会计电算化档案管理

会计档案管理主要是建立和执行会计档案立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。电算化后，大量的会计数据存储在磁盘中，而且还增加了各种程序、软件等资料。这些都给原有的档案管理工作提出了新的要求，需要加强会计档案的管理。档案管理的任务是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作。有效的档案管理是存档数据安全、完整与保密的有效保证。

一、电算化会计档案的内容

电算化会计档案，包括存储在计算机中的会计数据、以磁性介质或光盘存储的会计数据、计算机打印输出的书面形式的会计数据、会计软件程序及有关资料。其中采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，具有磁性化和不可见的特点。作为会计档案保存，其保存期限同《会计档案管理办法》中规定的相应的会计数据（书面形式的会计账簿、报表）保存期限一致。

采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当符合国家统一会计制度的要求，采用中文或中外文对照字迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

二、会计账簿、报表的生成与管理

（一）凭证和账簿的打印

1. 凭证的打印

在原始凭证直接录入计算机并打印输出记账凭证情况下，记账凭证上应有录入人员、稽核人员、会计主管人的签名或盖章。收付款记账凭证还应由出纳人员签名和盖章。打印生成的记账凭证，应按《会计档案管理办法》的有规定立卷归档保管。

计算机与手工并行工作期间，可以保存手工记账凭证，也可以用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，并根据有关规定进行审核、装订成册，加盖骑缝章，作为会计档案保存。

2. 账簿的打印

一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、年打印；发生业务少的账簿，可以满页打印。

现金日记账和银行存款日记账要求每天登记，业务量大的单位应打印输出，做到日清月结。现金日记账和银行存款日记账的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册，每天业务较少、不能满页打印的，也可按旬打印输出。

在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及对照表”替代。

在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出凭证、账簿中表格线可适当减少。

记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账，还要按照相关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出。

采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，作为会计档案保存的单位，如果不再定期打印输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意。

（二）会计档案安全管理及保密措施

1. 存档管理

各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷、装订成册。账簿应有封皮、封底和启用一览表。打印的凭证、报表不允许有手工更改的数字。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位档案部门保管。

各部门保存的会计档案，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得外借，调用会计档案应有审批借阅手续。各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。

2. 安全、保密措施

对存档的会计资料要检查记账凭证上录入人员、稽核人员、会计主管人员的签名或盖章，收付款记账凭证还应由出纳人员签名和盖章；对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案应备双份，存放在两个不同的地点，最好存放在两个不同的建筑物内；采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失；大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计数据；存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式输出之前，应妥善保管并留有副本；严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密；各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、磁盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位；经领导同意的借阅会计资料，应该履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录；会计档案应该由专人负责保管；对违反会计档案管理制度的，应该进行检查纠正，情节严重的，应当报告本单位领导或财政、审计机关严肃处理。