明细分类账的登记方法和样板

时间：2023-11-25 理论教育版权反馈

【摘要】：《会计法》中规定，各单位发生的各项经济业务事项应当在依法设置的会计账簿上统一登记、核算，不得违反规定私设会计账簿。一些单位由于日常现金收、付款业务繁多，会计凭证数量较多，采用多栏式库存现金日记账可以减少收、付款的汇总编制手续，简化总分类账的登记工作。总分类账，又称总账，是按一级会计科目设置的、进行分类登记全部经济业务的账簿。

第二节　会计账簿的设置与登记

会计账簿的设置，包括确定账簿的种类、设计账页的格式、内容和登记账簿的方法等。

各单位应根据本单位经济业务的特点、规模的大小，经济管理的需要，科学、合理地设置一定种类的账簿。账簿的设置应组织严密、层次分明，账簿之间要互相衔接、互相补充、互相制约，并能清晰地反映账户的对应关系;会计账簿的设置既要防止账簿重叠，也要防止过于简单，从而为编制财务报表提供完整、系统的数据资料。

《会计法》中规定，各单位发生的各项经济业务事项应当在依法设置的会计账簿上统一登记、核算，不得违反规定私设会计账簿。

一、序时账簿的设置与登记

(一)普通日记账的设置与登记

普通日记账又称分录账，它是早期的会计核算采用的日记账形式，起到了记账凭证的作用。它只用一本账集中地、序时地记录一个会计主体全部经济业务，然后再转记到分类账中，这种只用一本日记账，不便于记账分工，过账工作量大。普通日记账的格式如表6-1所示，它一般分为“借方金额”和“贷方金额”两栏，登记每一分录的借方账户和贷方账户及金额，这种账簿不计结余额。

表6-1　普通日记账

(二)特种日记账的设置与登记

为了反映现金、银行存款的收入、支出和结余情况，加强货币资金的管理和监督，应设置“库存现金日记账”和“银行存款日记账”。有条件的单位还应设置“转账日记账”，有的商业企业还设置“购货日记账”和“销货日记账”。

1．库存现金日记账的设置与登记

库存现金日记账，是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿。它是出纳人员根据审核无误的现金收、付款凭证和银行付款凭证(记录从银行提出现金业务)，序时逐日逐笔登记现金收、付业务的账簿。库存现金日记账必须采用订本账，具体格式有三栏式和多栏式两种，实际工作中一般采用三栏式。

三栏式库存现金日记账的格式如表6-2所示，它的基本结构分为“收入”、“支出”和“结余”三栏。出纳人员在每日业务终了，应计算出全日的现金收入、支出合计和结余数，同实存现金相核对，做到日清日结，账实相符。每个会计期末，与“库存现金”总分类账核对，做到日清月结，账账相符。

表6-2　库存现金日记账

库存现金日记账除了三栏式外，也可采用多栏式。多栏式是在三栏式库存现金日记账的基础上发展而形成的。一些单位由于日常现金收、付款业务繁多，会计凭证数量较多，采用多栏式库存现金日记账可以减少收、付款的汇总编制手续，简化总分类账的登记工作。多栏式库存现金日记账可分为“库存现金收入日记账”和“库存现金支出日记账”。

“库存现金收入日记账”的格式如表6-3所示，“库存现金支出日记账”的格式如表6-4所示，其结构特点是:现金收入要按对应科目，将金额记入有关的“贷方科目”栏内，同时加计“收入合计”栏;现金支出要按对应科目，将金额记入有关的“借方科目”栏内，同时加计“支出合计”栏;每日终了要将库存现金支出日记账的支出合计登入库存现金日记账的“支出合计”栏，并结出余额，填入余额栏。

表6-3　库存现金(银行存款)收入日记账

表6-4　库存现金(银行存款)支出日记账

2．银行存款日记账的设置与登记

银行存款日记账，是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿。它是出纳人员根据审核无误的银行存款收、付款凭证和现金付款凭证(记录将现金存入银行业务)序时逐日逐笔登记企业银行存款收付业务的账簿。银行存款日记账必须采用订本式账簿，并按存款种类分别设置“结算户存款”、“信用证存款”等账簿。其格式与库存现金日记账相同，可以采用三栏式和多栏式，其格式如表6-5所示，其登记方法与库存现金日记账基本相同，并定期用银行送来的对账单逐笔核对，编制“银行存款余额调节表”。

表6-5　银行存款日记账

二、分类账簿的设置与登记

(一)总分类账的设置与登记

总分类账，又称总账，是按一级会计科目设置的、进行分类登记全部经济业务的账簿。总分类账能全面、总括地反映和记录经济业务引起的资金运动和财务收支情况，并为编制财务报表提供资料，因而任何单位都必须设置总分类账。总分类账必须采用订本式账簿。由于订本式账簿页次固定，不能随意添增或撕毁账页，因而，在应用时应根据各会计科目发生经济业务的多少预留空白页。其格式因企业的账簿组织、核算组织程序的不同，可采用三栏式或多栏式两种。

最常用的格式为三栏式，其格式如表6-6所示，登记时，左上方的“会计科目”后填列所开设总分类账的会计科目名称，会计人员在登记总分类账时可以按记账凭证逐笔登记，也可按记账凭证汇总表定期登记，还可根据转账凭证汇总表或多栏式库存现金、银行存款的日记账在月末汇总登记等。总之，其登记方法取决于企业所采用的账务处理程序不同而定(有关内容详见第八章)。每个会计账簿期末应结出当期借、贷发生额及期末余额。

