饭店预算编制工作步骤

二、饭店预算编制工作步骤

预算编制的方法与工作步骤如下:预算会议→收集信息→市场调研→业绩回顾→数据分析→预测销售→落实合同→修订标准→试算平衡→补充调整→汇总上报→答疑说明→最后定稿。

（一）预算编制的工作流程

每年9月中旬，饭店就开始着手进行下一年度预算准备工作。由财务部牵头召开各部门主管参加的一年一度的预算动员会，会上总经理对预算编制重要性进行宣讲，财务总监对编制中各时间节点进行具体布置。召开预算会议主要落实以下一些工作内容:

（1）当年经营状况的分析　回顾饭店前8个月的销售经营状况，对影响今年经营的主、客观因素进行分析，如房价策略、设施限制、部门编制、成本费用的变化，以及当年截至8月底预算完成或未完成情况的主要因素，使新的预算建立在饭店现实基础之上。

（2）整个经营情况回顾　对国内、国际宏观政治、经济大环境的分析，预测会影响下一年经营情况的主要因素，研究旅游市场发展趋势和规律，尤其是本饭店主要客源市场的分析，充分考虑机遇和挑战因素。另外，挖掘和培育新的客源市场亮点，落实具体措施。

（3）同行情况的分析　调研次年将要新开的饭店有几家，各自的规模以及嫡属哪些管理公司，特别是要了解相同星级、离的比较近的竞争对手饭店情况。此外，通过各级旅游局网站、旅游饭店协会发布的数据信息，了解本饭店在同行、竞争对手中处于什么水平。比照名次靠前饭店的专题情况分析。

（4）价格策略的分析　对饭店的客房、餐饮、健身、娱乐、商务等产品和价格进行系统分析，找出成功的原因、失败的教训。在关注饭店硬件设施的同时，也要重视服务软件的质量。要不断完善饭店的价格体系，以迎合市场竞争的需要，更要保证饭店能在价格变化中获利。

（5）商定预算总基调　在充分讨论、酝酿的基础上，由总经理综合各方面意见，确定饭店下一年度总的销售额、营业利润，要求有关部门，特别是销售、财务、餐饮、人力资源等部门组成若干小组，确定具体项目进行一些市场调研工作，然后拟定客房、餐饮、会务、健身、娱乐等有关经营指标，再由财务部就具体预算时间节点安排进行布置。

（6）确定预算编制时间表　一年一度的预算编制时间紧任务重。为了保证预算编制工作顺利进行，财务部把整个工作分成几个阶段，如预算编制的几个阶段性工作如下:

9月18日～9月29日为预算准备阶段；

9月30日～10月22日为预算编制阶段；

10月23日～10月31日为预算汇总阶段；

11月1日～11月15日为预算修订阶段；

11月16日～11月30日为预算上报阶段。

（二）预算编制过程中的信息收集

信息收集是预算编制的一项重要的基础工作。当今社会是一个信息社会，我们只有通过充分的信息资料收集，了解各种变化的情况，知己知彼，才会使制订的经营预算更具可行性。信息的收集可分为两种:

1.定期的信息收集

现在不论是国家旅游局还是地方旅游局都会每月定期发布旅游企业的有关信息，如入境人数、国别、年龄、性别、过夜旅游人数、外汇收入、客房出租率、平均房价等。官方公布的信息带有权威性，信息数据对饭店销售完成情况的好坏有了一把衡量的标尺，可以清楚地看到本地旅游大环境与自身旅游企业接待能力的差异，特别是相同星级饭店与本饭店的差距比较有说服力。

2.不定期信息收集

关注浏览各级旅游局网站和一些旅游企业刊物，它们经常会刊登旅游企业经营管理和行业发展的文章，我们可以透过这些报道了解许多旅游业、饭店等情况。如2008年奥运会前，北京将新开多少家饭店、预计增加多少床位数；2010年世博会，在2006～2010年期间，上海将新增63家高星级饭店；下一年度又会有多少家外资品牌饭店进入本地，以及连锁酒店的大量扩张、会展日程、文体赛事安排等等。这些对旅游企业销售将带来各种正面及负面的影响。通过这些讯息，使旅游企业及时做出各种应变措施。

