会计电算化的实操软件

第六节　会计电算化基本要求

会计电算化作为会计工作的一种技术手段，应当保证其处理过程符合一定的规范，处理结果真实、完整。因此，国家制定了一系列政策法规，对开发设计会计电算化软件和单位开展会计电算化工作提出了基本要求。

《会计法》规定，使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定；会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定。这是对实行会计电算化的单位关于会计软件及其相关会计资料的基本要求，包括两个方面：第一，使用的会计软件达到符合财政部规定的会计软件的功能和技术标准。会计软件是会计电算化的重要手段和工具，会计软件是否符合国家规定的核算要求和会计人员的习惯，是保证会计信息质量和正常会计工作秩序的前提。第二，用电子计算机生成的会计资料应当符合国家统一会计制度的要求。尽管一个质量可靠的会计软件可以为生成合法、真实、准确、完整的会计数据提供前提条件，但由于技术上、设备上、操作人员水平上的原因，生成的会计数据仍有可能不符合国家统一会计制度的要求，很容易因人为因素导致会计信息失真。所以，法律上要求实行会计电算化的单位，电子计算机生成的会计凭证、会计账簿和其他会计资料，在格式、内容以及数据的合法、真实、准确、完整等方面必须符合国家统一会计制度的规定。

为加强对会计电算化工作的指导和规范，财政部根据《会计法》制定了《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》、《会计基础工作规范》和《会计档案管理办法》等规范性文件，对会计核算软件的研制、单位实施会计电算化工作出了具体规定。下面将对这些规定的主要内容进行介绍。

一、会计核算软件的基本要求

会计核算软件的设计、应用和维护应当符合以下基本要求：

1.会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、准确、完整，有利于提高会计核算工作效率；

2.会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表；

3.会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照；

4.会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能；

5.会计核算软件应当符合GB/Tl9581—2004《信息技术会计核算软件数据接口》国家标准的要求；

6.会计核算软件在设计性能允许的使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况；

7.会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能；

8.单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件的运行环境，应当建立相应的审批手续；

9.会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。

二、会计数据输入的基本要求

会计电算化条件下，会计数据的输入方式包括手工录入、存储介质导人以及由其他业务系统传人等。.输人的数据主要有三大类：初始数据、记账凭证数据和原始凭证数据。

（一）对初始数据输入的基本要求

会计核算软件应当具备以下初始化功能：

1.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，包括各级会计科目名称、编号、年初数、期初数、累计发生额及有关数量指标等；

2.输入需要在本期进行对账的未达账项；

3.选择会计核算方法，包括固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等；

4.定义自动转账凭证；

5.用户设置，包括设置每个用户的登录名、登录密码、姓名、操作权限等。

会计核算软件必须提供必要的方法对初始数据进行正确性校验。由于初始化工作是对会计数据的直接输入和修改，因此初始化工作结束并经确认后有关功能应当随之关闭，以防止用户绕过正常账务处理程序直接对会计数据进行修改。

（二）对记账凭证输入的基本要求

会计核算软件必须具备输入记账凭证的功能，输入内容包括记账凭证日期、记账凭证编号、业务摘要、会计科目名称或编号、金额、附件张数等。其中，记账凭证编号可以由手工输入，也可以由软件自动产生。软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制。

（三）对记账凭证的控制功能

会计核算软件应当提供以下控制功能，确保记账凭证的编制和处理符合国家统一会计制度要求：

1.正在输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存；

2.以编号方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计科目名称；

3.借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以提示并拒绝保存；

4.有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，予以提示并拒绝保存；

5.正在输入的收款凭证借方科目或付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”的，予以提示并拒绝保存；

6.会计核算软件应提供对已经输人尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能，但对于审核通过后的记账凭证，应当不再允许修改；对于已经记账的记账凭证，应当不再允许撤销审核。发现已经审核通过或者记账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正，红字可用负号“一”表示；

7.对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能，防止同一用户对同一张凭证同时具有输入、修改权和审核权。

