关于做好会务组织服务工作的调查思考

马桂旺

根据机关的统一部署,我对人大常委会机关会务工作进行了调研,结合学习北京、河南、江苏、安徽等兄弟省市的经验,对做好我省人大会务工作进行了总结、思考。现报告如下∶

办公厅秘书一处的一项重要职责就是为常委会会议提供组织服务。近年来,我们着眼于会务工作的新变化、新要求,创新服务手段、改进服务方法,不断推进会务组织服务工作的标准化、程序化、制度化,为常委会依法有效履职提供了有力保障。总结我们的做法,可以概括为“六个一”,即一个理念,一套制度,一个机制,一张图表,一个会风,一个团队。

一个理念,就是“创一流、零失误、求完美”的理念。

思想认识决定重视程度,重视程度决定服务水平。常委会会议是省人大常委会行使立法、监督、重大事项决定、人事任免等法定职权的重要形式。做好会议的组织与服务工作,对于提高常委会会议质量与效率,提升常委会履职水平有着极为重要的意义。认识上去了,责任心就强了,工作就有了动力。为求完美,我们多次赴全国人大常委会办公厅秘书局,就进一步改进常委会会议服务质量进行对标学习。8月底,全程参加了全国人大常委会第十次会议。行前,我们对自身工作进行了认真梳理,选定了若干问题,带着问题学习,通过参加会议、座谈交流、查阅资料等方式,认真了解全国人大工作的好经验、好做法,学到真东西、取到“真经”,撰写了《如何改进常委会会议服务质量的几点思考》的调查报告,提出了十几项改进措施,大部分被采纳并加以改进。

一套制度,就是从一开始,就注重会务工作的规范化、标准化,着力形成旨在提高会议质量的制度。

一是《关于进一步提高常委会议事质量的若干意见》,2013年主任会议研究通过,从会前准备,会中审议、会后督办提出了明确要求。

二是建立常委会组成人员履职档案制度。参照全国人大常委会做法,结合我省工作实际,出台了《关于建立河北省人民代表大会常务委员会组成人员履职档案的意见》,重点对出席省人大常委会会议情况;参加省人大常委会组织的视察、专题调研、执法检查等情况;参加省人大常委会组织的集中学习和履职培训等情况;联系代表的情况;联系选举单位的情况等五个方面进行跟踪统计、记录备案,并在2015年1月召开的省十二届人大常委会第十三次会议上印发了《关于省人大常委会组成人员2014年履职情况的说明》,促进了常委会组成人员工作的积极性和主动性。

三是制定请假制度。针对个别常委会组成人员请假、缺席情况较多的问题,我们根据《河北省人民代表大会常务委员会议事规则》、《组成人员守则》,制定了《河北省人大常委会会议请假规定》。常委会会议期间,对于因病或其他特殊原因不能出席会议的,都严格办理了请假手续。按照党组的要求,我们分别在2014年6月和2015年1月,两次通报了常委会组成人员请假情况。常委会领导对组成人员认真履职,按时参加会议,积极开展调查研究,认真发表审议意见等提出要求和希望,切实维护和保障常委会集体行使权力的严肃、高效。

四是制定了常委会会议报告人说明人的规定。我们参照《全国人大常委会议事规则》,根据《河北省人民代表大会常务委员会议事规则》,制定了《关于规范省人大常委会会议报告(说明)人的规定》,分别就省人大常委会各专门委员会、“一府两院”的工作报告的报告(说明)人进行了规范。

五是起草了专题询问办法。为进一步规范专题询问的工作程序,增强询问效果,我们先后赴全国人大、河南省人大学习有关程序和做法,在总结省十二届人大常委会第四次、八次、九次、十次会议专题询问的经验做法形成了《专题询问暂行办法》。以常委会指导意见的形式印发各市人大常委会。该办法已经列入省委关于《法治河北建设》重要内容,我们将于2015年底前提交主任会议讨论通过。

一个机制,就是会前、会中、会后三个环节衔接紧密、程序完备、运转顺畅的工作机制。

会务工作环环相扣、细节很多,组织好一次会议,每一个环节不出差错,不出纰漏,达到完美,不是一件容易的事情。为此,我们结合以往的经验,逐步形成了一套保障机制。

一是会前做足功课。一次会议会期一般只有三四天,但是我们的筹备工作要提前到一个多月,会议议题,会议方案定、会议文件、领导讲话、会场安排等等,只有在会前做好充分的准备,才能保证会议的组织万无一失、顺利圆满。

