1.战略体系构建需从与国家宏观政策协调性出发
目前,我国虽然还没有发布正式的数字信息资源战略规划,但是有关信息化、信息资源开发利用的政策、方针相继出台,这些都是数字信息资源战略的前提,我们在构建国家数字信息资源战略体系时不得不考虑与这些政策的协调性和一致性。
我国从20世纪80年代开始重视信息资源的开发利用。国务院信息化工作小组多次召开会议,确立了信息化发展战略,其中提到2006年到2020年我国信息化发展的战略重点的九个方面。中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》中也确立“以政务信息资源开发利用为先导,充分发挥公益性信息服务的作用,提高信息资源产业的社会效益和经济效益,完善信息资源开发利用的保障环境”的指导思想。这些纲领性文件是我国最高决策层在分析国内外发展形势的基础上得出的科学结论,是我们在确立数字信息资源战略体系中必须坚持的方针。
2.战略体系构建需从数字信息资源的类型出发
数字信息资源按照不同的标准可以划分为不同的类型。数字信息资源类型的丰富性对战略体系构建带来了挑战。因为不同类型的数字信息资源具有不同的特点,在管理中面临着不同的问题,必须区别对待。数字信息资源战略体系应是一个集合多种类型数字信息资源子战略系统的综合体。基于战略构建目的的数字信息资源的分类原则是:
(1)数字信息资源的分类需符合公众思维习惯。例如,一般公众对于把数字信息资源划分为一次数字资源、二次数字资源、三次数字资源并不是很清楚,这种专业的概念虽然能揭示数字信息资源的层次和功能,但是只是在图书情报和信息界比较普及,一般公众很少了解这种划分标准。如果以此为依据构建相应的数字信息资源子战略,会带来实际实施中的模糊性。
(2)数字信息资源的分类需讲究经济性原则。国家数字信息资源战略的规划和实施要投入大量的人力、财力和物力。讲究经济性也是数字信息资源类型划分的一个原则,划分得太细会使得战略规划和实施复杂烦琐,划分得太粗会掩盖不同类型数字信息资源在具体管理中的互异性,带来战略实施的困难。
(3)数字信息资源的分类需讲究可行性原则。例如,分为原生数字资源和转化型数字资源来构建国家数字信息资源战略体系就不太现实。因为,当越来越多的信息既以数字形式又以印刷形式发布时,公众无法单从时间判断这些信息的起源是原生数字形式还是印刷形式。由此考虑,数字信息资源的分类一定要具有现实的操作可行性。
3.战略体系构建需从数字信息资源的生命周期出发
信息生命周期管理(Information Lifecycle Management,ILM)是二十世纪六七十年代诞生的概念。信息生命周期管理作为一种信息管理模型,设想信息有一个从产生、保护、读取、更改、迁移、存档、回收的周期、再次激活以及退出的生命周期。对信息进行贯穿其整个生命的管理需要相应的策略和技术实现手段。
认识到信息的生命特征对于国家数字信息资源的战略构建具有深远意义。作为对数字资源实施管理的最高层次的战略管理,要求体现出数字信息资源在不同的生命阶段具有不同的技术特征、经济特征、人文特征,而采取适宜战略的原则。这种基于生命周期特征的战略体系有助于将数字信息资源的战略管理与战略目标对应起来,把握数字信息资源的价值,抓住战略管理的关键活动,从而以更低的成本取得更有效地效果。
严格来讲,每一个环节数字信息资源管理策略都不相同,都应形成相应的战略,但从经济性和可行性考虑,需要抓住其中的关键环节,构建战略体系。EMC公司从企业信息管理实际分为三个阶段实施ILM:首先实施自动网络存储,经济有效地融合和控制存储资源;然后划分服务等级,按照企业要求的变化将信息转移到相应的服务等级层次中;最后实施集成式生命周期管理环境。惠普公司(HP)把数字信息资源生命周期划分为数字信息资源的创建、保护、存取、迁移、存档和回收(销毁)六个阶段。这些研究成果对数字资源战略体系构建起到很好的借鉴。
国外已有许多应用数字信息生命周期特征管理数字信息资源的案例。英国数字医疗中心(National Digital Curation Centre,DCC)是由英国的JISC(Joint Information Systems Committee)和电子科学核心项目联合组建,于2004年3月启动的一个项目。DCC主要支持英国相关研究机构存储、管理和保存数字科学数据,除了数据存档(Digital Archiving)和数字医疗(Digital Curation)的含义外,还有在整个学术生命循环中对数据进行主动管理和评价鉴定的含义。这是保证数据重现和再利用的关键所在。数字信息资源的生命周期管理在保证项目目标实现上发挥了巨大作用。
4.战略体系构建需从数字信息资源战略特点出发
数字信息资源战略具有一般组织资源战略的共同特点,但是鉴于数字信息资源的特殊性,也表现出一些不同特征:
(1)战略规划主体关系不同。组织之间往往形成的是一种对抗性的关系,虽然也出现战略联盟的现象,但这种联盟是暂时利益一致下的短时期合作关系,从长期来看,组织之间仍然是竞争关系。数字信息资源战略主体之间是一种以合作为主的关系,这是因为数字信息资源的战略管理要耗费大量的财力、物力、人力,非任何一个单一组织能够胜任的,为了减少数字信息资源投资的风险,更为了协调在数字信息资源开发利用活动中各方的交叉关系,必须在战略规划阶段采取合作的态度。
(2)战略规划组织机构不同。一般的组织战略规划是在组织内部完成,数字信息资源战略规划的制定往往需要多个领域专家参与,特别是组织外部力量的广泛参与。例如,美国国家数字信息基础设施和保存计划(National Digital Information Infrastructure and Preservation Program,NDIIPP)战略是由国会图书馆多次召开多名专家组成的会议,与会者包括媒体和娱乐界、学术教育界和商业出版界等。
(3)战略规划的目的不同。一般的组织战略规划是在对组织发展内外环境分析之后,制定关于组织长期的发展目标以及选择实现该目标的方法和程序的过程。
组织战略规划的目的是促进组织的长期发展,也即保持竞争优势,获得经济效益。而由于信息资源的双重角色,数字信息资源战略规划也承担着双重使命。一方面是为了数字信息资源管理的需要;另一方面,由于数字信息资源也是国家经济发展的重要经济性资源,因此数字信息资源战略规划也必须和国家经济发展总体战略相协调,以实现国家经济发展目标为己任。正是这些特殊性使得国家数字信息资源战略包括一系列的任务,从宏观上说,这些任务主要是:
①制定国家数字信息资源开发利用活动的方针、政策、法律、条例,使信息资源的开发活动在国家统一的指导、监督和管理下有条不紊地开展。
②建立完善的社会化组织机制,保障数字信息资源开发利用活动的可持续开展及各个利益团体的合法权益。
③建立数字信息资源的标准规范体系,推动数字信息资源标准化管理的发展。
④推动数字技术的创新,加强国家数字信息资源网络的建设。
⑤鼓励和发展数字产业,建立健全完善的数字信息商品市场。
⑥积极探讨数字信息资源开发利用的最佳实践模式,总结经验,予以推广。
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