物资储存保管

一、物资储存保管

（一）库存管理的基本方法

库存管理的主要目的是对企业库存进行分类及重点管理，同时确定订货时点、订货量，使企业的库存总成本最少。库存管理的方法主要有ABC分类管理法、CAV管理法、经济订货批量法、零库存管理等。这里重点介绍ABC分类管理法。

一般来说，企业的库存货物种类繁多，每个品种的价格与库存数量也不等，有的货物品种不多但价值很高；有的货物品种很多但价值不高。由于企业的资源有限，对所有的库存品种均给予相同程度的重视和管理是不切实际的。为了使有限的时间、资金、人力和物力等企业资源能得到更有效地利用，应对库存货物进行分类，将管理的重点放在主要的库存货物上，进行分类管理和控制，即依据库存货物重要程度的不同，分别进行不同的管理，这就是ABC分类管理法的基本思想。

1．ABC分类管理法原理

物料ABC管理法的依据是帕累托原理。帕累托是19世纪意大利的一位经济学家，他发现当时意大利80%的财富集中在20%的人手里，后来人们发现很多场合都符合这一规律，于是称之为帕累托原理（即80∶20法则）。应用于库存时，这一概念称为ABC分类管理法，它是以某类库存物资品种数占物资总品种数的百分数和该类物资金额占库存物资总金额的百分数大小为标准，将库存物资分为A、B、C三类，进行分级管理。

①A类物资品种少、占用资金多、采购较难。其价值占库存总值的60%～80%，品种数通常为总品种数的10%～20%。

②B类物资品种较多、占用资金一般。其价值占库存总值的15%～35%，品种数通常为总品种数的20%～30%。

③C类物资品种多、占用资金少、采购较容易。其价值占库存总值的5%～15%，品种数通常为总品种数的50%～70%。

2．ABC分类管理法的一般步骤

ABC分类管理法是根据库存货物的品种和金额比例进行分类管理，具体步骤如下。

（1）第一步：收集数据

应收集的数据包括：每种库存物资的平均库存量、每种物资的单价等。

（2）第二步：处理资料

对收集的资料进行整理，并按要求计算和汇总。用平均库存乘以单价，计算各种物品的平均资金占用额。

（3）第三步：制ABC分析表

表5－10为ABC分析表。

表5－10　ABC分析表

制表时，首先将第二步计算的平均资金占用额，由高至低填入表中第（6）列；再以此列为准，分别填写其他列。

（4）第四步：根据ABC分析表进行分类

观察ABC分析表中第（3）列和第（8）列，将品种数累计百分数为10%～20%而平均资金占用额累计百分数为60%～80%的前几个物品，确定为A类；将品种数累计百分数为20%～30%，而平均资金占用额累计百分数为15%～35%的物品，确定为B类；其余为C类，C类情况与A类正好相反，其品种数累计百分数为50%～70%，而平均资金占用额累计百分数仅为5%～15%。

（5）绘ABC分析图

以品种数累计百分数为横坐标，以累计资金占用额百分数为纵坐标，按ABC分析表第（3）列和第（8）列中提供的数据，在坐标图上取点，并连接各点曲线，则绘成如图5－2所示的ABC曲线。按ABC分析曲线对应的数据，确定A、B、C三类产品，制成ABC分析图。

图5－2　ABC分析图

3．确定管理要求

ABC分析的结果只是明确了库存物资各品种的地位，因此在分析的基础上必须提出解决的办法，才能真正达到ABC分析的目的。按ABC分析结果，对三类库存物品进行有区别的管理，采取不同的管理措施，见表5－11。

