应收款管理系统初始化

第二节　应收款管理系统初始化

初始设置的作用是建立应收款管理的基础数据，确定使用哪些单据处理应收业务，确定需要进行账龄管理的账龄区间。

一、应收款业务参数设置

在运行应收款管理系统前，应设置应收款管理系统运行所需要的账套参数，以便系统根据所设定的参数进行相应的处理。参数设置是指对应收业务进行控制的参数设置，它是进入应收款管理系统的首项工作。参数设置的内容主要包括：应收账款核销方式、控制科目的依据、存货销售科目、制单方式、坏账处理方式、汇兑损益计算方式、预收款核销方式和现金折扣显示等。参数设置是应收款管理系统运行的基础设置，其设置质量直接影响业务处理质量。

（一）常规参数设置

常规参数设置包括应收款核销方式、单据审核日期依据、汇兑损益方式、坏账处理方式、代垫费用类型、核算管理类型、现金折扣是否显示等，见图7－2。

图7－2　应收款管理常规选项设置

1．应收账款核销方式

系统提供了两种应收账款的核销方式，即按单据方式和按产品方式。按单据核销是指系统将满足条件的未结算单据全部列出，由用户选择要结算的单据，根据所选择的单据进行核销；按存货核销是指系统将满足条件的未结算单据按存货列出，由用户选择要结算的存货，根据所选择的存货进行核销。如果企业收款时，没有指定具体是收取哪种存货的款项，则可以采用按单据核销。对于单位价值较高的存货，企业可以采用按产品核销，即收款指定到具体存货上。一般情况下，按单据核销即可。

2．单据审核日期依据

系统提供了两种确认单据审核日期的依据，即单据日期和业务日期。如果选择单据日期，则在单据处理功能中进行单据审核时，自动将单据的审核（即入账日期）记为该单据的单据日期；如果选择业务日期，则在单据处理功能中进行单据审核时，自动将单据的审核日期（即入账日期）记为当前业务日期（即登录日期）。

3．汇兑损益方式

系统提供了两种汇兑损益的方式，即外币余额结清时计算和月末计算。外币余额结清时计算是指仅当某种外币余额结清时才计算汇兑损益；月末计算是指每个月末计算汇兑损益。汇兑损益方式在账套使用过程中可以随时进行修改。

4．坏账处理方式

坏账损失的处理方式有两种：直接转销法和备抵法。其中，直接转销法是指只在实际发生坏账时，才将坏账损失计入当期损益，同时冲销应收款项；备抵法是指按期估计坏账损失，形成坏账准备，当某一应收款项全部或部分被确认为坏账时，应根据其金额冲减坏账准备，同时转销相应的应收款项金额的一种核算方法。

在账套使用过程中，如果当年已经计提过坏账准备，则此参数不可以修改，只能在下一年度修改。

5．代垫费用类型

代垫费用类型解决从销售系统传递的代垫费用单在应收系统用何种单据类型进行接收的功能。系统默认为其他应收单，用户也可在单据类型设置中自行定义单据类型，然后在系统选项中进行选择。该选项随时可以更改。

6．核算管理类型

系统提供了两种应收系统的应用模型：简单核算和详细核算。用户必须选择其中一种方式，系统默认选择详细核算方式。选择简单核算是指应收只是完成将销售传递过来的发票生成凭证传递给总账这样的模式，在总账中以凭证为依据进行往来业务的查询。如果销售业务以及应收账款业务不复杂，或者现销业务很多，则可以选择此方案。选择详细核算是指应收、应付可以对往来进行详细的核算、控制、查询和分析。如果销售业务以及应收款核算与管理业务比较复杂，或者需要追踪每一笔业务的应收款及其收款等情况，或者需要将应收款核算到产品一级，则需要选择详细核算。该选项在系统启用或者还未进行任何业务时，包括未有期初数据输入，才允许进行选择设置和修改。

7．现金折扣是否显示

该选项包括显示现金折扣和不显示现金折扣两种方式。如果为了鼓励客户在信用期间内提前付款而采用现金折扣政策，则可以选择显示现金折扣，系统会在“核销处理”中显示“可享受折扣”和“本次折扣”，并计算可享受的折扣；如果选择了“不显示现金折扣”，则系统既不计算也不显示现金折扣。在账套使用过程中，该参数可以修改。

（二）凭证控制科目设置

凭证控制科目设置包括“受控科目制单方式”、“非控科目制单方式”、“控制科目依据”和销售科目依据等，见图7－3。

图7－3　应收款管理凭证选项设置

1．受控科目制单方式

有两种制单方式供选择，即明细到客户方式和明细到单据方式。明细到客户是指当将一个客户的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这多笔业务的控制科目相同，系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是在总账系统中能根据客户来查询其详细信息。明细到单据是指当将一个客户的多笔业务合并生成一张凭证时，系统会将每一笔业务形成一条分录。这种方式的目的是在总账系统中也能查看到每个客户的每笔业务的详细情况。受控科目在合并分录时若自动取出的科目相同，辅助项为空，则不予合并成一条分录。在账套使用过程中，可以随时修改该参数的设置。

2．非控科目制单方式

有三种制单方式供选择，即明细到客户方式、明细到单据和汇总制单方式。明细到客户是指当将一个客户的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这些笔业务的非控制科目相同，且其所带辅助核算项目也相同，则系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是在总账系统中能够根据客户来查询其详细信息。明细到单据是指当将每个客户的多笔业务合并生成一张凭证时，系统会将每一笔业务形成一条分录。这种方式的目的是在总账系统中也能查看到每个客户的每笔业务的详细情况。汇总制单是指当将客户的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算这多笔业务的非控制科目相同，且其辅助核算项目也相同，则系统将自动将其合并成一条分录。这种方式的目的是精简总的数据，在总账系统中只能查看到该科目的一个总的发生额。非受控科目在合并分录时若自动取出的科目相同，辅助项为空，则合并成一条在账套使用过程中可以随时修改该参数的设置。

3．控制科目依据

控制科目在应收款管理系统中是指所有带有客户往来辅助核算的科目。系统提供了三种设置控制科目的依据，即按客户分类、按客户和按地区分类。按客户分类设置是指客户分类是根据一定的属性将往来客户分为若干大类，例如，可以将客户根据时间分为长期客户、中期客户和短期客户；也可以根据客户的信用度将客户分为优质客户、良性客户、一般客户和信用较差客户等。在这种方式下，可以针对不同客户分类设置不同的应收科目和预收科目。按客户设置是指可以针对不同的客户在每一户名下设置不同的应收科目和预收科目。这种设置适合特殊客户的需要。按地区设置是以针对不同的地区分类设置不同的应收科目和预收科目。例如，可以将客户分为华东、华南、东北等地区，并可以在不同的地区分类下设置科目。

4．销售科目依据

系统提供了两种设置存货销售科目的依据，即按存货分类和按存货设置存货销售科目。在此设置的销售科目，是系统自动制单科目取值的依据。按存货分类设置是根据存货的属性对存货所划分的大类，例如，可以将存货分为原材料、燃料及动力、产成品等大类，可以针对这些存货分类设置不同的科目。存货设置是指如果存货种类不多，可以直接针对不同的存货设置不同的科目。

该窗口中其他项设置可参照应收款管理相应内容。

（三）权限和报警设置

此部分设置可参照应付款管理内容。

二、基本信息设置

基础信息包括设置科目、设置坏账准备、设置账龄区间、设置报警级别、设置单据类型和设计单据格式等。其他公共信息（会计科目、部门档案、职员档案、外币及汇率、结算方式、付款条件、地区分类和客户分类及档案）已在系统管理和总账的初始设置中完成。

（一）设置科目

如果企业应收业务类型较固定，生成的凭证类型也较固定，则为了简化凭证生成操作，可在此处将各业务类型凭证中的常用科目预先设置好。

1．基本科目设置

用户可以在此定义应收系统凭证制单所需要的基本科目包括应收科目、预收科目、销售收入科目、税金科目等。若用户未在单据中指定科目，且控制科目设置与产品科目设置中没有明细科目的设置，系统制单则依据制单规则取基本科目设置中的科目设置，见图7－4。

2．控制科目设置

进行应收科目和预收科目的设置，依据在系统初始中的控制科目来显示设置。应收控制科目指所有带有客户往来辅助核算并受控于应收系统的科目，在会计科目中进行设置。本系统提供了三种设置控制科目的依据，即按客户分类、按客户和按地区分类。

3．产品科目设置

进行销售收入科目、应交增值税科目和销售退回科目的设置。依据在系统初始中的销售科目选项来显示设置。本系统提供了两种设置存货销售科目的依据，即按存货分类和按存货设置存货销售科目。在此设置的销售科目，是系统自动制单科目取值的依据。

4．结算方式科目设置

图7－4　基本科目设置

进行结算方式、币种和科目的设置。对于现结的发票和收付款单，系统依据单据上的结算方式查找对应的结算科目，系统制单时自动带出。

（二）设置坏账准备

应收款管理系统可以根据发生的应收业务情况，提供自动计提坏账准备的功能。计提坏账处理方式包括应收余额百分比法、销售余额百分比法和账龄分析法，见图7－5。

图7－5　设置坏账准备

（三）设置账龄区间

为了对应收账款进行账龄分析，评估客户信誉，并按一定的比例估计坏账损失，应首先在此设置账龄区间，见图7－6。

（四）设置报警级别

通过对报警级别的设置，将客户按照客户欠款余额与其授信额度的比例分为不同的类型，以便掌握各个客户的信用情况。

图7－6　设置账龄区间

（五）设置单据类型

单据类型设置指用户将自己的往来业务与单据类型建立对应关系，达到快速处理业务以及进行分类汇总、查询和分析的效果。系统提供了发票和应收单两大类型的单据。如果同时使用销售系统，则发票类型单据名称包括销售专用发票、普通发票、销售调拨单和销售日报。如果单独使用应收系统，则单据名称不包括后两种。发票是系统默认类型，不能修改删除。

应收单记录销售业务之外的应收款情况。在本功能中，可以将应收单划分为不同的类型，以区分应收货款之外的其他应收款。例如，可以将应收单分为应收代垫费用款、应收利息款、应收罚款、其他应收款等。应收单的对应科目自己定义。

三、期初余额

初次使用本系统时，要将启用应收系统时未处理完的所有客户的应收账款、预收账款、应收票据等数据录入到本系统，以便以后的核销处理。当进入第二年度处理时，系统自动将上年度未处理完的单据转为下一年度的期初余额。在下一年度的第一个会计期间里，可进行期初余额的调整，见图7－7。

输入应收系统的期初数据时应注意以下问题：

1．发票和应收单的方向包括正向和负向，其类型包括系统预置的各类型以及用户定义的类型。如果是预收款和应收票据，则不用选择方向，系统默认预收款方向为贷，应收票据方向为借。

2．单据日期必须小于该账套启用期间（第一年使用）或者该年度会计期初（以后年度使用）。如果在初始设置的基本科目设置中设置了承兑汇票的入账科目，则可以录入该科目下期初应收票据，否则不能录入期初应收票据。单据中的科目栏目，用于输入该笔业务的入账科目，该科目可以为空。建议在录入期初单据时，最好录入科目信息，这样不仅可以执行与总账对账功能，而且可以查询正确的科目明细账和总账。

图7－7　输入期初余额