会计电算化实施指导

1.3.3　会计电算化实施指导

实施企业会计电算化，也就是企业建立会计电算化的整个过程，是一项复杂的系统工程。在实施过程中，包括对会计电算化工作的规划，建立与管理会计信息，人员的分工与培训，各种制度的建立与实施等众多内容。这些工作都必须采用系统工程的方法与原理去安排组织，才能使企业会计电算化工作顺利、正确地进行。

1. 会计资料的整理

在运行电算化软件之前需要整理本单位的业务，确定电算化情况下记账方法，核算形式、核算内容和方法、制定相应的管理制度、培训有关应用人员、建立相应的组织机构以及系统初始化等主要工作。

（1）会计核算业务的整理

在手工核算下，一些会计基础较差的单位，其会计工作规范化较差，账、证、表格式、内容混乱，核算方法、程序不统一。在业务操作中，操作方法往往因人而异，这样不符合有关要求，由于会计软件不提供某一具体核算的不规范处理方法，并且商品化会计核算软件的功能相应的处理过程、方法和有关约定、要求都是在软件研制时就规定好的，所以作为商品化软件与本单位手工核算方法之间，不可避免地有一定差别。要消除这些差别，就需要对本单位会计核算业务进行整理、调整，使之满足商品化会计核算软件的要求、规定。

（2）记账方法、程序的确定

记账方法，按其登记经济业务方式的不同，分为单式记账和复式记账两种，而复式记账又可分为借贷记账法、增减记账法和收付记账法，有的商品化软件可提供记账方法的选择，有的只能适应某一种记账方法。一个单位一般只采用一种记账方法。目前，一般采用国际通用的借贷记账法。

目前的手工核算方式主要有以下几种：记账凭证记账程序、日记账记账程序、科目汇总表记账程序和汇总记账凭证程序。采用电子计算机处理之后，业务量大小已不是主要问题，因此在计算机内不必沿用手工记账程序记账，不用对记账凭证进行汇总或科目汇总等，依据记账凭证可直接登记明细账、日记账、总分类账。目前一些企业单位的计算机记账程序仍沿用手工记账程序，没有很好地发挥计算机的优势作用，在很大程度上限制了处理效率的提高。

（3）科目编码方案的确定

商品化会计软件大多数都对会计科目编码作出了原则上的规定，同时也允许各单位根据自身条件进行设置。因此在使用软件前需要确定本单位会计科目体系及其编码。电算化条件下，会计科目设置既要符合会计制度规定，又要满足本单位会计核算和管理要求，同时要考虑该商品化软件对会计科目编码的规定和要求。

（4）凭证、账簿的规范化

商品化会计软件中，通常都规定了记账凭证的种类和格式。不管怎么规定，都需对手工记账凭证进行规范统一，以满足计算机输入需要，在会计核算软件使用前，要确定哪些明细账为数量金额式，哪些为三栏式等。为了保证从手工方式顺利地转换到电算化方式，还需要核对账目，保证账与证相符，账与账相符。科目期末余额必须整理，同时还应该注意往来账、银行账的整理。

（5）会计核算业务的规范化和方案的确定

会计核算业务主要是指固定资产、材料、工资、成本、销售核算业务。

目前对固定资产折旧方法有三种：综合折旧法、分类折旧法和单台折旧法。国家规定，按分类折旧法计提折旧，使用计算机后完全可按单台计提折旧。因此如果软件提供了单台折旧法，就应该尽量实现单台折旧。

一般电算化情况下，在材料核算中，通常核算到大类或小类，个别种类核算到规格，比较合理可行。

成本核算方法的确定需注意两个方面：一是企业的生产特点；二是企业管理要求。企业的生产特点主要有大量生产、成批生产和单件生产三种。手工核算方法，一般都已考虑生产特点，由于手工核算的局限性，往往难以满足企业管理的需要。成本核算方法大多数都从计算产品成本出发，而对于成本控制、部门责任成本的核算与考核目标成本的计算等就无瑕顾及。随着企业走向市场，商品生产者对于内部管理的要求越来越高，成本计算除了满足产品成本计算外，还要在成本过程控制、责任成本、目标成本的考核方面发挥作用，因此在设计成本核算方案时，必须对管理的需要进行充分考虑。

2. 制定内部管理制度

会计组织机构和工作方式的变化，必然导致企业内部控制手段和管理制度的变革，没有严密和完整的管理制度，电算化系统就不可能顺利运行，安全就得不到保障。

（1）岗位责任制度

① 总会计师：全面负责会计业务工作。

② 会计主管：负责管理会计日常工作。

③ 凭证编制人员：负责原始凭证的审查和编制手工会计凭证，保证凭证编制的正确性、完整性。

④ 凭证审核人员：负责对原始凭证和记账凭证进行合法性、正确性和完整性的审核工作，以保证凭证的正确性和完整性。

⑤ 出纳员：负责银行存款与现金的收、支核算以及银行对账的工作。

⑥ 系统管理员：负责系统硬件、软件的正常运行，负责系统运行环境的设置，系统的安全与保密，系统的升级换代以及其有关系统管理的工作。

⑦ 系统维护员：负责硬件设备和软件设备的维护工作，协助系统管理员，以保证系统的正常运行。

⑧ 系统文档资料管理员：负责会计档案的保管工作、会计档案的分送工作以及会计档案的调阅工作。

（2）操作管理制度概要

① 未经培训，或培训未合格者不能上机操作。

② 规定操作员使用权限，通常由系统管理员或者会计主管给每个操作员设置使用权限密码。

③ 操作人员必须在操作规程的有关规定下进行工作。

④ 操作人员必须进行上机登记，填写上机时间、使用情况、机器状况以及故障处理办法等内容。

⑤ 操作人员即使发现凭证的错误，也不能擅自修改，发现错误应立即报告会计主管或凭证编制人员。

⑥ 操作人员应及时做好数据备份工作。

⑦ 如需使用软盘，在使用前必须首先对软盘进行病毒检测，确保无病毒后才使用。

⑧ 操作人员不能任意改变系统工作环境。

（3）系统维护制度概要

① 对机房内硬件要随时维护，必须指定专人专职负责。

② 机房内硬件由系统维护人员定期全面检查，并做好检查记录，对有问题的硬件应及时进行修理或者更换。

③ 软件维护由专人负责，非指定软件维护人员不能从事软件维护工作。

④ 如有重大软件维护项目应先申报会计主管和系统管理员批准，经同意才能进行维护。

⑤ 系统管理员需作好详细维护记录。

⑥ 系统参数（系统运行环境、系统账的套数、会计科目、使用权限等）不能随意变动，若要变动，应事先报请会计主管和系统管理员批准。

（4）会计档案管理制度概要

① 会计档案包括有书面存放和磁盘存储两种形式，包括的会计凭证、会计账簿和会计报表、会计数据以及与会计软件系统有关的文档、结构图、流程图和源程序等。

② 及时收集各种会计档案，并作好收集记录。

③ 必须严格执行会计档案的调阅规定，只有经过会计主管和系统管理员批准，才能调阅会计档案，同时，调阅人不能擅自复制会计档案。

④ 妥善管理磁盘上的会计数据，注意防热、防磁、防毒等。

⑤ 会计档案销毁按国家有关制度进行。