会计账簿登记的规则和错账更正

第三节　会计账簿登记的规则和错账更正

会计账簿是企业重要的经济档案。登记账簿是会计核算工作的重要内容，是为会计报表提供数据资料的重要手段。为了保证账簿记录的合法性、合理性，保证账簿资料的完整性，防止舞弊行为，明确记账责任，会计人员启用新的会计账簿时，应遵循账簿启用和登记的各项规则。

一、会计账簿启用规则

（1）新建企业或新的会计年度开始时，必须启用新的会计账簿。在新账簿中填写企业全称，加盖单位公章。按国家法律规定自行粘贴并划线注销印花税票。

（2）在账簿的扉页上填制“账簿启用表”和“经管人员一览表”。如表7－10所示。

（3）启用订本式账簿，按页码顺序登账，不得跳页、隔行、缺号。启用活页式账簿，按账页顺序编号，定期装订成册。

表7－10　账簿启用及接交表

二、账簿登记规则

（1）应根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。

①一项业务一方面记入总账，另一方面登记相关明细账；

②账簿中记录的日期为记账凭证上的日期，非原始凭证上的日期；

③数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整；

④日期、编号、摘要、金额等全部录入，登记完整。

（2）账簿登记完毕后，在记账凭证上签名或盖章，在记账凭证的“过账”栏划“√”，避免重复、漏记。

（3）文字、数字留上1/2空格，便于更正错账。

（4）使用蓝黑墨水钢笔或碳素签字笔，不得使用圆珠笔、铅笔等，防止涂改，红笔在特殊情况下使用。

（5）发生红笔记账的情形：

①冲销错误记录；

②在不设借贷、收付等栏的多栏式账页中，登记减少数；

③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏中登记负数；

④其他国家有关规定。

（6）登记账簿时，按页次顺序连续登记，不得隔页、跳行。如出现空页、空行，用红笔划对角线注销，或注明“此页空白”、“此行空白”等，同时要求记账员签章确认。

（7）凡需要结出余额的账户，应按时结出余额。库存现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额；债权债务明细账和各种财产物资明细账，要随时结出余额；总账平时需要结出月末余额。结出余额后，应当在“借或贷”栏目内写明“借”或“贷”字样，以标明余额方向。没有余额的账户，应在“借或贷”栏目内写“平”字，并在“余额”栏用“θ”表示。一般来说，“θ”应当放在“元”位。

（8）一页登记完毕，结出本页合计数及余额，最后一行的“摘要”栏内注明“过次页”，新页第一行“摘要”栏内注明“承前页”，便于结账和对账。

三、错账查找方法

查找错账的方法主要有两种：个别检查法和全面检查法。

1.个别检查法

所谓个别检查法就是针对错账的数字来进行检查的方法。这种方法适用于检查方向记反、数字错位和数字颠倒等造成的记账错误。个别检查法分为差数法、倍数法、除9法和尾数法四种。

差数法就是记账人员首先确定错账的差数，再根据差数去查找错误的方法。这种方法对于发现漏记账目比较有效，也很简便。例如发现借贷不平的差是6 900元，则查找与6 900元有关的账簿记录，是否有一方漏记。

倍数法也叫除2法，首先算出借方和贷方的差额，再根据差额的一半来查找错误的方法，这种方法适用于会计账簿因栏次错写而造成的方向错误。在上例中可以将6 900元除以2，查找与3 450元有关的账簿记录，是否出现将借贷都记在一个方向上了。

除9法就是先算出借方与贷方的差额，再除以9来查找错误的方法，适用于两种情况，即数字错位和数字颠倒。例如将6 900元误写成9 600元，或将6 900元错误地扩大或缩小10倍。借贷不平的差都能被9整除。

尾数法是出纳员每天在签发现金支票提取现金时，以日期做为提现的尾数。如7月1日准备提现5 000元，则现金支票填写金额5 001元；7月12日准备提现5 000元，则现金支票填表写金额5 012元。这样在进行检查错账时容易准备发现错误。

2.全面检查法

全面检查法就是对一定时期的账目进行全面核对的检查方法，具体又分为两种：顺查法和逆查法。

顺查法就是按照记账的顺序，从头到尾依次检查原始凭证、记账凭证、总账、明细账以及会计科目余额表等。

逆查法是与记账的顺序相反，也就是首先检查科目余额表中数字的计算是否正确，其次检查各账户的计算是否正确，再次核对各账簿与记账凭证是否相符，最后检查记账凭证与原始凭证是否相符。

四、错账更正法

由于记账差错的具体情况不同，更正错误的方法也不同，常用的更正错误的方法有：划线更正法、红字更正法和补充登记法三种。

1.划线更正法

记账凭证正确，在过账或结账中发现账簿记录的文字或数字有错误，应采用划线更正法。更正时，先在错误的文字或数字上划一红线注销，要使原来的字迹仍可辨认，然后在红线上方空白处用蓝字填上正确的文字或数字，并在更正处由记账人员盖章。对改正错误的数字一定要用红线全部划去，不能只改个别数字。

2.红字更正法

红字更正法适用于记账凭证上的科目和金额发生错误，并已登记入账。更正时，先用红字金额填制一张内容与错误记账凭证完全相同的记账凭证，并在摘要中写明“更正第×号凭证错误”，并据以用红字金额登记入账，冲销原有的错误记录；然后，再用蓝字重填一张正确的记账凭证，登记入账。

现举例说明如下：

例7－1　某车间领用A材料1 000元，编制记账凭证时，借方账户误写为“管理费用”并已登记入账。

更正上述错误，应用红字金额填制一张内容与原来一样的记账凭证：

然后，重新填制一张正确的记账凭证：

将上述两张记账凭证登记入账后，账簿记录的错误得以更正。

另外，如果在记账后发现记账凭证中应借、应贷的账户没有错，只是所填金额大于应填金额，可填制一张红字金额记账凭证，冲销原来多记的金额。

例7－2　某车间领用A材料1 000元。填制记账凭证时，将金额误记为10 000元。

为了更正上述账户中多记的9 000元，应填制一张红字金额的记账凭证：

将上述更正错误的记账凭证记入有关账户后，原账簿中的错误记录便得到更正。

3.补充登记法

补充登记法适用于记账后发现记账凭证中应借、应贷的会计科目正确、但所填的金额小于正确金额的情况。采用补充登记法就是将少填的金额（即正确金额与错误金额之间的差额）用蓝字填制一张记账凭证，在“摘要”栏内注明“补记第×号凭证少计数”，并据以登记入账。

例7－3　成品仓库收到合格产品一批，计10 000元，已验收入库。填制记账凭证时，将金额误记为1 000元，并已登记入账。

为了更正错误的记录，可将少记的9 000元用蓝字填制一张记账凭证：

在用红字更正法和补充登记法更正错误时，在更正错误的记账凭证上，应注明被更正记账凭证的日期和编号，以便核对查考。