表6-6　总分类账

对于某些业务简单、账户设置较少的单位可采用多栏式总分类账形式。多栏式总分类账簿，是把序时账簿和总分类账簿结合在一起，而形成的一种联合账簿，具有序时账和总分类账的双重作用。其格式如表6-7所示，登记时，对于转账业务，应逐日逐笔地根据转账凭证登记;对于收、付款业务，则应根据多栏式日记账全月各专栏的合计数登入总分类账的相应科目栏内。

表6-7　多栏式总分类账

(二)明细分类账的设置与登记

明细分类账，又称明细账，是根据总分类账科目所属的明细科目进行分类登记的账簿。明细分类账能分类、详细、具体地反映和记录资产、负债、所有者权益、费用、成本和收入、成果的价值变动情况。明细分类账的登记是由会计人员根据审核无误的记账凭证或原始凭证、原始凭证汇总表，按经济业务发生的先后顺序逐笔登记，它也是编制财务报表的依据。

明细分类账一般采用活页式账簿，也有的采用卡片式账簿，如固定资产明细分类账就采用卡片式账簿。明细分类账的格式选择应根据各单位经营业务的特点和管理需要而定，常用的格式有:三栏式、数量金额式、多栏式和横线登记式四种。

(1)三栏式明细分类账。三栏式明细分类账的格式除左上角标明“明细科目”外，其余同三栏式总分类账的格式基本相同，其格式如表6-8所示。三栏式明细分类账主要适用于只需进行金额核算，不需提供数量变化的资本、债权、债务结算等账户，如:“实收资本”、“应收账款”、“应付账款”等账户的明细核算。

表6-8　应收账款明细分类账(三栏式)

(2)数量金额式明细分类账。数量金额式明细分类账是三栏式明细分类账的扩展，是在收入、发出、结存三栏内，再分别设置“数量”、“单价”、“金额”等栏目，以分别登记实物的数量和金额。在账页的上端，分别设计一些必需的项目，以便掌握一些所需的资料，其格式如表6-9所示。数量金额式明细分类账适用于既要进行金额核算，又要进行实物数量核算的各种财产物资等账户，如“原材料”、“库存商品”等账户的明细核算。

表6-9　原材料明细分类账(数量金额式)

(3)多栏式明细分类账。多栏式明细分类账是根据经济业务的特点和经营管理的要求，在一张多栏式明细分类账页上，按明细项目分设若干专栏，集中反映有关明细项目的核算资料。如“管理费用”多栏式明细分类账，它在借方栏下，可分设若干专栏，如工资及福利费、折旧费、办公费、差旅费、招待费、修理费等，其格式如表6-10所示。多栏式明细分类账主要适用于费用、成本、收入和成果等账户，如“生产成本”、“管理费用”、“主营业务收入”、“本年利润”等多栏式明细分类账户的明细核算。

表6-10　管理费用明细分类账(多栏式)

(4)横线登记式明细分类账。又称平行式明细分类账，它的账页结构特点是:将前后密切相关的经济业务在同一横线内进行详细登记，以检查每笔经济业务完成及变动情况。该种明细分类账页一般用于“材料采购”、“其他应收款”等明细分类账。“材料采购”、“其他应收款”明细分类账账页格式分别如表6-11、表6-12所示。

表6-11　材料采购明细分类账

表6-12　其他应收款——备用金明细分类账

(三)备查账的设置与登记

备查账是对某些在日记账和分类账等主要账簿中未能记载或记载不全的事项进行补充登记的账簿。这种属于备查性质的辅助登记账簿，没有固定的格式，可根据实际需要加以设计，其记录不列入本单位的财务报告。如:“租入固定资产登记簿”，其格式如表6-13所示。

表6-13　租入固定资产登记簿

三、总分类账与明细分类账的平行登记

(一)总分类账与明细分类账的关系

总分类账是对所属明细分类账的总的概括，对明细分类账起着统驭和控制的作用;明细分类账是对总分类账进行的详细记录，对总分类账起着补充和说明的作用，具体体现在以下各方面:两者核算的经济内容是一致的，即总括又详细地反映相同的经济业务;两者登记的原始依据相同，即均为会计凭证。因此，两者关系密切，提供的资料互为补充。

(二)总分类账与明细分类账平行登记

总分类账和明细分类账之间的统驭和控制关系要求在记录经济业务时，总分类账和明细分类账之间原则上要采用平行登记。所谓平行登记，是指经济业务发生后，根据记账凭证，登记有关的总分类账户的同时登记该总分类账户所属的各有关明细分类账户。

平行登记的要点如下:

(1)登记的会计期间一致。登记总分类账和其所属明细分类账必须在同一会计期间内完成，并非同时。总分类账依据会计核算程序的不同可能在平时登记，也可能定期登记。而明细分类账则依据记账凭证和原始凭证在平时登记。

(2)登记的方向相同。总分类账及其所属的明细分类账的登记借、贷方向应相同。

(3)登记的金额相等。记入总分类账中的金额应与记入其所属的各明细分类账的金额之和相等。

实行平行登记意味着把相同的原始数据，通过两个或者两个以上相互联系和相互制约的核算系统，即总分类账和明细分类账进行处理，最后有关指标相符，起到自动核对的作用。这就能够随时查明有关核算环节上的差错，保证会计信息的质量。

现以“原材料”账户为例，说明某企业2009年6月“原材料”总分类账及明细分类账的平行登记方法。甲、乙两种材料的期初余额如表6-14、表6-15、表6-16所示。

(1)6月5日，购入的甲材料1000千克，每千克单价10元;购入的乙材料1500千克，每千克单价20元，材料验收入库，结转其采购成本。根据这一经济业务，结转材料采购成本的会计分录为: