错账更正和会计账簿的更换与保管

第五节　错账更正和会计账簿的更换与保管

一、错账更正

（一）错账的类型及查找方法

错账的类型一般有两种：一种是由于记账凭证错误所引起的错账，即记账凭证中使用的会计科目和所记金额发生错误，或汇总记账凭证在汇总时，发生漏记、重汇和错汇而发生的错误；另一种是记账的错误，在记账时出现了记反方向、数字错位、数字颠倒等错误。

对上述错账的查找一般有两种方法。

1.个别检查法

所谓个别检查法就是针对错账的数字错误进行检查的方法。这种检查方法适用于记反方向、数字错位和数字颠倒等造成的错账。常用的方法有差数法、尾数法、除2法和除9法四种。

差数法就是首先确定错账的差数，再根据差数去查找错误的方法，这种方法对于查找漏记、重记而产生的错账比较方便。

尾数法就是对于发生的角、分的差错可以只查找小数部分，以提高查错的效率。

除2法也称倍数法，这种方法是将记错账的数字除以2，得出的数就是记反方向的数字。这种方法对于查找由于数字记反方向而产生的错账比较方便

除9法就是指用对账结果的差额除以9，得出的数就可能是记错位的原数。这种方法适用于数字错位和数字颠倒的情况。

2.全面检查法

全面检查法就是对一定时期的账目进行全面核对检查的方法，具体又分为顺查法和逆差法。

顺查法就是按照记账的顺序，从原始凭证、记账凭证到明细账、总账以及余额表等从头到尾检查，直至找到错误为止。

逆查法就是与记账方向相反，首先检查账户余额表数字的计算是否正确，其次检查各账户的登记、计算是否正确，再次核对各账簿记录与记账凭证是否相符，最后再检查记账凭证与原始凭证是否相符。

（二）错账更正的方法

查找出错账后，不能随意更改，必须按照专门的方法进行错误更正。错账原因不同，采用的更正方法也不同。常用的更正错账方法有：画线更正法、红字更正法和补充登记法三种。

1.画线更正法

画线更正法适用在结账前，发现记账凭证正确，只是在记账时发生文字或数字笔误或计算上出现错误，即登记账簿的文字或数字有误的情况。

这种方法的具体操作过程是先在错误的文字或数字上画一条红线，表示将错误的文字或数字注销，但必须使原有的字迹仍能辨认，以备查考；然后在画线的上方用蓝字或黑字将正确的文字或数字填写在同一行的上方位置，并由更正人员在更正处盖章，以明确责任。但应注意：对文字差错，可只画线错误的部分，而不必将与错误的文字相关联的文字画线；但对于数字差错，应将错误的数额全部画线，不得只更正错误数额中的个别数字。

[例5-3] 在登记“应付账款”总账时，将3000.00元误记为8000.00元。正确的更正方法如表5-18所示。

表5-18

2.红字更正法

红字更正法又称红字冲销法，适用于以下两种情况：

（1）记账后发现记账凭证中应借、应贷会计科目有错误或记账方向错误，但账簿中的记录与记账凭证中的记录相吻合。对于这种情况应先用红字填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，冲销原有的错误，然后再用蓝字金额填制一张正确的记账凭证，并据以用蓝字记账。

【例5-4】企业采购材料一批，货款及增值税合计11 700元，材料已验收入库，货款已支付。编制的记账凭证为：

借：原材料　　　　　　　　　　 11 700

贷：银行存款　　　　　　　　　 11 700更正时，填制一张红字记账凭证，并据以登记入账：借：原材料　　　　　　　 11 700

贷：银行存款　　　　　　　　　 11 700再填制一张蓝字记账凭证，并据以登记入账：借：原材料　　　　　　　　　　 10 000

应交税费——应交增值税（进项税额）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1700

贷：银行存款　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　11 700

在账簿中的具体更正方法如表5-19所示。

表5-19 “原材料”总账中的错账更正

（2）记账后发现记账凭证应借、应贷会计科目没错，记账凭证和账簿记录的金额相吻合，只是记账凭证所记金额大于应记的金额。对于这种情况，更正时只需将多记的金额用红字编制一张与原记账凭证会计科目相同的凭证，并登记入账即可。

