审计档案保管期限规定

第四节　审计信息、统计及档案管理

一、审计信息管理

审计信息管理是指通过对各种审计信息进行收集、加工、反馈等来加强指导和控制审计工作的一种活动。主要目的就是要组织协调好审计信息的收集、加工和利用工作，使各类审计信息更好地为开展审计工作服务。在现代社会中，信息既是管理活动的重要内容，又是管理活动的终极目的，即管理者的最终目的就是为了获取各种各样有价值的社会、政治、经济、科技、文化方面的信息。

（一）审计信息的收集

审计信息收集是指审计组织根据审计监督业务和审计管理需要，从各个信息源（或信息来源）取得各类审计信息的过程。广义的审计信息收集，还包括审计信息反馈和输入的信息。通常，我们可以把审计信息收集理解为审计信息进入审计信息管理系统的过程，审计信息收集处于审计信息管理循环的起点，是审计信息管理过程的开始。

收集审计信息必须具有适用性、真实性、系统性和同质性。为此必须选择合理的审计信息收集的程序和方法，包括：（1）确定收集信息的目标；（2）制订信息收集的计划；（3）运用实地调查法、指令收集法、制度收集法、问卷收集法、定点收集法等方法收集审计信息；（4）汇总传递审计信息。收集信息要及时、准确、全面，还要突出重点，如围绕党和国家经济工作的中心进行收集；收集与审计机关工作重点、任务有关的全局性信息；围绕经济体制改革中心的难点、热点问题进行收集。

（二）审计信息加工整理

审计信息的加工是审计信息工作的核心内容和重要环节。审计信息加工是一个去粗取精、去伪存真的过程。通过对初始信息进行分析、比较、研究和计算，实际上就是对这类信息进行全面校验，剔除不真实、不准确信息，从而大大提高了信息的真实性、可信性，同时压缩信息的多余程度，使信息浓缩起来，变模糊为清晰。此外，通过审计信息的加工，还可以产生出新的更有价值的信息，特别是对一些信息进行思维加工，往往从中会产生许多很有价值的结论，比获得初始状态的信息重要得多。

（三）审计信息输出管理

审计信息输出管理指审计组织将已取得的或经过加工整理后的审计信息，传输给审计信息使用者的过程。审计信息输出是实现审计信息目的的桥梁，它通过把有用的信息输给使用者加以运用，就能真正发挥审计信息的作用。同时，审计信息的输出也是审计信息收集加工的必然结果。因为收集加工的信息如不及时输出那就成为毫无用处的东西。此外，审计信息输出也是完成审计信息循环的一个重要环节，它既成为审计信息收集加工的结果，也成为审计信息反馈的前提。为了组织好审计信息的输出，审计组织应遵循以下原则：全面满足各种审计信息使用者的需要；保证审计信息输出的有效性；按照规定的信息输出渠道输出信息，防止审计信息输出过程中的失密行为。

审计信息输出的主要内容包括审计决策和计划信息、审计结果的信息、审计政策和审计案件的信息。为了有效确保审计关系人的利益，输出审计信息应采用一定的程序和方法，主要是：（1）选择最佳的审计信息传递方式和工具；（2）充分做好审计信息输出前的准备工作；（3）有效组织审计信息输出，减少不必要的输出环节；（4）及时了解输出结果，确保输出信息的真实性和有用性。

地方各级审计机关应当及时向本级政府和上级审计机关报送信息；审计机关各部门、各派出机构应当及时向本级审计机关报送信息；下级审计机关对上级审计机关要求报送的信息，应当严格按照要求报送；下级审计机关向本级政府和上级审计机关报送的信息，必须经过本级审计机关主要或分管领导审核、签发。

（四）审计信息反馈的管理

审计信息反馈的管理是指将输出的审计信息与作用对象或实际情况相比较后的结果再输送回来，并对审计信息的再输出发生影响的过程。

审计信息反馈时，应遵循审计反馈信息准确、可靠、及时和简单的原则。审计信息反馈的内容，根据审计信息输出和审计活动的实际情况，主要包括审计业务活动进展的信息和审计社会效果的信息两个方面。

审计信息反馈方式，根据审计信息反馈作用的结果一般分为正反馈和负反馈两类。凡是把信息输出以后，其作用的结果返回来，使下一输出的影响扩大，导致系统运动加剧发散的反馈，叫正反馈；凡是把信息输出来以后再把其作用的结果返送回来，使下一个输出的影响逐渐减少，缩小同既定目标的差距，趋向稳定状态的反馈，叫负反馈。

