手工账与计算机处理账务的区别

4.1.3　手工账与计算机处理账务的区别

会计电算化系统与手工系统相比，不仅仅是处理工具的变化，它在会计数据处理流程、处理方法、内部控制方式及组织机构等方面都与手工处理有许多不同之处。

1. 系统的设计方式不同

手工会计系统一般由会计师根据会计法则、会计准则、会计制度和行业特点，针对本企业工作的需要来设计，会计电算化因数据处理实现自动化，其系统设计除了要遵守手工情况下的会计准则和会计制度外，还必须遵守特定的电算化制度，如账簿、报表设计要符合输出、打印等要求。会计电算化系统通常由高级会计师、系统分析师和程序员在原手工系统基础上进行电算化系统分析和设计，编制程序并调试等。

2. 处理流程不同

手工会计系统除制作相关记账凭证外，还需要按会计科目转抄到日记账、明细分类账以及总账账册中。由于工作人员在计算、汇总、抄写过程中有可能发生错误，导致账证不符或账账不符，所以必须增加一些必要的核算工作，如编制试算平衡表、日记账与总账、明细账与总账相互核对等。在电算化系统中会计人员只需要录入记账凭证，在需要时对记账凭证按会计科目、日期等条件进行检索，直接输出日记账、明细账、总账以及会计报表，因为所有的数据都由记账凭证中的原始数据产生，计算机就不会发生手工系统在计算、汇总时所出现的错误，结果必然是账账相符，因而没有必要进行账账相对了。

3. 账户设置和账簿登记方式不同

会计电算化对信息处理的代码化和自动化，用设置和登记总分类账和明细账的做法，取代了在手工会计中按会计要素类别设置账户。会计电算化把账户设置定义为：为了将来取得某种信息，通过规定不同的科目代码来对账户进行分类，并以此对总账、明细账、日记账进行区分，按不同代码自动进行登记。

4. 账簿记录错误更正方法不同

会计电算化系统内部存在逻辑性校验程序，只要原始数据输入正确，就不会发生记账凭证和账簿记录差错，因而也不存在手工会计下的画线更正法来更正差错。对于账簿记录因合法性而出现的错误，也只是采用类似于“红字更正法”来输入“更正凭证”予以纠正。

5. 对账、结账及期末账项调整的方式、方法不同

在手工会计下，在结账前往往需要进行一系列对账工作，才能保证账证、账账、账实相符。会计电算化信息处理由于存在逻辑性校验程序，就不会出现账证、账账不符的情况。即使出现账实不符的情况，其主要原因在于原始数据的审核及相关的内容控制制度是否完善。

会计制度要求在会计期末结账时必须进行一系列的账项调整，才能确定当期损益。手工会计的账项调整和结账都是由人工通过编制各种转账凭证来进行的，同时，在结账时还要结出各账户的本期发生额和期末余额，并将期末余额转抄为下期期初余额，出现结（调）账差错需要在发现时间进行更改。而会计电算化的账项调整和结账是由计算机根据结账指令自动进行的，并在相应工作完成后生成各种有规律的机制转账凭证打印输出。其结账后余额转入余额库，供下期调用。

6. 会计工作组织机构不同

在手工会计系统中，财务部门一般分为若干个工作岗位。如在工业企业中，一般划分为工资、材料、固定资产、成本等小组用于专门的业务核算，设专人负责记账、编制报表。在电算化系统下，这种内部工作岗位的划分已经不复存在，取而代之的是新的岗位划分，如设置数据录入、审核、维护等岗位。

7. 内部控制方式不同

在会计电算化系统中，原来内部控制方式部分被取消或改变；原来通过账证核对、账账核对的控制方式，基本上已经不存在了，取而代之的是更加严密的输入控制；原来通过签字、盖章等方式实现的控制，也被电算化系统中的权限控制取代了。