会计凭证分为原始凭证和记账凭证

第四节　会计凭证的传递和保管

一、会计凭证的传递

会计凭证既是会计工作的基础，又是办理经济业务的依据。为了充分发挥会计凭证的作用，必须组织好会计凭证传递。会计凭证的传递是指从会计凭证的填制或取得开始，经过稽核、记账、装订到归档保管为止的过程中，在单位内部有关部门和人员之间按照规定时间和路线进行传送的手续。主要涉及传递程序和传递时间两方面内容。会计凭证的传递，要求能够满足内部控制制度的要求，使传递程序合理有效，同时尽量节约传递时间，减少传递的工作量。由于企业生产组织特点不同、经济业务的内容不同和管理要求不同，会计凭证的传递也有所不同。会计凭证的传递是否科学、合理、有效，对加强企业管理、提高会计信息质量具有十分重要的影响。

科学、合理、有效的传递程序，应使会计凭证沿着最短的线路，以最快的速度流转。在设计会计凭证传递程序时，应遵循的一般原则是：

(1)合理确定会计凭证传递应经过的环节。各单位应根据经营规模、行业特点、经济业务特点、内部机构组织和人员分工情况以及经营管理的需要等，规定各种会计凭证的联数和所经过的必要环节，既要保证有关部门能对经济业务进行审核和处理，又要尽可能减少不必要的环节和手续，以免影响速度和工作进程。

(2)合理确定会计凭证在各环节停留的时间。各单位要根据各环节办理手续所必需的时间，规定凭证在各环节停留的合理时间，以确保凭证的及时传递。此外，所有会计凭证的传递必须在报告期内完成，不允许跨期，以免影响会计核算的及时性和真实性。

(3)加强会计凭证传递的管理。会计凭证传递涉及单位内部各个部门和环节。因此，它要求会计部门与有关部门和人员共同协调，统一建立凭证传递制度；将若干主要业务的会计凭证传递程序、路线和时间绘制成流程图；监督各部门和人员遵守执行，使凭证传递工作有条不紊、迅速而有效地进行。

二、会计凭证保管

会计凭证既是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，又是记账的依据，所以，它是会计核算的重要经济档案和历史资料。各单位在完成经济业务手续和记账之后，必须按规定妥善保管会计凭证，以便本单位随时抽查利用，同时便于上级有关部门进行凭证检查。会计凭证的保管原则是：既要保护凭证的安全完整，又要便于日后随时查阅，实现科学管理。会计凭证保管的主要方法和要求如下：

(1)对于各种记账凭证在登记账簿以后，每月将其和所附原始凭证或者原始凭证汇总表一起加以整理，检查有无缺号和附件是否齐全。然后，按照编号顺序折叠整齐、定期(每天、每旬或每月)装订成册，并加具封面，在封面上注明单位名称、所属年度、月份和起讫日期，记账凭证种类、张数和起讫号码，并由装订人在装订线封签处签名或盖章。

(2)对于数量过多的原始凭证，如收、发料单，可以单独装订成册，在封面上注明记账日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”字样和原始凭证名称和编号。

(3)各种重要的原始凭证，如经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等，应另编目录，单独登记保管，并在有关记账凭证和原始凭证上相应注明日期和编号。

(4)装订成册的原始凭证不得外借，应指定专人负责、集中保管，如其他单位因特殊需要使用原始凭证时，经批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复印件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或盖章。

(5)从外单位得到的原始凭证如有遗失，应将原签发单位盖有公章的证明，注明原来凭证的号码、金额和内容等，并由经办单位负责人批准后，方可代作原始凭证。

(6)会计凭证的保管期限和销毁，必须严格执行会计档案保管的规定，任何人不得随意销毁。年度终了后，可暂由财会部门保管一年，期满后应由财会部门编造清册移交本单位的档案部门保管。保管时，要防止弄脏、霉烂以及鼠咬虫蛀等。

