系统环境参数设置

3．3．3　系统环境参数设置

1）总账系统参数设置

（1）凭证参数设置　通常有以下一些项目：

①凭证编号控制。

②出现赤字提示控制。

③系统受控科目控制：由用户确认某一项内容交由哪一功能模块控制的问题，即进行系统受控科目设置。

往来业务核算是系统受控科目控制中最典型的应用。

④凭证修改权限控制：是对是否允许操作员修改他人录入的凭证的确认。

⑤支票登记控制：是否启用系统的支票管理功能，需要作适当选择。

⑥科目权限控制：这是对操作使用的会计科目是否作限制的一项设置。

⑦凭证审核控制：通常表现为“凭证经审核后才能记账”或“审核与录入不能为同一操作员”等复选项。

⑧出纳签字控制：根据单位对出纳业务的管理惯例来选择收付凭证是否需要经出纳签字才能入账。

（2）账簿参数设置　账簿参数设置有以下几项：

①明细账查询权限控制：对操作员的查询和打印权限作进一步细化。如只允许某操作员查询或打印某科目明细账，而不能查询或打印其他科目的明细账。

②打印位数设置：对摘要、金额、外币、数量、汇率、单价等栏目宽度进行设置。

③每页打印行数设置。

（3）其他参数的设置

①会计日历：用于设置各个会计期间的开始日期与结束日期。账套启用后，会计期间与启用日期就不能再被修改。

②小数位数设置：用于设置系统中所涉及的数量、单价等内容的小数位数。多数软件的默认小数位数都是2位，个别软件提供了2～6位小数供用户选择。

③排序方式设置：在显示或打印部门、客户、员工等项目内容的排列规则。

2）应收应付系统参数设置

（1）账套参数　在运行应收应付系统之前，应先设置所需的账套参数。

①选择应收应付账款核销方式：在选择应收应付账款的核销方式时，可按余额、单据或存货3种方式进行账款核销。如果采用按余额核销方式，应首先根据选定的单据，按单据的到期日从前向后排序，然后从时间最早的单据开始核销。如果选择按单据核销方式，应将满足条件的结算单据全部列出，根据所选择的单据进行核销。如果选择按存货核销，系统将满足条件的未结算单据按存货列出，选择要结算的存货，根据所选择的存货进行核销。

选择不同的核销方式，将影响账龄分析的精确性。一般而言，选择按单据核销或按存货核销能够进行更精确的账龄分析。

②选择控制科目的依据：控制科目是指所有带有客户及供应商往来辅助核算的科目。系统提供按客户（供应商）分类、按客户（供应商）、按地区分类3种设置控制科目的依据。其中，客户（供应商）分类指根据一定的属性将企业的往来客户分为若干大类。

如果是按客户（供应商）分类，可以针对不同的客户（供应商）进行分类，并设置不同的应收应付科目和预收（预付）科目。例如，可以根据客户和企业发生业务往来的时间分为长期客户、中期客户和短期客户，也可以根据客户的信用情况将客户分为优质客户、良性客户、一般客户和信用较差的客户等。如果有特殊的客户（供应商）则可以在该客户（供应商）下设置不同的应收（应付）科目和预收（预付）科目，即按客户（供应商）进行设置。如果客户（供应商）涉及多个地区，可按地区分类设置，针对不同的地区分类，设置不同的应收（应付）科目和预收（预付）科目。例如，将客户分为华东、华北、西南等地区，则可在上述地区分类下设置科目。

③选择存货销售科目：存货销售科目设置一般有按存货分类设置和按存货设置两种方式。存货分类是指根据存货的属性对存货所划分的大类。

在设置存货销售科目时，可针对存货分类设置不同的科目，例如，可以将存货分为原材料、燃料及动力、半成品及产成品等大类。如果存货种类不多时，可按存货进行设置，即直接针对不同的存货设置不同的科目。

④选择制单方式：在选择制单方式时，可选择明细到客户（供应商）、明细到单据或汇总制单3种方式。

A．明细到客户（供应商）：是指将一个客户（供应商）的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算多笔业务的控制科目相同，系统自动将其合并成一条分录，目的是在总账系统中能够查看到每一个客户（供应商）的详细信息。

B．明细到单据：是指将一个客户（供应商）的多笔业务合并生成一张凭证时，系统会将每一笔业务形成一条分录，目的是在总账系统中能够查看到每个客户（供应商）的每笔业务的详细情况。

C．汇总制单：是指将多个客户（供应商）的多笔业务合并生成一张凭证时，如果核算多笔业务的控制科目相同时，系统自动将其合并成一条分录，目的是精简总账中的数据，在总账系统中只能查看到该科目的一个总的发生额。

⑤选择坏账处理方式：在选择坏账处理方式时，主要有备抵法和直接转销法两种方式。备抵法包括：应收账款余额百分比法、销售余额百分比法和账龄分析法3种方法。

⑥选择汇兑损益计算方式：选择汇兑损益计算方式时，可采用外币余额结清时计算和月末计算两种方式。

A．外币余额结清时计算：是指当某种外币余额结清时才计算汇兑损益，否则不计算汇兑损益，在计算汇兑损益时，可显示外币余额为零且本币余额不为零的外币单据。

B．月末计算：是指在每个月末计算汇兑损益时，可显示所有外币余额不为零或者本币余额不为零的外币单据。

⑦选择预收（预付）款的核销方式：在选择预收（预付）款的核销方式时，如果按单据核销，应根据所选择的单据，对预收（预付）款一笔一笔地进行核销。如果按余额核销，即按预收（预付）款收到的时间从前往后进行核销。选择不同的核销方式将影响到账龄分析的精确性。一般情况下，选择按单据核销能够更精确地进行账龄分析。

