会计电算化信息系统的运行

第五节　会计电算化信息系统的运行

会计电算化信息系统开发出来经过测试和试运行以后，就应准备在企业中正式运行。在系统正式运行之前，应做好相关的准备工作，如人员培训、建立相关管理制度等。由于新旧系统的转换不可能一天完成，所以在转换过程中，应让新旧系统并行一段时间。如果在并行过程中，发现新系统存在问题，应由系统设计人员对系统进行适当修改和完善。最后，当系统转换完成以后，应对系统做出评价并建立相关的文档。

一、系统运行前的准备工作

在新系统投入运行之前需要做好以下准备工作：

（一）人员培训

会计电算化信息系统运行的好坏不仅取决于系统本身的质量，还取决于系统使用人员的素质。好的软件，如果没有合格的操作人员、维护人员和管理人员，也不能正常持久的使用。因此系统使用前，应对相关人员进行系统使用方面的培训，培训的内容包括系统的基本结构和主要功能、系统各个模块的使用方法、系统输入输出方式、系统可能出现的故障及排除方法和系统文档的使用方法。其中系统维护人员的知识结构要求较高，既要熟悉企业的会计处理流程，又必须掌握计算机和软件的操作技能。

（二）人员分工

确定系统使用人员在系统中所承担的具体职责和任务，制定严密的内部控制和管理制度。例如要求系统维护人员不允许参与系统日常账务处理工作。

（三）规范系统输入数据的格式

统一规定系统中各种输入信息的书写格式和书写方法，例如规定在向系统输入记账凭证时，必须先根据原始凭证手工编制记账凭证，然后再根据已编制的手工记账凭证向电算化信息系统录入凭证。

（四）准备系统初始化的各种数据

在对新系统进行初始化之前，应先对企业的财产账目进行正确性检验，准备系统初始化所需的各项信息，包括会计科目编码方案、科目期初余额和各种明细单据等。

二、系统转换

根据企业的具体情况，新旧系统的转换方式有三种：直接转换、并行转换和分阶段逐步转换，如图8－21所示。

1．直接转换。直接转换指在某一个时间点，直接使用新系统替换老系统工作。这种方式最简单，转换费用也最省，但是风险很大，一旦新系统出现问题，则可能丢失会计数

图8－21　系统转换方式示意图

据，因此很少采用。

2．并行转换。并行转换指新老系统同时运行一段时间，在并行期间，新老系统处理同样的业务数据，使用老系统检验新系统的运行结果。如果整个并行期间，系统运行正常，则可以考虑使用新系统单独运行。这种方式安全可靠，不过由于并行期间需要同时运行两套系统，所以转换费用较高。

3．分阶段逐步转换。该方式适用于规模比较大的企业，由于这种企业下属部门较多，内部结构复杂，难以同时进行并行转换，所以系统转换往往按各个子系统，各个部门分步进行。各子系统、各部门按平行并行关系分别转换。这种并行方式安全可靠，风险小，但是各子系统和部门之间的转换次序和数据接口比较难处理。

系统并行一段时间以后，如果希望使用新系统取代老系统，则根据财政部颁发的《会计电算化管理办法》，还必须满足如下条件：

1．新系统达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。

2．新系统配有熟练的专职或兼职操作人员。

3．新系统与手工会计核算系统同时运行3个月以上，取得相一致的结果。

4．有严格的操作管理制度。主要内容包括：操作人员的工作职责和工作权限；预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施；预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经核对而登记机内账簿的措施；必要的上机操作记录制度。

5．有严格的硬件、软件管理制度。主要内容包括：保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施；会计数据和会计核算软件安全保密的措施；修改会计核算软件的审批和监督制度。

6．有严格的会计档案管理制度。

三、系统维护

系统转换过程中如果发现问题，应反馈给系统设计和开发人员，对系统进行修改和完善直到问题得到圆满解决。系统维护主要包括下述几方面的内容：

1．程序维护。发现软件中的程序错误，由系统开发人员负责修改，这部分是系统维护工作中工作量最大的部分。

2．数据维护。针对系统数据库结构和记录方面的维护，比如当系统数据出现丢失时，需要对数据库文件进行维护。

3．编码维护。根据企业实际业务的需要，检验预先设定的编码体系是否能满足要求，如果不能满足，则对原编码体系做出修改。如某企业由于业务扩展，大量招聘新员工，使得原先设计的员工编码区段不足，因此对原编码结构进行了调整。

4．硬件维护。指对机器设备的日常保养、维护和管理，保证系统正常运行。

四、系统评审

系统投入运行一段时间以后，还需要对系统进行全面的评价，针对系统仍然存在的问题，进行必要的调整和管理以进一步调高系统的整体功能。系统评审的指标有多种，常见的有：

1．合法规性：系统是否符合企业会计准则，是否符合财政部关于会计核算软件的有关规定。

2．功能完备性：系统能否执行与会计工作需求一致的会计记账、会计核算操作；系统是否实现了最初设计的所用功能。

3．可靠性：能否正确执行各种会计处理；当硬件出现故障或数据录入出现严重错误时，能否较好地工作；对敏感数据是否有保密功能。

4．易用性：用户交互是否友好；执行任务是否快速。

5．可维护性：程序可读性如何，是否容易修改，功能容不容易扩展。

6．文档齐全：开发文档是否齐全；是否提供用户操作手册。

7．经济性：产生了哪些直接经济效益，那些间接经济效益。

8．管理制度完备性：是否建立了严格的系统操作和管理制度。