会计电算化信息系统实施步骤

第一节　会计电算化信息系统实施步骤

随着我国经济形势的发展，企业或早或晚都会面临实施会计电算化信息系统的问题。而企业实施会计电算化信息系统需要具备一定的客观条件，在实施条件满足的前提下，企业应根据实际工作要求，制定科学合理的实施步骤，这些内容包括：制定会计电算化信息系统的实施规划、规范企业会计业务、建立会计电算化信息系统、明确电算化人员岗位分工、建立会计电算化组织结构和操作制度以及系统评估。

一、制定会计电算化信息系统的实施规划

企业实施会计电算化信息系统需要人力、物力、财力等多项资源，实施过程又会涉及企业的资源配置、人员管理等多个层面。因此，在实施会计电算化之前，必须先建立一个会计电算化组织策划机构，由单位领导或总会计师亲自挂帅，这样才能保证会计电算化工作有条不紊、顺利地进行。

会计电算化信息系统的实施规划指企业建立本单位会计电算化信息系统的工作目标以及为逐步实现该目标而制定的工作计划。它针对本企业的实际状况，制定切实可行的会计电算化信息系统建立方案，包括企业建立新系统应遵循的原则，实现新系统的具体工作步骤以及对实施过程中可能出现的意外状况的应对措施等。

（一）建立实施规划的原则

1．整体性原则。会计电算化信息系统是企业管理信息系统的一个组成部分。在企业信息化的进程中，出于经济条件、工作难度和稳健性方面的考虑，企业往往会将会计电算化信息系统的建立作为建立管理信息系统的前奏，因此在制定会计电算化信息系统规划时应考虑企业日后的需要，在硬件配置、编码方式和系统设计方面保留必要的数据接口，避免重复建设、无法扩展等问题。另外，除了财务部门以外，其他部门也可能会使用会计电算化信息系统中所记录的会计信息，因此在制定规划时还应考虑会计电算化信息系统与企业其他部门的信息系统之间的数据交互和通信问题。

2．阶段性原则。在企业内建立会计电算化信息系统是一个漫长的过程，在不同的时期有不同的工作内容，比如系统开发就分为系统分析、系统设计、系统实现和系统运行等好几个步骤。为了保障企业建立会计电算化信息系统的目标能够顺利实现，应在各个工作阶段规定具体的工作内容，在每个阶段末，考察阶段任务的完成进度和完成质量。例如在系统分析阶段结束以后，应考察系统分析的结论如何、企业开发新系统是否可行、系统分析说明书是否撰写完毕、内容是否完整可靠等。

3．可行性原则。在深入调查的基础上，从企业现状出发，分析企业各部门对于新系统的要求，确定系统开发的目标和任务，从必要性和可能性两方面对开发计划进行论证。一般而言，可行性应从技术条件、经济条件和运行使用条件三个方面进行论证。技术条件的可行性是指，目前的计算机硬件设备、通信设备和软件技术水平是否能实现系统目标；经济条件的可行性是指建立新系统是否能从整体上给企业带来经济效益；运行使用条件的可行性是指新系统建立以后，企业是否具备长期稳定运行的条件，考察方面包括操作员是否能熟练掌握新系统的使用方法，系统是否配有称职的维护人员，企业员工是否接受企业引入新系统以后所产生的各种变化，领导是否支持新系统的使用等。通过可行性分析，最后应得出可行或不可行的结论。

4．责任制原则。建设企业会计电算化信息系统，涉及面广，时间跨度长，耗用大量的人力物力资源，因此责任重大。为了加强管理，保证系统各阶段工作的顺利进行，应建立相应的管理责任制度，明确系统建设过程中各阶段的负责人。尤其对一些需要相关职能部门协调配合的工作，最好能由领导作为责任人进行沟通协调，这样才能保障系统建设工作能顺利进行。

（二）实施规划的主要内容

1．明确会计电算化信息系统的目标。系统目标为会计电算化工作指明了工作方向，确定了应完成的任务。该目标应服从于企业管理信息系统的目标，共同为实现企业中长期战略发展目标服务。一般来说，企业的会计电算化工作目标包括减轻财会人员的工作强度，提高会计信息处理的效率和质量，加强会计工作的控制、管理和辅助决策职能，提高企业的管理水平和经济效益等。

2．确定会计电算化信息系统的总体结构。确定信息系统所包含的各个子系统，包括这些子系统的功能结构、工作范围、输入输出文件以及这些子系统之间的关系。分析手工会计体系中，会计工作的任务和处理过程，确定电算化条件下各部门的分工和重组。系统的总体结构是会计电算化实施工作的基础和依据，应根据企业条件和计算机处理数据的特点综合决定。