按《会计档案管理办法》规定，原始凭证、记账凭证和汇总凭证的保管期限为15年，从会计年度终了后的第一天算起；银行存款余额调节表为5年。期满后由本单位档案部门提出，会同财会部门鉴定，严格审查后编造会计档案销毁清册。机关、团体和事业单位，报经本单位领导批准后销毁；国有企业经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。任何单位不得随意自行销毁会计凭证。其中，对于重要的会计凭证须长期保存，如：涉及外事和对私改造的会计凭证，按规定作为永久性保存的档案保存；对于期满而未了结的债权债务方面的原始凭证和涉及其他未了结事项的原始凭证，应单独抽出立卷，不得销毁，保存到未了结事项了结为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

本章小结

1.本章重点：会计凭证的概念、意义和分类，原始凭证的分类、内容与审核，记账凭证的分类、内容和填制，会计凭证的传递和保管。

2.本章难点：原始凭证的汇总与审核，记账凭证的汇总和填制。

3.要求掌握的知识点：会计凭证、原始凭证和记账凭证的概念，原始凭证和记账凭证的填制和审核，会计凭证保管期限。

一、复习思考题

1.什么叫会计凭证？会计凭证的意义是什么？

2.什么叫原始凭证？原始凭证可分为哪几类？

3.原始凭证的内容有哪些？原始凭证填制的方法和要求是什么？

4.什么叫记账凭证？记账凭证可分为哪几类？

5.记账凭证的内容有哪些？记账凭证填制的方法和要求是什么？

6.什么是一次凭证？什么是累计凭证？两者的填制方法有何不同？

7.收、付款凭证和转账凭证的填制有何不同？

8.涉及现金、银行存款之间的收付业务，应填制什么记账凭证？为什么？

9.如何对会计凭证进行审核？

10.会计凭证保管的要求有哪些？

二、练习题

习题一

【目的】　练习原始凭证的填制。

【资料】　某企业2005年3月份“生产成本”账户及其所属明细账月初余额为：“生产成本”账户113 640元，其中A产品66 080元，B产品47 560元。其他有关资料如下：

1.从仓库领用材料13 920元，直接用于产品生产。其中，A产品耗用7 796元，B产品耗用6 124元。

2.结算本月应付工资21 600元。其中，生产工人工资20 600元，车间管理人员工资1 000元。

3.预提本月生产车间应负担的固定资产修理费360元。

4.计提本月生产转眼间使用固定资产的折旧费6 200元。其中，厂房折旧费2 400元，机器设备折旧费3 800元。

5.本月发生的工资及福利费和制造费用，在A、B产品之间按生产工时比例进行分配。(A产品本月生产工时为600小时，B产品本月生产工时为400小时)