表5－11　不同类型库存的管理策略

（1）对A类货物的管理

由于A类货物进出仓库比较频繁，如果供给脱节将对生产经营活动造成重大影响。但是，如果A类货物储存过多，仓储费用就会增加很多，因此，对A类货物的管理要注意以下几点：

①根据历史资料和市场供求的变化规律，认真预测货物的未来需求变化，并依此组织入库货源，保证不拖延交货期；

②多方了解货物供应市场的变化，尽可能地缩短采购时间；

③尽量减少出库量的波动，使仓库的安全储备量降低；

④合理增加采购次数，降低采购批量；

⑤加强货物安全、完整的管理，保证账实相符；

⑥提高货物的机动性，尽可能地把货物放在易于搬动的地方；

⑦货物包装尽可能标准化，以提高仓库利用率。

（2）对B、C类货物的管理

B、C类货物进出库相对不是很频繁，因此一般货物的组织和发送的影响较小。但是，由于这些货物要占用较大的仓库资源，使仓储费用增加，因此在管理上可以参考以下几点原则，重点应该简化管理：

①将很少使用的货物可以规定最少出库数量，以减少处理次数；

②依据具体情况储备必要的数量；

③对于数量大价值低的货物可以不作为日常管理的范围，减少盘点次数和管理工作。

（二）商品养护

配送中心的商品养护是指配送中心根据商品本身的理化性质，以及商品所处保管场所的保管条件，采取行之有效的措施来保证商品质量和数量的技术性工作。

1．影响商品质量变化的因素

影响储存商品质量变化的因素很多，概括地讲主要有怕潮、怕冻、怕碰、怕震、怕霉、怕尘、怕光、怕热、怕压、怕火、怕化学变化等“11怕”。归纳起来有三个方面，即商品本身的物理化学性质、自然因素和储存时间。

（1）商品本身的物理化学性质

商品本身所具有的物理化学性质是商品发生质变和数量损耗的根本原因，它对商品保管条件和保管方法起决定性作用。

（2）自然因素

自然因素是指商品储存环境的温度、湿度、空气、日光、尘土及自然界的虫害。这些因素是影响储存商品质量变化的外因，对商品质量、数量变化影响很大，在一定程度上也起着决定性作用。如果掌握了自然因素的特点及其变化规律，了解它们与商品物理化学变化之间的关系，不仅可以防止商品受自然因素的不良影响，如熔化、变质、锈蚀等，而且可以利用自然因素来改善商品的储存环境，如利用库房内外温度、湿度差别来调节库房里的温度、湿度，使之适合商品储存。

（3）储存时间

时间对任何商品都有影响。一般来说，储存的时间越长其影响就越大，有的商品因长期存放会造成变质损坏，甚至失去使用价值。由于各种商品的自然属性不同，其使用价值变坏的快慢程度也就不同，商品的保质期也就不同。为了减少和避免库存商品的损失，库房管理员必须随时注意商品的保质期。

2．商品养护的基本措施

（1）把好商品入库验收关

商品入库前可能会有些受潮、锈蚀、生霉、损坏，还有可能会因在入库前在其他地方保管时间过长，原防护措施接近失效或已经失效。所以，只有验收时严格把关，及时发现问题，进行维护保养，才能避免不必要的损失。

（2）安排适当的保管场所

由于各种商品的性能有别，对其所需的存储场所和条件就有不同的要求，安排不适当就会使商品受损变质，甚至报废。所以，必须根据商品本身的性能特点选择存放场所。

（3）妥善的码垛、苫垫、密封

码垛要根据商品的形状、重量及数量，选择不同的方法和垛形，以防损坏。商品码垛前要垫垛，以保证通风和防潮。露天存放的货物，还要进行苫盖。有些货物吸潮性强，精密度高，存放时还要采取逐件、逐垛、逐架或整库密封，从而保证货物不受潮、不变形、不变质。

