会计档案的收集和归档

第二节　会计档案的收集和归档

一、会计档案收集

会计档案工作是适用经济工作的需要而产生和发展的，各行政和企事业单位在其特定的经济活动中不断地产生和形成大量的会计资料，这些资料往往又是分散存放的，数量也十分繁多，而党和国家以及各级业务主管部门对会计档案的利用，则要求相对的集中。为此，这就要求我们对这些会计资料进行筛选，并且整理、组卷集中保存起来，这就形成了会计档案的收集工作。凡具有保存和利用价值的或直接指导和反映财务会计工作、反映财产增减变化和财务收支的会计资料，都属于收集范围。要使会计档案信息完整、齐全、准确，收集工作必须有以下几点要求。

(一)遵循会计档案的形成规律

随着经济建设的迅速发展和经济管理的日趋现代化，会计核算的领域在不断扩大;会计的职能在我国以公有制为主体的商品经济中的重要地位和作用日渐被认识。我国的会计核算，逐渐冲破传统的事后记录、计算、反映的狭隘范围，逐步形成一个包括预测、计划、控制、计算、考核、分析等环节的核算体系。会计档案基础来自会计文件材料，正是在各项经济管理、生产活动、经营销售、预算决策的会计工作环节活动中自然形成的，有其一定的形成规律。这就要求会计档案的收集工作，必须遵循会计工作各个环节的形成规律，及时收集归档。

(二)保证会计档案完整、齐全、准确

随着科学管理的深入，各单位在制订经济计划，组织经济可行性研究，进行经济决策，领导经济工作对会计信息的数量、质量的要求会越来越高，越来越频繁。为此，会计档案的齐全、完整、准确，是保证会计信息质量的关键。

(三)依据“统一领导、分级管理”原则

集中统一管理会计档案，是会计档案收集工作最基本的要求，是国家全部会计档案能够实现集中统一管理的基础。《中华人民共和国会计法》第十五条规定:“会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，应当按照国家规定建立档案，妥善保管。”由此可见，统一领导、分级管理会计档案，是会计部门与档案部门的基本职责，是受法律保护的。

二、会计档案的归档

会计档案归档是指财会部门将办理完毕且具有保存价值的会计核算材料，经系统整理后移交档案室或档案馆保存的过程。为保证会计档案收集的齐全、完整与准确，必须建立严格的会计档案归档制度，包括:归档范围、归档时间、归档要求等三个方面的内容。

(一)会计档案的归档范围

(1)会计凭证。记录经济业务，明确经济责任的书面证明，是登记账簿的重要依据。按填写程序和用途可分为:原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证和其他会计凭证。

(2)会计账簿。以会计凭证为依据，连续系统地记录和反映各项经济活动过程和结果的簿籍，是编制财务报告的重要依据。按用途可分为:总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账(也称备查账)及其他会计账簿等。其外形一般有:订本式、活页式和卡片式三种。

(3)财务报告。根据日常会计核算材料定期编制的书面报告，由财务报表、财务报表附注和财务情况说明书组成，是综合反映一定时期的资产负债和所有者权益状况，以及某一特定时期经营成果和现金流动情况的书面会计报告。其种类较多，按时间分有月报、季报、年报;按内容分有资产负债表、利润表、资金活动情况表等;按编制单位分有单位报表、汇总报表;按服务对象分有内部报表和外部报表。

(4)其他核算材料。包括银行存款余额调节表、银行对账单等及会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

(二)会计档案的归档时间

会计档案归档时间，是指会计机构将会计核算材料整理后，向本单位档案机构移交的时间。《会计档案管理办法》第六条第二款规定:“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。”会计档案移交清册格式如表10-1所示。

表10-1　会计档案移交清册

(三)会计档案的归档要求

(1)归档符合规范。各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理组卷、装订成册、编制会计档案保管清册。应归档的会计核算材料要求齐全、完整、准确，且分类清楚、组卷合理、排序科学、编目清晰，做到科学管理，妥善保管，存放有序，查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

(2)编制移交清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

(3)应保持原封装。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

(4)签名盖章完整。会计凭证封面、账簿封面及启用页、报表封面等需由经手人员、会计主管人员、单位负责人签字盖章的，应当要完整齐全。

(5)严格交接手续。移交会计档案时，会计机构和档案机构有关人员必须逐卷认真清点核实，并由交接双方按规定在会计档案移交清册上注明交接人、时间、数量等，签名盖章后双方各执一份。