3．会计电算化信息系统的取得途径。会计电算化信息系统的获取途径主要有自行开发、联合开发、委托开发和购买商品化通用会计软件等几种方法。具体使用哪种方式获得系统应根据企业自身条件确定。

4．会计电算化信息系统的硬件软件配置要求。根据会计电算化信息系统的系统目标和系统结构，对所需的计算机硬件软件做出原则性要求，特别指计算机的档次、型号、工作方式、硬件体系、软件结构等。为避免将来机器落后而导致难以更新和升级的情况，在硬件软件配置方面应有长远的安排。

5．确定会计电算化信息系统实现的阶段和步骤。确定系统实现的阶段和步骤是规定单位的电算化工作应分几步来完成。电算化工作要有计划、分步骤地进行，各步骤的划分要根据各子系统的设计功能、工作范围和企业的工作需要来安排次序。如根据企业的实力，第一步可先在财务部门的日常会计核算工作运行账务处理核算子系统，然后再开展内部控制管理信息系统，最后再实施管理决策支持系统。

6．确定会计电算化工作的管理体制和组织结构。在实施规划中，应明确会计电算化工作的管理体制，确定相关部门之间的协调关系，建立领导负责的各级责任制，以利于专人负责，高效率地完成系统建设工作。会计电算化信息系统的建立不仅会改变会计工作的操作方式，还会在人员组织结构、企业管理模式等方面引起重大变革，因此应组织专门人员根据电算化工作的实际需要，建立新的工作流程、管理制度和组织形式，使得新旧系统能实现平稳过渡。

7．制定人员培训和配置计划。手工条件下的会计工作人员均为会计专业人员，其中的权威是总会计师。会计电算化以后，系统中的人员有会计专业人员，也有计算机硬件软件维护工程师。会计人员不仅要掌握会计知识，还需要掌握计算机技术，能熟练操作计算机。因此，应根据企业的现状和需要制定专门的培训计划，合理调配工作人员，使人员的培训和系统的建设能同步进行，以保证未来的目标实现。

8．确定资金来源与预算。开展会计电算化工作需要较多的资金投入，为了保证资金的合理应用，在项目启动之前应做好资金预算，安排资金来源。需要注意的是，在安排预算时，不能仅重视计算机硬件购置的成本，而忽略软件以及其他辅助维护费用。尤其当前，系统总成本中软件费用所占的比重越来越高，有的甚至超过70%，对此应予以重视。

（三）制定实施规划应注意的问题

在制定系统实施规划时需要注意如下一些问题：

1．系统实施的可行性。一个单位是否需要会计电算化信息系统并不取决于领导的主观意愿和要求，而是取决于企业是否有这方面的客观需要，是否具备了开发使用会计电算化信息系统的客观条件。一般来讲，企业实行电算化可以减轻会计人员的工作强度，提高会计信息处理的准确性和时效性，加强企业的管理水平。但是实行电算化需要较多的资金，需要充足的人才储备，需要各级部门的协调支持，如果不具备这些条件，则企业推行会计电算化就难以获得成功。

2．企业的组织管理水平。会计电算化工作的开展需要企业多方面的配合。计算机系统的引入又会给企业的组织结构、人员分工带来显著的变化。如果企业的组织管理水平较差，在系统实施过程中，各部门之间不能够相互配合，企业员工不愿意接受企业引入新系统以后出现的各种变化，则系统的实施将会遭遇较大的阻力，难以实现最初设定的开发目标。

3．企业员工掌握信息技术的能力。计算机技术的引入使得会计人员从繁重的手工劳动中摆脱出来成为可能。但是，信息系统的引入也向会计人员的学习能力提出了挑战。过去的财会人员只需要掌握本专业的知识和技能，现在不仅要精通会计业务的处理流程和处理方法，还需要学习基本的计算机软硬件操作技术。会计人员对系统的使用水平直接决定了新系统能在企业发挥多大的作用，带来多大的经济效益。因此在制定实施规划时，应充分估计企业员工经过必要培训以后能否掌握信息系统的使用方法，能掌握到什么程度。

