会计电算化信息系统的处理流程

2.1.3　会计电算化信息系统的处理流程

会计数据处理是指采用人工、机械、计算机等各种处理方式，按照会计制度的规定和会计核算程序，将会计数据加工成会计信息的过程，会计信息处理的一般流程包括会计数据的收集和录入、会计数据存储、会计数据处理和会计信息报告或输出。

会计电算化信息系统的数据处理的基本流程是在手工会计核算业务处理过程的基础上形成的，要分析会计电算化信息系统数据处理的基本流程，就必须先分析手工会计核算业务数据处理的基本过程。

1. 手工会计核算业务处理的基本过程

根据财政部颁布的《会计基础工作规范》对会计核算业务的基本要求，会计核算业务主要包括：填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表三个部分，会计核算业务的基本过程如图2-1所示。

图2- 1　会计核算业务基本过程

（1）填制会计凭证——会计数据采集

会计凭证是记录经济业务，明确经济责任，并据以记账的具有法律效力的书面证明。会计凭证包括原始凭证和记账凭证。填制会计凭证就是根据审核无误的原始凭证按照一定的格式、要求填制记账凭证，填制完毕后，还必须经有关人员的复核才能登记入账。

（2）登记会计账簿——会计数据处理或存储

会计账簿把大量分散的会计数据或资料进行归类整理，逐步加工成有用的、记录会计信息的数据，是全面记录和反映核算单位经济业务的簿籍。登记会计账簿过程如下：

① 会计人员应根据审核无误的记账凭证登记会计账簿。登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账簿内。登记账簿完毕，记账人员一定要在记账凭证上签名或者盖章以明确经济责任，并作好记号表明已经登账。

② 凡需结出余额的账户，应当定期结出余额。结出余额后，应在“借或贷”方向栏内写明“借”或“贷”，没有余额的账户应写“平”并在余额栏内用“0”表示。现金及银行存款日记账必须逐日结出余额。每一账页登记完毕结转下页时，必须结出本页合计数和余额，写在本页最后一行和下页第一行相关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样。

③ 如登记会计账簿发生错误，可填写一张“红字”记账凭证冲回原记账凭证，再填写一张正确的记账凭证并重新登记入账。

④ 会计人员应按有关规定，定期（按月、按季或按年）结账。结账前，应将本期内所发生的各项经济业务全部登记入账。结账前，应结出每个账户的本期发生额和期末余额。年终结账时，所有总账账户都应结出全年发生额和年末余额。年度终了，还要把各账户的余额结转下年，在摘要栏内注明“结转下年”字样；在下年度新账第一行余额栏填写上年结转的余额，并在摘要栏内注明“上年结转”字样。

（3）编制会计报表——输出会计信息报告

会计报表是单位向投资人和国家有关部门提供财务状况和经营成果的书面文件。编制会计报表，是对会计核算工作的全面总结，也是单位及时提供合法、真实、准确、完整会计信息的重要工作环节，单位必须按照会计准则、会计制度规定的格式、编制要求、报送期限、定期编制、报送会计报表。

会计报表应当根据登记完整、核对无误的会计账簿记录和其他有关资料进行编制，一定要做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。会计报表之间、会计报表项目之间，凡有关系的数字，应当相互一致。本期报表与上期报表之间有关的数字应相互衔接。

2. 会计电算化信息系统数据处理的基本流程

手工会计核算业务数据处理过程，可以很容易地设计出会计电算化信息系统数据处理的基本流程。会计电算化信息系统的数据处理要经过输入、处理、输出三个基本过程。

（1）输入过程：将原始数据、原始凭证、记账凭证输入到计算机中，生成临时凭证文件或账表数据文件，存储于计算机硬盘或软盘上。

（2）处理过程：会计数据处理和存储，对存储于计算机硬盘或软盘上的临时凭证文件或账表文件，进行计算、分类、合并、传送等处理，生成机内凭证、账簿、报表等文件，并存储于计算机硬盘或软盘上。

（3）输出过程：会计数据输出，利用存储于计算机硬盘或软盘上的凭证、账簿、报表等数据文件，通过计算机屏幕或打印输出单位所需的各种凭证、账簿、报表。