（4）加强日常检查

要贯彻“以防为主，防治结合”的原则，加强储存商品的经常性检查，真正做到防患于未然。检查中要及时发现问题，掌握商品变化情况，及时采取有效措施。

（5）加强商品的维护保养

各种商品要根据其性能、特点进行日常的维护保养（比如除尘、防锈等），防止和消除各种自然因素对商品的侵害。

（6）做好季节性的预防工作

汛期到来之前要采取切实的防汛措施；梅雨季节要做好防潮防霉工作，注意通风散潮；高温季节对怕热商品要注意降温；寒冬季节对怕冻商品要做好防冻保暖工作。

（7）做好仓库的清洁卫生

因为灰尘、杂物和虫害对商品都有一定的腐蚀损坏作用，因此，库房及周围环境必须经常保持清洁。具体应做到无积水、无杂物，库房内无虫、无鼠、无白蚁，发现虫害应立即用药物或其他方法杀虫。勤打扫，保持货架、货垛、包装物、苫垫材料及地面清洁。

（8）温湿度的控制与调节

商品在储存保管过程中的各种变质现象，几乎都与空气温湿度有密切关系，所以仓库商品维护保养的重要工作就是要控制好库房的温湿度。由于商品的性质不同，其所适应的温湿度也不同。仓库温湿度的变化对储存商品的质量安全影响很大，而仓库温湿度往往又受气候变化的影响，这就需要仓库管理人员正确地控制和调节仓库温湿度，以确保储存商品的质量安全。实践证明，采取通风、密封与吸潮相结合的办法，是当前控制与调节库内温湿度行之有效的办法之一。

（三）商品盘点

配送中心的商品品种多、周转速度较快，由于物品因不断地进出库，在长期的累积下账面库存数量容易与实际数量产生不符的现象，或者有些产品因存放过久或不恰当，致使质量受到影响，难以满足客户的要求。为有效地控制物品数量，而对各储存场所进行数量清点的作业，称为盘点作业。

1．盘点作业的目的

（1）确定现存量

由于如多记、误记、漏记等使库存资料记录不确实；由于损坏、遗失、验收与出货清点有误致使库存数量有误。因此，必须通过盘点作业确认仓库商品的现存量。

（2）计算企业的损益

企业的损益与总库存金额有相当密切的关系，而库存金额又与库存量及其单价成正比。库存太多，会对企业的经营造成压力。因此，为能准确计算出企业实际的损益，就必须针对现有数量加以盘点。

（3）提高库存管理的绩效

通过盘点，可以发现呆料、废品的处理状况，存货周转率、物料的保养维修等问题，以谋求改善的对策，提高库存管理的绩效。

2．盘点的种类与方法

（1）盘点的种类

盘点分为账面盘点与现货盘点。

账面盘点又称为永续盘点，就是把每天入库及出库物品的数量及单价，记录在计算机或账簿上，而后不断地累计加总算出账面上的库存量及库存金额。

现货盘点也称为实地盘点或实盘，就是实际去点数调查仓库内的库存数，再按物品单价计算出实际库存金额的方法。

在实际工作中，对照账面盘点与现货盘点的结果，一旦存在差异，即是产生料账不符的现象，究竟是账面盘点记错或是现货盘点点错，则需再费些工夫来找寻错误原因，才能得出正确结果并分清责任。

（2）盘点的方法

现货盘点法依其盘点频率的不同又分为期末盘点法（定期盘点法）和循环盘点法（动态盘点法）。期末盘点法是指在期末一起清点所有货品数量的方法；循环盘点法则是在每天、每周即作少种少量的盘点，到了月末或期末则每项货品至少完成一次盘点的方法。期末盘点法与循环盘点法要得到最正确的库存情况并确保盘点无误，最直接的方法就是确定账面盘点与现货盘点的结果要完全一致。

3．盘点作业的步骤

盘点作业的步骤主要是针对定期盘点法的。盘点作业通常依照以下步骤进行：盘点前准备→盘点时间的确定→盘点人员的集训→储存场所的清理→正式盘点→差异原因调查→盘盈、盘亏的处理。

