应收应付系统日常处理

3．4．3　应收应付系统日常处理

应收应付系统日常业务处理主要包括应收（应付）单据处理、收（付）款单据处理、票据管理、转账处理、坏账处理、制单、查询统计、汇兑损益和期末处理等。

1）应收（应付）单据处理

单据处理是应收应付系统处理的起点，可以输入销售（采购）业务中的各类发票以及销售（采购）业务之外的应收（应付）单据。其基本的操作流程是：单据输入→单据审核→单据制证→单据查询。

（1）单据输入　对未收（付）款项的单据进行输入，输入时首先用代码输入客户（供应商）名称，与客户（供应商）相关内容由系统自动生成。其次进行货物名称、数量和金额等内容的输入，最后保存退出。

在进行单据输入之前，首先应确定单据名称、单据类型以及方向，然后根据业务内容输入有关信息。

（2）单据审核　是在单据保存后对单据正确性进一步审核确认。审核人和制单人可以是同一个人。单据被审核后，将从单据处理功能中消失，但可以通过单据查询功能查看此单据详细资料。

（3）单据制证　可在单据审核后由系统自动编制凭证，也可以集中处理。在应收（应付）管理系统中生成的凭证将由系统自动传递到总账系统中，并由有关人员进行审核和记账等账务处理工作。

（4）单据查询　是指对未审核单据的查询。其功能可以查看全部单据。

2）收（付）款单据处理

收（付）款单据处理是对已收到或支付款项的单据进行输入，并进一步核销的过程。在单据结算功能中，输入收款单、付款单，并对发票及应收单（应付单）进行核销，形成预收（预付）款并核销预收（预付）款，处理代付款。

（1）输入结算单据　输入结算单据是对已交来应收（应付）款项的单据进行输入，由系统自动进行结算。在根据已收到（支付）应收（应付）款项的单据进行输入时，首先必须输入客户（供应商）名称。在进行相应操作时，系统自动显示相关客户（供应商）信息。其次必须输入结算科目、金额和相关部门、业务员名称等内容。

单据输入完毕后，由系统自动生成相关内容。如果输入是新的结算方式，则应先在“结算方式”中增加新的结算方式。如果要输入另一客户（供应商）的收款（付款）单，则需重新选择客户（供应商）的名称。

注意：

收款单日期必须大于已结账日期、小于等于当前的业务日期。

在单据输入时，结算方式、结算科目及结算金额不能为空。

（2）单据核销　单据核销是对往来已达账做删除处理的过程，表示本笔业务已结清，即确定收款（付款、单与原始发票之间的对应关系后，进行机内自动冲销的过程。如果结算金额与上期余额相等，则销账后余额为零；如果结算金额比上期余额小，则其差额为销账后的余额。单据核销可以由计算机自动进行核销也可以手工核销。

由于计算机处理采用建立往来辅助账进行往来业务的管理，为了避免辅助账过于庞大而影响计算机运行速度，对于已核销的业务应进行删除。删除工作通常在年底结账时进行。

当会计人员准备核销往来账时，应在确认往来己达账后，才可做核销处理，删除已达账。

为了防止误删除操作，软件中一般都设计有放弃核销或核销前做两清标记功能，即在已达账项上打上已结清标记，待核实后才执行核销功能，经删除后的数据不能恢复。

提示：

单据核销前应经专门人员核实待核销的往来账项，指定专人负责往来账的核销工作。

3）票据管理

可以在此对银行承兑汇票和商业承兑汇票进行管理，包括记录票据详细信息和记录票据处理情况。如果要进行票据登记簿管理，必须将应收票据科目设置成为带有客户往来辅助核算的科目。

4）转账处理

在日常处理中，经常发生如下几种转账处理的情况：

（1）应收冲应付　用某客户的应收账款冲抵某供应商的应付账款。系统通过应收冲应付功能将应收（付）款业务在客户和供应商之间进行转账，实现应收（付）业务的调整，解决应收债权与应付债务的冲抵。

（2）应收（付）冲应收（付）　指一家客户（供应商）的应收（付）款转到另一家客户（供应商）中。系统将应收（付）款业务在客商之间进行转入、转出，实现应收（付）业务的调整，解决应收（付）款业务在不同客商间入错户或合并户问题。

（3）预收（付）冲应收（付）　若某客户有预收（付）款时，可用该客户的一笔预收（付）款冲其一笔应收（付）款。

（4）单据冲蓝票单据　当发生退票时，用红字发票对冲蓝字发票。

5）坏账处理

（1）计提坏账准备　所谓“坏账”就是购贷方因某种原因不能付款，造成贷款不能收回的信用风险。坏账处理是对“坏账”采取的措施，包括计提坏账准备、坏账发生、坏账回收生成输出催款单。

系统提供的计提坏账的方法主要有销售收入百分比法、应收账款余额百分比法和账龄分析法。

①销售收入百分比法：系统自动算出当年销售收入总额，并根据计提比率计算出本次计提金额。

初次计提时，如果没有预先设置，则应首先进行初始设置。设置内容包括：提取比率、坏账准备期初余额。销售总额的默认值为本会计年度的发票总额，可根据实际情况进行修改，但计提比率不能在此修改，只能到初始设置中修改。

