会计档案概述

第一节　会计档案概述

一、会计档案的意义

(一)会计档案管理办法的颁布

财政部、国家档案局1998年8月21日颁布并于1999年1月1日起施行的《会计档案管理办法》(财会字［1998］32号文件)，对加强单位会计档案管理、促进会计工作为单位经济和国家经济建设服务等方面发挥了积极的作用。

为了进一步加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，要求各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的组卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

(二)会计档案的含义

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。它包含两层含义:

(1)会计档案是会计核算的产物。会计档案仅指会计活动中形成的会计核算材料，即会计凭证、会计账簿和财务报告等。财务会计管理活动中形成的文件材料，如会计工作政策法规、制度办法、预算、财务计划、总结等则不属于会计档案的范畴，而是属于文书档案的范畴。

(2)会计档案是重要的凭证和史料。会计档案是一种原始记录，它以丰富的数据信息记载着各单位经济活动，具有很强的凭证性，是各单位经济业务活动的重要依据。

二、会计档案的特点

会计档案是原始性凭证和直接性凭证。它记时记事真实，有的时候不需要借助其他任何材料就能直接说明问题，通过充分的、系统的、全面的利用会计档案材料，全面衡量经济发展的趋势，更好地制订工作计划和对将来的工作进行科学预测。与文书档案、科技档案相比，会计档案的特点主要是，形成范围广泛、档案内容严密、档案类别稳定和外在形式多样等。

(一)形成范围广泛

从形成会计档案的部门与单位来看，凡是具备单独会计核算的单位，都会产生会计档案。这些单位有国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他组织。一方面会计档案在社会的各领域无处不有，形成普通;另一方面会计档案的实体数量也相对其他门类的档案数量更多一些。尤其是在企业、商业、金融、财政、税务等单位，会计档案不仅是反映这些单位的职能活动的重要材料，而且产生的数量也大。会计档案产生和使用的广泛性，是它的一大特点。因此，我们要采取科学方法和手段，把会计档案管理好、利用好。

(二)档案内容严密

会计工作有严密的法规和规章制度作保障。会计档案是会计核算的产物，它与会计核算中的每项具体细致工作息息相关，没有会计核算这个环节，也就无所谓会计档案。从会计档案的内容和程序来看，它是先有会计凭证，然后依据会计凭证填写会计账簿，最后根据会计账簿，编制财务报告(会计报表)。在反映经济活动与财务收支方面，一环扣一环，具有连续性，联系十分紧密。一项经济活动或一项财政开支，从其业务发生到结束上报，连续地进行记录，对一系列的数字进行正确地计算、综合和分析。在这一系列程序中，会计凭证、会计账簿和财务报告(会计报表)密切相连，不能脱节。这种内容与程序的严密性，远远超过了普通档案。

(三)档案类别稳定

会计系统包括工业会计、农业会计、商业会计、银行会计、行政事业单位会计等，门类很多，遍布生产流通和非生产流通各个领域。会计档案尽管内容与种类繁多，但其基本构成只有会计凭证、会计账簿和财务报告(会计报表)这几方面，且会计核算的方法、工作程序以及所形成的会计核算材料的成分是一致的。这种成分的稳定性，是区别于其他类型档案的重要标志之一。会计档案内容成分的稳定和共性，是其他门类档案无可比拟的，它便于整理分类，有利于管理制度的制定和实际操作的规范、统一。

(四)外在形式多样

会计专业的性质决定了会计档案形成的多样化。会计的账簿，有订本式账、活页式账、卡片式账之分。财务报告由于有文字、表格、数据而出现了A3或A4的纸张规格以计算机打印报表等。会计凭证在不同行业，外形更是大小各异，长短参差不齐。会计档案的这个外形多样的特点，要求我们在会计档案的整理和保管方面，要从实际出发，不能照搬照抄管理其他门类档案的方法。

会计档案是我们会计工作中的重要历史资料，因此，做好会计档案工作，加强会计档案管理，即是加强基础工作的重要一环，也是考核各单位经济管理工作的重要内容，意义十分重大。但从目前的情况来看，会计档案工作在一些单位，还是一个薄弱环节。有些单位对会计档案的整理不重视，保管不善，管理不严，致使会计档案受潮、霉烂、鼠咬、虫蛀、丢失等现象比较严重，直接影响档案资料的查找利用。因此，这就要求我们提高对会计档案的认识，加强领导，加强整理，妥善保管。

三、会计档案的内容

会计档案的具体内容包括:

(一)会计凭证类

会计凭证类包括原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证等。

(二)会计账簿类

会计账簿类包括总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿等。

(三)财务报告类

财务报告类包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告等。

(四)其他会计资料类

其他会计资料类包括银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。

四、会计档案的作用

会计档案是在会计工作中形成的，会计工作又是由于管理经济的需要而产生的。会计档案在单位正常的工作、生产和科研等方面，具有不可低估的利用价值。

因此，会计档案在经济活动中具有重要的作用。

(一)提供数据、资料

会计档案可以为制订经济计划、进行经济可行性研究、作出经济决策、领导经济工作提供各种有用的信息，为研究、指导国家经济建设提供可靠的数据和可比性资料，某些会计档案还对国家制定经济政策有重要的参考作用。

(二)提供决策依据

会计档案以大量的原始数据，为各企业、事业单位的财务工作和生产经营提供决策依据。会计档案是机关工作、企业管理的必要手段和工具，也是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。

(三)发挥监督作用

会计档案对保护国家财产、监督执行国家财务制度和财经纪律有着重要作用，是查处经济案件、打击经济领域犯罪活动的有力工具。

(四)提供研究史料

会计档案中完整地、系统地记载了经济活动的各项指标的实绩，是管理经济活动的历史真实记录，是研究社会经济文化、经济发展规律、总结财政工作经验教训及推动当前财务工作顺利开展的可靠史料。