会计电算化信息系统的分析

第二节　会计电算化信息系统的分析

在接受了系统开发任务之后，为了能开发出满足用户要求的、高效实用的会计电算化信息系统，必须首先了解用户对会计电算化信息系统的要求，掌握用户的基本情况，然后进行可行性研究论证，得出新系统开发的可行性研究报告，最后建立会计电算化信息系统的逻辑模型，供企业决策者或用户参考，决定是否开发新系统以及如何开发。这个过程即为系统分析。

一、系统分析的任务与方法

（一）系统分析的任务

系统分析的目的是建立新系统的逻辑模型，确定系统目标，从逻辑上规定新系统的功能，但不涉及新系统具体的物理设计。其具体的任务可以归纳为两种：

1．确定用户需求

了解用户对系统功能、性能、硬件配置、开发周期等方面的要求。首先由用户提出初步意见，然后系统分析人员通过对系统进行详细调查，并结合计算机的特点，研究用户需求满足的可能性，经过交流协商，最后以软件需求说明书的形式将用户要求确定下来。

2．编制系统分析报告

首先使用图表、文字描述新系统的逻辑模型，确定新系统的目标和所具备的功能，然后确立新系统的总体结构以及系统的输入输出、数据存储、信息流程、人机交互方式和硬件软件运行平台等，最终形成系统分析报告存档。系统分析报告是重要的文档资料，相当于产品的总体设计说明书，是以后系统开发工作的依据。

（二）系统分析的方法

系统分析通常采用结构化分析方法，即SA方法（Structured Analysis）。所谓结构化，就是对原系统进行深入分析，去粗存精，化整为零，将系统逐级分解，提出以计算机为基础的新的信息系统的逻辑模型。

以图8－2为例，如果系统非常复杂，则将其抽象为S，然后将其分解为1、2、3三个子系统，若分解的子系统仍然很复杂，则对子系统进行进一步分解，如将子系统1分解为1．1、1．2、1．3三个子系统，将子系统3分解为3．1、3．2两个子系统。将这种分解不断持续下去，直到各个子系统的功能简单具体，能被清楚理解为止。这样无论多么复杂的系统，我们都可以化整为零，清楚地表达出系统的整体结构和输入输出关系。

具体的系统分析一般按如下步骤进行：

（1）对现有系统进行详细调查。弄清现行系统的边界，组织结构，人员分工，业务流程，各种信息载体的格式、种类及处理过程。

（2）描述现行系统。在详细调查的基础上，去掉具体模型中的非本质因素（如人员、机构等），用文字和图表描述现行系统的业务处理流程，并对数据流、数据文件、数据项等予以详细说明。

（3）分析用户需求，确定新系统应该具有的功能和目标，建立目标系统逻辑模型。

图8－2　系统分解图

（4）征询用户反馈意见，改进优化目标系统，编写系统分析说明书。

（5）对说明书进行专家审定，做到完善齐全，没有差错。

二、系统的初步调查和可行性分析

（一）初步调查

在开发新系统前，企业一般已存在一个现存的老系统，老系统可能存在着这样或那样的缺点，其业务流程也不一定是最好的，但老系统是一个在实际运行中经受过考验的可行系统，因此在设计新系统之前，必须对老系统进行认真地、详细地调查。

1．初步调查的内容

（1）企业的目标和任务。调查企业在一定时期内，其生产经营活动最终所要达到的目的以及它在近期所必须完成的生产经营目标。可以将企业的目标和任务分解成若干个子目标和任务。

（2）现行会计系统的状况。调查现行会计信息系统在企业中的地位与作用，工作内容、人员组成与分工，凭证、账簿、报表和账务处理流程，会计人员的业务水平与工作效率，会计核算与管理水平，当前工作中所存在的问题。

（3）新系统的目标。新系统要解决企业当前存在的哪些问题，根据财务等部门对现行的会计信息系统的改进意见，新系统可增加哪些功能，应该达到什么样的目标。

（4）系统开发的条件。企业领导对现行会计信息系统的看法和意见，对建立新系统的要求。企业现阶段应用计算机的状况，包括应用规模、应用水平以及可供利用的计算机资源。

2．初步调查的方法

（1）开调查会。由开发小组成员主持，系统开发人员和企业管理人员共同参加，会上相互启发，自由交谈，最后做出总结，得出一致的意见和建议。

（2）开专题研讨会。邀请专家或顾问就企业的工作流程，各个环节的功能划分进行座谈，共同商讨系统设计中存在的问题和解决办法。

（3）征询领导意见。征询领导对会计电算化信息系统的要求和建议。

（4）查询文档资料。查询企业会计档案，考核会计数据的准确性和完备性，了解企业会计工作规范，为可行性分析提供依据。

3．调查工具

初步调查的调查工具包括发调查表、编制组织结构图和填制会计信息需求表等。

4．调查报告

初步调查结束后，需撰写调查报告，其主要内容包括：企业及财务部门的机构设置状况，企业内外部环境概况，财务部门的发展规划，现行会计信息系统的主要内容和新系统的开发目标和改进意见等。