（四）对原始凭证输入的基本要求

原始凭证的输人可采取以下两种方法：

1.在输入记账凭证的同时，输人相应原始凭证。如果输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等，软件应予以提示并拒绝通过。审核人员在对记账凭证进行审核的同时，会计软件应将输入的所附原始凭证同时提交审核。

2.在记账凭证末输入前，直接输人原始凭证，由会计软件自动生成记账凭证。会计软件应当提供对已经输入但未审核的原始凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，才能生成相应的记账凭证。

记账凭证通过审核或记账后，对相应原始凭证不能直接进行修改。

三、会计数据输出的基本要求

会计数据输出包括屏幕查询、打印、保存到存储介质以及通过数据接口传输到其他业务系统等多种形式。

（一）屏幕查询的基本要求

在会计电算化条件下，无须每天将会计账务数据打印输出，平时的查账需求可以通过屏幕查询满足。屏幕查询一般应当实现对以下内容的查询：

1.各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等项目；

2.本期输入的记账凭证、原始凭证；

3.本期和以前各期的总账和明细账；

4.往来项目的结算情况；

5.本期和以前各期的会计报表。

对于查询内容，会计软件应当显示其是否已结账。如果需要，也可对屏幕查询内容打印输出。

（二）打印输出的基本要求

对会计核算软件打印输出的要求主要包括以下内容：

1.应当提供打印输出原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表的功能，有关凭证、账簿、报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定；

2.在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代；

3.在保证会计账簿清晰的条件下，打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少；

4.对于业务量较少的账户，提供会计账簿的满页打印输出功能。

四、会计数据处理的基本要求

（一）会计核算软件应当具有记账功能，记账前必须对记账凭证是否通过审核进行检查，只有通过审核的记账凭证才能记账。记账后对已记账的凭证做记账标志。

（二）会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据银行存款日记账与输入的银行对账单，在适当的人工辅助下，生成银行存款余额调节表。

（三）会计核算软件应当提供按照规定的会计期间结账的功能。结账前，软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否已全部记账，当期全部记账凭证均已记账后才能结账。

（四）会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表的功能。商品化会计核算软件应当提供会计报表的自定义功能，包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和勾稽关系等。

（五）会计软件应当采取加密存储、用户身份验证等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、篡改、删除。

五、会计电算化系统运行环境的基本要求

安全可靠的系统运行环境是保证系统安全、可靠、正确地运行的重要前提。对会计电算化系统运行环境的基本要求是：

（一）建立健全的机房管理制度。包括防止无关人员进入机房上机操作的规定；保证机房整洁、安全的措施；定期对设备进行检修的规定；保证设备运行和维护记录的规定；不在机器上使用与会计数据处理无关的软件（包括游戏软件）的规定；机器出现故障后设备的应急措施；防止计算机病毒的措施，等等。

（二）确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；对磁性介质存放的数据要保存双备份。

（三）对正在使用的会计软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续；在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。

六、会计电算化岗位及其权限设置的基本要求

（一）权限设置的基本要求

实行会计电算化的单位要按照会计电算化的特点和要求，加强对会计电算化系统使用人员和维护人员的管理，按照权责对等的原则，明确系统各类操作人员的职责、权限，建立、健全岗位责任制。

（二）电算化会计岗位的划分及职责

《会计电算化工作规范》中提出了建立会计电算化岗位责任制的原则：“实行会计电算化的单位，要建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查。”建立会计电算化岗位责任制，定人员、定岗位、明确分工、各司其职，有利于会计工作程序化、规范化，有利于实现会计内部控制，有利于落实责任和会计人员钻研分管业务，有利于提高工作效率和工作质量。

按照这一原则和会计电算化工作的特点，实施会计电算化过程中，各单位可以根据内部控制的要求和本单位的工作需要，对会计岗位的划分进行调整并设置必要的岗位。会计电算化的岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。

基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等。各基本会计岗位与手工会计的各岗位相对应，基本会计岗位必须由持有会计证的人员担任，可以一人一岗、一人多岗或者一岗多人，但应当符合内部控制的要求。

