常用公文的写作方法

第三节　常用公文的写作方法

一、通知种类及写法

1.指示性通知

凡是上级机关对下级机关、单位就某项工作、某方面工作发出指示、提出要求、作出安排，又不宜采用命令和指示行文时，就可以使用这种通知。

这类通知的正文包括通知原由、通知事项、通知要求。通知原由可以介绍背景，分析形势;可以肯定成绩，指出问题。通知事项是这类通知的主要部分，要写明做什么、怎么做，即写明工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。通知要求是通知的结语部分。

2.批转、转发或发布性通知

上级机关转发下级的文件，可用批转性通知;下级机关照转上级文件、同级或不相隶属的机关之间文件，均可用转发性通知。

这类通知应注意行文的完整性。被批转或转发的文件的标题将作为事由列入此类通知的标题中，因此被层层转发或批转的公文的标题往往会出现两个以上的“关于”和“通知”，显得结构累赘，应尽量注意标题的简洁。如《转发全国加强企业领导小组、国家经委关于印发〈关于企业升级若干问题的说明的通知〉的通知)。全标题不包括标点符号已达39个字、使人看了不得要领。可改为《转发〈企业升级若干问题的说明〉的通知》。

批转、转发性通知的正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明文件名称及原发文单位;批注意见要写明对所转发文件的态度、意见和执行要求。

3.会议通知

一种是通过文件传递渠道发出的会议通知，这种通知一般应写明召开会议的原因、目的，会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要准备的材料等。

4.任免聘用通知

这类通知用于授命、免职或聘用干部，事项单一，一般应写明任免聘用根据、内容，有的还写明任用聘期和待遇。写这类通知要注意内容的合法性。

5.知照性通知

这类通知主要用于公布某些专门事项，如设置机构、启用印章、更正文件、迁址办公等等专门事项，均用这类通知。这类通知内容单一，直陈其事，简明扼要。

二、通告的种类及写法

1.标题

规定性通告的标题通常要写明事由、文种，重要通告还要写出发文机关、以示庄重严肃。

2.正文

通告的正文通常由通告原由、通告事项、通告结语三部分组成。

(1)规定性通告。一般由行政机关使用，如《××市国家税务局关于1995年税务登记验证的通告》。这类通告突出规定性，用于在一定范围内公布应当遵守执行的事项。

(2)周知性的通告。用于在一定范围内公布应当周知的事项，任何机关、单位、团体都可使用这类通告。如《××市公交公司关于16路公共汽车实行无人售票的通告》。

通告原由通常用“为了……根据……，特通告如下”的句式写明发布通告的目的、依据和原因并引出下文。也有些针对存在问题作出相应规定的通告，开头这部分简要说明存在问题的情况、严重性和紧迫感，再引出下文。

通告事项是正文的主体，写明需要有关方面和有关人员周知或者遵照办理的事项，要写得具体明确，简洁明白。

通告常用“特此通告”作结语，有的也以提出希望或执行要求作结语。有的通告事项写完即结束全文，可不再写结语。无论是张贴的或者登报的通告，落款处都应写明发文单位和成文时间。

内容简单、篇幅简短的通告常采用篇段合一式结构，内容稍多的通告则常用总分条文式结构。

三、通报的种类及写法

1.标题

通报的标题形式比较灵活，它可采用公文标题形式的任何一种，视具体情况而定。

2.正文

写进正文的材料和事件，必须真实、准确，实事求是，这样才令人信服;必须典型、有普遍意义，针对性强，才对工作有指导作用，对群众有教育作用。

(1)表彰性通报

(2)用于在一定范围内表扬好人好事，注重从典型事例中概括出具有普遍意义的好经验、深入宣传好思想，号召人们向先进学习。

这类通报正文一般包括先进事迹、先进事迹评价、表彰决定、希望和要求四个部分。先进事迹，要具体叙述“时、地、因、果、人、事”等六要素。先进事迹评价，这是体现通报主旨的部分，应在介绍先进事迹或经验的基础上，水到渠成，分析归纳。希望和要求，既包括对被表彰者的勉励和期望，也包括对有关方面和群众的希望和号召。要求切实可行，符合实际。