（三）预算编制前的市场调研

随着旅游企业竞争的加剧，市场调研越来越被众多旅游企业所重视。旅游企业要在消费者意识不断成熟的环境下获取更大的市场，市场调查必不可少。市场调研应着重围绕以下一些内容展开:宾客的满意度调研、广告投放效果调研、消费者动态和潜在需求调研、细分市场调研、品牌价值评估、新产品开发调研等。

1.宾客满意度调研

现在品牌旅游企业众多，由于消费者对旅游企业的产品和服务随意性较大，如一有新饭店开业或其他饭店搞推广活动，许多宾客就会调换饭店。所以说旅游企业产品和其他大部分产品一样都具有排他性，即选择了A产品，也就意味着放弃了B产品，因此需要认真研究顾客对本饭店的满意度，特别要关注老客户的需求和了解竞争对手的动向，及时做出相应措施。了解竞争对手最好是离本饭店距离比较近、规模大致相同、产品基本一致的饭店，通过实地消费进行比较，找出自身的不足之处。

2.广告投放效果调研

当今是信息社会，媒体的媒介作用将越来越大，通过媒体传播说服顾客购买旅游企业的产品，其重点是考虑吸引力，了解顾客需要什么。基本的选择是理性的吸引力，即向顾客显示旅游企业产品将为宾客提供理想的利益，物有所值，这对经济的商务客或旅游观光客比较适用。其次是情感的吸引力，即通过煽起积极的情感来刺激顾客进行消费，这一般适合于高级商务客和高规格的观光客。再则是道义的吸引力，即通过引导顾客认识什么是正确的和适当的事情来影响顾客的消费行为，这主要针对那些鼓励社会支持公共事业的客人。但也不乏借此来宣传旅游企业形象，让消费者很好地了解旅游企业的产品。

通过广告宣传调研，使我们知道媒体广告宣传针对性要强，如高星级饭店一般选择在飞机闭路电视、外文报刊、航空杂志刊登广告；而餐饮、健身、娱乐往往选择本地最具影响的报纸杂志做宣传广告。另外，每个旅游企业都有其自己的大广告牌，要充分利用这些条件，大力宣传旅游企业的特色产品，使自己的产品被更多的消费者所了解、认识。

3.消费者动态和潜在需求调研

许多知名品牌的旅游企业，都会定期对自己及竞争对手的消费者进行调研，主要是了解宾客消费动向，挖掘潜在需求，以便采取更好的服务策略，并为产品和服务的创新奠定基础。

在饭店的客房销售方面，首先高星级饭店都在更新、扩建行政楼层及其行政楼层服务接待区域，来满足高级金领、白领商务客的需求。因为入住饭店行政房是客人一种身份的象征，这个创意实际上来自于航空公司飞机的公务舱。客人进饭店不需排队等候办理入住手续，而是直接进入行政楼层休息区，服务接待人员会递上毛巾、送上茶或咖啡，零距离帮客人办理入住手续，再带客人进房间。在入住饭店期间可以在装饰豪华、环境幽雅的专用酒吧区免费享用甜点、水果、饮料等。其次就是合理安排大床房与双人房的比例。现代人特别是高层白领比较注重其私密性，如生活习性、生活方式、个人爱好等，出门在外工作之余，他们尤其在乎私人空间，通常不想被人打乱他一贯的生活起居，所以大床房也就成为选择饭店的一大因素。再则就是无烟楼层的确定。随着人们文明程度的不断提升，吸烟人群正在逐步减少，现在不但是女性，而且许多男性在入住饭店时主动提出无烟房的要求，饭店一般多会关注客人的各种合理需求。饭店通常会通过客服部或大堂副理，以及客人的密件反馈意见，定期汇总进行调研分析，目的是使旅游企业的产品更适销对路。

4.细分市场调研

市场竞争的激烈和消费者需求的不同，导致旅游企业不可能抓住所有的消费者，因此必然需要做市场细分。例如，饭店业服务不断发展，细分出商务客人、旅游客人市场。饭店的个性也越来越凸现，属性总体分为豪华型饭店、经济型饭店两大类。豪华饭店专做高端的商务人士市场，这些饭店主要是国际、国内知名品牌饭店，如洲际、万豪、香格里拉、希尔顿、丽兹、锦江等等；经济饭店一般服务于中低层公务、旅游市场，过去主要是三星级以下的饭店，现在是异军突起的连锁饭店，如美国速8、法国宜必思、7Days inn Group、锦江之星、莫泰168、如家、假日快捷等。这些经济型连锁酒店都有共同的特点，除了前台、客房、餐厅这基本三要素，并没有宽敞的大堂、游泳池、娱乐等配套设施，因为普通旅客外出住宿其实并不太需要这些服务，从而可以省下大笔费用。对现有的消费者根据其消费习惯、所处区域和生活形态等进一步细分，是饭店进行深度服务和延长产品生命力的策略。因为只有研究好细分市场，饭店才能够提供专业化和个性化的服务，而不是眉毛胡子一把抓。饭店在年底需要研究本年度消费者的变化情况，确定出未来一年要大力开拓的细分市场，只有这样才能使饭店的销售策略更具针对性，预算才会切实可行。