6.月末，A、B两种产品全部完工。

【要求】　根据所给出的资料回答和计算下列问题：

1.根据上述资料编制相关原始凭证。

2.领用材料一般所使用的自制原始凭证有哪几种？

3.填制计提固定资产折旧的记账凭证，其原始依据是什么？应编制怎样的会计分录？

4.产品成本计算就设置哪些成本项目？

5.在A、B产品之间分配应付职工薪酬和制造费用，分别计算A、B两种产品的总成本(列出计算过程)。

习题二

【目的】　练习通用记账凭证的编制。

【资料】　中江公司投资140 000元创立大众照相馆。该馆于2005年4月1日成立，4月份发生下列交易事项：

1.4月1日，向广达公司赊购照相器材85 000元。

2.4月2日，现购感光材料一批4 600元。

3.4月3日，摄影收入现金1 600元。

4.4月6日，为大枫公司摄影，收入23 000元，款项暂欠。

5.4月7日，大枫公司交来票据一张，面值23 000元，以偿付本月6日欠款。

6.4月10日，摄影收入现金1 200元。

7.4月14日，开出支票，偿付广达公司欠款25 000元。

8.4月16日，开出支票支付本月房租4 000元。

9.4月17日，摄影收入现金1 000元。

10.4月19日，向银行借入半年期的借款30 000元。

11.4月21日，开出支票支付广告费5 000元。

12.4月23日，现购感光材料4 150元。

13.4月25日，摄影收入现金1 500元。

14.4月30日，支付水电费1 800元，员工工资8 000元。

15.4月30日，盘点感光材料，期末结存2 680元。

【要求】　根据上述资料编制通用记账凭证。

习题三

【目的】　练习收款凭证和付款凭证的编制。

【资料】　光华厂2005年3月份发生下列经济业务。

1.3月4日，收到S公司归还前欠货款30 000元，存入银行。

2.3月8日，从银行提取现金3 000元。

3.3月11日，购入甲材料一批计37 440元(含增值税17%)，当场以银行存款支付。

4.3月12日，采购员李某出差回来，报销差旅费若干元，同时交还现金220元。

5.3月20日，以现金支付本月销售门市部房租1 200元。

6.3月22日，以银行存款支付材料采购运费400元。

7.3月27日，收到应收货款，现金9 800元。

8.3月28日，将现金收入9 800元存入银行。

9.3月30日，以银行存款支付厂部办公电费1 240元。

【要求】　根据上述经济业务，编制收款凭证和付款凭证。

习题四

【目的】　练习转账凭证的编制。

【资料】　清源公司2005年4月份发生下列经济业务：

1.4月5日，所购A材料54 000元，验收入库。

2.4月6日，生产甲产品领用A材料36 600元，生产乙产品领用B材料23 000元，生产车间领用A材料600元用于一般耗用，公司行政管理部门领用B材料400元。

3.4月9日，收到广岭厂商业承兑汇票一张，面值25 000元，抵偿前欠货款。

4.4月30日，计提本月固定资产折旧18 000元，其中生产转眼间厨房和设备应提折旧费16 000元，其余2 000元计入管理费用。

5.结转本月销售甲产品60件的成本48 000元。

【要求】　根据上述经济业务填制转账凭证。

习题五

【目的】　综合练习各种记账凭证的编制。

【资料】　长江公司2005年5月份发生的经济业务如下：

1.5月1日，国家资本金20 000元，存入银行。

2.5月4日，购入下列材料，货款2 550元和运输公司运杂费90元，当即以银行存款支付(运杂费按材料重量比例分配)。

＃101材料　　3 000千克　　每千克4元　　计12 000元

＃201材料　　1 500千克　　每千克2元　　计3 000元

合计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　15 000元

3.5月5日，售出甲产品100件，每件售价100元，货款10 000元和发票上增值税额1 700元当即收到，存入银行存款户。

4.5月7日，购入的＃101、＃201两种材料已验收合格入库，按其实际采购成本入账。

5.5月8日，仓库发出下列材料投入甲产品生产：

＃101材料　　1 650千克　　每千克4元　　计6 600元

＃201材料　　2 000千克　　每千克2元　　计4 000元

合计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　10 600元

6.5月10日，收到大华工厂还来前欠货款14 000元，存入银行存款户。

7.5月11日，以银行存款支付前欠振华工厂货款13 000元。

8.5月15日，国家投入新机器一台，确认价值10 000元，不需安装即投入使用，作为对该企业的投资。

9.5月16日，向大华公司售出产品200件，每件售价100元，货款20 000元和发票上增值税额3 400元，尚未收到。

10.5月16日，向银行借入短期借款12 000元，存入银行。

11.5月18日，从银行提取现金8 000元，备发工资。

12.5月18日，以现金支付本月职工工资8 000元。

13.5月20日，以银行存款预缴本月所得税1 500元。

14.5月21日，以现金支付行政管理部门零星办公用品费80元。

15.5月21日，收到大华公司否定为前欠货款23 400元，存入银行存款户。

16.5月24日，以银行存款支付销售甲产品的广告费用1 800元。

17.5月25日，向新华工厂售出甲产品300件，每件售价100元，货款30 000元和发票上增值税额5 100元，尚未收到。

18.5月31日，计提固定资产折旧4 000元，其中：生产车间本月计提折旧2 600元，行政管理部门本月计提折旧1 400元。

19.5月31日，结转本月职工工资8 000元，其中：生产甲产品工人工资5 000元，车间管理人员工资1 000元，行政管理人员工资2 000元。

20.5月31日，本月发生的制造费用3 600元，结转计入甲产品生产成本。

21.5月31日，甲产品300件本月完工，每件单位生产成本65元，计19 500元。22.5月31日，结转本月所销售产品的生产成本，每件65元。

23.5月31日，将损益类各账户余额结转“本年利润”账户。

24.5月31日，按规定结转应缴所得税(税率33%)。

25.5月31日，按税后利润的10%提取法定盈余公积。

【要求】　根据以上经济业务分别编制收款凭证、付款凭证和转账凭证。