二、组织会计电算化信息系统实施人员

建立会计电算化信息系统需要组织相应的人员，一般应成立由财务部门负责人和软件开发负责人负责的领导小组，包括硬件和软件购置人员、会计人员以及软件开发、应用软件人员。硬件购置人员主要由懂计算机硬件的人员担任，也可以外聘。软件购置人员主要由会计软件开发的负责人担任，便于选择单位确定需要的相应模块。软件开发人员主要由系统分析人员、系统设计人员、系统调试员组成。如果是商品化软件，系统安装调试员一般可由软件开发单位人员担任，本单位开发的软件由本单位主管开发的负责人担任，系统分析员和系统设计员可以由本单位懂计算机软硬件和会计专业知识的人员担任或者外聘。会计人员在实施过程中可能会发生职责的变化，有的可能会调离，但至少应配备一名专职人员全程参加系统实施工作，协调各部门之间的关系。实施组成人员如表9－1所示。

表9－1　系统实施人员构成表

三、规范企业会计业务

计算机引入会计工作以后，改变了原有的业务处理方法和流程，需要建立与之相适应的会计核算体系，因此在实施会计电算化之前要做如下的数据准备工作。

1．整理企业所有的会计基础数据，包括手工单据、凭证、账簿、报表、卡片等，进行全面的财产清查，要求账单相符、账证相符、账卡相符、账账相符、账实相符、账表相符，保证单位内外的账项核对无误。

2．依据国家相关法律法规和本企业的实际情况，既立足于企业当前的业务状况，又考虑日后的发展需要，建立规范完整的会计科目体系，包括会计科目名称、编码规则、科目性质、科目类别和账簿类型等。

3．根据会计科目体系和单位核算要求，建立规范完整的辅助核算体系，如为生产部门设立辅助核算科目，设置部门编号、人员编号、产品编号等。

4．根据设定的会计科目体系和辅助核算体系，准备好每个会计科目的数量、单价、金额、期初余额、期末余额、本期发生额等内容。

四、建立会计电算化信息系统

会计电算化信息系统由计算机硬件、软件、操作管理人员和管理制度四个部分组成。会计电算化信息系统的建立包括硬件、软件的配置、人员培训和责任制度的建立等。在配置系统硬件和软件时，应首先确定需配置的财务软件及其相关应用软件，然后根据软件对硬件的要求去选择合适的硬件。配置软件时，先确定使用的财务软件，再选择合适的系统软件。

（一）计算机硬件的配置

计算机硬件设备是会计电算化信息系统运行的基础，计算机硬件设备的选择直接关系到系统日后运行的质量。从系统经济性的角度出发，在配置硬件时应兼顾购买先进设备与勤俭节约的关系，既不能忽视新技术的发展趋势，造成设备很快过时，也不要盲目追求新设备、新技术，造成先进设备与会计软件不配套的现象。

系统的硬件设备应在系统设计阶段确定。传统的系统开发过程中，系统开发人员偏好先进行系统设计，然后选择所需的系统硬件和软件。但是，这一程序可能造成人力、财力和时间上的较大浪费。随着信息技术的发展，计算机硬件的品种增多，性能也显著提高，许多商业化的系统设计解决方案已经问世，因此系统设计的某些部分可以由现成的系统设计方案代替，企业没有必要再花费时间和资源另行设计。

一般说来，会计电算化信息系统的硬件结构体系可大致分为单机单用户、单机多用户、局域网、互联网等四种结构，其中局域网和互联网两种结构是会计电算化信息系统发展的方向。配置这四种结构所需的硬件设备为：

单机单用户：需配置一台微型计算机、一套终端设备（终端设备指显示器、鼠标、键盘等）和若干外部设备，如打印机、光电扫描器、UPS电源、移动硬盘等。

单机多用户：需配置一台微型计算机或服务器，配置若干套终端设备，外部设备配置与单机单用户相似。

局域网结构：根据企业规模和需要，需配置一定数量的微型计算机、网络服务器、工作站、网络设备、路由设备以及外部设备等。

互联网结构：采用浏览器／服务器（B／S）架构模式，由浏览器、Web服务器、应用服务器和数据服务器四个层次组成，可跨越网络平台使用，一般适用于大型企业。这种结构的配置的硬件种类与局域网类似，只是规模更大，对机器设备的性能和稳定性要求更高。

计算机信息系统所使用的硬件设备主要包括各种型号的微型计算机、服务器、网络设备和各种外部设备。

1．微型计算机的选择

会计电算化信息系统中使用微型计算机的比重较大，相同级别的各种品牌计算机在性能上相差不多，区别主要在于质量、稳定性和售后服务上。因此，在品牌的选择方面，应进行详细的市场调查，重点考察各品牌计算机的质量、稳定性和售后服务等指标。选择计算机时，需要考虑的性能包括以下几个方面：