电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件系统的工作岗位，实行会计电算化的单位要根据计算机系统开发、操作、维护的特点，结合会计工作的要求，划分电算化会计岗位。大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，电算化会计可设立如下岗位：

1.电算主管

负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和网络化会计核算软件的单位，应设立此岗位。具体职责是：

（1）负责电算化系统的日常管理工作，监督并保证电算化系统的正常运行，达到合法、安全、可靠、可审计的要求。在系统发生故障时，应及时组织有关人员尽快恢复系统的正常运行。

（2）协调电算化系统各类人员之间的工作关系，制定岗位责任制，负责对电算化系统各类人员的工作质量考评，提出任免意见。

（3）负责计算机输出账表、凭证的数据正确性和及时性检查工作。

（4）建立电算化系统各种资源（硬件资源和软件资源）的调用、修改和更新的审批制度，并监督执行。

（5）完善企业现有管理制度，充分发挥电算化的优势，提出单位会计工作的改进意见。

2.软件操作

负责会计核算软件具体使用操作，要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化水平。一般可由基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位工作。具体职责是：

（1）负责所分管业务的数据输入、处理、备份和输出（包括打印输出凭证、账簿、报表）。

（2）对审核记账人员提出的错误会计数据进行修改。

（3）对操作中发现的问题，进行记录并向电算维护员报告。

（4）出纳人员应做到“日清月结”。

3.审核记账

负责凭证的审核记账。此岗要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化水平，可由主管会计兼任。具体职责是：

（1）审核原始凭证的真实性、正确性，对不合规定的原始单据不作为记账凭证依据。

（2）审核记账凭证，包括各类代码的合法性、摘要的规范性、会计科目和会计数据的正确性，以及附件的完整性。

（3）对通过审核的凭证及时记账。

（4）进行结账操作。

（5）打印有关的账表。

4.电算维护

负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级水平。采用中小型计算机和网络化会计核算软件的单位，应设立此岗位，此岗位在大中型企业中应由专职人员担任。维护人员一般不对会计数据进行操作。具体职责是：

（1）定期检查电算化系统的软、硬件的运行情况。

（2）及时对电算化系统运行中的软、硬件故障进行排除。

（3）负责电算化系统升级换版的调试工作。

（4）会计电算化人员变动或会计科目调整时，负责电算化系统的维护。

（5）会计核算软件不满足需要时，与软件开发人员或开发商联系，进行软件功能的改进。

5.电算审查

对电算化系统运行进行监督，防范利用电算化系统的舞弊。要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级水平，此岗可由会计稽核人员兼任。采用中小型计算机和网络化会计软件的单位，可设立此岗位。具体职责是：

（1）监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。

（2）审查电算化系统各类人员岗位设置是否合理，内部控制是否完善，各类人员是否越权使用软件。

（3）发现系统问题或隐患，及时向会计主管反映，提出处理意见。

6.数据分析

负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级水平。采用中小型计算机和网络化会计核算软件的单位，可设立此岗位。该岗位可由主管会计兼任。具体职责是：

（1）确定适合本单位实际情况的会计数据分析方法、分析模型和分析周期。

（2）对企业的各种报表、账簿进行分析，为单位提供必要的决策信息。

7.会计档案保管

负责会计电算化数据和程序备份、打印的帐表、凭证和各种会计档案资料的保管，确保会计档案安全保密。具体职责是：

负责各类数据、软件存储介质及各类根据人员的变动进行相应调整。电算主管负责设定各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。

（三）中小企业实行会计电算化的岗位设置

上述会计电算化工作岗位划分，是针对使用大规模会计电算化系统的大型单位的，这些单位的会计部门往往有几十个人，工作岗位划分细致，常常一岗多人，因此实现会计电算化后可适当调整各岗位人员，设置必要的会计电算化岗位。对于中小企业来说，由于会计部门的人数比较少，会计业务比较简单，实行会计电算化后，应根据实际需要对电算化岗位进行适当合并，设置一些必需的岗位，一人可以兼任多个工作岗位。这样，不仅能够加强对会计电算化工作的管理，而且能够提高工作效率，节约人力。

