总务计划的制订

第二章　幼儿园总务管理的过程与目标

第一节　幼儿园总务工作的过程管理

幼儿园总务管理具有“人、财、物、时间和信息”五大内容，做好幼儿园总务管理工作，实际就是要做好人力资源、资金资源、物资资源、时间资源和信息资源五大资源的优化配置，其工作内容是复杂的，工作过程是繁琐的，往往细微的工作细节最后决定了工作的成败，因此过程管理的重要性十分突出。

幼儿园总务工作的过程管理指的是使用特定的管理方法、管理技术和管理工具来计划、控制和改进管理的效率和效果，主要包括计划、实施、检查和改进，即所谓的PDCA循环（Plan—Do—Chec —Ac ）。在总务工作中，必须识别和管理许多相互关联和相互作用的过程，一个过程的输出将直接成为下一个过程的输入；系统的识别和管理组织所使用的过程，特别是这些过程之间的相互作用，可以将其定义为幼儿园总务工作的“过程方法”。这种过程方法的理论基础也是戴明所提出的PDCA循环等理论群。

在幼儿园总务工作的PDCA循环中：一是PDCA的4个环节相互联系，相互影响，相互制约，循序递进，首尾相连形成了一个相对封闭的循环系统。从计划到执行，从执行到检查，从检查到总结（处置），从处置又到计划，循环不息；二是总务各个岗位依据总务计划的运行分层次的制订各自的计划，并在计划的基础上实施执行、检查、总结等几个环节，形成“总务管理过程—总务岗位的管理过程—各教职工的总务工作管理过程”这样一个大环套小环的管理过程系统，从而保证了总务管理过程的统一有序；三是戴明环的每一次滚动，都会使总务工作得到一定程度的提高，每一次戴明环的完成都是对旧的问题的解决，预示着新的问题的发现。

一、总务计划的制订

计划有广义计划与狭义计划之分，广义的计划是指制订计划、执行计划和检查计划三个工作环节，狭义的计划则是指制订计划，即根据实际情况，通过对主观需要与客观可能的科学预测与估量，提出未来一段时间内要实现的目标以及实现目标的途径。在这个机遇与挑战并存的时代，全球化、技术革命、社会转型等现象无疑都给幼儿园总务工作带来新的机遇与挑战，总务工作的传统理念和传统方法已经越来越不适应总务工作发展的需要，尤其是建立在经验主义之上的传统总务管理已经影响了幼儿园的整体发展步伐。过程管理已经成为了幼儿园总务工作质量提升的必要条件。

总务计划的重要任务就是针对现有总务工作中存在的问题，为了提高总务管理的效率，而对下一阶段将要解决的问题、将要实现的目标、解决问题的手段以及实现目标的途径进行思考和规划。

幼儿园的总务计划管理需要建立一个多维度的总务计划体系，主要的维度包括层次维、时间维、内容维。在管理中，按照层次，总务计划可以划分为总体计划、中间计划和具体工作计划。按照时间，可以把计划分为长期计划、中期计划、短期计划。按照内容的复杂程度可以分为综合计划和单项计划（例如财务工作计划）。所谓的财务计划就是要在上面三种维度上建立一个计划坐标系，在此基础之上建立一个旋转的多维计划体系，作为科学的计划管理的体系基础。

总务总体计划是幼儿园总务各项工作的全面计划，它规定了总务工作在一段时间内的总目标、任务、政策以及活动措施和途径。它决定了总务工作向什么方向发展，可以利用哪些有用的资源，组织和人事如何安排，要在什么样的时间里达到什么样的成果。在总务总体计划的制订中，把计划的任务和内容可以总结为六个方面，即：做什么（Wha to do），为什么做（Wha to do），何时做（Wha to do），何地做（Wha to do），谁去做（Wha to do），怎么做（Wha to do），简称为“5W1 ”，并把“5W1 ”作为总务工作计划时必须考虑和涉及的内容，作为总务计划管理的标准内容。

