会计电算化的实操软件

第四节　会计电算化

一、会计电算化概述

（一）开展会计电算化的意义

会计是最早应用电子计算机的领域之一。电子计算机诞生不久，很快就被应用于会计数据处理。1954年，美国通用电气公司运用电子计算机计算工资，标志着会计电算化时代的到来。到20世纪70年代以后，随着第三代电子计算机的大量生产和计算机软件的不断改进，尤其是微型电子计算机的出现，促进了电子计算机在会计工作中的大规模普及，基于计算机为工具的会计电算化就应运而生。电算化会计就是将电子计算机应用于会计所进行的会计活动。

将电子计算机应用于会计领域，对于促进会计核算手段的变革，提高会计核算工作效率；对于促进会计核算工作的规范化，提高会计核算工作质量；对于促进会计职能转变，提高企业现代化程度，都具有十分重要的作用。其主要作用如下：

1.减轻会计人员的劳动强度，提高会计核算工作效率。会计核算工作数据量大，对准确度要求高，要求提供会计信息的时间性强。而电子计算机具有高速度、高效率和高容量的特点，对于数据的记录、汇总排列、查询核对、存贮分析等方面，比手工操作的速度能够提高成百上千倍，并可随时从计算机中获取有关数据，能够大大提高会计核算工作效率，而且提供会计信息的及时性也能够得到充分保证。

2.促进会计核算工作的现代化，提高会计核算工作质量。会计电算化对会计数据的搜集、核算方法的应用和数据储存的方式等，都提出了一系列规范化的要求。利用计算机进行经济业务的账务处理，能够规范会计核算工作，避免手工操作带来的弊端，可大大减少人为的差错，有利于提高会计核算的工作质量。

3.促进会计职能转变，提高会计人员的业务素质。实行会计电算化，可以将会计人员从繁重的手工记账、算账和报账中解脱出来，使会计人员可以利用更多的时间强化会计核算的基础工作，进行分析测算和考核控制等，使会计职能由核算和监督向分析、预测和决策等职能转变，有利于提高会计人员的业务素质。

（二）会计电算化系统的基本组成内容

会计电算化系统是由计算机硬件、软件、从业人员和规章制度几个部分共同组成，是一个组织处理会计业务与会计数据，为企业外部的信息使用者提供会计信息并服务内部经营管理的人机系统。

1.硬件。硬件一般是指构成计算机物质实体的装置的总称，是会计电算化的基础，主要包括输入设备、数据处理设备、存储设备、输出设备和传输的各种电子设备五个部分。

2.软件。软件包括系统软件和应用软件两部分。系统软件是保证会计信息系统能够正常运行的基础软件，主要包括操作系统和数据管理系统。应用软件是指会计软件，它是专门核算和会计管理的软件。因此，软件是会计实现会计电算化的目的，完成会计电算化任务的重要技术手段和工具，是会计电算化的核心。

3.人员。人员是指计算机会计信息系统的使用人员和管理人员，包括电算化主管、软件操作人员、审核记账人员、电算化维护人员、电算化审查人员、数据分析人员等。

4.规章制度。规章制度是指与会计电算化有关的所有法律和规范的总称。实行电算化会计应严格遵守《中华人民共和国会计法》中关于会计电算化的有关规定，遵守国家颁布《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》等法规文件的有关规定。此外，还应遵守本会计主体根据上述法律和行政法规自行制定的会计电算化工作的制度、操作制度以及内部控制方法。

在会计电算化这个人机系统中，硬件设备是会计数据的重要载体，系统软件和应用软件共同构成了会计电算化必不可少的物质要素，人员是会计电算化不可或缺的人力要素，规章制度则起到规范和协调作用，能够保证会计电算化人机系统高速而有效的运行。

二、会计电算化系统

（一）会计电算化系统的总体结构

会计电算化系统应实现各类经济业务的处理子系统化，并通过子系统的相互连接，进而实现全部会计信息处理过程的系统化。在制造业企业，会计电算化系统结构一般应包括账务处理子系统、固定资产核算子系统、工资核算子系统、材料核算子系统、销售核算子系统、成本核算子系统、会计报表编制子系统等。各子系统既各自独立，又相互之间密切联系。制造业企业会计电算化系统图各子系统之间的相互联系如图7-3所示。

图7-3

对会计电算化系统来说，其基本的工作过程是：输入系统的各种凭证数据首先送到基本数据库储存；其次，由账务处理子系统按记账的要求处理，为其他子系统提供核算资料；之后，其他子系统核算的结果通过其产生的机制转账凭证与基本数据库和账务处理子系统连通，经过账务处理子系统的再处理和会计报表的子系统处理后输出各种结果。在整个处理过程中，账务处理子系统起到了联系其他各子系统的纽带作用。设立基本数据库是为了集中管理基本数据，减少各级账户的数据保存数量，也便于其他管理信息子系统共享。

（二）会计电算化系统与手工会计系统的比较

会计电算化系统与手工会计系统既有共同点，又有不同点。

1.会计电算化系统与手工会计系统的共同点

（1）基本原理相同。电子计算机在会计上的应用，尽管引起了会计操作技术的变革，促进了会计手段的极大进步，但并没有改变会计的基本原理。会计电算化仍要遵循复式记账的基本原理，对发生的经济业务都要根据复式记账原理编制会计分录，登记有关账户，编制会计报表。