中小企业实行会计电算化后的电算化会计岗位设置，应该注意满足不相容职务相分离的要求，如出纳和记账审核不应是同一人，软件开发人员不能进行软件操作、处理会计业务。较小单位电算化岗位的设置，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员任操作员和电算维护员，还应单设出纳员岗位。

七、计算机代替手工记账的基本要求

实施会计电算化，就是用计算机替代手工记账。由于电算化与传统的手工会计工作具有不同的特点和内容，国家对此规定了严格的条件和程序。

（一）替代手工记账的任务和条件

1.替代手工记账是会计电算化的目标之一

替代手工记账是指将各种基础会计数据输入计算机，利用会计核算软件对输入的会计数据进行处理（计算、分类、汇总、转存等），生成会计信息并存储在磁盘或光盘等介质上，根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，即采用电子计算机替代手工记账、算账、报账这一过程。

替代手工记账这一过程的实现不仅是记账、算账、报账处理方式的改变，更主要的是提高了会计信息的及时性、准确性和完整性，从而为会计信息的充分利用打下基础。因此，替代手工记账是会计电算化的目标之一。

从狭义上讲，替代手工记账是指从手工会计数据处理方式向计算机会计数据处理方式的过渡阶段，即脱离手工会计核算工作的过程。从这种意义上讲，替代手工记账仅仅是会计核算电算化工作的“阶段”，是单位会计电算化工作的“起点”。主要任务是完成数据整理、初始化、计算机与手工并行和甩账等。这里主要从狭义上阐述替代手工记账的有关问题，包括脱离手工会计核算工作的过程和在这一工作中经常遇到的一些问题及解决办法。

2.替代手工记账的条件

《会计电算化工作规范》指出，替代手工记账的单位，应具备三个方面的条件：

（1）配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备

会计软件取得方式有：商品化通用会计软件、定点开发会计软件、通用会计软件与定点开发会计软件相结合。各单位可根据实际情况选择，可逐步采用从商品化通用会计软件到通用会计软件与定点开发会计软件相结合的方式。选择会计核算软件时还应该注意：大型单位开展会计电算化应有总体规划，分步实施。账务处理模块是会计核算系统的核心子系统，通过对会计数据的处理，形成凭证、账簿、报表三大数据源，为内部和外部管理部门提供主要会计核算信息。因此，实施会计电算化的单位，可以先行运转账务处理模块，并考虑今后与其他子系统的衔接；小型单位对会计软件的选择，特别是账务处理模块的选择要从实用出发，同时应考虑会计软件版本升级的需要，避免重复投资。

各单位可根据实际情况和工作状况选择不同的计算机系统，并配置相应的系统软件平台，可逐步建立起从单机核算到网络化的会计电算化系统。

（2）配备相应的会计电算化工作人员

建立起与会计电算化工作需要相适应的人员队伍，要求上机操作人员具备会计电算化以上专业知识和操作技能，并取得财政部门核发的电算化培训合格证书。

在准备替代手工记账之前，要指定会计电算化初期的电算化岗位人员，并完成会计电算化岗位人员的培训。其他暂时不能上岗的会计人员，一边完成并行期间手工账的同时，也应开始参加会计电算化的培训，分期分批作好上岗准备。

会计人员在正式上岗使用会计软件前都应该接受会计电算化岗位培训。目前开展会计电算化岗位培训主要有三种形式：

①财政部门组织开展的会计人员后续教育，其中包括对会计电算化的培训。培训的对象是在职会计人员，无论本单位是否使用会计软件都可以接受培训。培训主要学习电子计算机硬件和软件基础知识，掌握文字、报表处理的一般方法，以及通用会计核算软件的使用方法。

②软件公司提供的针对购买的会计核算软件的培训。凡购买商品化会计软件，软件公司一般会进行软件使用培训。这种培训目的是为了让操作人员在单位能独立使用会计软件，因此根据上岗会计人员的水平不同，培训时间可长可短。这类培训内容侧重于会计核算软件的操作使用。