在幼儿园总务工作中，“做什么”就是要明确幼儿园每个时期的总务中心任务与工作重点，例如本学期幼儿园总务工作要完成哪几项重点工作，或者是进行幼儿园基础设施的集中修缮，或者是进行户外大型玩教具的更新，或者是为幼儿园重大活动提供后勤保障。“为什么做”就是要论证总务计划的可行性，例如要进行基础设施修缮，首先要调研清楚基础设施的现状以及进行修缮的现实需要。“何时做”即完成一定的总务管理目标需要多少时间，这样有利于对总务进行有效的控制和对资源进行有效的配置和及时的调整，例如班级装修什么时候开始，什么时候结束，都必须要有一个具体的计划，不能随意安排时间，因为这会牵涉幼儿教学活动开展、环境健康等其他诸多复杂问题。“何地做”规定了总务工作完成的地点和场所，对总务管理计划实施的环境条件和限制有一个整体的了解，有利于合理地安排总务工作计划实施的空间组织和地理布局，例如班级装修应该从哪个班级开始能够尽量减少对幼儿园正常教学活动的影响。“谁去做”就是规定一项总务工作究竟由哪个岗位负责，或者应该选择什么样的合作方来完成此项工作。“怎么做”就是制订实现总务工作计划的措施和途径，对幼儿园总务资源进行合理分配与集中使用，对幼儿园的基础设施建设，玩教具配备等各项工作进行资源平衡，对各种派生的计划进行综合平衡等。

制订计划是对未来的安排进行一种设计，所以必须立足于对幼儿园内外环境条件进行科学分析的基础之上。在总务计划制订过程中，必须考虑两个方面的依据：一是国家的方针政策和教育主管部门的具体指导，例如在学校、幼儿园抗震加固工作中，幼儿园就必须要将抗震加固工作放在总务工作首位，调集全部的人力物力等开展抗震加固工作，确保抗震加固工作的顺利进行。二是考虑总务前阶段的工作状况以及取得的成绩和存在的问题，同时重视对总务目前各方面情况的科学分析，了解清楚实现工作计划的主客观条件，例如幼儿园今年关于基础设施修缮的预算有多少，全面的修缮工作必须基于年初的预算标准。

总务具体工作计划是每项总务工作的活动计划，例如修缮计划、大型玩教具配备计划、餐饮供应调整计划等，具有非常高的操作性，它要确立每个学期或者每个学年的总务工作和任务标准是什么，完成总务工作目标有哪些具体的总务工作安排，例如如何调配人手，如何调配资金，如何调配物资，如何确定时间，如何利用信息资源等。

二、总务执行

总务执行是将计划变为现实的管理活动，是贯穿总务管理周期全过程的中心环节，是实现总务工作目标的关键，计划执行阶段中，主要包括了总务组织与指导、协调、激励和控制等一系列活动。

（一）总务组织与协调

在总务计划的执行阶段，总务组织职能主要表现为依据总务计划提出的任务要求，将幼儿园的人、财、物进行合理的分配与妥善的处置。

为了在总务计划的实施过程中实现总务工作与教学等其他工作的一致性与同步性，幼儿园需要对总务计划的执行进行各方面的协调，来保证计划的完成和目标的实现。幼儿园的各项工作都通过计划来安排，总务工作只是幼儿园工作计划的一个组成部分，教学、总务等各个部门在幼儿园整体计划执行活动中肯定会出现各种各样的矛盾，这种矛盾如果放任不管就会产生工作的内耗，影响总务工作计划的实施，从而影响幼儿园工作计划的实现。

