账簿的基本内容和登记规则

第二节　账簿的基本内容和登记规则

一、会计账簿的基本内容

根据各种账簿所记录的经济业务不同，账簿格式可以多种多样，但各种主要账簿应具备下列基本内容：

（1）封面。列明账簿名称和记账单位名称。

（2）扉页。填列账簿启用日期、页数、册次、账簿经管人员一览表、接交记录、账户目录等。扉页中的账簿启用及接交表格式如表5-8所示。

表5-8　账簿启用及经管人员一览表

账户目录的格式与内容如表5-9所示。

表5-9　账户目录（科目索引）

账户目录是由记账人员在账簿中开设账页户头后，按顺序将每个账户的名称和页数进行登记，以便于查阅账簿中登记的内容。如果是活页账簿，在账簿启用时因暂时无法确定页数，可先将账户名称填写好，待年终装订归档时，再填写页数。

（3）账页。账页的格式，因反映经济业务内容的不同，可有不同格式，但基本内容包括：

①账户的名称（总账科目、二级科目或明细科目）；

②登账日期栏；

③凭证种类和号数栏；

④摘要栏（记录经济业务内容的简要说明）；

⑤金额栏（记录经济业务的增减变动及结余情况）；

⑥总页次和分户页次。

二、账簿登记的规则

账簿所记录的经济业务不同，其结构和登记方法也不完全相同。但在登记不同账簿时都应遵循以下的规则。

（1）必须根据经过审核无误的会计凭证进行登记。单位每天发生的各种各样的经济业务都要记账，记账的依据是审核无误的记账凭证及其所附的原始凭证。

（2）记账必须用碳素墨水或蓝黑墨水钢笔书写，不允许用铅笔或圆珠笔记账。这是因为各种账簿归档保管年限长，国家规定一般都在15年以上，因此要求账簿记录保持清晰、耐久，以便长期查核使用，防止涂改。

（3）记账时应按账户页次顺序逐页登记，不得跳行、隔页，如果发生跳行、隔页时，应在空行、空页处用红色墨水画对角线注销，注明“此行空白”或“此页空白”字样，并由记账人员签章。

（4）记账除结账、改错、冲销账簿记录等会计制度规定的情况外，不能用红色墨水。因为在会计核算工作中，红字表示对蓝字的冲销或表示负数。

（5）记账时，每一笔账都要记明日期、凭证号数、摘要和金额。记账后，要在记账凭证上注明所记账簿的页码，或画“√”，表示已经登记入账，以避免重记、漏记。

（6）记账要清晰、整洁，记账文字和数字都要端正、清楚，严禁刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹。

（7）凡需结转余额的账户，结出余额后，应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”的字样，以表明其余额的方向。没有余额的账户，应在该栏内写“平”字，并在余额栏“元”位上用“0”表示，以防舞弊。库存现金日记账或银行存款日记账必须逐日结出余额。

（8）各账户在一张账页记满时，要在该账页的最末一行加计发生额合计数和结出余额，并在该行“摘要”栏注明“过次页”字样，然后，再把这个发生额合计数和余额填列下页的第一行内，并在“摘要”栏内注明“承前页”字样，以保证账簿记录的连续性。“过次页”、“承前页”可以用购买的会计通用章用红色印泥加盖，这样更美观。

（9）订本式的账簿都编有账页的顺序号，不得任意撕毁。活页式账簿也不得随便抽换账页，平时应编分页页码。

（10）记账时书写文字和数码字要符合规范。不要写怪体字、错别字，不要潦草。字的高度一般应占账簿格距的1/2，这样既留有改错的空间，又保持了美观。