（1）盘点前准备

盘点作业的事先准备工作是否充分，关系到盘点作业能否顺利进行。为使盘点能在较短的时间内，利用有限的人力实现迅速确实的目标，事先应做好以下准备工作：

①明确建立盘点的程序方法；

②配合会计决算进行盘点；

③盘点、复盘、监盘人员必须经过训练；

④经过训练的人员必须熟悉盘点用的表单；

⑤盘点用的表格必须事先印制完成；

⑥库存资料必须确实结清。

（2）盘点时间的决定

一般性物品就货账相符的目标而言，盘点次数越多越好，但因每次盘点要耗费大量的人力、物力、财力，所以也难经常实施。配送中心物品流动速度很快的情况下，既要防止过久盘点对公司造成的损失，又要考虑可用资源的限制，因而最好能视配送中心各物品的性质制订不同的盘点时间表。例如，在建立了产品ABC分类管理的公司，建议A类主要物品每天或每周盘点一次，B类物品每两周、每三周盘点一次，C类不太重要的物品每月盘点一次即可。

（3）盘点人员的集训

为使盘点工作得以顺利进行，盘点时必须增派人员协助进行，由各部门增援的人员必须组织起来并进行短期集训，使每位参与盘点的人员都能发挥其作用。

（4）储存场所的清理

储存场所的清理工作主要包括：

①在盘点前，对厂商交来的物料必须明确其所有权，如已验收完成属本中心，应即时整理归库，若尚未完成验收程序属厂商，应划分清楚避免混淆；

②储存场所在关闭前应通知各需求部门预备所需的物项；

③储存场所整理整顿完成，以便计数盘点；

④预先鉴定呆料、废品、不良品，以便盘点时鉴定；

⑤账卡、单据、资料均应整理后进行结清；

⑥储存场所的管理人员在盘点前应自行预盘，以便提早发现问题并预防。

（5）正式盘点

盘点时，因工作单调琐碎，人员较难持之以恒，为确保盘点的正确性，除集训时加强宣传动员外，盘点工作进行期间也应加强督导。

（6）差异原因调查

当盘点结束后，发现所得数据与账簿资料不符时，应调查差异的原因。调查着手的方向如下：

①是否因记账员素质低导致物品数目无法表达；

②是否因料账处理制度的缺陷导致物品数目无法表达；

③是否因盘点制度的缺陷导致货账不符；

④盘点所得的数据与账簿的资料，差异是否在容许误差内；

⑤盘点人员是否尽到职责，产生盈亏时应由谁负责；

⑥是否产生漏盘、重盘、错盘等情况；

⑦盘点的差异是否可事先预防，是否可以降低料账差异的程度。

（7）盘点结果的处理

商品盘点差异原因追查清楚后，应针对主要原因进行调整与处理，制订解决办法：

①依据管理绩效，对分管人员进行奖惩；

②对废次品、不良品减价的部分，应视为盘亏；

③存货周转率低，占用金额过大的库存商品宜设法降低库存量；

④盘点工作完成后，所发生的差错、呆滞、变质、盈亏和损耗等结果，应予以迅速处理，以防止再次发生；

⑤呆滞品比率过大，宜设法研究，以降低呆滞品比率；

⑥商品除了盘点时产生数量的盈亏外，有些商品在价格上会产生增减，这些差异经主管审核后，必须利用商品盘点盈亏及价格增减更正表修改。

现在许多配送中心都已利用计算机来处理账面库存问题，然而由于一些配送中心作业面条件规定的繁杂，每当实际盘点库存与计算机账面库存差异较大时，往往很难断定究竟是计算机原先设计与如今作业原则不符，还是人员作业疏忽造成的。对于究竟是计算机的责任还是员工的责任，可选择一段时间采取计算机与实际作业并行处理测试，也就是说在每星期或每月选定几项物品进行盘点，当盘点发生差异（不论盘盈或盘亏）时即回头核对单据及计算机记录找出产生的原因。若是计算机问题则对计算机程序予以修改，若是人为疏忽则要划分责任归属。