对应这些矛盾的产生与存在，作为幼儿园总务负责人必须要努力争取园长的理解与支持，在计划执行过程中，还要协调教学部门、班级以及教师的工作步调，协调好幼儿园内部的人际关系，对总务计划与现实情况不相符合的地方要及时进行调整。在协调的过程中，总务工作要坚持以下五项原则：一是全员参与的原则，必须让幼儿园每个教职工都要了解幼儿园总务计划安排以及与其他教职工的关系；二是有效沟通的原则，就是在沟通的过程中追求最高的效能和最高的效率；三是及时协调的原则，在制订工作计划时就要考虑到各项工作在协调方面的要求，并提前制订协调的方案和措施；四是连续性原则，协调要贯穿于执行的各个过程；五是直面原则，就是总务负责人在协调各个部门或者每个教职工的工作关系时，一般都是与被协调者直接面谈，与矛盾双方直接交换意见，并且促使被协调者直接见面，把问题摆在桌面上，便于当事人的交流，有利于矛盾的解决。

（二）总务指导与激励

从总务管理是一个过程，指导与领导是管理的一项职能这个角度出发，指导是总务管理人员在管理过程中的行为活动，是将计划工作、组织工作、人员配备以及控制工作等各个管理职能联系起来的纽带，是组织目标实现的关键环节。过程管理中指导与领导的主要内容是总务主管人员依据总务计划与目标，在管理过程中运用各种方法与手段影响组织成员，使他们能够适应内外环境的变化，统一意志与行动，保证总务工作目标的实现。

在总务指导的过程中，总务管理人员必须要坚持开拓和创新，尊重各位教职工，在查处任何过失的时候，对下级提出批评意见时尽可能地面谈，在采取措施作出最终处理的时候尽量听取犯错误者的解释、申述和辩解，善于听取各种不同意见，并把这些意见反馈到实际的工作指导中，信任每一个教职工，及时向上级和下级通报自己的想法和意见。具体而言，总务指导工作要注意以下几个方面的内容：一是鼓舞总务相关工作人员的士气，让总务工作中的每个岗位人员都能对幼儿园总务工作的目标和计划有深刻的了解和认识，使各个教职工全心全意地支持各项总务工作。二是把握教职工的工作目的，了解人们正在发生变化的期望，在总务工作开展运行过程中，每个总务工作人员的工作目的和个人需求总是在发生着各种变化，对不同时间不同条件下工作的人们，总务管理人员要采用不同的激励方法，主要包括精神激励和物质激励，要建立起一种良好的工作内部环境，来让每个总务工作人员对激励作用产生反应。三是注重社会环境对人的影响，总务管理人员在不影响总务工作的情况之下，总要极力满足每个总务工作人员的社会要求和愿望，尽可能地将员工的抵触情绪降到最低，这对提高员工的士气，保证组织计划的实施具有很大的意义。四是建立良好的内部环境，在建立各种工作程序与工作制度的时候，总务管理人员要把人们对自己岗位的态度考虑在内，在选拔、考核、晋升的过程之中，充分考虑个人的才能，工资和待遇的评定主要依据岗位的工作复杂程度和职责大小，在人力资源的开发过程中主要针对个人的实际情况和学习需要，采用各种措施来搭建一个良好的总务工作平台。例如采用工资、津贴、奖金和经济责任制等手段和方式保证总务工作目标的实现。

在总务计划执行阶段，总务管理人员尤其应注意指导与激励的结合，对总务工作人员的工作情况要及时掌握。发现工作态度和工作业绩方面有突出表现的，要给予及时的表扬和鼓励，并通过这种激励机制，极大地调动职工的工作积极性。

（三）总务控制

为了让实际的工作过程与工作计划一致，在总务工作中所采取的一系列监督和矫正的行为就属于过程管理中的控制。幼儿园总务管理过程中实施控制行为的目的是为了指出工作中出现的偏差，找出存在阻碍计划实施的问题，以纠正错误防止类似问题的再度发生。作为一种保证幼儿园总务工作都围绕目标运行的基本管理活动，控制具有三种基本类型：事前控制、过程控制和事后控制。事前控制就是在计划执行前对可能出现的情况进行预测，依据预测结果提前作好各种准备，如对活动室进行装修，按照工作情况可以对可能出现的工期延误、质量保障、环境安全等问题事先进行预估与研究，制订相应的工作预案。过程控制就是在计划的执行过程中，对工作中出现的偏差实施的控制，如在物品采购过程中，要严格审查物品提供商的资质和每个批次的产品质量。事后控制就是在计划完成以后，把计划完成情况与计划相对照，查找其中出现的偏差，在此基础上寻求矫正的方法与手段。事前控制和事后控制往往在幼儿园总务主任（总务负责人）这个层面采用得较多，总务其他工作人员（如炊事班长、采购或者其他岗位）往往采用较多的过程控制的手段。

