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原始凭证记账凭证的填制操作过程

时间:2023-11-26 理论教育 版权反馈
【摘要】:原始凭证的质量决定了会计信息的真实性和可靠性。累计原始凭证,简称累计凭证,是指企业在一定时期内连续记录重复发生的同类型经济业务的原始凭证。记账凭证又称记账凭单、分录凭证,是会计人员根据审核无误的原始凭证,按照经济业务事项的内容加以归类,并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。收款凭证是指会计人员根据反映库存现金、银行存款收款业务的原始凭证而编制的会计凭证。

不同单位经济活动和财务收支的多样性和复杂性,决定了各单位会计凭证的多式多样。正常情况下,会计凭证按其填制的程序和用途来划分时,可以分为原始凭证和记账凭证两类。

(一)原始凭证

原始凭证又称原始单据,是在经济业务发生或完成时取得或填制的,作为办理经济业务手续,记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据,是会计核算的原始资料和重要依据。凡是不能证明交易业务、会计事项发生或完成情况的凭证,例如购销合同、计划书、银行对账单、购销申请书等,都不能作为原始凭证。原始凭证的质量决定了会计信息的真实性和可靠性。

1.原始凭证按其取得途径分类

原始凭证按照取得的途径不同,可以分为自制原始凭证和外来原始凭证。

(1)自制原始凭证,简称自制凭证,是指由本单位内部经办业务的部门或人员,在执行或完成某项经济业务时自行填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。按照填制手续及内容不同,又可以分为一次原始凭证、累计原始凭证和汇总原始凭证三类。

一次原始凭证,简称一次凭证,是指一次填制完成、只反映一笔经济业务的原始凭证。一次凭证是一次有效的凭证,其格式复杂、样式繁多,而且在自制的原始凭证中,大部分都属于一次凭证。例如材料、产品入库时,仓库保管人员填制的“领料单”;支付工资时填制的“工资单”;还有收据、发货票、销货发票、收料单、银行结算凭证等。

累计原始凭证,简称累计凭证,是指企业在一定时期内连续记录重复发生的同类型经济业务的原始凭证。其填制手续随着经济业务的发生而分次进行。其特点是:在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务,随时结出累计数及结余数,并按照费用限额进行费用控制,期末按实际发生额记账。累计凭证是多次有效的原始凭证,可以有效地简化原始凭证的填制手续,减少凭证的张数。这类凭证的填制手续是多次进行才能完成的。它一般为自制原始凭证。最具有代表性的累计凭证是“限额领料单”。

汇总原始凭证,简称汇总凭证,也称原始凭证汇总表,是指根据许多同种性质的原始凭证汇总编制而成的,具体是指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证,为了简化记账凭证的填制工作,按照一定标准综合填制的原始凭证,即汇总原始凭证。它也是一种自制的原始凭证,如收料凭证汇总表、发出材料汇总表、工资结算汇总表、差旅费报销单、销售日报等。

(2)外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时,从其他单位或个人直接取得的原始凭证,如购买材料时取得的增值税专用发票,银行转来的各种结算凭证,对外支付款项时取得的收据,职工出差取得的飞机票、车船票等。外来的原始凭证一般都是一次凭证。

2.原始凭证按照格式不同分类

原始凭证按照格式的不同,可以分为通用凭证和专用凭证两种。

(1)通用凭证是指在全国或者地区、系统范围内,由有关部门统一印制、具有统一格式和使用方法的原始凭证。通用凭证的使用范围,因制作部门而异,可以是某一地区、某一行业,也可以是全国通用。例如,全国统一的异地结算银行凭证,部门统一规定的收料单、领料单,地区统一规定的发货单等。

(2)专用凭证是指由各单位自行印制、自行规定其格式和使用方法的,仅在本单位内部使用的原始凭证。例如,领料单、差旅费报销单、折旧计算表、借费单、工资费用分配表等。

上述的分类是互相联系的,同一张原始凭证从不同的角度看,可以属于不同的类别。比如增值税的专业凭证,它既是一次凭证,也是通用凭证。对开票的企业而言,它是自制凭证;对接受发票的单位来说,它又是外来凭证。

(二)记账凭证

记账凭证又称记账凭单、分录凭证,是会计人员根据审核无误的原始凭证,按照经济业务事项的内容加以归类,并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。它是登记账簿的直接依据。按照登记账簿的要求,记账凭证是确定账户的名称、记账方向和金额的一种记录,是登记明细分类账和总分类账的依据。

