设置总账系统控制参数

4.2.1　设置总账系统控制参数

系统管理中设置账套后，在使用总账系统前，应先启用总账系统的账套。启用时，要根据企业的业务特点，对总账系统的一些系统参数进行设置，以便总账系统配置相应的功能或执行相应的控制。

账套参数指的是在凭证制单时，对“制单控制”、“凭证控制”栏进行设置。采用制单时序控制（不能倒流）；支票管理与资金及往来赤字控制；可使用其他系统受控科目；制单权限控制到科目；不可修改他人填制的凭证；打印凭证页脚姓名；凭证审核控制到操作员；出纳填制的凭证必须经由出纳签字，进行预算控制等。

在用友软件中，设置系统控制参数的操作步骤如下：

（1）执行“开始／程序／用友财务及企管软件UFERP-M8.1／财务系统／总账”菜单命令，弹出“注册[总账]”对话框，如图4-2所示。

图4-2　“注册[总账]”对话框

（2）如果是第一次使用总账系统，则在输入密码，单击“确定”按钮后，系统自动弹出“总账系统启用”对话框，如图4-3所示。

图4-3　“总账系统启用”对话框

（3）在对话框的“凭证控制”选区中，选择“凭证审核控制到操作员”复选项，并在“客户往来款项”选区中，选择“总账系统核算”单选按钮，在“供应商往来款项”选区中选择“总账系统核算”单选按钮，其默认系统提供的设置。

（4）设置好账套控制参数后，单击“确定”按钮，将进入“总账系统8.11”操作界面，如图4-4所示。

图4-4　“总账系统8.11”操作界面

（5）在“总账系统8.11”操作界面中，执行“设置／选项”菜单命令，弹出“选项”对话框，如图4-5所示。

图4-5　“选项”对话框

（6）在如图4-5所示的对话框中单击“凭证”选项卡，可查看和修改有关凭证的选项。

① 制单控制：主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制，共有6个选项供用户选择。

◆制单序时控制：系统规定制单的凭证编号应按时间顺序排列，即制单序时，若选择了此项，则在制单时凭证号必须按日期顺序排列。如有特殊需要可将其改为不按序时制单。

◆支票控制：在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。

◆资金及往来赤字控制：在制单时，当现金、银行存款科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。

◆可以使用其他系统受控科目：若某科目是其他系统的某个受控科目（如：客户往来科目为应收、应付系统的受控科目），其系统是不能使用此科目进行制单的。

◆制单权限控制到科目：在制单时，操作员只能使用具有相对应的制单权限的科目制单。

◆允许修改、作废他人填制的凭证：选择此项后，在制单时可修改别人填制的凭证，否则不能修改。

② 凭证控制：共有3个选项供用户选择。

◆打印凭证页脚姓名：如选择了此项，在打印凭证时，自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。

◆凭证审核控制到操作员：在某些情况下，希望对审核权限作进一步细化。选择此选项后，将只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证。

◆出纳凭证必须经由出纳签字：选择此选项后，凡是含有现金、银行存款科目的凭证都必须只能由出纳人员通过对其核对签字后才能记账。

③ 凭证编号方式：系统在“填制凭证”功能中一般按照凭证类别按月从凭证1号开始自动编制凭证编号，即“系统编号”。但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即“手工编号”。

④ 外币核算：一个企业如果有外币业务，则应选择相应的汇率方式——固定汇率、浮动汇率。“固定汇率”是指一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。“浮动汇率”是指按当日汇率折算本位币金额。

⑤ 预算控制：选择此项，在制单时系统可对科目、部门、项目的发生额或余额进行预算控制。系统提供精细预算控制和粗放预算控制两种控制方式。

◆精细预算控制：指的是根据具体科目、部门、项目指定具体的预算数，在制单时，当某一科目下的某具体部门或项目的实际借方发生数超过预算数与报警数的差额，系统将作出报警提示。

◆粗放预算控制：指的是根据部门、项目对多个科目制定总的预算数，制单时，当某一科目下的实际发生数导致多个科目的总发生数超过预算数与报警数的差额，系统将作出报警提示。

⑥ 客户往来款项：如果该企业使用了应收系统，同时又希望进行开票、结算等业务，则客户往来凭证就由应收系统生成，则应选择“应收系统核算”；若不使用开票、结算等业务又希望由总账系统生成客户往来凭证，则选择“总账系统核算”。同时，若使用了应付系统，控制方式也同应收系统类似。

（7）在“选项”对话框中单击“账簿”标签，弹出“账簿”选项卡，如图4-6所示。在对话框中可以查看和修改有关账簿的选项。

图4-6　“账簿”选项卡

① 打印位数宽度：定义各栏目在正式账簿打印时的宽度，包括摘要、金额、外币、数量、汇率、单价。

② 明细账打印方式：打印正式明细账、日记账时，按年排页还是按月排页。

◆按月排页：即打印时从所选月份范围的起始月份开始将明细账顺序排页，再从第一页开始将其打印输出，打印起始页号为“1页”。这样，如果所选月份范围不是第一个月，而打印结果的页号仍然从“1页”开始排。

◆按年排页：即打印时从本会计年度的第一个会计月开始将明细账顺序排页，再将打印月份范围所在的页打印输出，打印起始页号为所打月份在全年总排页中的页号。这样，若所选月份范围不是第一个月，则打印结果的页号有可能不是从“1页”开始排。

③ 凭证、账簿套打：打印凭证、正式账簿时是否使用套打纸打印。套打纸指的是用友公司为账务专门印制的各种凭证、账簿的标准表格线，选择套打打印时，系统只将凭证、账簿的数据内容打印到相应的套打纸上，而不打印各种表格线。用套打纸打印凭证速度快且美观。

④ 正式账每页打印行数：可对明细账、日记账、多栏账的每页打印行数进行设置。双击表格或按空格对行数直接修改即可。

⑤ 明细账查询权限控制到科目：对查询和打印权限作进一步细化，如只允许某操作员查询或打印某科目明细账，而不能查询或打印其他科目的明细。

（8）在“选项”对话框中单击“会计日历”标签，弹出“会计日历”选项卡，如图4-7所示。在对话框中可查看和修改各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。

注意　启用日期在以下几种情况将不允许修改：

① 总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。

② 已录入汇率后不能修改总账启用日期。

③ 总账中已录入期初余额，则不能修改总账启用日期。

④ 总账和其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期。

⑤ 第二年进入系统，不能修改总账的启用日期。

图4-7　“会计日历”选项卡

（9）在“选项”对话框中单击“其他”标签，弹出“其他”选项卡，如图4-8所示。在该对话框中可对账套其他信息进行设置。

图4-8　“其他”选项卡