幼儿园总务工作的控制活动的实施过程中，依据科学的程序和方法，把控制分为三个基本环节：首先是确定控制目标，总务工作计划就是最基本的控制标准，在工作计划的基础之上，总务工作还应有具有操作性的控制标准，如设施设备修缮标准、园舍装修标准、食品采购标准。然后是比照控制标准，来衡量执行的效果，找出结果与计划之间的偏差，查找相关的问题。最后是依据出现的偏差和问题制定纠正偏差的措施。

三、总务检查

为了保证总务计划的顺利实施，幼儿园总务主任（总务负责人）要重视计划执行的检查工作。在检查工作中，应以幼儿园发展目标为根本依据，以幼儿园年度计划和总务计划的规定内容作为具体的标准和尺度，有目的、有计划、有步骤地进行，在对计划实施情况检查的基础之上明确工作的任务目标，改进工作方式和方法。在检查的过程中，必须要加强信息的收集和处理工作，确保信息的完全与准确。

幼儿园总务工作的检查往往可以从两个方面入手，一是工作过程，二是工作结果。对工作过程的检查，主要是看工作是否符合工作规范，工作完成中人的行为是否符合工作纪律条例，如“食堂餐饮产品的制作过程是否符合卫生要求和幼儿园的工作规范”就是过程检查的一项内容，这项检查工作主要由总务主任配合园长来实施和完成。对工作结果的检查，主要是检查计划执行的结果是否符合计划的要求，二者存在多少偏差，出现偏差的原因是什么，可以采用哪些方法和手段来解决这些问题。这项检查主要由园长和总务主任来实施。

总务检查工作要重视指导工作与检查工作的结合，以此来推动工作的顺利实施。总务检查工作常用的三种指导方法包括：一是根据检查结果，根据个人的不同特点进行指导，每个人的工作要求和工作能力是不一样的，在总务计划实施过程中发挥的作用也是不一样的，采购员和炊事员的要求不尽相同，后勤人员与保教人员的工作性质也是大相径庭，因此根据每个教职工的实际情况，因人指导才是搞好工作的最佳途径。二是重视面向幼儿园的指导性报告，幼儿园在总务检查中发现的各种带有普遍性的问题，需要在全体教职工会议上提出这些问题，并且针对这些问题提出改进的建议和指导性意见，在这种指导过程中，并不是将这些意见强加在教职工头上，而是非常注重双向互动和沟通，指导意见是在征求各中层干部和普通教师职工的基础上形成的。三是注意树立榜样和典型，及时总结推广经验。在检查工作中，园长或者总务主任如果发现某位教职工工作认真，工作方法新颖，工作成效突出，就应该进行相应的表扬和奖励，介绍其工作经验和工作成果，号召相关人员向她学习，如果有必要，还应组织其他教职工进行现场观摩，让先进的工作方法在幼儿园内部能够广泛传播，带动其他员工的提高。

幼儿园经常开展的检查活动有三项：一是日常工作的检查和抽样调查，二是通过汇报和会议的形式来获取检查结果，三是阶段性的检查工作，如年度检查、每月检查、每周检查。总务检查活动中，检查只是一种管理的手段，并不是管理追求的结果。园长和总务负责人（总务主任）通过各种检查活动，及时发现各种问题，制定出切实可行的解决办法和措施，给予总务工作人员及各位教职工以指导性的帮助，保证幼儿园计划的实现。