（2）会计的目标相同。电子计算机在会计上的应用，提高了会计信息的加工质量，提升了会计信息的传输速度，但会计的目标并没有发生根本性的改变。无论是会计电算化系统还是手工会计系统，最终的目标都是运用会计的手段和方法加工生成对会计信息的使用者有用的会计信息，为会计信息的使用者利用会计信息进行经济决策服务。

（3）依据的会计理论和方法相同。会计理论是会计学科建立的基石，会计方法是完成会计任务的重要手段。无论是会计电算化系统还是手工会计系统，都应遵循会计核算的一般原则、会计核算的基本前提和会计等式等基本理论，采用填制和审核会计凭证、设置账户、复式记账、登记账簿和编制会计报表等会计方法对发生的经济业务进行处理。当然，会计电算化会引起会计理论和会计方法的变革，但这种变革是一个渐变的过程，而不是突变的过程。

（4）遵守的会计法规和准则相同。国家制定的会计法规和会计准则，是所有会计工作都应严格遵守的规范。无论是会计电算化系统还是手工会计系统都应严格遵守。

（5）会计信息存储的要求相同。两者都要求必须妥善保存会计档案。在手工会计系统下，会计的档案多为纸介档案，看得见，摸得着，相对易于检验与保管。在会计电算化系统下，会计档案则以磁介档案为主，备份消失和复制都十分容易，因此，更应注意加强保管。

2.会计电算化系统与手工会计系统的不同点

会计电算化系统与手工会计系统，不仅体现在记账手段上的明显差别，而且还体现在会计科目的设置方法、会计凭证的使用、会计账簿的形式、会计报表的形成等各个方面。

（1）对会计科目需要分类编码。在会计电算化系统下，对于使用的会计科目应采用数字形式编码。这样，可以使会计科目更加系统化，方便计算机的分类、检索、排序等工作。而在手工会计系统中，则不过分强调这一点。

（2）记账凭证以普通日记账代替。在会计电算化系统下，可以以普通日记账代替手工会计核算系统下的记账凭证，并输入计算机。这样，既可减少编制记账凭证的工作量，又可以避免由于重复抄录可能发生的错误。而在手工会计系统中，记账凭证则有专用记账凭证、通用记账凭证、汇总记账凭证和科目汇总表等多种。

（3）会计账簿形式多样。在会计电算化系统下，账簿形式有磁盘文件形式和打印文件形式两种。磁盘文件形式是将账簿所记录的内容按一定的组织结构存储在磁盘上。打印文件形式是将设置在计算机中的账户登记情况打印出来，打印出来的账页属于活页式的，需要装订成册，以便于长期保管。而在手工会计系统中，会计账簿有订本式、活页式、卡片式等种类，并有比较严格的使用方法和错账更正方法等方面的规定。

（4）会计报表自动生成。在会计电算化系统下，根据账簿的登记情况，可以通过计算机程序的处理，自动生成会计报表，并可打印出来，装订成册进行保管或对外报送，也可通过网络系统对外发布。而在手工会计系统中，会计报表的种类和格式，有比较严格的编制方法和使用方法等方面的规定。

电算化会计系统与手工会计系统的主要区别见图7-4。

图7-4

（三）会计电算化系统的发展趋势

在当今信息化时代，随着计算机技术和网络技术的不断升级，电子商务、电子政务、网上银行、网上纳税等应用形式的普及，会计信息资源的电子化进程必然加快，会计也必然在突飞猛进的技术支持和深入的市场经济的宏观前景下，持续快速地向更高层次发展。

1.向标准化方向发展

由于会计软件的多样性、硬件环境的差异、业务内容的不同和会计人员对计算机应用能力方面的差距，决定了各个国家、各个地区、各个单位的会计电算化水平参差不齐，差异较大，不利于会计信息资源的共享和计算机在提高工作效率方面优势的发挥。会计电算化向规范化和标准化方向发展，要通过统一理论方法，颁布会计法规，制定会计制度、会计软件行业标准和进行会计电算化人员培训等来实现。

2.向网络化方向发展

计算机网络已经成为现代经济发展过程中不可缺少的必要元素和技术条件，是会计工作现代化的重要依托。在网络环境下，不论是企业内部还是企业外部，所需的会计数据都可以通过计算机网络进行迅速地收集和传输，及时对会计数据进行处理和分析。网络会计和网络财务管理是会计电算化发展的更高层次，计算机网络也是企业之间、部门之间、地区之间乃至国家之间进行会计信息交流和资源共享的纽带。

3.向一体化方向发展

人力、物力和财力是任何经济活力都不可缺少的基本要素，对经济活动中各个要素的管理是现代企业经济管理的主要内容，而资金管理是企业经济管理的核心。一个企业的经济活动系统通常包括决策系统、供应系统、生产系统、库存系统、销售系统、服务系统、核算系统等子系统，其发展趋势是上述各个子系统有机地集合在一起，形成一个一体化的管理信息系统，综合利用人力、物力和财力的信息，为企业决策提供依据。