（1）CPU的主频：CPU的主频指CPU内核工作的时钟频率，它很大程度上决定了CPU的运行性能，主频越高，运行速度越快。

（2）字长：计算机在同一时间中处理二进制数的位数叫字长。字长越长，则计算机运算速度越快，运算精度越高。当前主流微机的字长为32位和64位。

（3）内存容量：一般来说，内存越高，计算机运行速度越快，性能越好。有些应用软件需要处理图形图像信息，对内存有较高要求。

（4）可扩充性：只计算机允许连接外部设备的最大数量和种类。

2．计算机外部设备的选择

随着计算机技术的发展，计算机可以连接的外部设备越来越多，常用的外部设备有：显示器、打印机、鼠标、键盘、光驱、软驱、移动硬盘、光电扫描器、音箱、手写板等。像主机设备一样，不同品牌的计算机外部设备的性能也各有差异，在选择时应做好充分地市场调查。需要说明的是，如果建立网络会计信息系统，应优先配置网络激光打印机。网络激光打印机与服务器相连，能以网络速度传输打印数据，因此速度比一般激光打印机快。另外由于使用了网络打印管理软件，即使管理员外出，也可以通过Internet进行远程控制，非常方便。

3．网络设备的选择

计算机网络硬件设备由网络服务器、工作站、通信设备和路由设备组成。不同的网络结构所需的网络设备差异很大。

（1）服务器的选择：可以选用专用服务器，或选择高档微机作为服务器。专用服务器一般配置一个以上的CPU，机器性能好，运算速度快，存储容量也较高。在网络结构中，可以配置多个服务器，使各个服务器分别处理文件存取、打印传输、交互通信等功能，以提高系统的工作效率和响应速度。

（2）工作站的选择：工作站一般由高档的微型计算机担任，应具有较强的信息处理功能和联网功能，其配置相对于一般的服务器要低。

（3）网卡的选择：网卡用来实现计算机与局域网传输介质之间的物理连接和数据传递。对于网卡型号的选择要谨慎，不同类型的网卡适用于不同类型的网络结构。选择网卡时，重点考虑其传输速度，传输速度越快，越有利于提升系统整体性能。

（4）通信线路的选择：有双绞线、同轴电缆和光纤三种，各解决不同的网络需要。双绞线和同轴电缆安装简单，价格低廉，应用最广。光纤传输数据快，稳定性好，但价格高，安装较困难，多应用于要求较高的网络。在网络会计信息系统中，主干线一般用光纤，其他选择双绞线或同轴电缆。

（5）路由设备的选择：若要将局域网彼此连接起来，可以选用网桥、路由器和交换机等。

4．外部设备的选择

计算机对工作环境有一定的要求，通常微型机对环境的要求并不高。但是，在计算机比较集中的场所，如机房和网络中心等，应对其物理环境进行严格的限制，主要包括温度、电源、防火系统等几个方面。在机房内应配备空调、不间断电源（UPS）和气体灭火系统。UPS电源可选择在线式和后备式两种，在线式UPS结构较复杂，但性能完善，能解决所有电源问题。后备式UPS价格低廉，使用方便，但是断电以后需要一段转换时间（一般10ms）才能供电。需要注意的是，在选择防火系统时，不能选择自动喷水灭火装置，否则会引起电子元器件运行的故障，造成系统损坏。

（二）计算机软件的配置

计算机软件是为支持和扩大计算机功能而编制的解决具体问题的计算机程序。一般而言，计算机软件可以分为系统软件、应用软件、编程语言和其他软件四种。建立会计电算化信息系统需要配置计算机操作系统、数据库管理系统、程序设计语言系统和工具软件。

1．配置计算机操作系统

操作系统是管理计算机硬件和软件资源的程序，是计算机系统的内核和运行基础。好的操作系统能合理地组织计算机的软、硬件资源，提高计算机的工作效率，为用户提供强大的使用功能和灵活的使用环境。

对于采用单机结构的企业，计算机一般安装Microsoft公司的Windows系列操作系统，如Windows 98、Windows 2000、Windows XP。Windows操作系统支持多任务并行，任务之间可以相互切换，提供虚拟内存、内存管理等功能，并且还配备众多功能强大、方便实用的工具软件，因此在市场上得到普遍欢迎。大多数会计软件的开发都以Windows操作系统作为开发平台。

对于采用客户机／服务器体系的单位，客户机可以选用Windows操作系统，服务器可以采用Windows NT操作系统。Windows NT系列操作系统是Microsoft推出的面向工作站、网络服务器和大型计算机的网络操作系统，也可作微型计算机操作系统。它与通信服务紧密集成，提供文件和打印服务，能运行客户机／服务器应用程序，内置了Internet／In－tranet功能，已逐渐成为企业组网的标准平台。