(3)批评性通报

用于在一定范围内处理错误，批评不良倾向。这类通报正文包括错误事实、错误原因和教训、处理决定、希望和要求四部分。错误事实部分要围绕通报批评的主要问题，如实反映情况，写明涉及的单位和人员、时间、地点、经过、结果以及产生的后果和影响。错误原因和教训部分，一般要针对错误事实分析原因、点明实质，总结教训，指出危害。处理决定部分要明确写出对错误事实所做的处理决定，这部分也可写在开头。要求和希望是针对错误及其教训，提出切实可行的改进措施和要求，告诫犯错误人员，教育大家。这部分要写得简略、概括。

(4)情况通报

多用于向有关方面知照应该掌握和了解的信息、动态，以作为工作的参考。这类通报内容集中，多为一事一报。写作比较灵活自如，结构因文而定。主要是据实反映情况，分析问题，有的还要针对通报的情况提出要求和希望。行文要突出重点、抓住本质。无论陈述情况的始末、发展过程，还是分析问题，都要不枝不蔓，语言要简洁、得体。

四、请示

(一)请示的分类

1.求示性请示

这类请示，是向上级要政策，要办法。对上级机关文件中规定的某些政策界限把握不准，而本机关无权解释或不能擅自决定，就需要上级机关给予指示，这是要政策;在工作中遇到了从未接触过的新情况、新问题，不知如何处理，需要上级机关给予指示，这是要办法。

2.求批性请示

这类请示是请求上级给予批准。当发文机关遇到本机关权限能力之外的事，就需要上级审定、核准。比如机构设置、人事安排、筹划项目、申请经费等需要上级在人力、物力、财力方面给予帮助时，用求批性请示。

(二)请示的写法

请示的正文由请示缘由、请示事项、结语三部分组成。

(1)请示缘由。这部分是请示的理由，即为什么要请示，涉及到原因、背景、依据、出发点和思想基础等。求批性请示这一部分一定要写清事实，理由要充足，以引起上级的重视，尽快批复，使问题早日得到解决。

(2)请示事项。这部分是要求上级解决的问题，必须写得明确、具体、可行。如果是求批性请示，请求上级给予人力、物力、财力的帮助，那么，要人，须写清人数、人员的条件等;要购置大件物品，须写清物品的名称、数量、型号、价格等因素;要求拨钱，则写清金额、时间等。切忌笼统地写成“请领导给予帮助”。如果是求示性请示，在请求上级指示的同时，必须提出自己解决问题的态度和意见。

(3)请示结语。是固定的惯用词语。求示性请示常用“以上请示当否，请指示”、“以上意见当否，请批示”;求批性请示常用“当否，请批准”、“以上请示，请于批复”等句式。

(三)请示写作注意事项

(1)主送明确。请示的主送机关是它的直接上级，不能多头主送，也不能直接交送领导人个人。

(2)抄送原则。一般不得越级请示，特殊情况需越级请示时，应当抄报越过的上级机关;受双重领导的机关，除主送机关外，还要抄报另一个上级机关;请示不得同时抄发下级机关。

(3)一文一事。请示的内容必须单一，一份公文只能要求解决一件事情，不能一文数事，以免影响工作效率。

五、函

(一)函的定义

函是用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等的公文。

函是平行文。“不相隶属机关”，说明发文单位和受文单位之间没有上下级关系，不存在指挥与服从关系，都是平等的。“有关主管部门”，是指职能部门，即处理有关事项的执法或管理部门，不管其级别如何，只要该项工作归它管，就必须得到它的批准;而其他不相隶属机关向它行文，只能用函。例如，某市教育局行政上隶属于市政府，业务上归口省教育厅;市教育局的请示只能向它们呈送。如果市教育局向市人事局要人，用“函”;向财政局要钱，也用“函”。因为在这种情况下，市人事局、市财政局就是“有关主管部门”，市教育局和它们两家是不相隶属关系。

(二)函的分类

(1)商洽函。机关、单位之间商洽工作，联系事项用商洽函。

(2)询问函。机关、单位之间互相询问问题时用询问函。当本单位在工作中出现问题而又无法解决时，可以向有关单位咨询，请求答复。

(3)求批函。这是向有关职能部门请求批准的函。“有关职能部门”，是指平行的或不相隶属的政府主管职能部门。如，某省教育厅为高考收费问题向省物价局行文，要求审批收费标准，标题为《关于申报行政事业性收费立项和收费标准的函》。