1.记账凭证按其反映的经济内容分类

记账凭证按其反映的经济内容,可以分为专用记账凭证和通用记账凭证。

(1)专用记账凭证是指专门用来记录某一类经济业务的记载凭证。专用记账凭证按其所记录的经济业务是否与现金和银行存款的收付有关,分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。

收款凭证是指会计人员根据反映库存现金、银行存款收款业务的原始凭证而编制的会计凭证。收款凭证又可分为现金收款凭证和银行存款收款凭证。现金收款凭证是根据现金收入业务的原始凭证编制的收款凭证,如以现金结算的发票记账联;银行存款收款凭证是根据银行存款收入业务的原始凭证编制的收款凭证,如银行进账通知单。

付款凭证是指会计人员根据反映库存现金、银行存款付款业务的原始凭证编制的记账凭证。付款凭证又可分为现金付款凭证和银行存款付款凭证。现金付款凭证是根据现金付出业务的原始凭证编制的付款凭证,如以现金结算的发票联;银行存款付款凭证是根据银行存款付出业务的原始凭证编制的付款凭证,如现金支票、转账支票存根。

转账凭证是指会计人员用于根据不涉及库存现金、银行存款的其他转账业务的原始凭证编制的记账凭证。它是根据有关转账业务 (即在经济业务发生时,不需要收付现金或银行存款的各项业务,注意与银行转账业务区分)的原始凭证填制的,如企业内部的领料单、出库单等;应收付账款、预收付账款、计提固定资产折旧、期末结转成本等也是转账行为。

(2)通用记账凭证是指可以适用于各类经济业务、具有统一格式的记账凭证,也称标准凭证。通用记账凭证的格式,不再分为收款凭证、付款凭证和转账凭证,而是一种记录全部经济业务的格式。通用记账凭证一般适用于业务量少、凭证不多的企业。

2.记账凭证按其编制方法分类

记账凭证按照其编制方法的不同,可以分为单式记账凭证和复式记账凭证两类。

(1)单式记账凭证是指在一张记账凭证上,只反映同一经济业务会计分录中的一个账户及其金额的记账凭证,如果同一经济业务涉及几个账户,就要独立编制几张记账凭证。反映借方科目的为借项记账凭证,反映贷方科目的为贷项记账凭证。单式记账凭证反映的科目单一,优点是:便于分工记账、便于按会计科目进行汇总;其缺点是:一张凭证不能反映每一项经济业务的全貌,填制记账凭证的工作量比较大,而且出现差错不易被查找。

(2)复式记账凭证是指在一张记账凭证上,编制反映一笔经济业务事项的全部会计科目及其发生额的记账凭证,无论涉及几个账户。上述提到的收款凭证、付款凭证和转账凭证、通用记账凭证都是复式凭证,复式凭证是实际工作中应用最普遍的记账凭证。复式凭证可集中反映一项经济业务的科目对应关系,其优点是:便于分析对照,便于了解有关经济业务的全貌,减少了凭证数量。其缺点是:不利于会计人员分工记账。

3.记账凭证按不同的用途分类

根据记账凭证的不同用途,可以将其分为分录凭证、汇总记账凭证和联合凭证。

(1)分录凭证就是依据审核无误的原始凭证直接填制的,载明会计科目、记账方向和涉及金额的凭证,如前面涉及的专用凭证等。

(2)汇总记账凭证是根据会计分录等记账凭证按一定的方法汇总填制的记账凭证。汇总记账凭证按汇总方法不同可分为分类汇总凭证和全部汇总凭证。

分类汇总凭证是根据一定期间的记账凭证按其种类分别汇总填制的,如根据现金或银行存款的收款凭证汇总填制的“现金汇总收款凭证”和“银行存款汇总收款凭证”;根据现金或银行存款付款凭证汇总填制的“现金汇总付款凭证”和“银行存款汇总付款凭证”;以及根据转账凭证汇总填制的“汇总转账凭证”。

全部汇总凭证是根据一定期间的记账凭证全部汇总填制的,如“科目汇总表”。

(3)联合凭证是既有原始凭证或者原始凭证汇总表的内容,同时又具备记账凭证内容的凭证。如在自制原始凭证汇总表上同时印有对应科目、用以代替记账凭证,作为记账的依据。

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