[例5-5] 采购员张叙出差回来报销差旅费5200元。编制的记账凭证为：

借：管理费用　　　　　　　　　　　　　5400

贷：其他应收款——张叙　　　　　　　　　5400更正时，

借：管理费用　　　　　　　　　　　　 200

贷：其他应收款——张叙　　　　　　　200

在账簿中的更正方法如表5-20所示。

表5-20 “其他应收款”明细账错账更正

（三） 补充登记法

补充登记法适用于记账凭证的应借、应贷会计科目正确，只是记账凭证上所填金额小于应计的正确金额，并已登记入账的情况。更正时应将少计金额用蓝字填制一张与原记账凭证会计科目相同的记账凭证，并据以登记入账。

[例5-6] 企业收到上个月××钢厂的销货款22 000元，已存入银行。编制记账凭证为：

　借：银行存款　　　　　　　　　20 000

　　贷：应收账款——××钢厂　　　　　　　　20 000

更正时，填制一张蓝字记账凭证，并据以登记入账：

　借：银行存款　　　　　　　　　　　　 2000

　　贷：应收账款——××钢厂　　　　　　　　 2000

　在账簿中的更正方法见表5-21

表5-21

二、会计账簿的更换与保管

（一）会计账簿的更换

会计账簿的更换是指在会计年度终了时，将上年旧账更换为次年新账。

更换新账的程序是：年度终了，在本年有余额的账户“摘要”栏内注明“结转下年”字样。在更换新账时，注明各账户的年份，在第一行“日期”栏内写明1月1日，“凭证字号”栏空置不填，在新账“摘要”栏内注明“上年结转”字样，将各账户的年末余额直接抄入新账余额栏内，并注明余额的借贷方向。过入新账的有关账簿余额的结转事项，不需要编制记账凭证。

在新的会计年度建账并不是所有账簿都更换为新账。一般来说，库存现金日记账、银行存款日记账、总分类账、大多数明细分类账应每年更换一次。但是有些财产物资明细账和债权债务明细账，由于材料品种、规格和往来单位较多，更换新账，重抄一遍，工作量较大，因此，可以跨年度使用，不必每年更换一次。第二年使用时，可直接在上年终了的双红线下面记账。一般情况下固定资产明细账由于一年内变化不大可以连续使用，各种备查账簿也可以连续使用。

（二）会计账簿的保管

会计账簿是各单位重要的经济资料，必须建立管理制度，妥善保管。账簿管理分为平时管理和归档保管两部分。

1.账簿平时管理的具体要求

各种账簿要分工明确，指定专人管理，账簿经管人员既要负责记账、对账、结账等工作，又要负责保证账簿安全。会计账簿未经领导和会计负责人或者有关人员批准，非经管人员不能随意翻阅查看会计账簿。会计账簿除需要与外单位核对外，一般不能携带外出，对携带外出的账簿，一般应由经管人员或会计主管指定专人负责。会计账簿不能随意交与其他人员管理，以保证账簿安全和防止任意涂改账簿等问题发生。

2.旧账归档保管

年度终了更换并启用新账后，对更换下来的旧账要整理装订，造册归档。归档前，旧账的整理工作包括：检查和补齐应办的手续，如改错盖章、注销空行及空页、结转余额等；活页账应撤出未使用的空白账页，再装订成册，并注明各账页号数。

旧账装订时应注意：活页账一般按账户分类装订成册，一个账户装订成一册或数册；某些账户账页较少，也可以合并装订成一册，装订时应检查账簿扉页的内容是否填写齐全。装订后应由经办人员及装订人员、会计主管人员在封口处签名或盖章。旧账装订完毕应编制目录，因为本年度发生的业务可能与上年度发生联系，故上年度的会计资料可以存放保管在财务部门的档案柜内，以便查询；以前年度的会计资料装订完毕应编制目录和移交清单，按期移交单位档案部门保管。

各种账簿同会计凭证和会计报表一样，都是重要的经济档案，必须按照制度统一规定的保存年限妥善保管，不得丢失和任意销毁。根据《会计档案管理办法》的规定，总分类账、明细分类账、辅助账、日记账均应保存15年。其中，库存现金、银行存款日记账要保存25年。保管期满后，应按照规定的审批程序报经批准后才能销毁。

【 本章小结 】

会计账簿是由具有专门格式和相互联系的账页组成，用来全面、连续、系统的记录各项经济业务的簿籍。设置和登记会计账簿是会计核算的中心环节，账簿记录是编制会计报表的依据。

账簿按其用途不同，可以分为序时账簿、分类账簿和辅助账簿。账簿按其外表形式的不同，可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。账簿按账页格式不同可以分为三栏式账簿、数量金额式账簿和多栏式账簿和横线登记式账簿。