③单位根据开展会计电算化工作的需要自行组织会计电算化培训。有条件的大型企业常采用这种培训形式，通过统一组织培训来解决会计软件实施中存在的关键问题，特别是实施过程中比较复杂的多部门协作问题。从而弥补前两种培训的不足之处，有针对性地结合电算化岗位职责进行。

（3）建立严格的内部管理制度

会计电算化内部管理是指对已建立的会计电算化系统进行全面管理，保证系统安全、正常运行，它是保证单位会计工作和会计电算化工作有序进行的重要措施。在准备替代手工记账之前，要针对会计电算化工作的特点，对内部会计管理制度的内容进行相应的调整。会计电算化的内部管理制度主要包括岗位责任制、操作管理制度、计算机软件和硬件系统的维护管理制度、会计档案管理制度以及会计数据与软件管理制度等。

（二）替代手工记账的过程

替代手工记账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段，是会计电算化工作中非常重要的环节。具体实施之前，单位要制定总体实施方案，包括整理手工会计业务数据，确定会计核算方法和数据处理过程，建立会计科目代码体系，设置各种会计凭证、账簿、报表的格式和项目，会计软件的初始化，以及在试运行阶段人工与计算机数据的对比分析等工作。要组织有关人员对实施方案进行充分论证。原则上，准备实施的系统应能解决手工条件下会计核算难以完成的工作。在实施过程中，由于计算机与手工并行工作，会计人员的工作强度比较大，各单位需要合理安排，提高工作效率。

1.整理手工会计业务数据

做好会计数据输入前的准备，包括整理各项基础会计业务数据，清理往来账户和银行账户等；必要时，财会部门还应加强与其他部门的协调，在存货管理和销售、采购管理等方面取得配合。

（1）重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符

手工会计记录经过多人重复转抄，可能存在一定差错，在将基础数据移至计算机之前，需对会计数据按会计电算化要求进行整理。凭证与各级明细账、总账之间，总账与夏季明细账、相关辅助明细账之间，各类明细账、总账与实务库记录之间，应完全相符，金额、数量应完全一致。但在许多单位，由于历史遗留问题，会计业务处理长期存在不归但行为，常出现账证、账账、账实不符现象名浙江导致会计电算化系统数据处理的错误，因此在将初始会计数据录入计算机钱，应对这些差错进行更正。

（2）整理各账户余额

在会计核算软件中建账，如果是在年初，只须整理各账户期初余额；如果是在年中某月，则还须整理以前各月各账户发生额。

（3）清理往来账户和银行账户

如果网俩账存在大量呆账、坏账，应在将其移至计算机之前，按会计制度要求及时处理和核销。同样道理，银行账一般均有未达账项，在采用计算机处理前，应及时核对银行账，对于未及时核销的未达账项，应及时清理，以保证采用计算机进行银行对账的初始金额的正确性。

2.建立会计账户体系并确定编码

会计账户体系是会计核算的基础，整个会计核算系统都是围绕会计账户体系建立的。建立会计账户体系从一级会计科目开始，逐级向下设置明细科目。设置会计科目时应遵循以下原则：

（1）符合财政部和有关管理部门的规定；

（2）满足本单位会计核算与管理的要求；

（3）满足会计报表的要求，凡是报表所用数据需要从账务处理系统中取数的，必须设立相应科目：

（4）保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目；

（5）保持相对稳定；

（6）要考虑与核算模块的衔接，凡是与其他核算模块有关的科目，在整理时应将各核算大类在账务处理模块中设为一级科目。

为反映会计科目间的上下级关系、便于计算机识别和处理、减少输入工作量、提高输入速度、促进会计核算的规范化和标准化，须对会计科目进行编码。会计科目编码设计合理与否，直接关系到系统运行的可靠性，影响到系统内信息的收集、汇总、存储、检索、传输等各种操作。编码时对多级科目、物码、部门码、人员码都要有系统考虑，选择与现有的管理水平和管理需要相适应的编码。会计电算化采用的科目编码一般在手工核算编码基础上，根据电算化需要改进而成。