⑧是否显示现金折扣或输入发票的提示信息：选择显示现金折扣及输入发票显示提示信息时，系统会在单据结算中显示可享受折扣和本次折扣，并计算可享受的折扣，显示发票提示信息。若选择不显示现金折扣及输入发票提示信息时，则既不计算也不显示现金折扣和发票提示信息。

（2）业务处理核算规则设置　一般包括以下几方面的内容：

①凭证科目的设置：由于应收（应付）业务类型较为固定，生成的凭证类型也较固定，因此为简化凭证生成操作，可以预先设置各业务类型凭证中常用的会计科目。

A．基本科目设置：基本科目是在核算应收（应付）款项时经常用到的科目，可以作为常用科目设置，而且科目必须是最明细科目。应收账款和预收账款是最常用的核算本位币赊销欠款和预收款的科目，可作为应收账款系统基本科目进行设置。企业也可根据需要将预收款并入应收账款核算。应收和预收款科目必须是有客户类辅助核算的科目，同样地，应付和预付款科目也必须是有供应商类辅助核算的科目。

销售收入科目、应交税金（应交增值税销项税额）科目、销售退回科目是最常用的核算销售业务的科目，可以作为核算销售收入、销项税额及销售退回的基本科目，在应收账款系统中进行设置（销售退回也可并入销售收入科目核算）。而材料采购、应交税金（应交增值税进项税额）科目是最常用的核算采购业务的科目，可以作为核算材料采购、进项税额的基本科目，在应付账款系统中进行设置。

除上述基本科目外，银行承兑科目、商业承兑科目、现金折扣科目、票据利息科目、票据费用科目、汇兑损益科目、币种兑换差异科目和坏账准备科目等都可以作为企业核算某类业务的基本科目。

B．控制科目设置：在核算客户的赊销欠款时，如果针对不同的往来单位分别设置了不同的应收（应付）账款科目和预收（预付）账款科目，那么应先依据设置账套参数时的选择，即选择是针对不同的客户及供应商设置，还是针对不同的客户或供应商分类设置，或者是按不同的地区分类设置，然后依次进行往来单位按客户（供应商）分类或地区分类的编码、名称、应收（应付）科目和预收（预付）科目等内容的设置。

如果某个往来单位核算应收（应付）账款或预收（预付）账款的科目与常用科目设置中的一样，则可以不设置；否则，应进行设置。科目必须有客户和供应商往来辅助核算的末级科目。

C．产品科目设置：如果针对不同的存货（存货分类）分别设置不同的销售收入科目、应交增值税销项税额科目和销售退回科目，则也应先在账套参数中选择设置的依据，即选择是针对不同的存货设置，还是针对不同的存货分类设置，然后按存货的分类编码、名称、销售收入科目、应交增值税销项税额科目和销售退回科目进行存货的销售科目的设置。

如果某个存货（存货分类）的科目与常用的科目设置中的一样，则可以不设置；否则，应进行设置。

D．结算方式科目设置：不仅可以设置常用科目，还可以为每种结算方式设置一个默认的科目，以便在应收应付账款核销时，直接按不同的结算方式生成相应的总账处理中所对应的会计科目。

②坏账准备设置：是指对坏账准备期初余额、坏账准备科目、对方科目及提取比率进行的设置。

在第一次使用系统时，应直接输入期初余额。在以后年度使用系统时，坏账准备的期初余额由系统自动生成且不能进行修改。坏账提取比率可分别按销售收入百分比法和应收账款余额百分比法，直接输入计提的百分比；按账龄百分比法提取，可直接输入各账龄期间计提的百分比。

③账龄区间的设置：为了对应收账款进行账龄分析，需要设置账龄区间。在进行账龄区间的设置时，账龄区间总天数和起始天数直接输入，系统根据输入的总天数自动生成相应的区间。

④报警级别设置：通过对报警级别的设置，系统将按照往来单位欠款余额与其受信额度的比例分为不同的类型而进行报警设置，以便于企业掌握各个往来单位的情况。

如果企业要对应收账款的还款期限做出相应的规定，则可使用超期报警功能。在运用此功能时，系统将自动列出当天为止超过规定期限的应收账款清单，从而使企业可以及时催款，避免不必要的经济损失。这一信息可按往来单位分类，也可按分管人员进行分类。

在进行报警级别设置时，直接输入级别名称和各区间的比率。其中，级别名称可以采用编号或者其他形式，但名称最好能够上下对应。

⑤单据类型设置：单据的类型可分为发票和应收（应付）单两大类型。如果同时使用销售（采购）系统，则发票的类型包括增值税专用发票、普通发票、销售调拨单和销售日报等。如果单独使用应收（应付）系统，则发票的类型不包括后面两种。

应收应付单是记录销售（采购）业务之外的应收（应付）款情况的单据，可划分为不同的类型，以区分应收应付货款之外的其他应收（应付）款。例如，可以将应收单分为应收代垫费用款、应收利息款、应收罚款和其他应收款等。应收单的对应科目可自由定义。