四、总务总结

总结是对计划执行情况的全面评价。通过回顾计划执行过程，从正反两方面分析上阶段的工作，对计划、执行和检查作出总的分析和评价，对工作过程和工作结果作出定性和定量的分析，得出具有指导意义的结论，从而不断地提高工作质量。总结又是制订下阶段计划的依据。下阶段计划要以上阶段的总结为起点，总结中肯定的经验，下个阶段计划要巩固和继续发扬；总结中提出的缺点和问题，下阶段计划就要克服和改进。

总务总结工作可以从不同的角度分为不同的类型，从内容来划分，可以分为全面工作的综合性总结和单项工作总结，全面工作总结主要包括每年每学期的幼儿园总务管理工作总结，专项工作总结主要是各个具体事项的总结，如本学期塑胶操场建设总结。还可以依据时间划分为十年的总结，年度、学期、月的总结。总之，总务总结，按照内容、时间两个维度可以组成一个总结体系，依据总结与计划的对应性，这个二维的总结体系跟前文提到的计划体系相对应，是幼儿园科学管理的重要体现。

第二节　幼儿园总务工作的目标管理

传统幼儿园的总务管理关注投入而不是结果，总是强调投入多少人力物力，而没有将工作结果放在工作总结的首位，因此效率问题成为幼儿园总务管理的重要难题。西方管理改革的实践证明，以“绩效导向”的管理机制重建是获得管理活力的重要原因。

目标管理（MBO）是20世纪50年代出现于美国，以科学管理与行为科学理论为基础形成的一套管理制度。它通常是指组织的最高领导层根据组织所面临的环境制订出一定时间内组织的总目标，然后将目标层层分解，要求下属部门主管和员工根据上级规定的目标制订自己的保证措施，形成一个目标体系，并把目标的完成情况作为各部门或个人考核的依据。对幼儿园总务工作而言，目标管理的实施应该从“投入目标”转为“结果目标”，虽然加大了考核的难度，但是保证了幼儿园总务工作的绩效控制。

依据目标管理的原则，目标必须是可以考核，能够体现组织成员的绩效的。在目标管理的实施中，目标的设立与分解是一个非常明显的难题，尤其对于幼儿园总务工作这种极其繁琐的工作而言，其目标不是简单地用经济指标就能说明的，其目标的制定与分解具有很大的难度。目标管理首先需要确定的是，幼儿园总务工作的总目标是什么，可以用什么样的指标体系来衡量，可以用什么样的手段来实现；其次，幼儿园总务工作的总目标怎样分解到每一个岗位每一个人身上，下一级怎样依据上一级实现目标的手段来确定自身的目标。

一、幼儿园总务目标管理的特点

（一）“参与式”的目标管理

从目标管理的内涵要求来看，目标管理就是一种“参与式”的管理，幼儿园一定阶段的总务管理目标是由园长、总务主任及其他决策层人员制订的，目标的制订者也是目标的实现者。总务工作总目标确定以后，对总目标进行分解，逐级展开，通过园长、总务主任的上下协商与沟通来制定出各项专门目标。总务总目标是单项总务工作目标的指导与框架。在目标的制订与分解的过程中，充分体现了每个教师与职员对幼儿园总务工作的积极参与，每个人都会在上级的指导与监督下制订自己的目标，再在具体的保教工作中去实现。

（二）“自我管理”的加强

经典的科学管理学总是把人作为“经济人”，认为人只是追求自身利益最大化，由此得出的管理方式主要就是“压制性管理”，主要强调领导者对职员的外部监管。但是目标管理却是把人作为“社会人”来对待，强调控制“社会人”的最好方法就是控制“社会人”的动机，而不是控制行为本身。目标管理就是要变传统的“压制性管理”为“自我管理”，让每个职员自己主动地控制自己的绩效。在总务目标管理的实施过程中，“自我管理”理念应获得幼儿园全体总务工作及相关人员的认同，每一个总务工作人员或者总务相关人员都应以幼儿园目标、总务工作目标、岗位目标作为指导加强自我管理，上级不再采取传统的压制性管理方法，把工作重点放在对下级的监督与检查上，而是专注于总务工作目标的制订和实施情况的把握，对工作目标的修正和对非常见问题的处理，提高了管理的效率；下级也不再采取过去那种应付领导检查与监管的工作态度，也不需要上级来进行日常工作的指导，而是自己主动尽最大的努力来做好自己的本职工作，自己通过对目标与实施情况的对比来改善工作方式与方法。

