一、凭证和记账的日常业务处理
（一）填制凭证
记账凭证是总账系统日常业务处理的起点，也是数据查询的最主要来源。填制凭证是日常业务处理的开始，也是最频繁、最基础和最繁杂的工作。电子账簿、报表等的准确性与完整性完全依赖于记账凭证。
实际工作中，记账凭证的填制方式有两种：一种是前台处理，即由制单人员直接在计算机上根据审核无误的原始凭证填制记账凭证；另一种是后台处理，是先由会计人员手工制单，然后再由电算录入人员集中输入计算机。使用单位可以根据本单位的具体情况自行灵活选择一种合适的处理方式。
填制凭证的具体操作步骤如下：
（1） 以会计“吴新”的身份进入总账模块，选择“凭证”|“填制凭证”，可打开“填制凭证”对话框，如图3−51所示。
图3−51 “填制凭证”对话框
（2） 单击“增加”，激活增加凭证窗口，在凭证类别框中选择“记账凭证”，在制单日期处输入“2016.01.01”，附单据数输入“3”，摘要输入“购高新开发区兴工磨具经营部材料”，若以“账套主管（demo）”身份进入企业门户，在输入摘要时，可单击“搜索”按钮，则可打开“常用摘要”窗口，可根据企业实际需要，设置常用摘要内容，设置好后，在输入摘要时可直接输入“摘要编码”，以提高填制凭证的速度，如图3−52所示。
（3） 输入科目名称“原材料”，也可直接输入科目编码“1211”，输入借方金额“416”，回车，下一行摘要自动生成，输入贷方科目“银行存款”即输入科目编码“1002”后，输入贷方金额“416”，单击“保存”，一张完整的凭证填制完毕，如图3−53所示。
图3−52 “常用摘要”窗口
图3−53 填制完成的“记账凭证”窗口
（4） 单击“增加”，可进行下一张凭证的填制。
（二）修改凭证
尽管系统本身内嵌了多种错误控制的功能，但错误还是有可能发生。如果在填制或审核凭证时发现凭证有误则可对错误凭证按要求进行修改。
具体操作步骤如下：
（1） 选择“凭证”|“查询凭证”，可打开“凭证查询”对话框，如图3−54所示。
图3−54 “凭证查询”对话框
（2） 输入查询条件，单击“确认”，查找需要修改的凭证，如图3−55所示。
图3−55 查询到需要修改的凭证
（3） 双击需要修改的凭证，对需要修改的凭证进行修改并保存，完成凭证修改。
（三）作废凭证
（1） 打开“填制凭证”对话框，找到不合规范需要作废的凭证后，选择“制单”|“作废/恢复”，可作废这张凭证，如图3−56所示。在凭证的左上角有“作废”字样，则表示该凭证已经作废。
图3−56 作废凭证
（2） 如果用户想恢复已经作废的凭证，选择“制单”|“作废/恢复”，可将作废凭证恢复为可使用的凭证。
（四）整理凭证
如果需要将作废凭证彻底删除，则可通过凭证整理功能来完成。
具体操作步骤如下：
（1） 打开“填制凭证”对话框，选择“制单”|“整理凭证”，可打开“请选择凭证期间”对话框。
（2） 选择作废凭证的期间，单击“确定”，可打开“作废凭证表”对话框，如图 3−57所示。
图3−57 “作废凭证表”对话框
（3） 选择需要作废的凭证，单击“确定”，可将这些凭证彻底删除，并出现“是否还需整理凭证断号”信息提示框，单击“是”，则可整理断号凭证。
（五）出纳签字
（1） 以“出纳”身份进入“总账模块”，选择“凭证”|“出纳签字”，可打开选择凭证进行出纳签字的“出纳签字”对话框。
（2） 选择需要出纳签字的凭证类别、月份以及凭证号等，单击“确认”，可打开罗列出凭证信息的“出纳签字”对话框，如图3−58所示。
图3−58 符合“出纳签字”条件的凭证列表
（3） 双击需要出纳签字的凭证，可打开“出纳签字—记账凭证”对话框，单击“签字”，则凭证下方出纳处显示出纳人员名称，如图3−59所示。
图3−59 “出纳签字—记账凭证”对话框
（4） 对于大批的凭证需要出纳签字的情况，可在“出纳签字”窗口中打开“出纳”菜单，选择其下面的“成批出纳签字”。也可以选择“成批取消签字”功能即成批取消已完成出纳签字的凭证。
（六）主管签字