（二）可行性分析

系统的可行性分析包括系统开发的必要性和可能性分析。在初步调查的基础上，首先分析系统开发的必要性，然后从技术、经济效益和管理三个层面分别论证系统开发的可行性，保证并组织资源合理使用、避免浪费。

1．必要性分析

必要性分析是根据企业对会计核算系统的要求以及现行系统对企业要求的满足状况，确定新系统开发是否必要。有的企业领导与财会部门对开发新系统的要求并不迫切，或者现行的系统已经可以满足企业需要，那么这个新的电算化会计信息系统的开发工作就不必要。只有当企业迫切需要开发新系统来提高财务工作质量，并且也具备了电算化条件，才认为系统开发是必要的。如果系统开发经过论证是必要的，则进一步从经济、技术、管理上分析其可行性。

2．可行性分析

（1）技术可行性。技术可行性分析包括技术力量分析和设备条件分析两方面。技术力量方面，根据新系统的规模、范围和复杂程度等因素，预测技术难点，估计系统分析员、系统设计员、软件开发和维护人员的业务水平是否能在限定条件内实现新系统。如果人员素质不能满足要求，考虑在一定时间内经过培训是否能满足要求，如果仍不能，则认为系统开发在技术上是不可行的。设备条件方面，要从计算机的内存容量、外存容量、主频速度、输入／输出设备、可靠性、安全性、适用性等方面论证是否满足会计数据处理的要求。考虑企业是否能配备系统运行所必需的高性能计算机、大容量存储器以及其他的相关外设、软件等。