对于采用多用户、分时体系结构的单位，客户机可以采用Windows操作系统，主机可以选择U NIX操作系统。UNIX操作系统具有技术成熟、结构简练、可靠性高、可移植性好、可操作性强、网络和数据库功能强、伸缩性突出和开放性好等特色，可满足各行各业的实际需要，特别能满足企业重要业务的需要，已经成为主要的工作站平台和重要的企业操作平台。它主要安装在巨型计算机、大型机上作为网络操作系统使用，也可用于个人计算机和嵌入式系统。

2．数据库管理系统

数据库管理系统是一种操纵和管理数据库的大型软件，用于建立、使用和维护数据库。它提供多种功能，使用户能方便地定义和操纵数据，维护数据的安全性和完整性。它支持多个应用程序和用户使用不同的方法同时或分时对数据库进行操作，提供多用户并发控制，具备数据库备份和恢复功能。普通用户一般通过数据库管理系统对数据库进行访问，数据库管理员可以通过数据库管理系统修改数据库结构，增删数据库记录。

财务软件由于要记录和保存各种数据，因此一般会基于一种数据库管理系统进行设计和开发。近年来大多数财务软件都选择大型的数据库管理系统作为开发基础，如Oracle、SQL Server、My SQL、Informix等。部分小型财务软件也基于Access、Visual FoxPro等数据库开发。因此，必须根据所使用的会计软件选择合适的数据库管理系统。

3．程序设计语言的选择

程序设计语言，通常简称为编程语言，是一组用来定义计算机程序的语法规则，所有计算机软件都使用程序设计语言编写的。开发财务软件，应该选择表达能力强、表达方式灵活、生成代码效率高、移植性好的程序设计语言，例如C＋＋、Java等。

4．工具软件的选择

在会计电算化工作中，除了需要使用上述的各种软件之外，有时还需要完成文档编写、表格制作和幻灯片制作等任务，因此在客户机上还需要安装一些工具软件，如Mi－crosoft公司的Office系列办公软件和金山公司的WPS系列办公软件。在选用这些办公软件时需要考虑以下几个方面：一是软件的功能，好的办公软件应该功能强大、使用方便；二是软件的价格，一般来说购买国产软件要比购买国外软件性价比高；三是工具软件之间的兼容性，由于在文档、表格、幻灯片的制作过程中，会大量地遇到文档、图表等资料的复用，因此使用的各种工具软件最好能成套、兼容，最好购买一家软件公司的系列办公产品，不要混搭。

在为计算机配置软件时，首先要考虑配置的软件是否与待安装的财务软件兼容，其次考虑配置的软件互相之间是否兼容，最后要求配置的软件应该功能强大、方便实用、性价比高。

（三）会计软件的获取方式

企业要建立自己的会计软件，有三种途径：一是自行组织开发；二是联合外单位开发；三是购买通用会计软件。这些方法各有利弊，企业应根据自身的情况，进行综合分析，做出合理的选择。

1．自行组织开发

这种方式主要出现在计算机应用的早期，由于当时商品化的会计软件还很少，所以企业自行组织人员进行会计软件开发是企业建立会计电算化系统的首选。早期，系统的研制人员主要是企业内部的计算机专业人员，如机房、网络中心的计算机维护人员，后来随着计算机的普及，也出现了财会人员独立开发或财会人员与计算机人员合作开发的形式。这种开发方式的优点是针对性强，专为企业自身设计，能充分考虑企业自身业务的需求和特点，不必像商品化软件那样为了兼顾通用性而增加很多企业不需要的功能。同时，由企业内部人员参与会计电算化信息系统的研制过程，一旦系统出现问题或需要做出改进，能够方便地进行纠错和调整。应该说，自行研制企业会计电算化信息系统可以为企业培养一批会计电算化人才，显著地提高企业信息化水平。

然而，这种开发方式的缺点也是明显的。首先，软件质量不高，通用性差，开发周期长，风险性大，开发期间一旦失去领导支持，则开发工作就可能前功尽弃。其次，软件开发成功以后，需要较长时间的试运行，需要通过有关部门的评审，所以系统实现较慢。最后，会计软件非常复杂，工作量大，更新换代不容易。一般软件投入使用后，只要不出现故障，就很少再去对其进行改动，一旦外界环境发生变化，需要对软件进行大幅度修改时，则软件修改、测试、试运行、转换等工作很难在短时间内完成，尤其当原开发人员已经调离时，则工作更难完成。

