第一节 会计账簿的概述
一、会计账簿的概念和意义
1.账簿的概念
会计账簿，简称账簿，是由具有一定格式而又相互联系的若干账页组成，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录和反映单位各项经济业务的簿籍。各单位应当按照国家统一的会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。对于账簿的概念，可以从两个方面来理解：一是从外表形式上看，账簿是由具有专门格式而又相互联系的若干账页组成的簿籍；二是从记录的内容上看，账簿是对各项经济业务进行分类和序时记录的簿籍。
各单位每发生一项经济业务，必须取得和填制会计凭证，用以反映和监督经济业务发生和完成情况。但会计凭证数量多又分散，而且会计凭证对经济业务的反映是零散的，不能把单位在一定时期内发生的全部经济业务连续、系统、分类地反映出来，也不便于日后查阅，因而不能满足经营管理的需要。因此为了把分散在会计凭证中的大量核算资料加以集中和归类整理，为经营管理提供系统、完整的核算资料，就必须利用设置和登记账簿这一会计核算的专门方法。
2.设置和登记账簿的意义
设置和登记账簿，是加工整理、积累、储存会计资料的一种方法，是会计核算工作的一个重要内容，对加强经营管理具有重要作用。其主要有以下四个方面的作用：
（1）通过账簿的设置和登记，可以记载、储存会计信息。
账簿逐笔逐项录入了企业一定时期内发生的所有会计凭证中的内容，账簿相当于仓库或存储器，将大量分散的会计信息系统地进行了储存。
（2）通过账簿的设置和登记，可以分类、汇总会计信息。
账簿按不同性质归类，连续、分类提供企业资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润的增减变化情况，提供总括的会计信息。
（3）通过账簿的设置和登记，可以检查、校正会计信息。
以账簿为中心，企业形成了账证核对、账账核对、账实核对、账表核对等系列对账关系，是会计分析、会计检查的重要依据。同时有利于保证各项财产物资和资金的安全完整和合理使用。
（4）通过账簿的设置和登记，可以编报、输出会计信息。
账簿是系统化的凭证，账簿资料是编制财务会计报告的依据。为报表使用者及企业的经营管理提供反映企业财务状况、经营成果等会计信息。
3.会计账簿与账户的关系
账户存在于账簿之中，账簿中的每一账页就是账户的存在形式和载体，没有账簿，账户就无法存在；账簿序时、分类地记载经济业务，是在个别账户中完成的。因此，账簿只是一个外在形式，账户才是其真实内容。账簿与账户的关系是形式与内容的关系。
二、账簿的种类
1.账簿按用途分类
账簿按用途分类，可以分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。
（1）序时账簿。序时账簿也称日记账，是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。序时账簿有两种：一是普通日记账，用来登记全部经济业务的发生情况，即把全部经济业务的各项会计分录都按照时间顺序记录在账簿中，故称分录簿。因它不能分类反映经济业务的发生情况，使用意义不大，因而很少被采用，其格式如表7－1所示。二是特种日记账，用来记录特殊经济业务的发生，如库存现金、银行存款等。一般企业只对库存现金和银行存款的收付业务，设置现金日记账和银行存款日记账进行序时核算，以便加强对货币资金的管理。其格式如表7－2、表7－3和表7－4所示。
（2）分类账簿。又称分类账，是将全部经济业务事项按照会计要素的具体科目而开设的分类账户进行登记的账簿。分类账簿按其反映指标的详细程度划分为总分类账簿和明细分类账簿两种。
总分类账簿，又称总分类账，简称总账，是根据一级会计科目开设，用以记录全部经济业务总括核算资料的分类账簿。总分类账的一般格式如表7－5所示。
明细分类账簿，又称明细分类账，简称明细账，是根据总账科目所属的二级或明细科目开设，用以记录某一类经济业务详细核算资料的分类账。明细账的格式如表7－6所示。
（3）备查账簿。又称辅助账簿或备查簿，是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中未予登记或登记不够详细的经济事项进行补充说明的账簿。注重文字描述，为某些经济业务提供必要的参考资料，如以经营租赁方式租入固定资产的登记簿、受托加工材料的登记簿、开出商业汇票的到期日、金额等。备查账簿应根据企业的实际需要设置，没有固定格式，企业可以根据自身需要进行设计，它相当于一个备忘录。
2.账簿按其外表形式分类
账簿按其外表形式分类，可分为订本式、活页式、卡片式。
（1）订本式。启用前已装订成册、连续编号。主要用于总分类账、现金日记账、银行存款日记账。其优点是可以防止账页的散失和非法抽换；其缺点是账页固定后，不便于分工记账，也不能根据记账需要增减账页。
（2）活页账。把账页装在账夹内，可随时增添或取出账页，装订成册前无固定页码编号。主要用于明细分类账。其优点是可根据需要增添或重新排列账页，并且可以同时分工记账；其缺点是账页容易丢失和被抽换。采用活页账，平时应按账页顺序编号，并在会计期末装订成册。装订完毕后，应按实际账页数顺序编号并加目录。
（3）卡片账。是由专门格式、分散的卡片作为账页组成的。一般放置在卡片箱中，可以随取随放，它实际上也是一种活页账。卡片账具有一般活页账的优缺点外，它不需每年更换，可以跨年度使用。“固定资产明细账”、“低值易耗品明细账”一般采用这种形式。
3.账簿按其账页格式分类
账簿按账页格式可分为两栏式、三栏式、多栏式、数量金额式。
（1）两栏式账簿。只有借、贷两栏，用于普通日记账和转账日记账。目前很少单位使用。
（2）三栏式账簿。属于最典型的账簿格式，包括借、贷、余三栏，主要用于各种日记账、总分类账以及资本、债权、债务等的明细账。
（3）多栏式账簿。在三栏式账簿的基础上发展起来的，在借方或贷方中按照对方科目进行多栏式设置。库存现金和银行存款的日记账中，收入账按贷方资金来源科目设多栏，支出账中按借方资金流出科目设多栏；另外“制造费用”、“管理费用”设置多栏式明细账。
（4）数量金额式账簿。借、贷、余下分别设数量、单价、金额三个小栏。主要在“原材料”、“库存商品”等科目中使用。
三、账簿的基本内容
各种账簿所记录的经济内容不同，账簿的外表形式和账页格式也是多种多样，但各种账簿都应具备以下基本内容：
1.封面
主要标明账簿的名称，如总分类账、各种明细分类账、现金日记账、银行存款日记账等。
2.扉页
标明会计账簿的使用信息，如科目索引、账簿启用和经管人员一览表等。
启用表内载明：
（1）单位名称；
（2）账簿名称；
（3）账簿编号（第几册）；
（4）账簿启止页数；
（5）启用日期；
（6）单位领导人、记账人员、会计主管人员等签名盖章；
（7）加盖单位公章。
经管人员一览表主要是为记账人员办理交接手续。
3.账页
账簿用来记录经济业务事项的载体，其格式反映经济业务内容的不同而有所不同。但其内容应当包括：
（1）账户的名称，以及一级科目、二级或明细科目。
（2）登记账簿的日期栏。
（3）记账凭证的种类和号数栏。
（4）摘要栏，所记录经济业务内容的简要说明。
（5）金额栏，记录经济业务的增减变动和余额。
（6）总页次和分页次。
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