5.品牌价值评估

品牌的概念已经深入人心，要想长期获得消费者的忠诚，塑造产品和服务的品牌是大势所趋。饭店业中除了一些老饭店集团，如上海国际饭店几十年甚至上百年的经营品牌早已深入人心，以及80年代初期沿海省市最早引进管理的广州白天鹅宾馆、上海喜来登华亭饭店、上海静安希尔顿饭店等，谈到这些饭店人们马上联想到它的高雅、豪华，更是一种身份的象征。

饭店也应在网站或委托中介公司对本饭店的产品进行了解、认知的调研和评估。而对于一些新开的单体高星级饭店，怎样张显自己的特色尤为重要。必须树立品牌意识，加大对品牌产品的自我培育力度，努力塑造品牌形象，建立争创品牌的长效机制，为品牌战略的实施注入生机和活力。因此，新饭店设施设备要贴近市场、贴近消费者，使其从一开始就能吸引消费者，用尽可能少的时间占领市场，赢得相应的市场份额。如海尔集团之所以能成为中国家电业第一品牌、世界第四大白色家电制造商，从其品牌的综合评估就能够看出海尔的分量，同时也是其20年努力的结果。

6.新产品开发调研

新产品的开发自然要关注消费者的需求，一个产品能不能有市场，有多大的市场，消费者就是一面很好的镜子，可以真实地反映顾客对它是否接受。饭店新产品的开发一般有两种情况。一是属于产品创新开发，主要集中在健身娱乐、餐饮方面，饭店会超前进行一些产品设计，如健身娱乐部门准备推出瑜珈、拉丁舞课程给消费者来进行评价，如其需求状况、购买可能性、价格接受程度等。在餐饮方面一般会定期推出一些新菜肴或厨师精粹来吸引回头客。对于下一年度要开发新产品的饭店来说，就需要花点时间在目标消费者身上了。二是饭店综合了客人的意见反馈，进行一些饭店设施的更新，如在客人商务服务方面，增加会务同声翻译功能、宽网电话会议功能、酒吧无线上网功能等。新产品的开发是饭店持续发展的需要。

（四）业绩回顾

业绩回顾是指对当年前3个季度旅游企业经营情况进行总结。制订预算离不开一个基点，即新的一年预算建立在什么基础之上，而过往的业绩是一个非常重要的指标，因为旅游企业的经营受诸多方面因素影响，既有外部大环境，也有内部管理。就外部大环境而言，政治、经济、卫生防疫都会对旅游乃至旅游企业带来强大冲击，如1997年的“亚洲金融风暴”，2002年的美国“9·11事件”，2003年的“美伊战争”、“非典疫情”，2005年的“印尼等地海啸”、“亚洲等地禽流感”等，使旅游业受到重创。就内部管理来讲，旅游企业迅速扩张，据《每日经济新闻》2006年8月28日《投资潮涌沪高级酒店》一文中写到:今、明两年上海新增四、五星级酒店将达16家，到2010年将达63家，床位将达40万张，大批新饭店开业使饭店竞争日趋白热化。

通过经营销售的回顾，使旅游企业更加认清形势，纷纷修炼内功，如“对外抓营销，向营销要经营效益；对内抓培训，向培训要服务质量”的管理方针，以营销为中心，以服务为根本，以效益为宗旨，来应对各种挑战。机遇与挑战是一个事物的两个方面，如何在同行旅游企业中保持强劲的竞争力，如何以名副其实的高标准、高质量服务赢得市场的认可，将是我们所要接受的严峻考验；从容应对新形势、新环境下的挑战，积极推动旅游企业可持续发展则是摆在我们面前的首要任务。全面预算管理将使旅游企业认真总结前段工作的经验教训，再根据实际情况的变化不断修正、不断完善。