（2）经济可行性。经济可行性主要论证开发系统是否符合经济性指标，投入是否大于产出，开发这样的项目是否合算。这包括估计费用和估计收益两方面。

系统开发的费用主要包括：

·设备费用：计算机硬件和软件的购置费用，机房的建设费用；

·人工费用：系统开发人员的工资，使用人员的培训费用以及系统试运行所需的安装调试费等；

·管理维护费用：系统投入使用后，可能需要消耗的打印纸、磁盘、水电费和维护人员工资等费用。

新系统的收益包括直接效益和间接效益两部分。直接效益指可以使用货币计量的效益，包括：

·由于加强费用控制，企业节省的费用；

·由于合理安排生产计划，企业降低的生产成本；

·由于改善库存管理，企业减少的库存现金占用；

·由于加强资金管理，企业减少银行贷款而节约的利息支出；

·由于系统的使用，减少的人工工作量和费用。

间接效益是指无法直接计量的那部分效益，主要包括：

·提高了会计信息处理的质量和速度；

·提高会计工作人员的效率；

·提高企业信誉；

·提供辅助决策支持，使领导决策更科学。

（3）组织管理可行性。最后还有从组织管理上分析开发系统的可行性，包括：

·企业领导对新系统开发是否支持，态度是否坚决；

·会计人员对新系统的认识，是否愿意配合开发工作；

·现行管理体制、管理方式是否能提供稳定的开发环境；

·现行会计信息系统的工作是否规范；

·企业人员能否接受因新系统的建立而导致的企业组织结构变化。

通过以上各方面的分析，对是否开发新系统做出可行性结论：

·可以立即组织开发；

·需要调整某些系统开发目标后才能开发；

·需要等待某些条件具备后才能开发；

·没有必要开发；

·不具备开发条件，不能开发。

3．可行性分析报告

可行性研究结束以后，需要撰写可行性分析报告说明研究的结论及相关依据，其基本内容如下：

（1）引言

·摘要：新系统名称、目标和基本功能；

·背景：用户单位、开发单位、本系统与其他系统或机构的关系和联系；

·参考资料和术语：报告中引用的文件和相关技术资料，使用的专门术语、定义或关键字。

（2）初步调查概况

·企业的目标与任务；

·组织机构及管理体制；

·开发环境和可利用的资源；

·企业领导和会计人员的态度；

·其他约束条件。

（3）可行性研究

·开发新系统的必要性；

·开发新系统的经济性；

·开发新系统技术上的可行性；

·组织管理上的可行性。

（4）新系统实施计划

·新系统的目标和范围；

·所需配置资源；

·开发进度计划。

（5）结论

结论为下述几种情况之一：

·立即开发；

·调整目标后再开发；

·改善条件后再开发；

·没有必要开发；

·没有开发条件，不能开发。

可行性分析报告完成以后，还需要经用户、业务人员和专家评审，如认为项目可行，并经有关部门和领导批准，则可转入下一阶段开发工作。

三、系统详细调查

初步调查服务于可行性分析，决定系统开发是否可行。可行性分析通过以后，就可以为建立新系统进行更加详细深入的调查，称为系统详细调查，其投入的人力、物力成本要高于初步调查。系统的详细调查包括：

·企业中机构的设置、人员的配置以及各部门之间的关系；

·会计信息系统中各项会计岗位的工作内容、工作职责和相互联系；

·会计信息系统中各个处理环节的任务、工作内容和处理方法，画出信息系统的业务流程图；

·收集整理各项业务活动所涉及的原始单据、凭证、统计图表、计划表以及流水账、台账、报表等信息载体，粗略估计各部门的信息使用量；

·用户对于数据处理的要求和限制条件。

详细调查的结果包括系统组织结构图、会计人员职务分工表、业务流程图、数据处理表等一系列文档资料。系统调查的资料要真实准确地反映系统的客观情况，内容要全面，尽可能考虑各种可能出现的特殊情况。资料的格式力求规范完整，便于后续系统设计人员使用和参考。

四、系统分析工具

在对现行系统进行详细调查的基础上，结构化系统分析常用图表的形式将系统的信息流程表示出来，使用户能直接地理解系统的概貌。依据建立的逻辑模型进行系统设计，给出系统功能结构图。常用的系统分析工具有：

·数据流图

·数据词典

·处理逻辑工具

（一）数据流图

数据流图是系统逻辑模型的图形表示，它是系统中信息流动及信息存储的概括。由于它没有物理意义，不依赖于硬件、软件、数据结构和文件组织，因此容易被用户理解。数据流图一般由表8－3所示的基本元素组成。

表8－3　数据流图的基本元素

在逐层绘制系统的数据流图时，要保证系统分解前后的输入数据流和输出数据流数目相等，即如图8－2所示，系统S有1个外部输入，2个外部输出，那么将系统S分解为1、2、3三个子系统后，这三个子系统综合起来也应该有1个外部输入和2个外部输出，且这些输入输出信息是完全一致的，这称为数据流守恒原则。

例如，对于手工会计信息系统，可先抽象为图8－3所示的数据流图，然后再按图8－4和图8－5进一步划分会计系统的内部功能结构。

图8－3　手工会计顶层数据流图

绘制数据流图的原则：

（1）正确确定系统的顶层图和底层图。顶层图说明了系统的边界，底层图说明了系统分解的细化程度。确定了顶层图就确定了系统与外界环境的输入输出数据流。

（2）保持画面的平衡。数据流图一般从左向右绘制，左侧标示系统的数据来源，右侧标示系统输出数据流。各项几何图形应在画面中分布均匀。

（3）对处理单元和子图进行合理地命名和编号。例如子图编号4．2．3，因为有两个小数点，就知道是第2层数据流图的一个子图，它的父图是4．2。

图8－4　会计系统第一层数据流图

（4）合理把握处理单元的细化程度。根据经验，在画分层数据流图时，一个处理单元一次分解一般不要超过7个。分解过多，则下一层数据流图的处理单元数量较多，不利于清楚地绘制出各单元之间的输入输出关系；分解太少则达不到细化目的。

（二）数据字典

数据流图是系统分解的工具，它描述了系统有哪些组成部分，各部分之间有怎样的输入输出联系。但数据流图没有对其中各个元素的含义和和包含的内容进行说明，因此需要靠数据字典加以说明和补充。数据字典是系统分析的另一工具，主要用来描述数据流图中的数据流和数据存储的定义、内容和特征。数据字典是数据流图的辅助资料，对数据流图起注解作用。