2．联合外单位开发

如果本企业的技术力量不够，则可以考虑联合外部的科研院所或软件公司进行联合开发，由本单位的财务部门和信息中心共同进行系统分析，外单位负责系统设计和程序设计工作，重大修改工作由信息中心负责，日常维护工作由财务部门负责。这种方式由于有本单位的人员参加系统开发工作，因此企业的计算机技术力量得到一定的提高。同时，企业对系统的结构和流程有一定的了解，有利于日后对系统进行修改和维护。缺点是由于开发人员多为计算机技术人员，不熟悉会计业务的特点，因此在系统设计初期需要与企业财会人员进行充分的沟通，系统开发周期较长，委托费用也较高。

3．购买通用会计软件

通用会计软件指软件公司为完成会计工作而专门设计开发，并以产品形式投入市场的应用软件，用户付款购买即可获得会计软件的使用、培训、升级以及维护等服务。社会上的通用会计软件数量日益增多。迄今为止，通过财政部评审的商品化会计软件企业已近40家，国外各大财务管理软件供应商也陆续进入中国市场。大多数通用会计软件简单实用，运行稳定，能满足企业对于财务软件的大部分需求。因此，购买财务软件是企业建立会计电算化信息系统的一种重要方式。

购买通用会计软件的优势是投入少，见效快，信息化过程简单。由于会计软件公司集中了计算机专业技术人员和会计财务人员共同进行开发，因此会计软件既有较高的运行效率，又能适应会计工作的特点，性能稳定，质量可靠。同时，商品化软件一般具有良好的安全保密功能，用户只能通过人机交互界面执行软件预设定的功能，而不能访问和修改源程序，这使得软件更加安全可靠，避免被恶意地修改。软件的维护和升级由软件公司的维护人员负责，用户在使用过程中遇到问题，可向他们求助，这进一步减轻了企业系统维护的负担。

购买商品化软件的缺点是软件的针对性不强。由于商品化软件是针对一般用户设计的，因此对于某些企业内部特殊的业务处理不一定能找到对应的功能模块。即便有时提供了功能模块，也往往只设计了标准使用方式，与企业实际的处理方法并不完全相符。为了提高通用性，软件通常设置了较多的业务处理方法和参数配置选项，这会让有些业务流程相对简单的企业觉得软件过于复杂，不容易操作。另外，软件维护需要专门的维护点，对于地处偏远地方的企业，专业上门维护较为困难。

购买商品化软件时，首先要注意软件是否通过了财政部门的评审；其次要了解厂家的售后服务情况，例如是否提供软件操作培训，是否提供软件更新以及如何提供软件维护服务等，由于财会人员对于新软件的使用一般都有一个学习过程，因此软件公司在系统运行前应对财务人员进行专门培训，帮助他们掌握系统使用的方法；最后，要考虑软件的价格因素，包括软件的购置成本、安装费用、培训费用、运行费用和使用费用等，兼顾企业的当前需要和未来发展。

（四）系统试运行

会计电算化信息系统建立以后，需要与手工系统同时并行工作一段时间。并行期间，应核对计算机处理的结果和手工处理的结果，如发现问题，应及时纠正。根据财政部的规定，两者并行工作时间不少于3个月，一般应为6个月。试运行的时间可以选在第三季度末或第四季度初，通过企业的年底结账来全面地检验系统运行的正确性、安全性和可靠性。

（五）系统转换

系统转换指使用新系统取代原来的手工系统，具体的转换方式在第八章已有介绍，在此不再详述。

五、建立会计电算化组织结构和操作制度

企业会计电算化人员的组织和分工对于会计电算化信息系统的正常建立和运行具有至关重要的作用。很多企业在新系统与手工系统并行期间就产生了很多矛盾和问题。原因之一就是原有的手工会计组织结构及人员分工与新系统的工作方式不相适应，如人机分工不明确、数据传递不及时、原始单据不符合信息化处理规范等。这些问题不解决，已经开发成功的会计电算化信息系统将无法发挥应有的作用。要解决这些问题，必须在会计工作的组织结构、人员分工及管理制度上做出相应的调整。

（一）会计电算化岗位的人员分工

会计电算化信息系统建立以后，很多人工操作可以由机器替代完成，人的工作范围和工作内容发生了转移，财务部门的组织结构和人员配备也要做相应的调整。在进行人员分工前，首先要明确人机之间的分工，即弄清楚在会计电算化信息系统中，人应完成哪些工作，机器应完成哪些工作，如果人机分工不明，就会形成人机工作脱节，造成系统运行失误。