（五）数据分析

数据分析是指对一些数据进行的过滤，要对忽高忽低的数据进行分析，查明原因。在很多情况下，问题不在于无法得到信息，而在于怎样处理这些信息并采取对策，帮助管理层充分利用这些数据信息。在旅游企业日常管理中，每天、每月会产生大量数据，怎样通过这些数据比较真实地反映旅游企业的经营状况，如客房销售前8个月的完成情况，累计情况、平均每月情况、旺季情况和淡季情况如何等。数据的差异需要认真分析，要找出原因，寻找对策，及时调整。

而数据的结构分析，则是深层次剖析，即便是当月完成预算指标，也可从中看到不足之处；反之，即使未能完成预算，也可从中看到市场扭转的迹象。最主要的是厘清客房销售未完成预算是客房出租因素还是平均房价因素，餐饮未完成预算是餐厅座位周转率因素还是餐饮人均消费因素等。数据分析应该是由表及里、去伪存真。而深入细致的分析，将更好地为新一年预算编制起到指导作用。

（六）预测销售

预测是一种事先的估计，而预算是根据预测所制定的几种可行方案，并从这几种方案中选择出一种最佳方案。预算是对预测的一种反映，是对预测的规划，是旅游企业新的一年行动目标。销售预算上承市场调查与预测，下启旅游企业在整个预算期的经营活动计划。

销售预测是整个预算的重要一环。旅游企业销售预算的制定一般是根据旅游企业长期规划定基调，即按销售收入增长率来确定下一年度销售额。同时销售预算也是建立在市场销售计划上。因为销售部门在做预算时，必定会先做市场调研，充分收集各种国际、国内有关政治、经济、文化、体育、卫生等资料信息以及有效进行同行间交流，对未来的旅游企业业发展做好预测。特别要对国家规划、土地房产、物价指数、能源开采、债券利息、通货膨胀、对外贸易、黄金外汇、商务会展、社会福利、GDP等要有一定了解，才能把握整个大环境对旅游乃至旅游企业的影响度。

销售预测一般程序，一是对客人来源渠道进行分析，了解客人来自于哪些国家或地区，客源分布主要是国内还是国外，国内是哪些城市，国外是哪些国家或地区；客人入住饭店的房夜数、人次，客人在饭店逗留天数。二是客源销售渠道分析，了解客源来自于哪些地方，是国内还是国外，是旅行社、订房中心、商务公司还是饭店网站。再看各销售渠道在整个销售中所占比例，了解各销售渠道的房价情况。三是SWOT分析，即优势、劣势、机会、危机的分析。通过分析使我们清醒地看到旅游企业的有利与不利因素，怎样寻求有针对性的销售策略，让自己的优势继续扩大，而使本身劣势化解到最低限度。

（七）落实合同

落实合同是预测销售的下一步，当预算雏形出来后，旅游企业新的价格策略业已出台，我们首先会对现有客源销售渠道做进一步摸底分析，然后通过登门拜访听取一些老客户意见反馈，再将饭店下一年的房价策略告知客户，并附上新的销售合同。其次饭店会对现有的客户群及销售渠道进行筛选整理，稳固、保留一些客源多、层次高、信誉好的优质商务公司、旅行社和订房中心等销售渠道，做好合同续签工作。中止、淘汰一批与旅游企业销售理念不符的客源。如一些老饭店或省、市级招待所，经过重新改造升级为高星级饭店，原来的客源显然无法接受新定房价，势必会造成一定的客源流失，因此需要开拓新的客户群来替代这些缺失。同样，有许多公司也在发展壮大，出差标准由原先三星级饭店提升到四、五星级水平，这些都需要有一个过程，有一个让消费者逐步了解到接受的过程。当然，大多数旅游企业情况变化不大，落实新合同相对要容易得多。

（八）修订标准

修订标准是指对旅游企业主要经济指标进行修改调整。前面讲到的数据分析，就是在实际与预算、实际与上一年同期的比对，发现不足的及时加以改进。一般来说预算确定后是不可以更改的，突发事件属例外，如2003年上半年的“非典疫情”使旅游市场一落千丈，短期内很难恢复，旅游企业才有预算调整。因此一些偏差的销售指标、费用开支标准需做调整，使其更接近实际、贴近市场，更具约束力。如综合餐饮成本率、房务营业费用率、每百元营收能源费用率等。另外，按国家有关规定所做的调整，如省、市最低工资线、每年的养老金、公积金比率、物价指数等。

