第三节 预付账款与其他应收款
一、预付账款的核算
预付账款是企业按照合同规定预付给供应单位或提供劳务单位的款项。企业应补付供应单位的账款，从供应单位退回多付的货款，也包括在此项目内。
预付账款有两种核算方法:
1.设置“预付账款”科目
“预付账款”科目核算企业按购货合同规定预付给供应单位的款项，属资产类科目。本科目借方登记企业预付或补付给供应单位的货款，贷方登记采购材料或商品应付价款总额、退回多付的账款。期末借方余额反映企业实际预付的款项；期末贷方余额反映企业应补付的账款(应付账款)数额。本科目应按预收款单位(供货单位)设置明细账，进行明细核算。
企业因购货或接受劳务按合同规定预付款项时，按预付金额，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”科目。
企业收到所购货物时，根据发票账单等列明应计入购入商品成本的金额，借记“材料采购”、“原材料”、“库存商品”等科目，按专用发票上注明的增值税额，借记“应交税费——应交增值税(进项税额)”科目，按应付金额，贷记“预付账款”科目。
补付款项时，借记“预付账款”科目，贷记“银行存款”科目；退回多付的款项时，作相反的会计分录。
【例3－9】海天公司向ABC公司购进材料一批，货款20万元，该材料增值税率为17％，企业按规定先预付货款的50％，其余部分待收货后再付。海天公司已通过银行预付货款10万元。
(1)预付货款时，根据有关付款凭证，作如下会计分录
借:预付账款——ABC公司 100 000
贷:银行存款 100 000
(2)外购材料验收入库后，根据专用发票、运费发票、材料验收入库单等凭证，作如下会计分录:
借:原材料——××材料 200 000
应交税费——应交增值税(进项税额) 34 000
贷:预付账款——ABC公司 234 000
(3)补付货款时，根据有关付款凭证，作如下会计分录:
借:预付账款——ABC公司 134 000
贷:银行存款 134 000
2.不设置“预付账款”科目的会计处理
企业按规定预付、补付供应单位的款项，在“应付账款”科目中反映。具体核算要点和方法是:
企业因购货或接受劳务按合同规定预付款项时，借记“应付账款”科目，贷记“银行存款”科目。
企业收到所购货物，根据发票账单等列明应计入购入商品成本的金额，借记“材料采购”、“原材料”、“库存商品”等科目，按专用发票上注明的增值税额，借记“应交税费——应交增值税(进项税额)”科目，按应付金额，贷记“应付账款”科目。
补付款项时，借记“应付账款”科目，贷记“银行存款”科目；退回多付的款项时，作相反的会计分录。
【例3－10】承【例3－9】资料。
(1)预付货款时，根据有关付款凭证，作如下会计分录:
借:应付账款——××公司 100 000
贷:银行存款 100 000
(2)外购材料验收入库后，根据专用发票等凭证，作如下会计分录:
借:原材料 200 000
应交税费——应交增值税(进项税额) 34 000
贷:应付账款——××公司 234 000
(3)用银行存款补付购货款项时，作如下会计分录:
借:应付账款——××公司 134 000
贷:银行存款 134 000
二、其他应收款的核算
其他应收款是指除应收票据、应收账款、预付账款以外的其他各种应收、暂付款项，包括应收的各种赔款、罚款，应收出租包装物的租金，存出保证金(如租入包装物支付的押金)，其他各种应收、暂付款项，应向职工收取的各种垫付款项，预借给企业内部各职能科室、车间、部门和职工个人的备用金，等等。不包括企业拨出用于投资、购买商品的各种款项。
(一)会计科目设置
为了核算除应收票据、应收账款、预付账款以外的其他各种应收、暂付款项，应设置“其他应收款”科目。本科目属资产类科目，借方登记企业各种应收、暂付款项和备用金的发生数，贷方登记各种应收、暂付款项的收回数和企业内部单位、个人备用金的报销数，期末借方余额反映尚未收回或报销的应收款项和暂付款项。该科目应按其他应收款的项目分类，并按不同的债务人设置明细账，进行明细核算。
其他应收款的核算方法将结合具体经济业务在以后有关章节中介绍，此处仅阐述备用金的核算方法。
(二)备用金的会计处理
备用金是企业财会部门按规定预借给内部各职能科室、车间、部门或职工个人用作零星开支、差旅费用的款项。有关部门和职工个人领取备用金，应填写借款凭证并经有关负责人批准签字。备用金应按规定用途使用，不得挪作他用或转借给他人使用。使用结束，应在规定期限内，凭有关原始凭证及时向财会部门报销，不得拖欠不清。
备用金领取和报销的核算方法如下:
(1)单位或个人领取备用金时，作如下会计分录:
借:其他应收款——备用金——××单位(或个人) ×××
贷:库存现金(或银行存款) ×××
(2)单位或个人报销备用金时，作如下会计分录:
借:管理费用等 ×××
贷:其他应收款——备用金——单位(或个人) ×××
(3)余款交回财会部门时，作如下会计分录:
借:库存现金 ×××
贷:其他应收款——备用金——单位(或个人) ×××
有的企业为了简化核算工作，对经常使用备用金的部门或个人实行定额备用金制度。这种方法是根据各备用金使用单位业务需要和用途，核定其限额，规定其报销期限，由财会部门按定额一次拨给备用金。报销时，财会部门根据报销数用现金或银行存款补足其定额。定额备用金制度的具体核算如下:
(1)拨付定额备用金，作如下会计分录:
借:其他应收款——备用金——单位(或个人) ×××
贷:库存现金(或银行存款) ×××
(2)报销费用时，用现金或银行存款补足其定额，作如下会计分录:
借:管理费用等 ×××
贷:库存现金(或银行存款) ×××
(3)企业收回定额备用金时，作如下会计分录:
借:库存现金 ×××
贷:其他应收款——备用金——××单位(或个人) ×××
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