会计软件的初始设置

3.3.1　会计软件的初始设置

将会计软件安装在计算机的硬盘上，即可对会计软件进行初始设置工作。

会计软件初始设置也称初始化，包括两个方面的工作：其一是将通用会计软件转化成专用会计软件；其二是将手工会计业务数据移植到计算机中等一系列准备工作。将通用会计软件转化成专用会计软件需要设置具体核算规则和方法，而将手工会计业务数据移植到计算机中需输入有关的基础数据。会计软件初始化工作的好坏，直接影响到会计电算化工作的效果。通常，会计软件的初始设置应该包括以下几步：

1. 定义基础参数与建账

基础参数设置也称业务处理控制参数设置，在该操作步骤中，需设置在会计业务处理过程中所使用的各种控制参数，规定业务处理控制要求。在会计软件中设置参数后，将这些参数保存在数据库中，以后使用计算机进行相应会计业务处理时，系统就会根据保存的参数值，进行不同的计算、存储、统计分析处理。

由于各企业对于会计业务处理范围、会计核算的方式、数据计算的方法、会计文件输出的格式等要求都有所不同，再加上目前的会计软件已延伸到企业的全部资源管理，不同企业的业务流程更是千差万别。所以为了使通用会计软件适应不同的企业会计业务处理的要求，就可以通过设置基础参数来解决。

基础参数的设置主要是为了适应不同用户的需求而设计的。如有些高级用户需要对企业内部各个部门的预算进行精密的控制、严格管理；而普通的用户则只需要进行一些粗略的控制、便于操作。由于这两种控制方法的实现方法是完全不同的，所以，软件设计者将两种实现方法都设计到软件中去。用户根据自己的需要而选择相应的开关，这就是通用会计软件的所谓“最长流程软件设计，最佳选择组合应用”。再加上一些灵活的配置，使软件的应用流程更加贴近使用者的需求。这样，既满足了不同用户的需要，又解决了软件的通用性问题。

基础参数的设置决定了会计软件的运行流程、业务模式、数据流向等，并且 ，基础参数一经设定后就不能随意更改。

所谓建账，即是会计数据库的建立，按照会计软件所设计的模板数据库建立用户的数据库，实际上是完成了相当于手工方式下做账本的准备工作。

2. 设置业务处理规则

设置业务处理规则，即是建立有关核算规则来确定管理分析方法，如设置会计科目、编制工资计算公式、编制报表取数和计算公式等。其中，重要任务之一就是建立会计字典。

会计字典，有些软件将其称为档案或目录，如产品目录、客户目录、存货目录、部门目录等，它是构成会计数据的框架，是对会计信息进行分类的依据。其中，由会计软件产生的总分类账、明细账、辅助账和各种统计表都是在会计字典的基础上形成的。大部分业务都可能由几个会计字典和一组数字组成，如会计凭证的一条记录可能含有科目、部门、职员、客户或供应商、发生额等数据项，而一张发票就有可能含有客户、部门、业务员、仓库、商品、数量、金额、税额等数据项。按照数据库原理，可以将成批的会计记录分别以不同的会计字典为关键字进行分类和汇总。

建立会计字典就是构建计算机会计数据体系的框架。就如同在手工方式下要往新的账本上抄写会计科目，往来明细账上要抄写各往来单位名称一样，以便于下一步会计数据的写入。

我国各行业的会计科目都有一定标准，一些行业的商品都具有标准的编码体系。有的会计软件将具有标准的会计字典预置在数据库中，从而在建账时可以选择自己适用的字典，减少工作量。

3. 装入初始数据

输入期初数据的目的是，完成手工账与计算机账的连接，使会计数据具有连续性。

（1）手工模式下会计数据的连续性

企业的经济业务是连续发生的，而为了便于会计分析，人为地将会计核算按会计期间进行。通常会计账以年度为单位建立，当一个新的会计年度到来时，要用会计科目的期初余额和期末余额这两个数据将新旧会计年度的会计业务连接起来。如2006年度到来时，财务部门首先要购买新的账本，建立2006年度的账簿，将2005年的总账、明细账等年末余额转换为2006年初余额，称之为年初结转，然后开始记录2006年的会计业务，使企业的会计业务具有连续性。

（2）输入期初余额

期初余额的概念：由于企业的经济业务是连续发生的，其资产、负债及所有者权益都是具有一定的数量和价值的，这些记录在会计上称为即将开始的会计期间的期初余额，它等于上一会计期间的期末余额。在使用新的会计软件时，通常，期初余额是指软件启用时间以前的科目总账、明细账、辅助账等余额。该余额包含新的会计软件启用以前，已进行了会计处理的所有业务信息，同时也包含了未进行会计处理的一些业务数据。

（3）期初余额输入后的校验

会计体系具有完整性和科学性，它通过总账平衡校验、总账与明细账相符、明细账与各商品账及实物账相符的校验，来验证会计数据，从而保证了企业会计信息的准确性和真实性。如企业的银行存款余额与银行的实际存款余额（除未达账项之外）一致，现金余额应与企业实有库存现金一致等。