总之，通过修订标准，一是使预算更客观公正，起到指导旅游企业整体经营活动的作用；二是使预算工作不断由粗到细，更加合理、更加科学；三是使预算与经营活动、财务收支、现金流量联系更加紧密，最主要的是根据市场的变化，不断修正、不断完善，充分发挥预算的指导、控制、激励作用。

（九）试算平衡

试算平衡是一种验算方法，是根据会计平衡原理对各账户记录的金额进行平衡试算，以检查账户记录是否正确。试算平衡是预算工作中的一个中间环节，各个部门的预算最后都汇总到财务部，在做出最终旅游企业经营预算之前，财务部会对所有部门的预算数据进行检查和试算平衡，以保证经营预算的综合平衡。比如，需要检查餐饮部门的成本预算是否与餐饮营销的座位周转率、人均消费预算相适应；房务部门营业费用与客房出租率、平均房价是否匹配；工程部门的日常维修保养、能源消耗、设备更新改造预算是否会影响每季度的营业利润完成；销售部门预算所提供的现金流量是否足以维持旅游企业的正常营运，如果不足，财务应该采取什么办法筹措资金等。通过财务的试算平衡，找出问题，进行修改，求得销售收入与成本费用、公关销售费用与营业销售、各项销售收入之间匹配和协调。

（十）补充调整

财务部汇总各部上交的预算，通过试算平衡计算出经营预算的初稿。由于部门考虑问题带有一定的局限性，因此在预算编制过程中难免会存在一些缺失，或过多强调客观因素而回避主观因素。如销售部门时常会流露出竞争激烈和本饭店设施设计上的缺陷，以致生意难做的理由，尽可能压低房价和出租率；营业部门（餐饮部、客房部）往往因某一高峰时段为考量，向人力资源部门要求人员扩编，以营业需要为理由向财务部要求添置设施设备，增加各种费用开支和人工成本。通过各部门反复多次讨论协商，以旅游企业利润最大化为首要前提，再兼顾各项费用成本。经过两次上下反复，最终达成一致意见，由财务部再重新汇总数据，进行试算平衡。这样，一份比较完整的旅游企业经营预算正式形成。

（十一）汇总上报

随着电子商务时代的来临，预算也将进入一个新的发展时期。预算因有电脑而效率倍增，它使人们摆脱繁重的数据收集、计算、修改的脑力劳动。在重新汇总编制预算后，整个旅游企业预算已初战告捷。财务部除汇总经营数据外，还需对各部门预算所做文字说明进行整理，汇总成旅游企业经营预算的编制说明报告，如销售市场计划报告、公关广告宣传费用开支计划安排、餐饮成本消耗计划、饭店能源消耗计划、设备更新改造计划、工资福利计划等。经营预算不是简单数字的堆积、集成，而是一份比较详尽的旅游企业下一步工作实施方案，更是旅游企业战略规划的具体细化。通过编制预算说明报告，向集团公司或董事会报告下一年度经营销售额是怎么形成的，形成的依据是什么；同样需说明的是营业利润是怎样计算出来的，其出处所在。总之，一份完整的预算报告，应该是数字清晰、表表衔接、文字说明、配附图表，最后财务部把编制预算及预算编制说明提交总经理审定，再上报董事会或管理集团。

（十二）答疑说明

预算上报以后，董事会或管理集团必定会提出一些问题要旅游企业做进一步说明。因为管理集团要对其下属旅游企业进行业绩考核，所以比较注重旅游企业的绩效成长，而旅游企业因各种原因对销售收入、营业利润的制订相对保守，因此旅游企业销售、财务主管对预算数据必须有据可查，理由充分。对一些上级集团提出的疑问，能当场解答，尽量及时说明，避免日后节外生枝。当然，答疑时一定会有个别当场难以说清事项，事后预算补充说明，文字要言简意赅，避免用词含糊。预算答疑一定要本着当场、及时、尽量用数字来说明数据问题，这样可避免疑惑扩大化。

（十三）最后定稿

预算经过一个市场调研、反复酝酿、精心预测、汇总定稿、沟通协商、不断说明、核准下发的过程。董事会、管理集团也会根据集团发展战略，平衡下属各子公司（饭店）的各项经济指标，要求旅游企业调整修改数据进行核对，最后通过一些法定程序，如董事会表决或集团公司CEO签字批准。