计算机会计信息系统的工作方式

1．3．2　计算机会计信息系统的工作方式

1）数据处理方式

计算机会计系统的数据处理工具是电子计算机。在计算机会计系统中所有会计数据以文件的形式组织和存放。其存放介质为硬盘或软盘等磁性介质。查看这些会计资料必须通过程序，将数据显示在显示器上或通过打印机打印成文字资料。磁介质记录的信息复制方便、查找迅速，但也有修改后难以保留痕迹的问题，需要采取措施保留必要的修改痕迹。

计算机会计系统与手工系统一样要从原始凭证中获取会计的原始数据，为了计算机自动处理的需要，计算机会计系统必须对会计原始数据（如记录在各种凭证上的会计数据）、资料（如会计科目及其编码等）进行规范化、标准化处理。所有的数据均由计算机集中进行处理，而原始数据又必须由人工输入计算机。由于存在人工操作，出现差错在所难免，一旦出现输入错误，将会导致一系列错误发生。因此在计算机会计系统中必须加强对采集、输入数据的校验，以保证数据的正确性和可靠性。

2）数据处理流程

在计算机会计系统中，日常会计数据的处理表现为：人工采集、进行标准化处理并输入计算机；由计算机集中、自动地进行处理；计算机根据使用者的需要自动输出各种会计信息。除输入过程外，数据的计算、处理的过程中几乎没有发生错误的可能性，分类账没有必要区分总分类账和明细分类账，从而调整和取消了由于手工操作限制而人为增加的诸多重复环节，使数据处理流程更加简捷、合理。

3）人员构成和工作组织体制

计算机会计信息系统中，除了专业会计人员外，还需要计算机操作人员和维护人员共同进行工作。会计工作组织形式发生了较大变化，通常按照数据的处理阶段分工组织。

4）系统的内部控制

在计算机会计系统中，原来手工系统内部控制制度的基本原则，例如必须有明确的职责分工；账、钱、物三分管等仍然是系统内部控制的基本原则。由于计算机会计系统控制的具体方式为组织管理控制与计算机程序控制相结合的方式，控制的要求更为严格，控制的内容更为广泛。