在通常情况下，每一会计主体都必须设置账簿。必须设置的账簿包括库存现金日记账、银行存款日记账、总账及明细账。日记账和总账采用订本式账簿；明细账采用活页式或卡片式账簿。账页格式可根据记录经济业务的具体内容选用三栏式、多栏式、数量金额式和横线登记式。在实际工作中，账簿的格式是多种多样的，各种主要账簿都应具备以下基本内容：封面、扉页和账页。

不同类型的账簿，登记的要求不同，但均应遵循记账的规则。如发现账簿登记错误，应根据发现的时间和错误的类型，选用画线更正法、红字更正法或补充登记法等方法进行更正。

在会计期末，必须做好对账和结账工作，对账是对账簿记录所进行的核对工作，每年至少一次。结账按其时期不同可分为月结和年结两种，不同时期、不同账户的结账方法不同。

【 思考题 】

1.账簿分为哪些类型？

2.什么是日记账？什么是分类账？它们各自的概念和用途是什么？

3.错账更正的方法有哪些？它们各自适用什么错误？

4.对账的内容包括哪些？结账的方法有哪些？

5.明细分类账的常用格式有哪些？它们各自的适用范围和特点是什么？

【 业务题 】

练习一

1.目的：练习错账更正的方法。

2.资料：某工厂在12月份发生下列经济业务，已编制记账凭证，并已记入账户。12月25日检查时，发现下列几笔业务有错误：

（1）5日，购进材料2000元，已验收入库，货款未付。原作分录如下：

借：原材料　　　　　　　　　　　　　　　　20 000

　　应交税费——应交增值税（进项税额）　　 3400

贷：应付账款　　　　　　　　　　　　　　　23 400

（2）8日，开出转账支票4000元，归还银行借款。原作分录如下：

借：银行存款　　　　　　　　　　　　　　　　4000

贷：短期借款　　　　　　　　　　　　　　　　4000

（3）10日，车间生产产品领用材料6900元。原作分录如下：

借：制造费用　　　　　　　　　　　　　　　　6900

贷：原材料　　　　　　　　　　　　　　　　　6900

（4）23日，结转售出产成品的成本为2300元。原作分录如下：

借：主营业务成本　　　　　　　　　　　　　　2300

贷：库存商品　　　　　　　　　　　　　　　　2300

3.要求：找出原分录的错误地方，并编制更正错账的记账凭证。练习二

1.目的：练习日记账开设与登记。

2.资料：新华工厂2009年12月1日库存现金和银行存款的余额如下：

库存现金1858元，银行存款239 600元。

该工厂6月份发生与库存现金、银行存款收付有关的业务为：

（1）2日，向银行借入期限6个月的借款150 000元，存入银行。

（2）6日，销售产品一批，货款计56 900元，税款9673元，货款及增值税款如数存入银行。

（3）7日，职工王新因公出差，预支现金1000元。

（4）10日，从银行提取现金160 000元，并发放职工薪资159 300元，余款以备用。

（5）11日，购买材料一批，计240 000元，税款40 800元。商品已验收入库，货款通知银行付讫。

（6）15日，生产车间以购入办公用品一批报销现金856元。

（7）16日，向南海公司销售产品一批，计169 000元，税款28 730元，货款及增值税款

尚未收到。

（8）18日，收到南海公司前欠货款及增值税款。

（9）20日，以银行存款支付广告费35 000元。

（10）25日，职工王新出差归来，报销差旅费896元，余款交回。

（11）28日，以银行存款偿还前欠田丰公司货款123 000元。

3.要求：

（1）登记库存现金、银行存款日记账的月初余额。

（2）根据上述经济业务编制收款凭证、付款凭证，并据以登记现金、银行存款日记账。

（3）经核对无误后，结出本期现金和银行存款日记账的发生额和余额。

练习三

1.目的：练习总分类账的开设、登记及其结账方法。

2.资料：

（1）新华工厂2009年12月1日有关账户的余额如下：

库存现金　　　　　　　　 1858

银行存款　　　　　　　　 239 600

应收账款　　　　　　　　 65 420

原材料　　　　　　　　　 136 000

固定资产　　　　　　　　 294 000

累计折旧　　　　　　　　 30 000

短期借款　　　　　　　　 30 000

应付账款　　　　　　　　 123 000

实收资本　　　　　　　　 500 000

盈余公积　　　　　　　　 53 878

合计　　　　　　　　　　736 878

（2）该工厂12月份发生的经济业务及所编制的记账凭证见上述练习二。

3.要求：

（1）根据新华工厂12月1日账户余额开设账户，并登记期初余额。

（2）根据上述练习二所编制的记账凭证登记有关总分类账。

（3）结算本期有关总分类账的发生额和期末余额。