②应收账款余额百分比法：系统自动算出当年应收账款余额，并根据计提比率计算出本次计提金额。

初次计提时，如果没有预先设置，则应首先进行初始设置。设置的内容包括：提取比率、坏账准备期初余额。应收账款余额的默认值为本会计年度最后一天的所有未结算完的发票和应收单据余额之和与预收款数额相减值。外币账户时，用其本位币余额。企业可根据实际情况对其默认值进行修改，但计提比率不能在此修改，只能到初始设置中修改。

③账龄分析法：账龄分析法是根据应收账款入账时间长短来估计坏账损失的一种方法。它是企业加强应收账款回收与管理的重要方法之一。一般说来，账款拖欠的时间越长，发生坏账的可能性就越大。

系统自动计算出各区间的应收账款余额，并根据计提比率计算出本次的计提金额。

初次计提时，如果没有预先设置，则应首先进行初始设置。各区间的余额由系统自动生成（由本会计年度最后一天所有未结算完的发票和应收单据余额之和减去预收款数额得到），也可以根据实际情况对其进行修改。但计提比率不能在此修改，只能到初始设置中去修改。

（2）坏账发生和坏账收回　在处理坏账发生时，一般需要输入下列内容：客户（指往来客户的名称）、日期（指发生坏账的日期）、业务员（指业务员编号或业务员名称）、部门（指部门编号或部门名称，如果不输入部门，则表示选择所有的部门）等。

在处理坏账收回业务时，一般需输入下列内容：客户名称、收回坏账的日期（如果不输入，则系统默认为当前业务日期）、金额、业务员编号或名称、部门编号或名称、选择所需币种、结算单号（系统将调出该客户所有未经处理且金额等于收回金额的收款单，可选择该次收回业务所形成的收款单）等。

（3）生成输出催款单　催款单是对客户或本单位职员欠款催还的管理方式。催款单用于在设置有辅助核算的应收款和其他应收款的科目中。

不同行业催款单预置的格式可以不同。其内容主要包括两个部分：系统预置的文字性叙述和系统自动取数生成的应收账款或其他应收款对账单。可以对其内容进行编辑修改，而在修改退出时，系统将自动保存本月所做的最后一次修改。

催款单打印输出时，可以打印输出所有客户的应收账款或所有职员的其他应收款（备用金）情况，也可以有选择地打印输出某一客户或某一职员的催款单。催款单中还可以按条件显示所有的账款和未经核销的账款金额。

6）制单处理

使用制单功能进行批处理制单，可以快速地、成批地生成凭证。制单类型包括应收（应付）单据制单、结算单制单、坏账制单、转账制单和汇兑损益制单等。企业可根据实际情况选取需要制单的类型。制单时一般需要完成以下几项工作：

（1）制单日期　制单日期系统默认为当前业务日期。制单日期应大于等于所选单据的最大日期，但小于等于当前业务日期。

如果同时使用了总账系统，所输入的制单日期应该满足总账制单日期要求。即大于等于同月同凭证类别的日期，系统会将日期小于等于当前业务日期的所有未制单已经记账的单据全部列出。

（2）凭证类别　为每一个制单类型设置一个默认的凭证类别。

（3）选择要进行制单的单据　一般情况下，系统会给出一个序号，对想要制单的单据可以修改系统所给出的序号。

（4）进入凭证界面　可以修改科目、项目、部门、个人、制单日期、摘要、凭证类别和附单据数等栏目。金额由系统自动生成。

提示：

一张原始单据制单后，将不能再次制单。

7）单据查询

单据查询包括发票、应收（付）单、结算单、凭证、单据报警和信用报警的查询。可以查询已经审核的各类型应收（付）单据的收（付）款和结余情况，也可以查询结算单的使用情况，还可以查询本系统所生成的凭证，并且对其进行修改、删除和冲销等操作。

8）汇兑损益

如果客户往来有外币核算，且在总账中“账簿选项”选取客户往来由应收（付）系统核算，则在此计算外币单据的汇兑损益并对其进行相应处理。

9）期末处理

（1）往来账表输出　往来业务信息经输入、加工处理后，便可进行单位往来账表的输出操作。输出操作分为屏幕查询、打印输出两种方式。

①往来账表的查询：往来账表查询模块，可实现对往来汇总表、明细账、原始发票和客户等信息的查询操作，并生成相应的各种信息统计表。

②往来账表的打印：往来账表打印功能，可实现对各种单据、账表（如往来汇总表、往来账款明细账）等的打印操作。

（2）往来账表分析　账表分析是往来账款管理系统的重要功能。对于资金往来比较频繁、业务量大、金额也较大的企业，在选择软件时更应注意账表分析功能是否能满足企业的需要。

一般情况下，往来账款管理系统中的往来账表分析功能可对一定时间内的应收与收款、应付与付款的总额进行统计，并可提供多对象的分析功能。例如，应收、应付明细账的多对象分析功能可提供产品或客户的详细应收、应付及收和付款记录；欠款分析提供的多对象分析功能，可显示欠款构成、欠款数额、信用额度的使用情况、报警级别和最后业务信息等。

账龄分析提供的多对象分析功能可对应收、应付的账款的账龄，包括客户、供应商的账龄和单据的账龄进行分析；可对预收和预付款的账龄，包括客户的账龄和单据的账龄进行分析。