一级科目编码按财政部规定；明细科目编码按照单位核算需要设置。通常，会计科目编码采用科目全编码方案，即：本级科目全编码＝上一级科目全编码＋本级科目编码

（三）规范各类账证表格式和会计核算方法与过程

电算化方式下，账务处理流程基本不变，但部分会计资料格式要重新设计或部分修改，使其更适于电算化工作特点。例如，记账凭证的类别，可以在收款、付款、转账三种凭证基础上，按照经济业务和会计核算软件功能模块的划分进一步细化。

电算化方式下，会计核算过程自动化程度很高，要求会计部门预先确定各项工作数据的传递次序，以充分发挥计算机的优势。不同模块间，如材料核算、账务处理、成本核算等模块，需要预先确定数据传递次序。

财会部门还要适应电算化特点，重新确定各种会计核算方法，如成本计算方法、折旧方法、工资分类汇总口径等，、例如，在手工方式下，直线法提取折旧，出于能够节约工作量的考虑，可能采用综合折旧率。而在电算化方式下，计算机可以快速计算单项固定资产的折旧额，因此可考虑转按个别折旧率进行计算，以便提高核算精确性。

（四）会计核算软件初始化

会计核算软件初始化是确定软件的核算规则与输入基础数据的过程，即根据使用单位的业务性质，对会计软件进行的具体限定以及输入基础数据等一系列准备工作，用来完成将通用软件转化为适合本单位实际情况的专用软件，以及从手工处理方式转换成会计电算化方式。例如，账务处理模块初始化的主要内容包括：系统总体参数设置（设置核算单位、启用日期、编码规则等），设置凭证类别，设置会计科目，输入期初余额，设置自动转账分录等。工资核算模块初始化的主要内容包括：设置部门编码，设置职工类型，设置工资项目，设置计算公式。报表处理模块初始化的主要内容包括：建立报表，设置报表格式，设置计算公式和审核公式等。

（五）计算机与手工并行

在使用会计核算软件的最初阶段，需要有一个手工与计算机同时进行会计处理的过程，以此检查建立的会计电算化系统是否充分满足要求、使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题进行修改，逐步建立比较完善的电算化内部管理制度。

并行阶段，通过进行手工与计算机处理结果的双向比对与检验，能够考查会计核算软件处理的正确性，以及相关人员的操作熟练程度和业务处理能力，并通过实践，建立起电算化内部管理制度。应该说，这是手工会计系统移至会计电算化系统的试验阶段，也是手工系统与计算机系统相互适应的阶段。它的顺利进行，是以后会计电算化系统持续正常运行的前提。

并行期间，可以用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，原始凭证应附于相关记账凭证的背面，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。

试运行的时间，应选在年初、年末、季初、季末等特殊会计时期，这样才能全面地比较人机数据，发现可能存在的问题，找出原因、纠正错误。人工与计算机数据对比时，要进行以下工作：

1.检验各种核算方法。对电算化方式下采用的各种核算方法进行检验，发生偏差及时调整。

2.检查会计科目体系的有效性。通过数据对比，检查初始化阶段建立的会计科目体系的完整性、合理性，看其能否适应核算要求、报表要求、管理要求和会计制度要求。

3.考查操作准确性。通过数据对比发现差错时，如属于人为原因，要确定责任人，及时纠正操作错误。

4.纠正会计核算软件程序错误或业务处理错误。通过数据对比发现差错时，如属于软件设计错误或系统缺陷，要及时通知会计软件开发和销售单位，督促其迅速调整或改进功能。尤其当软件存在严重违反会计制度规定的错误时，必须暂停会计软件试运行，通知开发人员修改。

