不同原始凭证入账有何具体要求

不同原始凭证入账有何具体要求?

在财务收支审计中，笔者发现不少取得的原始凭证，由于未按《会计基础工作规范》具体要求填制，给心术不正者以可乘之机，发生诸多付非所有、假公济私的舞弊行为，使企业单位蒙受资产损失，会计核算信息质量大打折扣。因此，财会机构受理的发票、单据，要认真审查其是否具备原始凭证的基本要素和具体要求，再决定是否收付款入账。

1、自制的原始凭证，必须有经办部门负责人或其指定的人员签名或者盖章，并列明不能取得外来原始凭证的主要原因，防止企业单位内部有关人员在钱、物形态变换中通同作弊。

2、支付款项的原始凭证，不能仅以支付款项的有关凭证如银行汇款凭证等代替，必须有收款单位和收款经手人签章的收讫证明。

3、购买实物的原始凭证，必须经过购买人以外的第三者验收核实后，会计人员才能据以报销付款并作进一步的会计处理。这项实物验收工作一般由经管实物的保管人员负责办理，会计人员通过审查原始凭证进行监督。需要入库的实物，必须填写入库验收单，由实物保管人员验收后，在入库单上如实填写实收数额，并加盖印章;不需要入库的实物，除经办人员在凭证上签章外，还必须交给实物保管人员和使用者进行验收并签章。

4、自行填开的农产品收购发票，是增值税一般纳税人计算抵扣进项税额的重要凭证，由于收购对象一般为个体经营者，且现金交易多，除需要定期回访供货人，加强账、票、实物的复核以外，还应对其进行纳税评估。

5、企业发生销货退回及退还货款时，应当填制退货发票并附有退货验收证明和对方的收款收据。假如由于某种特殊情况，可先用银行的有关凭证如汇款回单等作为临时收据，待收到收款单位的收款证明后，再将其附在原付款凭证之后，作为退货退款的正式原始凭证。不得以退货发票代替收款收据。

6、从外单位取得的原始凭证，应当盖有填制单位的公章(不同行业、单位对票据上的单位公章有不同的要求，诸如业务公章、财务专用章、发票专用章、收款专用章或结算专用章、监制专用章等);对外开出的原始凭证，必须加盖本单位的公章;从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。不可接收没有加盖公章或个人名章的“白条”入账。

7、职工因公外出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，不得退还原借款凭据，应当另开收据或者退还借据副本。

8、一式多联的原始凭证，必须注明各联的不同用途，并且只能以其中一联作为报销凭证。使用时，应当用双面复写纸套写，或者本身具备复写功能，并要连续编号。作废时，应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保管，不能撕毁。

9、有的原始凭证所列的支出金额需要由几个单位共同负担，应填制原始凭证分割单，并注明其他单位应负担的金额。

10、有的报销凭证附言规定应有邮局或银行的汇款单方可生效(如单位邮购办公用品、书刊资料等)，应审查其票单是否齐全、真实。

11、有的开支款项(如医药费)不能全额报销，需按单位内部财务制度的规定比例报账，由审核人员负责计算出应报销入账的实际金额填入单内。

12、有的经济业务要经上级有关部门批准，应当将批准文件作为原始凭证的附件。假如批准文件需要单独归档，则应在原始凭证上注明文件批准机关的名称、日期和文号，以便确认该经济业务的审批情况和查询。

(本文发表于《中国工会财会》2005年第5期)