显示相应错误提示信息。

如果软盘上没有正确的备份文件，屏幕弹出一消息框，如图10-32所示。

图10-32　软盘上没有正确的备份数据

如果备份盘上某报表的格式文件不存在或发生读错误，则显示消息框，如图10-33所示，提示格式文件读错误，系统不恢复此表的任何数据。按“确认”按钮继续恢复其他报表，按“取消”按钮中止报表恢复。

图10-33　报表恢复—读格式文件错

如果备份盘上某报表的编制数据目录不存在或发生读错误，系统显示消息框，如图10-34所示，系统将不恢复此表的任何数据。按“确认”按钮继续恢复其他报表，按“取消”按钮中止报表恢复。

图10-34　报表恢复—读数据目录错

如果备份盘上某报表某月份的编制数据不存在，系统显示消息框，如图10-35所示，继续恢复所选日期范围内的其他报表或中止报表恢复。

图10-35　报表恢复—读报表数据错

如果硬盘空间满，系统显示提示信息，中止恢复。

报表备份和恢复功能是报表管理中最重要和最常用到的功能。除此以外，报表的日常管理功能还包括删除无用和过期的报表、报表改名以及报表结构复制等功能。