餐饮店库存出入库明细表

第三节　存货的管理

引导案例

某饭店存货管理

目前，在我国饭店业的物料管理中，尚存在着许多有待解决的问题。但同时大型饭店管理在近年的发展中形成了很好的物流经验，在发展中形成了良好的存货控制、仓储管理、信息管理系统。这些经验为我国饭店物料管理提供了良好的借鉴。物料管理分为需求估算、购料订货、仓储作业以及账务处理4个阶段，本案例就从上述这4个阶段出发，结合某饭店的做法进行具体阐述。

一、需求估算阶段

第一个环节是计划环节（Plan）。预先周全的计划，可以防止各种可能的缺失，也可以使人力、设备、资金、时机等各项资源得到有效充分的运用，又可以规避各类可能的大风险。制订一个良好的库存计划可以减少饭店不良库存的产生，又能最大效率地保证生产的顺利进行。

在库存商品的管理模式上，某酒店实行品类管理（Category Management），优化商品结构。一个商品进入之后，会有POS机实时收集库存、销售等数据进行统一的汇总和分析，根据汇总分析的结果对库存的商品进行分类。然后，根据不同的商品分类拟订相应适合的库存计划模式，对于各类型的不同商品，根据分类制订不同的订货公式的参数。根据安全库存量的方法，当可得到的仓库存储水平下降到确定的安全库存量或以下的时候，该系统就会启动自动订货程序。

二、购料订货阶段

计划层面（Plan）的下一个层面即为实施层面（Do），也就是购料订货阶段。在选用合理的存货管理模式后，就根据需求估算的结果来实施订货的动作，以确保购入的货物能够按时、按量到达，保证以后生产或销售的顺利进行。

在某饭店有一个特有的部门——OP（Order Pool），也就是订货部门，是整个饭店的物流系统核心，控制了整个饭店的物流运转。在该饭店，采购与订货是分开的，由专门的采购部门选择供应商，议定合约和订购价格。OP则负责对仓库库存量的控制；生成正常订单与临时订单，保证所有的订单发送给供应商；同时进行库存异动的分析。作为一个核心控制部门，它的控制动作将它的资料联系到其他各个部门。对于仓储部门，它控制实际的和系统中所显示的库存量，并控制存货的异动情况；对于财务部门，它提供相关的入账资料和信息；对于各个营业部门，它提供存量信息给各个部门，提醒各部门根据销售情况及时更改订货参数，或增加临时订量。

三、仓储作业阶段

某饭店的仓储作业。某饭店的做法是将仓库、财务、OP、营业部门的功能和供应商的数据整合在一起。从统一的视角来考虑订货、收货、销售过程中的各种影响因素。因此，看某饭店仓储作业的管理就必须联系它的OP、财务、营业部门来看，这是一个严密的有机体。仓库在每日的收货、发货之外会根据每日存货异动的资料，存量资料的数据传输给OP部门，OP则根据累计和新传输的资料生成各类分析报表。同时，某饭店已逐步将周期盘点（Cycle Count）代替传统一年两次的“实地盘点”。在实行了周期盘点后，某饭店发现，最大的功效是节省一定的人力、物力、财力，没有必要在两次实地盘点的时候大规模地兴师动众了；同时，盘点的效率得到了提高。

四、账务管理阶段

账务管理是物料管理循环的最后一个环节，但同时也是下一个循环的开始。包含两部分内容:一是指仓储管理人员的收发料账；另一部分则是财务部门的材料账。对于这两类账的日常登记、定期的检查汇总，称之为物料的账务管理。账务管理最主要的目标是保证料、账准确，真实反映库存物料的情况。

某饭店的做法是从整体角度出发，考虑仓库、财务、采购各个部门的职责和功能，减少不必要的流程，最大限度地提高效率和减少工作周期。在某饭店，账务管理的基本结构包括3个部分:一是库存管制，由仓管制订；二是异动管理，由OP部门负责入库、出库以及物料增减情况的登录；三是库存资讯，包括库存量查询在内，OP提供有关管理需求的账面报表，财务提供有关财务需求的报表。