（1） 以“会计主管”身份进入“总账模块”，选择“凭证”|“主管签字”，可打开选择凭证进行主管签字的“主管签字”对话框。
（2） 选择凭证的类别、月份及凭证号等，单击“确认”，可打开罗列出凭证信息的“主管签字”对话框，如图3−60所示。
图3−60 符合“主管签字”条件的凭证列表
（3） 双击需要主管签字的凭证，可打开“主管签字—记账凭证”对话框，单击“签字”，则在记账凭证右上方显示出红色的会计主管名称，如图3−61所示，主管签字也可选择成批签字的方式。
图3−61 “主管签字—记账凭证”对话框
（七）审核凭证
为了防止凭证填制过程中的错误和舞弊行为，需要对凭证的正确性和合法性等进行检查核对，以保证记账凭证的正确无误，进而保障账务处理的正确合法。
具体操作步骤如下：
（1） 选择“财务会计”|“总账”|“凭证”|“审核凭证”，可打开选择凭证进行审核的“凭证审核”对话框。
（2） 选择需要进行审核的凭证的条件，单击“确认”，可打开罗列出凭证信息的“凭证审核”对话框，如图3−62所示。
图3−62 符合“凭证审核”条件的凭证列表
（3） 双击需要审核的凭证，可打开“审核凭证”对话框。
（4） 单击“审核”，可自动对凭证进行审核，并在凭证下方的审核处显示出审核人员名称，如图3−63所示。单击“取消”按钮则会取消审核。
图3−63 已审核的凭证
（5） 制单人与审核人不能同为一人。
（6） 在“审核凭证”窗口中，也可以选择“审核”菜单中的“成批审核凭证”功能，进行成批审核。
（7） 如果审核时发现凭证有错，可单击“标错”按钮，先进行标错，然后再修改；再次单击“标错”按钮则取消该张凭证的标错。
注意：凭证审核后不能再进行修改和删除，如要修改和删除凭证只有在取消审核后进行。
（八）科目汇总
科目汇总是对记账凭证所有科目进行汇总，并生成一张科目汇总表。
具体操作步骤如下：
（1） 选择“财务会计”|“总账”|“凭证”|“科目汇总”，可打开“科目汇总”对话框，如图3−64所示。
图3−64 “科目汇总”对话框
（2） 选择科目汇总的月份、凭证类别、制单人以及选择是否已记账凭证或全部凭证，单击“汇总”，可生成所选凭证的汇总表，如图3−65所示。
图3−65 科目汇总表
（3） 单击汇总表的某一科目行，再单击“详细”，可打开“科目汇总表（详细信息）”窗口，如图3−66所示。
图3−66 “科目汇总表（详细信息）”窗口
（九）记账
记账凭证经填制、出纳签字、主管签字、审核签字后，可进行记账处理，即可用来登记总账、明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。
具体操作步骤如下：
（1） 以会计“吴新”身份进入总账系统，选择“凭证”|“记账”，可打开“选择本次记账范围”对话框，如图3−67所示。
图3−67 选择本次记账范围
（2） 单击“下一步”，可打开“记账报告”对话框，如图3−68所示。
图3−68 “记账报告”对话框
（3） 单击“下一步”，可打开“记账”对话框，如图3−69所示。
图3−69 “记账”对话框
（4） 单击“记账”可打开“期初试算平衡表”对话框，如图3−70所示。
图3−70 “期初试算平衡表”对话框
（5） 确定试算结果平衡后，单击“确认”，系统开始进行记账处理，记账完毕后弹出“提示信息—记账完毕”对话框，单击“确定”，记账工作完成。
（十）取消记账
在实际记账过程中可能会出现以下特殊情况，需要取消记账操作即“恢复记账前状态”：
● 记账过程由于断电或其他特殊原因造成中断后，系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据，然后再重新记账。
● 在记账过程中中断退出。
● 在第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。
● 所选范围内的凭证如有不平衡凭证，系统将列出错误凭证，并重选记账范围。
恢复记账前状态具体操作步骤如下：