根据审计信息工作的规定要求，上级审计机关负责信息工作的机构，应当定期向下级审级机关通报信息采用情况，并根据工作实际适时提出信息报送参考要点。上级审计机关采用下级审计机关报送的揭露问题的信息应当征求下级审计机关的意见。

此外，各级审计机关应当加快审计信息工作现代化手段的建设，实现信息迅速、准确、安全地处理、传递和存储。

二、审计统计管理

审计统计是审计工作的一项重要的基础性工作，它通过运用科学的方法，收集与整理审计活动中的各种数据资料，以便于及时、准确地反映审计工作成果和发展变化情况。审计统计所反映的各类数据资料，为认识审计工作规律、帮助审计决策、编制审计工作计划、加强审计管理工作提供了重要的依据。

审计统计的对象是审计活动过程及其结果。其主要任务是：利用调查研究方式，通过资料收集、整理与分析，准确、及时、全面而系统地反映审计工作在一定时间、条件下的发展规模、水平、速度和主要成果，为考核审计工作计划的执行和加强审计工作管理服务；并通过揭示和研究审计发现的问题，为宏观决策服务。审计机关审计信息工作的基本任务是：对审计工作发展情况和工作成果进行统计调查，开展统计分析，提供统计资料，实行统计监督，为加强审计工作管理和促进宏观调控服务。

审计统计管理，是指对审计统计业务工作的管理。其目的是为了协调审计统计的运作，保证审计统计工作做到准确、及时、全面而又系统地提供内外所需的各种资料。其主要方法是通过制定各种措施和方法，确保各项审计统计任务的完成。

为了保障审计统计资料的准确性、及时性和完整性，必须从以下七个方面采取措施，以加强审计统计管理：

（1）审计统计工作应实行统一领导、分级负责、归口管理；

（2）审计统计管理必须由指定部门具体分管，并且要配备专、兼职人员；

（3）审计统计管理应加强制度管理；

（4）审计统计管理应规范统计调查工作；

（5）审计统计管理应健全统计基础工作；

（6）审计统计管理应实行分析报告制度和保密制度；

（7）审计统计管理应建立奖惩制度。

三、审计档案管理

（一）审计档案与审计档案工作

审计档案，是指审计机关在进行审计监督或审计调查活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是国家档案的重要组成部分。构成审计档案的审计文件材料，主要是指审计机关在审计过程中收集、制作与使用的各种文字、图表、声像、电子和实物等形态的记录材料。

审计档案工作，是指审计机关对审计档案进行的收集、整理、保管、利用、编制、统计、鉴定和移交，以及对下级审计机关审计档案管理工作的指导和监督。我国审计档案工作实行统一领导、分级管理的原则。审计署主管部门的审计档案工作，同时接受国家档案行政管理部门的指导和监督；地方各级审计机关的审计档案工作，接受上级审计机关和同级档案行政管理部门的指导和监督。省级以上审计机关应设档案管理机构，市（地）级审计机关设专职档案管理人员，县级审计机关设专职或兼职档案管理人员。审计档案管理机构和档案人员的职责是：（1）认真贯彻执行国家关于审计档案管理工作的法规，依法建立本机关的审计档案管理工作规章、制度；（2）组织、指导和监督本机关各部门审计文件材料的立卷和归档工作；（3）按照国家有关规定，做好审计档案的收集、整理、保管、利用、调研、统计工作，为审计工作服务；定期对本机关库存审计档案进行鉴定，如期移交应由同级档案馆保管的审计档案；（4）对下级审计机关的审计档案管理工作进行指导和监督，有计划地开展检查、总结、培训、研究等活动。

（二）审计档案管理

审计档案管理应遵循我国档案工作的基本原则，即集中统一管理原则、完整与安全的原则和方便利用的原则。同时还应建立实行谁审计谁立卷、审结卷成、定期归档的现任制度，采取按职能分类、按项目立卷、按单位排列的立卷方法。按照立卷归档现任制要求，审计文件材料的收集、整理、立卷由审计组负责；审计案卷的质量检查由相关审计业务部门负责；审计案卷的接收由机关档案管理部门负责。