（三）重视成果的管理

“注重投入，忽视产出”是传统公共部门包括教育机构的通病，对成果的忽视往往就意味着“干多干少一个样，干好干坏一个样”，其结果无疑是造成组织运行的无效。幼儿园总务工作要利用目标管理这种管理手段，在实际的管理工作中重视成果，在衡量每个岗位每项工作时，用每个岗位在实现幼儿园总务目标上所作出的贡献，作为衡量其绩效的标准。例如，采购员有自己的采购工作目标，包括采购质量、数量及服务水平等，这些目标的实现程度就是考核其绩效的标准。

（四）系统性的管理

在幼儿园总务目标管理中，总务总目标是安排一切日常总务工作，确定总务工作重点的依据，是衡量幼儿园总务管理功能优劣的标尺，体现了系统核心的作用。目标管理鼓励所有总务管理人员及相关人员参加幼儿园的总务管理活动，努力实现通过协商制定的目标，这些目标形成了一个系统的整体，体现了系统管理的开放性与整体性等特点。

二、总务目标管理的管理意义

目标管理在幼儿园总务管理中的引入与运用被实践证明是确实有效的，对于幼儿园总务目标的完成有相当重要的促进作用，有助于幼儿园总务管理效率的提高与工作质量的改善。

（一）有助于贯彻国家的教育方针政策

在总务目标管理中，目标具有非常明显的导向作用。目标与方向具有相似的意义，是人们努力实现的一种前景。组织的目标是组织的中心，整个组织的活动必须以目标作为依据，以目标指导工作的发展方向。国家的教育方针政策对幼儿园总务活动过程及其结果有一个根本的原则性要求，总务目标管理就把这种原则性要求设计成系统的目标体系，从而规范了幼儿园所有管理者与教职员的行为，保证了总务工作在国家教育方针的框架范围之内发展，从个体到组织，从局部到整体实现了一种良好的方向性控制。例如，幼儿园采购要遵循什么样的政策标准和专业标准，设施设备改造需要执行什么样的审批流程等。

（二）有助于调动总务工作人员的积极性

目标管理通过建立总目标，然后层层分解目标，形成一个系统的目标体系，同时将目标落实到每个岗位和每个个人，将人与工作结合和统一起来，明确了每个人的责任与权力，鼓励了个人的自我管理，加强了总务工作人员对总务整体工作的参与，起到了激励全员的作用，实现了有效的管理，每个总务工作人员都期望在工作中实现自己的价值，得到尊重与信任，工作的积极性得到了极大的提高。

（三）有利于完善和巩固责任制

目标管理中的目标具有可衡量性，目标既是工作的起点，也是工作的终点，管理要依据目标来评价检查工作，以手段是否实现了目标来判断手段的有效性，对部门个人活动的优劣有一个定量的衡量。幼儿园总务工作施行目标管理，在目标层层分解的过程中，将每个总务工作人员工作权力与职责规定得十分清楚，使每个总务工作人员都明白自己应该做什么，做多少，做到什么程度才能符合要求，确保总务各项工作的顺利完成。

（四）保证了总务工作的统一性与系统性

总务工作的统一性与系统性都是关系总务工作是否有效的关键因素。幼儿园总务目标管理从确立幼儿园总务总体目标开始，通过目标的逐级分解确立每个部门和个人的目标，形成了组织目标与个人目标的系统化目标体系。幼儿园园长及总务管理者通过目标来动员和协调全体人员的思想与行为，统一了总务工作活动，保证了总务工作活动的系统性，从而保证了幼儿园总务工作目标的实现。

思考题

1.请撰写一份学期总务工作计划。

2.在总务检查中如何查找关键点？

3.全面质量管理对总务工作的基本要求是什么？