（1） 以账套主管“demo”的身份进入总账系统，选择“期末”|“对账”，可打开“对账”对话框，如图3−71所示。
图3−71 “对账”对话框
（2） 单击需要恢复记账前状态的月份所在行，按“Ctrl+H”键，系统自动弹出“提示信息——恢复记账前状态功能已被激活”对话框，单击“确定”，如图3−72所示。
图3−72 “提示信息”对话框
（3） 退出对账，返回总账系统，选择“凭证”|“恢复记账前状态”，可打开“恢复记账前状态”对话框，如图3−73所示。
图3−73 “恢复记账前状态”对话框
（4） 选择“2016年01月初状态”，单击“确定”，进行恢复记账前状态处理，处理完毕后，弹出“提示信息——恢复记账完毕”对话框，单击“确定”，完成取消记账操作。
二、账表的查询
账表是由专门的格式及相互联系的账页组成，依据审核无误的凭证登记，能全面、系统地汇总、整理会计资料。在用友ERP−U8总账系统中，有多种账表，包括总账、明细账、多栏账、余额表、日报表、辅助账等。在总账系统中提供了强大的查询功能，能有效地实现总账、明细账和凭证的联查功能。
（一）总账与明细账查询
1. 总账查询
总账又称总分类账，它是以一级账户设置，为编制资产负债表、损益表、现金流量表等会计报表提供资料。
具体操作步骤如下：
（1） 在总账系统中，选择“账表”|“科目账”|“总账”，可打开“总账查询条件”对话框，如图3−74所示。
图3−74 总账查询条件
（2） 选择科目及设置科目级数，根据需要选择“末级科目”和“包含未记账凭证”复选框，单击“确认”，可显示查询结果，如图3−75所示。
图3−75 查询结果
（3） 可在“科目”下拉列表框中选择需要查询的科目，在窗口右上角下拉列表框中选择账页的格式，单击“明细”，可打开该科目本月份的明细账，如图3−76所示。查询完后，单击“退出”，返回总账系统。
图3−76 总账联查明细账
2. 明细账查询
明细账又称明细分类账，它是以明细账户设置的，可反映总账的详细情况，为编制会计报表提供资料，为进行会计分析提供信息。
具体操作步骤如下：
（1） 在总账系统中，选择“账表”|“科目账”|“明细账”，可打开“明细账查询条件”对话框，如图3−77所示。
图3−77 “明细账查询条件”对话框
（2） 选择“按科目范围查询”，选择需要查询的科目（如管理费用），单击“确认”，可打开“管理费用明细账”对话框，如图3−78所示。
图3−78 “管理费用明细账”对话框
（3） 如需查询所选科目的总账，则可单击“总账”，可打开“管理费用总账”对话框，如图3−79所示。
图3−79 明细账联查总账
（4） 如需查询某条记录的凭证，可在“管理费用明细账”先选定该条记录，然后单击“凭证”，打开“联查凭证”对话框，如图3−80所示。
图3−80 明细账联查凭证
（二）余额表查询
在余额表中，可以查询总账科目、明细科目本期发生额、累计发生额及余额。
具体操作步骤如下：
（1） 选择“账表”|“科目账”|“余额表”，可打开“发生额及余额查询条件”对话框，如图3−81所示。
图3−81 “发生额及余额查询条件”对话框
（2） 选择相应的内容后，单击“确认”，可打开“发生额及余额表”窗口，如图 3−82所示。
（3） 单击“累计”，可查询所选科目借贷方累计发生额。如需查询所选科目的明细账，可单击“专项”，则可打开“明细账”窗口，如需查询所选科目的总账，则可在明细账中单击“总账”，打开“总账”窗口。
图3−82 “发生额及余额表”窗口
（三）序时账与多栏账查询
1. 序时账管理
企业如需查询按时间的先后顺序排列每笔经济业务的明细数据，可查询序时账。
具体操作步骤如下：
（1） 选择“账表”|“科目账”|“序时账”，可打开“序时账查询条件”对话框，如图3−83所示。
图3−83 “序时账查询条件”对话框
（2） 条件输入完毕后，单击“确认”，可打开“序时账”窗口，即序时账的查询结果，如图3−84所示。
图3−84 “序时账”窗口
