财务档案管理员的主要工作内容

年终决算

我在银行的36个年头中，掐指算来，和年终决算有密切关系的竟有三个阶段，达25年之久。第一阶段是1986年到1991年的在清算、会计部门；第二阶段是1992、1993年两年年底在科技部门；第三阶段是2000年起一直到现在的行业管理部门。这三个阶段的主要体会都不一样，第一阶段的六年年终决算带给我最大的感觉是辛苦、紧张、热闹、有趣，第二阶段主要是保障、运行、等待（会计部门不结束，科技部门不能走），第三阶段主要是全面、责任、压力，喜忧参半。

要说辛苦、紧张，是说年终决算中，各行的会计、财务是相对其他部门来说最辛苦、紧张的。一个是时间长，原来计算机不发达的年代，年终决算时，超过半夜是常有的事。特别是大环境恶劣的1989年前后，由于我市资金清算入不敷出，银行无法关账，我们人民银行会计部门也无法关账，只得先让账目都开着口，到元旦早晨借来资金再做前一晚的决算，这类通宵达旦的情况有过几年。决算是紧张的，紧张就在于那一天、那一晚，必须把全年度的业务都记载完毕。一旦发生错账、乱账、不平账，那是非要找到原因并予以更正的，这就是所谓的银行“三铁”信誉吧，更何况紧张还在于领导、其他部门都要以最合理的原则摆布好各项指标。

热闹、有趣是指决算日，就好比是银行的年夜饭，所谓会计年度的一个总结（事过多年，我以为改为“经营年度”更为贴切），各家银行早早准备，认真对待。这一天，会计部门自喻为一年中待遇最高的一天，不但就餐免费，还有点心、水果、老酒、夜宵，还有各个层级的领导慰问，平常难得看到、难得涉足的本单位领导和政府领导都会登门慰问。

全面、责任与压力，是我到行业管理部门任职后才有的体会。原来的关于年终决算的体会仅仅是在会计部门、结算部门，作为行业管理部门的主管后，才深切地感受到年终决算的全面、责任与压力。与单纯的会计部门体力上的辛苦比较，一个单位的主管，面临年终决算，那才是脑力上、心智上的“心苦”。他不但要协调财务上的数据，还要协调平衡业务上的各项数据；不但要考虑今年的数据，还要兼顾明年甚至后两年的情况；不但要鼓励经营、财务状况良好的单位，更要激励帮扶经营管理较差的单位。所以，真正的年终决算，也许从12月初，甚至11月、10月就已经开始。到了决算这一天或前几天，倒反而轻松了许多，因为该做的都已经做了，实现不了的只不过考虑明年如何去做了。

或许，严格地说，真正的年终决算要到次年1月、2月甚至3月才算完成。这些日子中，银行各条线、各个部门、各个层级，最要紧的一项工作就是总结和分析上一年度中的经营管理上的得失、优劣、成败、经验及教训、收获与体会、问题与原因。

业务档案

进入职场的人都知道，每个人要么在政府的人事、劳动部门有你的工作档案，要么在你工作的单位有你的人事档案。但极少有单位、有人尝试过建立业务档案，或者说是专业档案。我在20多年的职业生涯期间尝试过三次建立业务档案。

第一次在1989年的结算制度改革后，人民银行的结算管理职责明显强化，结算手段、种类也层出不穷，带来各类纠纷，案件大幅上升。央行管理结算的专业人员相对贫乏。在林处长的倡导下，我们搞了一次内部会计人员的结算制度、知识大考试，意图通过培训、教育提升会计人员的结算管理能力，同时选拔结算专管员。不料，考试结果，营业部一位毕业没两年的张女脱颖而出，其答卷几乎和书上的一字不差，令我惊讶。我在监考，也没发现谁作弊偷看，怎会有如此答得完美的试卷，遂将最好几人的答卷提交林处长。林也不全信，叫来张女，面试，果然对答如流。赶紧将此女调到会计处，专门跟我负责结算管理。总算使我从整日的忙碌中解脱出来。张女向我建议，将结算纠纷、案例在处室内部建档归类。我很同意，并规定，以三类颜色为标志，一事一档，一案一档。我们将银行与银行的结算纠纷定为红色档案，将银行与企业的结算纠纷定为黄色档案，将企业与企业的结算纠纷定为黑色档案。不过二三年，我们就积累了几十份各类档案，对工作起到了很好的辅助作用。同时，为培训教育收集了大量具体、翔实的案例（特别要说明，我文中提到的“张女”8年后成为我的妻。被同事戏称：肥水不流外人田）。

第二次的业务档案是1993年转岗到了稽核处后。每年业务工作繁重：分行加各支行的稽核人员有五六十人，每年每季都有考核评估。我为每位稽核人员建立业务档案，规定每半年、一年，先由本人填写工作、业务、学习内容，再由部门主管评语，逐年积累，在年度总结、评先、评职中有起到一定的作用。

第三次尝试业务档案是我到农信社行业管理后，和内审部门主管金同事的合作下，于2008年开始建立的内审人员业务档案与评级制度。我们每年一次评估业务能力与工作承担结果质量，每两年评定一次内审人员的等级。这从很大程度上促进了全辖上百名内审人员的业务能力。

在银行这类专业性很强的行业，部门、条线、专业分得愈来愈细，传统的与新型的政策、制度、办法，不断产生。一年、二年、几年中碰到的形形色色的业务问题多如牛毛。如果从完成工作任务，考量从业人员的业绩与全面评价员工的角度，业务档案是非常重要的，它是一种持续、客观地评价、考核、培养、选拔业务人员的良好方法。作为一名管理者要敢于尝试建立“业务档案”。