并行实施一个阶段后，应针对实际运行中出现的问题，改进完善电算化管理的各项制度，进一步明确电算化操作人员的职责划分和岗位责任。

八、会计档案管理的基本要求

实行会计电算化后，会计档案无论在形式上还是存储介质上都与传统会计核算有着显著区别。对会计电算化档案的管理要根据《会计法》的基本要求，结合会计电算化的特点来进行。

实行会计电算化后的档案包括存储在计算机中的会计数据（以磁盘、光盘等介质存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据是指：（1）会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式），记载会计业务的原始凭证等数据；（2）会计电算化软件开发过程或会计电算化系统实施过程中的各种开发实施资料，如开发的需求分析书、系统设计书、实施过程中的参数设置情况表等；（3）其他会计资料。这些档案无论是以纸质的形式还是以电子数据的形式存储在计算机内或是存放在磁盘等介质上，都属于会计电算化档案，会计电算化档案资料内容多于传统手工会计核算。

会计电算化档案管理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种档案，确保各种会计档案存储的安全性和保密性，保证各种会计档案得到合理有效的利用。

会计电算化档案管理要求做到以下几点：

（一）保存打印出的纸质会计档案

由于电子数据的特殊性，一般在实行会计电算化后，要求将有关记录会计业务的资料进行打印输出，这样一方面能够保证会计档案的长期安全保存，另一方面也能实现会计档案的证据作用，便于追查和确定会计责任。

会计电算化大部分会计档案以电子数据的形式存放在磁盘、光盘等存储介质上，这些数据离开了计算机系统后具有看不见、摸不着、修改不留痕迹的特点，具有一定的不安全性，同时有的电子数据也不具有法律效力。所以要求已经实现会计电算化核算的单位，其会计档案必须打印输出，以纸质的形式按《会计档案管理办法》的规定进行保管。

实行会计电算化后，记账凭证的生成有两种途径：一种是手工填制记账凭证，然后输入计算机，其与传统会计核算时的记账凭证的保管没有差别；另一种是机制记账凭证，即根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。对于机制记账凭证需要打印出来，将原始单据附在后面，按记账凭证的装订要求进行装订后保管。记账凭证上应有输入人员、审核人员和会计主管人员的签名或盖章。要做到当天发生的业务，当天登记人账，期末及时结账并打印输出账表。

1.现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清月结。日记账的打印由于受到打印条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册进行保管，如果每天业务较少，不能满页打印的，可按旬打印输出。

2.明细账要求每年打印一次或在需要时进行打印。发生业务较少的账簿，可满页打印，然后装订成册进行保管。

3.实行会计电算化后，在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般用“总分类科目余额、发生额对照表”替代，“总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次。

4.会计报表每月打印一次进行保管。

对于会计数据量大的特大型单位，考虑到实行会计电算化后账、证、表的打印工作量极大，在具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案的条件下，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案后，可以采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案，而无须打印。但采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案的单位要定期对存放在磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质上的数据进行复制，防止由于各种原因造成数据读取的困难。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案的保存期限与打印输出的书面形式的会计账簿、报表相同。

（二）系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管

会计电算化系统开发过程中的资料一般有：系统分析书、系统设计书、软件测试报告、各种编码说明、代码清单、各种解决方案等，这些都应视同会计档案保管，保管期截至该系统停止使用或有重大更改后5年。

会计软件系统也是会计电算化档案，在保管过程中要特别注意版本的升级管理。

（三）制定与实施档案管理制度

档案管理制度一般包括以下内容：

1.存档的手续，主要是指各种审批手续，比如打印输出的账表，必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。

2.各种安全和保密措施。

3.档案管理员的岗位责任制度。

4.档案分类管理办法。

5.档案使用的各种审批手续。

6.各类文档的保管期限及销毁手续。其中会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限应按照《会计档案管理办法》规定执行。

（四）安全和保密措施

对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。重要会计档案应有双备份，存放在两个不同的地点，最好在两个不同建筑物内。

采用磁盘、光盘等存储介质保存会计档案，要定期进行检查和复制，防止由于介质损坏而使会计档案丢失。

各种会计资料包括打印出的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经相应审批手续，不得外借和拿出单位。经批准同意借阅的会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。存放在可擦写介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查，防止感染计算机病毒。