(4)复函。是对商洽函、询问函、求批函的答复。

(三)函的写法

函的正文一般由开头、主体和结语三部分组成。

(1)开头，简述发函的缘由、目的、依据等。再用承启语“现将有关情况说明如下：”、“根据×××××的规定，现将有关问题答复如下：”等惯用句式转入主体部分。

(2)主体。不同类别的函，其主体部分的内容各有侧重。

商洽和询问性函，要写清商洽、询问的主要事项，要求观点明确，意见具体，用语得体，表达清楚，方便对方理解与答复。

求批函，要先说明请求批准的理由、原委，然后写请求批准的事项及本单位的意见。理由要充分，求批的事项要具体。合理，语言要诚恳，力求征得对方同意。

复函，要针对来函事项逐一答复，态度要明确，内容要具体。如果事项简单，可一段写出;如果较复杂，可以分条写;如果不同意或否定对方的请求，一定要说明理由，以便对方理解。

(3)结语。如果需要对方回复，结语一般用：“即请函复”、“特此函达，请函复”、“请予支持，并盼复”等;如无须对方函复，一般用：“特此函达”、“特此函告”;如果是复函，一般用：“特此函复”、“此复”等。

(四)函写作的注意事项

(1)格式要规范。函是国家行政机关的法定公文，具备公文的规范格式。函的主送机关一般只有一个。

(2)语气要谦和。函是在平行或不相隶属机关之间行文，双方是平等、协商、互助的关系，所以，态度必须诚恳，用语必须谦和，以创造友好、协作的气氛。

六、会议纪要

(一)会议纪要和会议记录的区别

会议纪要是在会议记录的基础上整理加工而成，两者虽然都是会议的产物，但却有很大不同。

(1)性质不同。会议纪要是法定行政公文;会议记录是机关单位内部用于记录会议发言的事务文书，属于记载性的文字材料。

(2)内容要求不同。会议纪要是经过整理加工的会议上达成的一致认识，是会议通过的有关事项;会议记录是会议发言的忠实记录，基本是有言必录。

(3)格式写法不同。会议纪要格式规范;会议记录没有统一格式。

(4)作用不同。会议纪要统一认识，具有布置工作和记载凭证的作用;会议记录仅作为内部资料保存，是会议的原始材料。

(二)会议纪要的写法

会议纪要的写作与一般公文不同，要注意区别。会议纪要不写主送机关和发文字号，标题的形式也较为特殊。

单行标题：会议名称+文种(纪要)组成，如《全省粮食工作会议纪要》;

双行标题：正题+副题，正题说明会议的意义或内容，副题是会议名称和文种，如：《抓住机遇，扩大开放——沿长江五市对外开放研讨会纪要》。

(1)开头。决策性会议纪要和研讨性会议纪要的正文，在开头部分往往概括介绍会议情况，包括召开会议的意义，开会的时间、地点、名称，主持人、出席人、列席人及会议的主要议题等。如“7月17日，市长×××同志主持召开了市政府第19次常务工作会议。参加会议的有：常务副市长××，副市长×××、××，市府办公室及有关部门负责人×××;……列席了会议。会议讨论了城市经济和农村经济问题。现将会议研究决定的事项纪要如下：”

协调性会议纪要的开头概括而简明，主要讲明会议的目的和任务，引起下文。如：《关于××煤气调压站工程协调会纪要》的开头：“5月17日，市建委召开××区市政配套工程协调会，研究了××煤气调压站的施工问题。由于该工程地处繁华地段，地下管线复杂，施工条件困难，要求各单位配合、支持，尽快完成该项工程。会议决定如下事项：”

(2)主体。这是会议纪要的核心部分，主要说明会议讨论的具体问题，会议形成的意见或决定。这部分可采用的结构方法有：段落式、小标题式、分条列项式、发言记录式，也可以是综合式。常用的习惯用语，如：“会议决定”、“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议希望”等，这些语言多用在段首，形成段旨句，使主体的叙述有条不紊。如：“会议同意成立××××××机关管理处，由……”“会议就……问题进行了讨论，一致认为……”

(3)结尾。根据会议的实际情况，会议纪要的结尾可写可不写。下发的会议纪要可写出执行要求，研讨性会议纪要可提出会议的希望，也有的会议纪要把出席人名单放在结尾处。