会计电算化信息系统的组织结构多种多样，一个可行的方案是将整个部门分为数据准备、信息处理和财务管理三个组，然后将三个组统一置于总会计师的领导之下，由总会计师全权负责系统的运行工作，如图9－1所示。

图9－1　电算化组织机构示意图

人员分工及人员知识结构要求如下：

1．总会计师：直接领导会计电算化信息系统的日常运行工作；协调电算化部门与其他部门的协作关系；制定企业电算化工作管理规定；分析会计信息，参与辅助决策。要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化信息系统组织管理经验。

2．数据采集员：按时收集与会计有关的各种原始凭证，并做好凭证审核工作。要求具备会计核算和会计管理的基础知识和审计的基础知识，重点掌握企业会计核算、会计管理的方法及会计核算的组织程序；熟悉会计报表的结构，及各报表之间的勾稽关系；了解计算机的工作原理，熟悉会计电算化信息系统的运行程序及数据要求；能上机操作，严格遵守会计制度和电算化系统管理制度。

3．凭证编制员：按规定编制记账凭证。知识结构要求与数据采集员相同。

4．凭证审核员：审核原始凭证和记账凭证，负责凭证的保管和传递工作，保证凭证录入的正确性和及时性。要求具有丰富的企业会计、财务管理、企业经济活动分析、管理会计等专业知识和实际会计工作经验；熟悉企业会计核算规程、会计核算工作细则、全部的会计科目及编号、账务结构和账务处理程序；掌握会计电算化信息系统对会计业务的基本要求和有关的系统管理规定。

5．数据录入员：录入会计数据。要求具有会计专业和计算机应用的基础知识，熟悉并掌握英文打字和汉字输入技术，了解会计电算化信息系统的操作规程和管理制度。

6．系统操作员：审核会计数据，使用系统完成会计业务处理。要求具有会计专业和财务管理的基础知识，了解计算机硬件和软件的基本原理，掌握会计电算化信息系统的操作技术，具有较强的实际操作能力。

7．系统管理员：执行会计电算化信息系统管理操作，如建立账套、数据备份等。要求具有财会专业基础理论知识和计算机技术知识，掌握会计电算化信息系统软件、硬件资源和成套的管理方法，熟悉本系统会计业务操作规程、凭证、报表、传递路线和手续，严格执行系统管理制度和各种会计制度。

8．数据管理员：提供会计信息查询，打印输出凭证、账簿、报表。知识结构要求与系统操作员相同。

9．系统维护员：做好系统的硬、软件维护工作，保证系统正常运行。要求了解会计工作的基础知识，掌握本系统的硬件软件资源及其结构，能熟练排除系统的硬件软件错误，熟悉计算机软件技术，具有较丰富的编程经验。

10．出纳员：管理现金、票据，执行系统的出纳功能。要求具备会计核算和会计管理的基础知识；掌握货币资金、结算业务、工资、银行存款和外币资金等业务的核算以及货币资金和结算款项的清查等业务内容；熟悉本业务现金收支范围及手续、现金库存限额和请款报销的程序等有关规章制度；熟悉有关会计科目、账户结构及其相互关系；了解计算机应用基础知识及会计电算化信息系统管理制度对出纳人员的要求；遵守国家财经纪律和会计制度，按规定办理现金收、付和银行结算业务。

11．财务管理员：编制财务计划、成本计划和收支计划，做好资金、成本的指标分解和日常管理控制工作。要求具有比较系统的经济和财务理论知识，对财务会计专业或某个领域有较深研究，能对本单位的经济活动进行全面的分析，具有丰富的财会工作经验，具有计算机会计信息系统的基础知识，能充分利用系统提供的各种信息，开展日常管理工作，参与面向财务的预测决策工作。

12．财务分析员：定期检查和分析财务计划、成本计划的执行情况，进行财务数据分析，提供辅助决策意见。知识结构要求与财务管理员相同。

归纳起来，要求会计电算化工作人员应具备基础会计、财务管理和计算机信息系统三方面的知识。不同工作岗位的人员，其知识结构的侧重点又有差异，如财务管理人员应重点掌握财务管理知识，但需要了解计算机的相关知识及掌握会计电算化信息系统的操作方法，而系统维护员则应重点掌握计算机软硬件设备的工作原理，以及会计电算化信息系统的开发技术，但也需要了解会计专业和财务管理专业的基础知识。