二是通力协作、紧密衔接、责任到人。在会前都召开部门会议,秘书一处积极主动与各室委、办公厅各有关处室及时沟通、紧密衔接,对关键环节责任落实到人,并形成工作预案,确保关键环节上不出纰漏。

三是多措并举,确保出席率和全程参加率。保证到会率是一项硬任务。会议通知我们“实行四重保险”主任会议确定常委会会议主要议题和召开时间后,即发出预告通知;会议正式通知发出后,再次用短信息方式温馨提醒,凡是没有按时报名的出列席人员,我们均采取电话方式逐人落实,做到心中有数,一个不落。常委会召开期间,会务组以纸质通报的方式在次日上午开会时发每一位参会人员,进一步增强了参会人员的责任心。去年12月加开一次常委会会议,从确定到召开,留给我们只有一天的时间准备,全处同志齐上阵,落实参会人员、起草主持词、编印会议手册,一直忙到深夜,53名组成人员出席,会议圆满成功。

四是改进会中组织、提高小组会议质量。进一步强化第一召集人在召集、引导、协调和示范等方面的作用,根据会议议题情况召开第一召集人会议。增设小组秘书,从机关各部门抽调处级干部担任小组秘书,机关各部门积极参与,小组秘书的工作热情高、态度认真。十分感谢研究室、各委员会,各处室的大力支持。

五是制作了常委会会议出席证、列席证、工作证。参照全国人大的做法,为规范会议的组织,设计了常委会会议出席证、列席证、工作证。防止无关人员进入会场和会议驻地,确保了会议安全,保持了会议的严肃性。

六是抓好会后总结,总结一次,提高一分。根据恩华常务副主任的要求,我们在每一次常委会会议结束后,由秘书一处就会务组织工作、研究室就简报工作、新闻宣传处就新闻报道工作、接待处就接待工作、选任代工委就代表列席情况等各方面进行总结,指出存在问题,提出改进措施,会后立整立改,达到总结一次,提高一分的目的。在这里,我想强调,常委会会议的组织服务是机关各部门共同协调配合的一项工作,每一次会议的圆满成功,都是各室委,各处室共同努力的结果。

一张图,就是常委会会议服务工作流程图。

我们从完善会议工作流程入手,在认真总结以往办会经验的基础上,制定了常委会会议服务工作流程图,包括会前准备、会中服务、会后总结督办等44多个环节,同时明确了责任分工,使每一个环节落实到人,让每一位参加会议组织的工作人员明白,什么时间?你应该在那个岗位?有哪些任务?有什么要求?使会议筹备和组织工作一目了然、有条不紊,左右协调更为流畅,效率和质量明显提高。如果说,一次常委会会议的组织是一个系统工程,那么这个流程图就是工程图纸。所以,在这里我可以负责任地说“照着图上的干,没错。”在此基础上,我们编制了《全国人代会河北代表团会务组织与服务流程图》和《河北省人民代表大会会务组织服务流程图》,初步实现了会务工作的标准化服务。

一个会风,就是逐步形成了严肃认真、风清气正的会风。

改会风、树新风,是中央和省委的要求,人大常委会要带头遵守执行,我们做出了努力,取得了显著成效。2014年省人大常委会共召开7次会议,常委会组成人员以高度的政治责任感和历史使命感,严格按照规定出席常委会会议,认真履行职责,依法行使职权。会前积极调研准备,会中审议,认真发言,审议发言要开门见山、突出重点。讲真话、讲短话多了,讲空话、套话少了;有见地、有分析的建议多了,汇报工作时一般表态性的发言少了。会场秩序明显改善,八项规定在人大常委会期间得到很好的贯彻。

一个团队,就是要有一个保障会务组织的集体。

会务的组织与服务是个系统工程,团结协作,是做好会务工作的重要法宝。秘书一处是个大家庭,从职能上讲,是办公厅的“不管部”,承担着常委会会议等有关会议的组织、人大机关公文审核、常委会领导讲话、党组、办公厅综合文稿的起草、办公厅立法工作协调与承办、领导批示、会议议定事项、临时交办事项的督办,全国人大、省委、省政府来文的督办,机关每月、每周工作计划的收集汇总,机关总值班室,常委会公报、人大情况通报、常委会大事记的编写等十四五个方面的任务。平时各自分工,常委会会议召开时,全处齐上阵,团结协作,保障会议的圆满顺利进行。我们将继续把“规范、标准、质量、效率”的要求贯穿于常委会会议的组织服务各项工作中,把每一次会议组织得更好、更严密、质量更高,为常委会履职提供有力的保障和服务。

(作者单位:河北省人大常委会办公厅)