分析会计报表

第四节　分析会计报表

一般说来，分析会计报表采用的方法有文字分析、图表分析、文字图表分析等。这里我们所说的文字分析主要是指采用汉字和数字对会计报表进行分析；图表分析主要是指直接对会计报表进行分析或将会计报表的数据对比、趋势和结构等列成表，并对该表采用直方图、折线图等对会计报表进行直观的分析；文字图表分析主要是指既使用文字，又采用图表对会计报表进行分析。在此，我们分别介绍文字分析与图表分析的方法。

一、文字分析会计报表

采用文字分析的方法分析会计报表是传统会计工作广泛使用的一种分析方法。最常见的会计报表文字分析报告，是在文字编辑软件（或称字处理软件）中撰写的，例如在WORD等文字编制软件中撰写会计报表的分析报告。

在UFO报表中没有专设会计报表的文字分析功能，但可以在各个会计报表的后面紧接着撰写分析报告。该种情况下，应在格式状态下撰写分析报告，其分析报告最好是一份标准的分析报告，其中的数字最好位于某个单元格中，以方便用公式取数或计算。

在UFO报表中，还可以使用“工具”菜单下的“字处理”菜单项撰写会计报表的分析报告。

二、图表分析会计报表

UFO报表中，为方便地进行会计报表数据的直观分析，特提供了图表分析功能。

UFO报表中的图表是利用报表文件中的数据直接生成的，图表与报表数据存在着密切的联系，当报表数据发生变化时，图表也会随之变化。如果删除报表数据，图表也会随之消失。生成图表的报表文件可以是外部会计报表，也可以是内部会计报表，还可以是在内、外部会计报表的基础上编写的分析报表。UFO报表的图表格式提供了直方图、圆饼图、折线图、面积图4大类10种格式的图表。

一个报表文件可以生成多个图表，最多可以保留12个图表。各图表以窗口的形式存在。图表并不是独立的文件，它的存在依附于源数据所在的报表文件，只有打开报表文件后，才能打开有关图表。图表可以命名。在打开报表文件后，可以选择图表名打开图表，可以修改、保存或删除图表。与报表文件一样，图表可以打印输出。

在此我们以“利润表”为例，介绍打开会计报表以后图表分析的方法步骤。

（一）追加图形显示区域

追加图形显示区域是指在取数会计报表之后，增加若干行或列，作为专门的图形显示区域，以免插入的图形和报表数据重叠在一起，影响阅读。

需要说明的是，追加图形显示区域（即追加若干行或列），应在格式状态下进行。其操作步骤如下：

1．在“编辑”菜单中选定“追加”，然后单击“行”选择项，系统弹出“追加行”对话框；

2．在“追加行”对话框中，输入需要追加的行数，例如6；然后单击【确认】按钮即可。

（二）选取数据区域

选取数据区域是指确定图表对象反映的数据区域，区域不能少于2行×2列，否则系统会提示出现错误。

系统把选取数据区域的第一行和第一列默认为X、Y轴的标注（即X、Y轴上的注释），其余为数据区。如果选取数据区域的第一行和第一列在每张表页上不一样，系统会以第一页上的第一行和第一列为X、Y轴的标注。选取数据区域的操作步骤如下：

1．单击“格式／数据”按钮，进入数据状态；

2．在报表文件中用鼠标拖动选取一个数据区域，例如“利润表”的表栏自“项目”至“本月数”，选取“主营业务收入”和“主营业务成本”。

（三）插入图表对象

图表对象可以在报表的任何区域插入，但为了不和报表的数据重叠，一般将图表对象插入到事先已增加的图形显示区域内。在UFO报表中，允许同时插入多个图表对象。插入图表对象的操作步骤如下：

1．单击“工具”菜单中的“插入图表对象”；

2．在报表工作区按住鼠标左键拖动至适当大小后放开鼠标，系统弹出“区域作图”对话框（如图4－14所示）；

图4－14　“区域作图”对话框

3．在“区域作图”对话框中，默认“数据组”中的【行】，即系统以行为X轴、列为Y轴作图；也可在“数据组”中选【列】，则系统以列为X轴、行为Y轴作图；

4．在“操作范围”中默认【当前表页】或选择【整个报表】。默认【当前表页】，系统就利用当前表页中的数据作图；选择【整个报表】，系统会利用所有表页中的数据作图；

5．在有关编辑框中分别输入“图表名称”、“图表标题”、“X轴标题”、“Y轴标题”；

6．在列出的图表格式中选择一种图，例如“成组直方图”；

7．单击【确认】按钮，系统即显示出指定的图示。

插入图表对象以后，系统自动进入图表对象的编辑窗口，菜单和快捷按钮会发生一些变化，这时可以对图表对象进行编辑。在正常状态下，单击选中图表对象，可以拖动、拉伸图表对象。双击图表对象，还可以进入图表对象编辑窗口，在图表编辑窗口可以定义图表对象的图形格式、定义图表的标题及数据组。

单击图形区域以外的区域，即可回到正常报表处理状态。

（四）编辑图表对象

编辑图表对象主要用于对插入图表对象输入的有关内容进行修改。

1．编辑标题

标题可以在插入图表对象时输入，也可以在以后随时编辑输入。

（1）双击图表对象的任意部位，图表即被激活，此时，图表及图形四周均出现8个黑点；

（2）在“编辑”菜单中单击“主标题”，系统弹出“编辑标题”对话框；

（3）在“请输入标题”编辑框中输入标题；

（4）单击【确认】按钮。

X轴标题与Y轴标题的编辑方法与主标题相同。

2．改变主标题的字型、字体

为清晰、美观，可改变主标题的字型、字体。

（1）单击要改变的主标题，使之激活；

（2）在“编辑”菜单中单击“标题字体”，系统弹出“标题字体”对话框；

（3）在“字体”框中选中隶书，在“字号”框中选中12号；

（4）选取“加下画线”和“加删除线”可以修饰标题；

（5）单击【确认】按钮。

需要说明的是：主标题的字型、字体、字号可以改变，但X、Y轴标题的字型、字体、字号是无法改变的。

3．定义数据组

（1）在“编辑”菜单中单击“定义数据组”，系统弹出“定义数据组”对话框；

（2）在对话框中选择“以一列数据为一组进行比较”；

（3）单击【确认】按钮，图形将作相应的变化。

需要说明的是：可以通过“定义数据组”功能来改变X、Y的坐标轴。

4．改变图表格式

改变图表格式功能用于进行图形格式间的转换。UFO报表提供了10种图形格式，单击“工具栏”中的图形可以改变图形格式；在“格式”菜单中选取相应的图形格式菜单项，也可以完成相应图形格式的转换。

需要说明的是：在UFO报表提供的10种图形格式中，普通直方图、立体直方图、普通圆饼图、普通面积图只能显示第一行或第一列的数据。

5．对象置前／对象置后

对象置前／对象置后功能用于在一张报表里插入多个图表对象发生相互重叠时，使某图表对象显示在最前端或隐藏在其他图表对象之后。

（1）选定图表对象；

（2）单击鼠标右键，系统弹出快捷菜单；

（3）在快捷菜单中，单击“对象置前／对象置后”项即可完成操作。

（五）删除图表

（1）选择要删除的图表，使它成为当前图表窗口；

（2）在“图表”菜单中单击“删除”，当前图表即被删除。

（六）关闭图表

图表操作完后，应及时关闭图表。关闭图表功能是使系统退出图表窗口，返回到格式／数据窗口。其操作方法为：单击“图表”菜单中的“退出”，系统即关闭图表，并且在关闭图表的同时将自动保存图表。