（二）会计电算化信息系统的操作制度

确定了会计电算化信息系统的操作人员和岗位分工以后，需要进一步建立会计电算化工作的操作制度。会计电算化操作制度规定了各工作岗位的操作步骤和职责范围，有利于促进相关人员钻研本职业务，提高工作效率和质量，使会计工作进一步地程序化、规范化和严格化。一般的系统操作制度应对系统操作、输入输出操作、数据备份操作和数据存档操作制定操作规范。

1．系统操作程序

系统操作员应严格按照操作制度进行系统的启动和关闭操作，其操作程序为：

（1）每天由专人启动和关闭系统设备。启动和关闭系统设备应按既定的顺序执行：启动时，先接通电源，然后打开外部设备，然后接通服务器，最后再打开客户机；关闭系统的顺序与启动顺序相反，先关闭客户机，再关闭服务器，然后关闭外部设备，最后关闭电源。

（2）启动会计电算化信息系统并用用户账号登录系统。

（3）执行系统初始化工作。

2．输入数据程序

（1）根据企业记账凭证的编制规定，凭证编制员应按时完成记账凭证的编制工作，自检无误后交凭证审核员审核；

（2）按规定时间收集原始凭证和科目汇总表，稽核正确无误后交给审核员审核；

（3）凭证审核员对原始凭证、记账凭证和科目汇总表进行严格审核，确认输入数据的合法性、正确性和完整性以后，进行记账。

3．输出数据程序

系统的输出数据主要指各种输出报表，包括日报、周报、月报、季报和年报，主要由数据管理员负责定期打印输出各种报表。

（1）数据管理员每天下班之前打印输出现金日记账、银行日记账、专项存款日记账；

（2）每月月底编制该月的会计月报表，下月第一天打印输出；

（3）根据企业规定的时间，打印输出企业季报和年报；

（4）按规定分发各种报表，并预留一份存档保管。

4．数据备份程序

数据备份由系统管理员负责，一般应遵照如下规定执行：

（1）系统数据一般进行双备份，其中有一份备份应在外部存储介质上保存，如移动硬盘、光盘等。

（2）每日操作结束以后，备份记账凭证和出纳日报表；

（3）每月操作结束以后，备份记账凭证、账簿和报表；

（4）系统管理员完成数据备份以后，应将备份数据交给数据管理员保管。

5．数据存档规定

企业上月、上年的凭证、账簿等资料视为企业的会计档案，由数据管理员或档案管理员长期保存、妥善保管。

（1）存档数据一般保存在计算机或服务器硬盘上，由数据管理员统一管理，做好防磁、防尘、防污、防水、防火等工作；

（2）查询档案，应履行相关的审批手续；

（3）设定档案保管期限，应遵循财政部和国家档案局的统一规定；

（4）销毁档案，应遵照企业的档案销毁制度，履行相关手续。

六、系统评估

系统评估是指在新系统正式使用一段时间后，根据其运行状况，从性能、功能和技术等方面对新系统进行检查与评价。通过系统评估，不仅能保证会计电算化信息系统建设的质量，推动会计软件的标准化和规范化，还将促进建立一套与会计电算化工作相适应的会计制度、审计制度及控制管理制度。系统评估一般包括下面几个方面：

1．用户对新系统的满意程度如何？

2．新系统的实际结果与最初的系统目标之间的吻合程度如何？

3．新系统的运行效率如何，是否需要改进？

4．新系统的实际开发过程是否符合系统预定的开发周期？

5．系统实施后所产生的直接经济效益与间接经济效益是否符合预期？

6．评估系统设计文档、开发文档、使用说明书等资料的质量。

7．系统运行是否稳定可靠？安全性如何？

8．评估系统功能的有效性和实用性。

9．系统对分析、预测、组织和控制各部门的生产、经营、管理、决策等活动的效果如何？能提出哪些辅助决策意见，效果如何？

系统评估一般在新系统正式运行数月或一年以后进行，可由系统分析师或内部审计人员主持成立评估小组，如有必要，也可聘请外部审计人员或咨询人员参加。系统评估应对系统做整体评估，避免得出片面的结论。通常评估应该尽早执行，以便及时发现问题进行纠正。

评估小组在完成系统评估后需要提交专门的评估报告。通常评估报告包括以下内容：

1．系统设计目标和目标完成程度；

2．新系统整体质量的评估意见；

3．对整个系统开发过程的评估意见；

4．评估结论和建议，包括改善新系统的建议和改善系统开发过程的建议。

系统评估报告完成后应由使用者代表签名表示同意评估小组对系统运作的评估，由审计师签名表示评估小组所完成的评估遵循了适当的评估程序并赞同评估报告的结论。