构成数据字典的条目有4种类型：数据项条目、数据流条目、文件条目、加工条目。

1．数据项条目

数据项条目是指数据流图中最基本的、不可再分的数据单位，例如“凭证日期”、“账套号”。数据项条目格式如下：

例如：科目代码

图8－5　会计系统第二层数据流图——总账

例如：银行对账单。

3．文件条目

文件条目描述系统中各数据文件的内容及组织方式，其格式如下：

例如：总账。

4．加工条目

加工条目用于描述数据流图中的基本处理逻辑，阐明输入数据如何转换为输出数据，其格式如下：

例如：登日记账。

（三）处理逻辑工具

加工条目中的加工逻辑一般使用自然语言描述，但对于某些较为复杂的处理逻辑，使用自然语言难以表达清楚，因此需要专门的处理逻辑表达工具，此类常用的工具有3种，分别是结构式语言、判断树、判断表。

1．结构式语言

结构式语言用来描述功能单元的处理逻辑，它模仿程序设计语言中的判断、循环语句，使用自然语言词汇来描绘数据的加工处理。因此，它既不等同于自然语言，也不等同于一般的程序设计语言，而是介乎两者之间。

【例8．1】某商家的商品促销手段为：顾客一次性购买商品1　000元以上者，且为商家的金卡用户，享受8折付款优惠；若不是金卡用户，但在最近半年内购买商家商品累计超过5　000元者，享受8．5折付款优惠；否则享受9折付款优惠。一次性购买商品1　000元以下，500元以上者，享受9．5折付款优惠。其他无付款优惠。

使用结构式语言描述折扣率确定过程如下：如果购买商品≥1　000

如果用户＝金卡用户

折扣率＝0．8

否则

如果半年累计消费＞5　000

折扣率＝0．85

否则

折扣率＝0．9

否则（购买商品＜1000）

如果购买商品≥500

折扣率＝0．95

否则

折扣率＝1

2．判断树

结构式语言结构严密，描述简洁，便于程序设计，但是如果遇到有多个条件的判断逻辑，则结构式语言嵌套判断过多，不能一目了然地显示可能的判断结果。在这种情况下，使用图形工具来表达会更加清楚，判断树就是一种这样的工具。

判断树由左向右绘制，各种判断条件形成判断树的分支，最后在末级节点处表明判断结果。使用判断树表示例8－1的折扣确定过程如下：

3．判断表

判断表与判断树类似，也是处理逻辑的表示工具，用于表达含有复杂判断的处理逻辑，其格式见表8－4。

表8－4　判断表

其中：左上部分C1、C2、C3为具体的判断条件，左下A1、A2、A3为可能的结果，右上部分为各种可能的条件组合，右下部分说明在各种组合条件下执行的决策结果。使用判断表表示例8－1的折扣确定过程如表8－5。

表8－5　折扣率判断表

使用判断表描述处理逻辑过程，简单清晰，可以列出所有的组合条件，不会出现遗漏或考虑不周的现象。当条件组合关系比较复杂时，它能够清楚地表达逻辑判定关系。但判断表不容易修改，特别当判断条件出现变动时，判断表就需要重新建立。在实际工作中，会计电算化信息系统的处理逻辑描述多以结构式语言为主，辅以判断表或判断树。

五、系统分析说明书

上面我们较详细地讨论了系统分析的技术和方法，如果将系统所有的数据流图、数据词典和处理逻辑说明综合起来，我们就得到了一个现行系统的逻辑模型。系统的逻辑模型建立以后，我们需要对系统分析的全部工作进行总结，即编写系统分析说明书。系统分析说明书的主要内容包括：

1．新系统概述：包括新系统的名称、目标和主要功能；新系统的开发单位、用户及其他相关机构或组织；系统中使用的资料和术语的定义解释。

2．现行系统概述：包括现行系统的组织结构、业务流程、数据处理流程和逻辑模型；现行系统存在的问题；用户对新系统的要求。

3．新系统逻辑模型：包括新系统的目标、范围、边界和主要功能；新系统的分层数据流图、数据字典、数据流程及数据存储结构；各子系统功能的划分，输入输出关系；新系统的性能指标，包括系统处理能力、响应时间、安全性、可靠性和可扩展性。

4．系统设计的实施计划：包括工作任务安排；时间进度计划；经费预算；人员、资金、设备等资源的配置情况。

5．其他需要说明的问题：如对经费、开发时间和系统运行环境方面的限制，以及尚待解决的问题等。

系统分析说明书质量的好坏对于新系统的质量有重要影响，因此文档完成以后，需请系统开发部门和专家对说明书进行复审，确认所建立的模型是否能满足用户需求。审查重点应为系统模型的合法性、可靠性、保密性和灵活性，尽量发现文档中的错误和不合理处，并由分析人员作及时修改。分析说明书的完成表明系统分析阶段告一段落，可以进入下一阶段的系统设计工作了。