（3） 双击某行或单击“凭证”，可查询相应的凭证。由于在序时账中每笔经济业务只显示末级科目的名称，如想查看上级科目的名称，可单击“上级”，联查上级科目的序时账。
2. 多栏账管理
在多栏账中，企业可以根据需要来设置多栏明细账，可按明细科目自由设置不同样式的多栏账。
具体操作步骤如下：
（1） 选择“账表”|“科目账”|“多栏账”，可打开“多栏账”窗口，如图3−85所示。
图3−85 “多栏账”窗口
（2） 单击“增加”，可打开“多栏账定义”对话框，如图3−86所示。
（3） 在“核算科目”下拉列表框中选择相应的科目，单击“自动编制”，可自动编制多栏账栏目名称、分析方式。
（4） 单击“选项”，可展开“格式预览”对话框。
图3−86 “多栏账定义”对话框
（5） 设置完之后，单击“确定”，可返回“多栏账”窗口。修改多栏账的具体操作与增加多栏账相同。在多栏账上用鼠标选择要删除的多栏账，单击“删除”按钮，则可删除此多栏账的定义。
（6） 单击“查询”，可打开“多栏账查询”对话框，如图3−87所示。
图3−87 “多栏账查询”对话框
（7） 在“多栏账查询”对话框中选择所要查询的多栏账及查询月份，单击“确认”，即可显示多栏账查询结果，如图3−88所示。
图3−88 多栏账查询
三、出纳的日常业务处理
以出纳员的身份进入总账系统的出纳模块，可进行出纳的日常业务处理。出纳日常主要包括日记账管理、资金日报管理、出纳账簿打印以及支票登记簿管理等。
（一）日记账
日记账包括现金日记账和银行日记账，现金日记账的查询步骤如下：
（1） 选择“出纳”|“现金日记账”，可打开“现金日记账查询条件”对话框，如图3−89所示。
图3−89 “现金日记账查询条件”对话框
（2） 输入查询现金日记账相应的信息，单击“确认”，可打开“现金日记账”窗口，如图3−90所示。
图3−90 现金日记账
（3） 将光标定在某行上，单击“总账”，可查看此科目的总账。
（4） 在“现金总账”窗口中，可以在右上角选择进行查询时账页的格式，如：金额式、外币金额式、数量金额式、数量外币式。退出“现金总账”窗口，返回“现金日记账”窗口，将光标定在某行上，单击“凭证”，可查看到相应的凭证。
（5） 如想迅速查找所需要的凭证，可在“现金日记账”窗口中单击“过滤”，可打开“日记账过滤条件”对话框，如图3−91所示，输入凭证相应的信息，可缩小凭证查询的范围。
图3−91 日记账过滤条件
注意：银行日记账的查询与现金日记账的查询相同。
（二）资金日报
企业如需查询现金、银行存款每日的发生额和余额，则可通过查询“资金日报表”来得知。
（1） 选择“出纳”|“资金日报”，可打开“资金日报表查询条件”对话框，如图3−92所示。
图3−92 “资金日报表查询条件”对话框
（2） 输入资金日报表的查询条件，单击“确认”，可打开“资金日报表”窗口，如图3−93所示。
图3−93 资金日报表
（3） 选择资金日报表中的某科目行，单击“日报”，可打开“日报单”对话框，如图3−94所示，可将“日报单”打印输出。如需查询所选科目昨日的发生额和余额，可在资金日报表中单击“昨日”。
图3−94 日报单
（三）支票登记簿
通过支票登记簿，可以记录领用部门、领用人、支票号等内容。
具体操作步骤如下：
（1） 选择“出纳”|“支票登记簿”，可打开“银行科目选择”对话框。
（2） 选择相应的科目后，单击“确定”，可打开“支票登记”窗口，如图3−95所示。
图3−95 “支票登记”窗口
（3） 单击“增加”，可在窗口中输入领用部门、领用人、支票号等内容，单击“保存”，保存输入内容。
（4） 如需对支票进行定位查找，则可单击“定位”，打开“支票查找”对话框，按输入的查找条件显示。
（5） 若想将支票进行分类，则可单击“过滤”，打开“支票登记簿过滤”对话框，按设置的分类条件进行过滤显示。
（6） 如需批量删除已报销支票，则可单击“批删”，打开“删除已报销支票”对话框，按设定的时间删除已报销支票。
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