会计账簿的概念和种类

第一节　会计账簿的概念和种类

一、会计账簿的概念

账簿是由具有一定格式、相互连接的账页组成，用以连续、系统、全面、综合地记录和反映各项经济的簿籍。设置和登记账簿是会计核算的方法之一。

各单位通过填制和审核会计凭证，可以将每日发生的经济业务通过会计凭证记录和反映。但会计凭证数量多、资料分散，并且每张凭证只能各自记载个别经济业务，所提供的资料是不全面的。为了全面、系统、连续的反映和监督某一单位在一定时期内的经济活动和财务收支情况，便于日后查阅和使用，需要把会计凭证所记载的大量分散的资料加以分类、整理。这一任务是通过设置和登记会计账簿来实现的。

通过账簿记录，既能对经济业务进行序时核算，又能进行分类核算；既可以提供各项总括的核算资料，又可以提供明细核算资料。这样就可以全面、系统的记录和反映企业的资产、负债、所有者权益的增减变动情况和资金运动过程及结果。

二、会计账簿的种类

由于各企业单位的经济业务繁简不同，经济管理的要求不同，所设置账簿的种类也不同。为了更好地了解和利用账簿，就需要将账簿进行适当的分类。

（一）账簿按其用途不同，一般分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。

1.序时账簿

序时账簿也称日记账，是按经济业务发生和完成时间的先后顺序进行逐日逐笔登记的账簿。在古代会计中也把它称为流水账。序时账按其记录经济业务的范围不同，又可以分为两种：一种是用来登记全部经济业务的完成情况，称为普通日记账，如分录簿。另一种是用来登记某一类经济业务的完成情况，称之为特种日记账，特种日记账是按经济业务的性质单独设置的账簿，它只把特定项目按经济业务发生或完成的先后顺序登记入账，反映其详细情况。在实际工作中，应用比较广泛的是特种日记账，如“现金日记账”、“银行存款日记账”，这是所有单位都要设置的序时账簿，用以加强对货币资金的监督和控制。

2.分类账簿

分类账簿是对全部经济业务按照不同账户进行分类登记的账簿。按其反映经济业务内容详细程度的不同，又可以分为总分类账簿和明细分类账簿。

总分类账简称总账，是根据总账科目开设账户用以分类登记全部经济业务，提供总括核算资料的账簿。

明细分类账简称明细账，是根据总账科目所属明细科目开设账户用以分类登记某一类经济业务，提供明细核算资料的账簿。

分类账是会计账簿的主体，是编制会计报表的主要依据。明细账是隶属于某个总分类账的，实际工作中某些总分类账户下可以不设置明细分类账，但是明细分类账不能没有隶属的总分类账。

3.备查账簿

备查账簿也称辅助账簿，是用以对某些日记账和分类账等主要账簿未能登记或登记不完全的经济业务进行补充登记的账簿。这类账簿主要用于记录对某些经济业务提供必要的参考资料，以备日后查考。如“租入固定资产登记簿”、“委托加工材料登记簿”等。备查账簿应根据各单位实际需要设置。

备查账簿一般没有固定的格式，主要以文字叙述的方式记录有关事项，它只是对账簿记录的一种补充，与日记账和分类账不存在严密的依存、钩稽关系。

（二）账簿按其外表形式的不同，分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。

1.订本式账簿

订本式账簿是指在未启用前，把一定数量具有专门格式（账户基本结构）的账页，固定的装订在一起，并进行连续编号的账簿。

此类账簿可以避免账页散失，防止随便抽换账页。但是由于账页固定，不能增减，必须为每一账户预留空白账页，如预留过多，就会造成浪费；过少将影响账簿纪录的连续性。此外，在同一时间内，只能由一人负责登记，不便于分工记账，也不便于计算机打印记账。一般重要的和具有统驭性的账簿、如总分类账簿、库存现金和银行存款日记账等都必须采用订本式账簿。

2.活页式账簿

活页式账簿是指把具有若干专门格式的账页装放在活页账夹内，可以随时增添账页的账簿。这种账簿可以根据需要灵活添页或排列，但是账页容易散乱丢失。活页账由于账页并不事先固定装订在一起，同一时间可以由若干会计人员分工记账，也便于计算机打印记账。使用完毕不再继续登记时，应装订成册或封扎保管。活页式账簿一般适用于各类明细分类账。

3.卡片式账簿

卡片式账簿是由具有专门格式，分散的卡片作为账页组成的账簿。这种账簿一般用卡片箱装置，可以随取随放，可根据需要增添、调整，便于日常查阅，它实际上也是一种活页账。卡片式账簿除了具有一般活页账的优点外，它还可以跨年度使用而且无须更换，但也容易散失。“固定资产明细账”、“低值易耗品明细账”一般都采用这种形式。它一般在实物保管、实物使用部门使用。

（三）账簿按账页格式不同可以分为两栏式账簿、三栏式账簿、多栏式账簿、数量金额式账簿、横线登记式账簿。

1.两栏式账簿

两栏式账页只有借方、贷方两个基本金额栏目，如普通日记账一般采用两栏式，如表5-1所示。

表5-1

2.三栏式账簿

三栏式账页一般采用借方、贷方、余额三栏作为基本结构，用以反应某项会计要素的增加、减少和结余的情况。三栏式账适用于只需要进行金额核算的经济业务，如总分类账簿、日记账簿和债权、债务等明细账。

格式如表5-2（设对方科目三栏式）所示，表5-3（不设对方科目三栏式）所示：

表5-2

表5-3

3.多栏式账簿

多栏式账页的基本结构也是采用借方、贷方余额三栏，但是根据所反应的经济业务的特点和管理的要求，在借方贷方栏下面分别设置若干专栏，以详细记录具体经济业务的不同指标或项目。多栏式账页适用于需要进行分项目具体反映是的经济业务，如管理费用、制造费用等明细账。格式如表5-4、表5-5所示：

表5-4

表5-5

本年利润明细账

4.数量金额式账簿

数量金额式账页的基本格式也同样是采用借方、贷方余额三栏，但在每栏下面再分设数量、单价、金额三个小栏目，以具体反映这三者之间的关系。数量金额式账页适用于既需要金额核算又需要数量核算的经济业务，如原材料、库存商品等财产物资的明细账。格式如表5-6所示。

表5-6

5.横线登记式账簿

横线登记式账页的基本结构是在同一张账页的同一行，记录某一项经济业务从发生到结束的全部过程及相关内容。这种账页适用于逐笔结算的经济业务，这样可以反映每一笔业务从发生到完成的来龙去脉，如“在途物质”、“其他应收款”等明细账。格式如表5-7所示：

表5-7

根据上述会计账簿的分类，做如下归纳如图5-1所示。

图5-1会计账簿分类图