4.向通用性方向发展

随着电子计算机和网络技术的普及、会计计算机理论和方法研究的深入，会计电算化将在各个行业、各个地区、各个层次的单位中得到全面普及和应用。会计电算化将成为会计工作的基本技术，并逐渐全面替代传统的会计手工工作，彻底实现手段的革新。

三、实施会计电算化对软、硬件的要求

各单位应根据实际情况和财力状况，选择与本单位会计电算化工作规划相适应的计算机机种、机型和系统软件及有关配套设备。实行垂直领导的行业、大型企业集团，在选择计算机机种、机型和系统软件及有关配套设备时，应尽量做到统一，为实现网络化打好基础。具备一定硬件基础和技术力量的单位，可充分利用现有的计算机设备建立计算机网络，做到信息资源共享和会计数据实时处理。客户机／服务器体系具有可扩充性强、性价比高、应用软件开发周期短等特点，大中型企事业单位可逐步建立客户机／服务器网络结构；采用终端／主机结构的单位，也可根据自身情况，结合运用客户机／服务器结构。

（一）软件要求

1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章和国家统一的会计制度的规定，保证会计资料真实、完整，提高会计工作效率。

2.配备会计软件是会计电算化的基础工作，选择会计软件的好坏对会计电算化的成败起着关键性的作用。配备会计软件主要有选择通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发会计软件相结合三种方式，各单位应根据实际需要和自身的技术力量选择配备会计软件的方式。

（1）各单位开展会计电算化初期应尽量选择通用会计软件。选择通用会计软件的投资少，见效快，在软件开发或服务单位的协助下易于应用成功。

选择通用会计软件应注意软件的合法性、安全性、正确性、可扩充性和满足审计要求等方面的问题，以及软件服务的便利，软件的功能应该满足本单位当前的实际需要，并考虑到今后工作发展的要求。

小型企事业单位和行政机关的会计业务相对比较简单，应以选择投资较少的微机通用会计软件为主。

（2）定点开发会计软件包括本单位自行开发、委托其他单位开发和联合开发三种形式。大中型企事业单位会计业务一般都有其特殊需要，在取得一定会计电算化工作经验以后，也可根据实际工作需要选择定点开发的形式开发会计较件，以满足本单位的特殊需要。

（3）会计电算化初期选择通用会计软件，会计电算化工作深入后，通用会计软件不能完全满足其特殊需要的单位，可根据实际工作需要适时配合通用会计软件定点开发配套的会计软件，选择通用会计软件与定点开发会计软件相结合的方式。

3.配备的会计软件应达到财政部《会计核算软件基本功能规范》的要求，满足本单位的实际工作需要。

（二）硬件要求

由于财务会计部门处理的数据量大、数据结构复杂、处理方法要求严格和安全性要求高，各单位用于会计电算化工作的电子计算机设备，应由财务会计部门管理，硬件设备比较多的单位，财务会计部门可单独设立计算机室。

四、替代手工记账

采用电子计算机替代手工记账，是指应用会计软件输入会计数据，由电子计算机对会计数据进行处理，并打印输出会计账簿和报表。替代手工记账是会计电算化的目标之一。

（一）替代手工记账的单位应具备的条件

1.配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备；

2.配备了相应的会计电算化工作人员；

3.建立了严格的内部管理制度。

（二）替代手工记账前的工作

具备条件的单位应尽快采用计算机替代手工记账。替代手工记账之前，地方单位应根据当地省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）的规定，中央直属单位应根据国务院业务主管部门的规定，计算机与手工并行三个月以上（一般不超过六个月），且计算机与手工核算的数据相一致，并应接受有关部门的监督。

（三）替代手工记账的过程

替代手工记账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段。由于计算机与手工并行工作、会计人员的工作强度比较大，各单位需要合理安排财务会计部门的工作，提高工作效率。

计算机与手工并行工作期间，可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。如果计算机与手工核算结果不一致，要由专人查明原因并向本单位领导书面报告。

记账凭证的类别，可以采用一种记账凭证或收、付、转三种凭证的形式；也可以在收、付、转三种凭证的基础上，按照经济业务和会计软件功能模块的划分进一步细化，以便记账凭证的输入和保存。

（四）替代手工记账应注意的问题

1.采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当符合国家统一会计制度的要求，采用中文或中外文对照，字迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

2.在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可以从这些数据中产生，因此可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总分类账。

3.现金日记账和银行存款日记账的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册，要求每天登记并打印，每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。

4.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。

（五）实现替代手工记账后应注意的问题

替代手工记账后，各单位应做到当天发生业务，当天登记入账，期末及时结账并打印输出会计报表；要灵活运用计算机对数据进行综合分析，定期或不定期地向单位领导报告主要财务指标和分析结果。

采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表作为会计档案保存的单位，应满足以下要求：

（1）采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，不再定期打印输出会计账簿，应征得同级财政部门的同意。

（2）保存期限同打印输出的书面形式的会计账簿、报表。

（3）记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账仍需要打印输出，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

（4）大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。